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【Webメール5社を徹底比較】ビジネスで利用する時の選定基準は?

日付のアイコン2020/10/30
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効率化ツール

メールシステムは、大きく分けてWebメールメールソフトの2種類があります。
WebメールはパソコンやスマートフォンのWebブラウザからクラウド上にアクセスするシステムで、メールソフトはパソコンにソフトウェアをインストールし、メールを端末にダウンロードする仕組みになっています。

この記事では、市場人気が高いWebメール5社を対象として、機能やインターフェイス、セキュリティ面などを比較します。

【Webメール5社を徹底比較】ビジネスで利用する時の選定基準は?
この記事の目次

    Webメールとは?

    ブラウザ上でメールを閲覧、送受信するサービスをWebメールと言います。

    サーバー上にメールが保存されているため、インターネットに接続できる環境であれば端末を問わずに利用できることが特徴です。
    初期設定やアプリのインストールは不要で、IDとパスワードでログインすることができます。

    オンプレミス型メールソフトとの違い

    オンプレミス型メールソフトは、端末ごとにソフトウェアをインストールし、初期設定を行う必要があります。ソフトウェアをインストールした端末でないと利用ができませんが、インターネットがない環境でも、メールの閲覧と作成を行うことが出来ます。

    Webメールとメールソフトが異なる点として、保存容量やアカウントの管理方法などが挙げられます。メールソフトは端末自体の保存容量を使用しますが、Webメールは契約プランによって保存容量の上限値が設定されており、上限値を増やしたい場合は契約変更の手続きが必要です。

    クラウドメールとの違い

    Webメールとクラウドメールは同じものと考えて差し支えありません。

    Webメールはインターネット上でメールの閲覧や送受信ができるサービスで、メールをパソコンやスマホの端末にダウンロードしなくても利用できます。Webメールではクラウド環境を利用するため、クラウドメールと呼ばれるようになりました。

    人気Webメール5社の基本情報

    以下に人気のWebメール5社について基本情報をご紹介します。

    Gmail

    Gmailは、Googleが2004年から提供している無料のWebメールで、ドメインは@gmail.comです。

    メールボックスの保存容量はGoogle Driveなどの他のGoogleサービスと共有で15GB(有料版では最大30TB)、メール1通あたりの容量は受信メールが50MB、送信メールが20MBです。IMAP、SMTP、POPに対応しており、メールの自動転送機能、自動振り分け機能、迷惑メールフィルター機能、ウィルススキャン機能が備わっています。

    同社が提供するオンラインストレージサービスのGoogle Driveや時間管理ウェブアプリケーションのGoogleカレンダー、Google+フォトなどのサービスと連携が可能です。メールの検索が高速で機能性に優れており、迷惑フィルタ機能の精度が高く堅牢なセキュリティが特徴です。また、メールを開かずに添付ファイルを表示したり、予定の出欠確認をしたりできるほか、メールを後で表示させるスヌーズ機能もあります。

    Yahoo!メール

    Yahoo!メールは、Yahoo!が1997年から提供している無料のWebメールで、ドメインは@yahoo.co.jpです。

    メールボックスの保存容量は10GBです(有料のYahoo!プレミアム、Yahoo! BB、セキュリティパックのいずれかに入会・購入すると無制限)。IMAP、SMTP、POPに対応しており、パソコン向け、スマートフォン向けのページがそれぞれ用意されています。

    テキスト形式とHTML形式に対応しており、Web上でHTMLメールを編集・送信できるエディター機能があります。また、受信したメールを他のメールアドレスに自動転送するメール転送機能、フィッシングメールやスパムメールをフィルタリングする迷惑メールフィルター機能も備わっています。なお、有料会員は学習型の迷惑メールフィルタープラスが利用可能です。

    さらに、送受信したメールをフォルダや受信日時などを指定してZIP形式でパソコンにダウロードして保存することができます。ただし、半年以上Yahoo!メールにアクセスがない場合は、サービスが自動的に停止されてしまうので注意が必要です。

    Outlook.com

    Outlook.comは、Microsoftが2013年に提供を開始した無料のWebメールです。同社が提供していたHotmailの後継Webメールとして誕生し、ドメインは@outlook.jp、@outlook.com、もしくは@hotmail.comです。

    メールボックスの保存容量は15GB(有料サービスは50GB)で、IMAP、SMTP、POPに対応しており、iPadやiPhoneのiOS、Android OSのスマートフォンにも対応しています。また、フォルダ管理機能やメールアドレスのオートコンプリート機能、連絡先のグループ管理機能、スパムメールフィルタリング、ウイルスメールスキャン、複数アドレス対応などWebメールの基本的な機能は一通り搭載しています。

    さらに、Office Onlineと連携することでメールに添付されたワード、エクセル、パワーポイントの閲覧・編集ができ、添付ドキュメントをWebブラウザで直接開いてOneDrive内に簡単に保存が可能です。そして、OfficeドキュメントをOneDriveにアップロードすれば、25GBまでのドキュメント(1ファイルあたり50MBまで)をOutlook.comを使って送信したり、他のユーザーと共有したりすることができます。

    AOLメール

    AOLメールは、ベライゾン・コミュニケーションズというアメリカの大手通信会社が提供しているフリーメールで、ドメインは「@aol.jp」です。アメリカ発のサービスですが、日本語でも使うことができます。

    AOLメールには有料プランもありますが、無料のままでもメールボックスの容量は無制限に利用できます。ただ、添付できるファイルのサイズは16MBと制限されているところがネックといえるでしょう。

    iCloud Mail

    iCloud Mailは、Appleの提供するフリーメールで、ドメインは「@icloud.com」です。利用するにはAppleIDが必要となります。iCloudを使うと、無料でも最大5GBの添付ファイルが送れるのがメリットです(有料プランなら無制限)。

    ただし、iCloud Mailのメールボックスの容量は5GBと少なく、他のアプリやバックアップのためにも容量は消費されるため、メールデータで使える容量はさらに小さくなります。メールボックスだけで15GBもの容量があるGmailと比較すると弱点と言えるでしょう。

    Webメール5社を徹底比較

    ここからは、人気Webメールの機能について比較してご紹介します。

    振り分け機能の設定方法を比較

    Webメールには、受信メールを自動的に任意のフォルダに振り分ける機能があります。返信不要なメルマガや通知メールと、重要なメールなどを別のフォルダに振り分けて管理することができます。

    ご紹介した5社の振り分け設定方法を解説します。

    Gmail

    一般的なWebメールと異なり、フォルダという概念がありません。その代わりに受信したメールにラベルを付けることで自動振り分けを行います。設定手順は以下の通りです。

    1. メイン画面にログインして振り分けをしたいメールを選択
    2. メールの自動振り分け設定をした後、「フィルタを作成」を選択して「ラベルを付ける」から新しいラベルを入力
    3. 最後に「ラベルを付ける」>「受信トレイをスキップする」>「一致するスレッドにもフィルタを適用する」にチェックを入れ、「フィルタを作成」を選択して設定終了

    Yahoo!メール

    ログインしてメール画面からフォルダを作成し、メールオプションの設定をしてフィルタを追加し、フィルタと受信設定をして完了です。

    Outlook.com

    Yahoo!メールと同様で、フォルダを作成して仕分けのルールを決め、差出人の条件を設定すれば受信メールが指定のフォルダに振り分けられます。

    AOLメール

    受信ボックスの「受信箱」をクリックし、受信メールの一覧を表示します。各メールの先頭にチェックボックスがあるため、振り分けたいメールにチェックを入れてください。次に、右クリックで表示されるメニューから「メッセージにフィルタ処理を行う」を選びます。

    その後、「作成するフィルタの名前」に指定の名前を入力、「次のすべての条件に一致する受信メッセージを検索」でアカウント名など差出人の条件を、移動先フォルダで新規フォルダを設定します。新規フォルダを好きな名前に設定し、保存をクリックしてください。条件に当てはまるメールが自動で指定したフォルダに振り分けられるようになります。

    iCloud Mail

    iCloudにアクセスし、AppleIDでサインインしてメールを開きます。画面の左下にある設定ボタン(歯車のマーク)から「ルール」を選択し、右上の「ルールを追加」をクリックしてください。そこで表示される画面から、「フォルダへ移動」を選び、振り分けたいメッセージを設定、移動先のフォルダを作成してから「終了」をクリックします。

    設定したルールはiPhoneアプリからも確認可能です。アプリでメールボックスを開くと、「iCloud」の項目に先ほど作成したフォルダが表示されます。

    インターフェイスを比較

    Webメールはいずれも受信フォルダ、送信済みフォルダ、ゴミ箱フォルダなどが基本的なインターフェイスが採用されていますが、表示方法や操作方法はWebメールによって異なります。

    メールの表示方法について、基本的な仕様を比較してみましょう。

    Gmail

    受信メールと返信メールがスレッド形式でまとめて表示されています。
    並べ替え機能がないため送信者、送受信日時、トピックなどでメールを検索する仕様です。

    Yahoo!メール

    受信メールの一覧とその本文を別画面で表示します。
    送信者・件名・送信日時で並べ替えることができます。

    Outlook.com

    受信メールと返信メールが個別に表示されます。
    送信者・送信日時・メールサイズで並べ替えることができます。

    AOLメール

    ドラッグ・アンド・ドロップでメールを移動でき、一括選択してまとめて移動も可能です。
    メールアドレス、件名、受信日、既読、フラグなどで並べ替えることができます。

    iCloud Mail

    アップル製品のユーザーにとっては馴染みの深いインターフェイスです。
    受信日、フラグ付き、送信者別、未読のみなど並べ替えオプションで自由に変更できます。

    拡張機能を比較

    それぞれのWebメールには使い勝手を向上させるための拡張機能があります。

    Gmail

    Google Chrome上でGmailを利用する際に、Google Chromeに拡張機能を追加することで利用でき、Chromeウェブストアやアプリ作成会社のサイトで入手できます。

    Yahoo!メール

    Gmailと同様に、Google Chrome上に拡張機能を追加して利用します。Yahoo!メールの新着通知や、署名などの機能が利用可能です。

    Outlook.com

    アドインと呼ばれる拡張機能が多数用意されており、新着メールをデスクトップ上の通知と着信音で知らせる機能があります。

    AOLメール

    プラグインやスキンが豊富に用意されています。なかでも外部メールへのアクセスが可能になるプラグインが便利で、これを使えばGmailやYahoo!メールなどにもAOLメールからアクセスできるようになります。スパム機能もあり、迷惑メールなどを自動でブロック可能です。

    iCloud Mail

    Apple製品の端末で使いやすいのが特徴です。一つのAppleIDで同期できるため、iPhoneやiPadなど複数のApple製品を使っている方には使い勝手がよいでしょう。また、自動返信の機能もあり、忙しい時には指定したメッセージを自動で返信できるなどコミュニケーションのスマート化に役立ちます。

    セキュリティ面を比較

    Webメールには、スパムやウィルスなどを防ぐセキュリティ機能が実装されています。Gmailはスパムの検出精度が比較的高く、Yahoo!メールはセキュリティパックを契約することでウィルススキャンや迷惑メールフィルターなどを総合的に利用できることが特徴です。

    また、Outlook.comには、添付ファイルやWebページへのリンクをスキャンする機能があります。Outlook.comの方で問題があると判断されたファイルやリンクへのアクセスは制限されるようになっており、スパムやウィルスメールを誤って開くリスクを軽減できます。

    AOLメールは、スパムフィルタとウィルスチェックの機能を無料で利用でき、個別に設定を行うことで、他のメールソフトとAOLメールを連携することが可能です。

    iCloud Mailは、高度な暗号化技術や2要素認証を利用することでメールを保護できるようになっています。

    このように、メールクライアントによって特徴やできることもさまざまです。

    連携性を比較

    一部のWebメールには、オンラインストレージやチャット機能といった、他ツールとの連携ができる機能が搭載されています。
    特に、GmailやOutlook.comは多数のツールと連携できるようになっており、ビジネス向けのメールサービスとして広く活用されています。

    Yahoo!メール

    カレンダーと連携することで予約メールの内容が自動で登録されます。予定の24時間前、あるいは前日の正午に通知が行われるようになっており、スケジュール設定を効率的に行えます。

    AOLメール

    Webブラウザ上でカレンダー、連絡先、タスクと連携が行えます。クラウドネットワーク上で情報が同期されるため、複数の端末で最新情報を共有することが可能です。

    Webメールの活用で効率化が図れる職種

    さまざまな角度から、人気のWebメールの比較を行いました。では、Webメールは具体的にどんな職種で活用できるのでしょうか?

    営業

    営業のように外出頻度が高くなる職種では、外出先からでも利用しやすいWebメールがおすすめです。場所の制限なく、どこでもメールの返信をスムーズに行えるようになるため、Webメールを使うことでスピーディーに対応できるようになるでしょう。

    一方、メールソフトを利用する場合、ソフトをインストールした端末を携帯していないとメールの確認・対応を行えない問題があります。Webメールを利用する場合、通信環境が整っている場所であれば個人用スマートフォンや出先のパソコンからメールの確認・対応ができるため、「レスポンスのスピード」という観点ではWebメールに軍配が上がるでしょう。

    カスタマーサポート

    企業の代表アドレスを使用して、顧客とコミュニケーションを行うカスタマーサポートでは、複数人で同じアドレスを利用できるWebメールが便利です。

    Webメールはインストール不要でメール対応が行えるので、スタッフ増員時でも簡単に対応することができます。

    社内ヘルプデスク

    従業員からの問い合わせに対応する社内ヘルプデスクでは、複数の端末から利用できるWebメールがおすすめです。

    メールの振り分け機能を用いて問い合わせ内容をジャンル分けすることで、担当者や優先順位を効率的に決めやすくなります。

    専門職の対応窓口

    士業や医療事務といった専門職でのメール対応には、対応履歴や担当者を個別に確認できるWebメールがおすすめです。

    メールや電話による対応履歴を確認することで担当者の割り当てが行いやすくなり、問い合わせ内容に応じた質の高い対応が行いやすくなります。

    情報共有に強い「メール共有システム」とは?

    メール通数が多く、複数人のチームで分担して対応している場合は、ビジネス向けWebメールの中でも、「メール共有システム」がおすすめです。

    今回ご紹介した5つのWebメールは、個人対個人のやりとりを想定したメールシステムです。対して「メール共有システム」は、チームで分担してメール対応を行うために開発されており、情報共有や対応品質均一化のための機能が搭載されています。また、メールの対応進捗状況をリアルタイムでチームに情報共有できるため、対応漏れや遅れを防止に役立ちます。

    メール共有システムなら「メールディーラー」

    株式会社ラクスの提供する「メールディーラー」が、メールの窓口を集約し、一元管理することができます。

    • 用途によって使い分けている企業の代表アドレス(info@…、support@…等)
    • 公式サイトの問い合わせフォーム
    • 電話(顧客情報に紐づけて応対内容を入力できます)
    • 公式SNS
    • チャットツール
    • 大手ECモールのメッセージ機能(楽天RMS、Yahoo!ショッピングなど)など

    複数の管理画面を行き来する必要がなく、「メールディーラー」だけでメール対応業務が完結するようになります。
    また、チームに届くメールの対応進捗状況管理を自動化できるステータス管理や、対応担当者の自動振り分け機能、フォルダの自動振り分け機能など、対応効率改善に役立つ機能を多数搭載しています。

    テンプレートデータの共有や社内Q&Aなどの機能も搭載されており、対応品質の向上にも役立ちます。

    まとめ

    今回は様々な角度から、ビジネス利用で人気のWebメール5社を比較してご紹介ました。
    自社のメール通数や運用方法に応じて、最適なシステムを選定しましょう。

    もし、Webメールの導入目的が、メールの「情報共有」であれば、「メール共有システム」もおすすめです。中でもご紹介したメールディーラーは操作性と機能面に優れており、導入後のアフターサポート体制も充実しています。

    無料のトライアルや資料請求も可能ですので、ぜひ一度お問い合わせください。

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    メールディーラー通信編集部:J

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