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【Webメール5社を徹底比較】
ビジネスで利用する時の選定基準は?

2020/10/30
効率化ツール
【Webメール5社を徹底比較】ビジネスで利用する時の選定基準は?

メールソフトは大きく分けて2種類あります。
1つ目がGoogle ChromeなどのWebブラウザにURLを入力してアクセスするWebメール(Gmailなど)。2つ目がパソコンにソフトウェアをインストールしてメールをダウンロードするメールソフトです。

Webメールはインターネットに繋がったパソコンがあれば自宅でも、会社でも、出先でもどこでもメールのチェックや操作ができます。一方、インストール型のメールソフトは、ソフトウェアをパソコンにインストールし、アカウントやSMTP、POP3などの初期設定をしなければならず、環境が変わるたびに設定の手間がかかります。

このように、Webメールは環境が変わってもすぐに使えるというのが最大の利点です。そこで、この記事では人気のあるWebメールについてご紹介します。

人気Webメールの基本情報

以下に人気のWebメールについて基本情報をご紹介します。

Gmail

Gmailは、Googleが2004年から提供している無料のWebメールで、ドメインは@gmail.comです。

メールボックスの保存容量はGoogle Driveなどの他のGoogleサービスと共有で15GB(有料版では最大30TB)、メール1通あたりの容量は受信メールが50MB、送信メールが20MBです。IMAP、SMTP、POPに対応しており、メールの自動転送機能、自動振り分け機能、迷惑メールフィルター機能、ウイルススキャン機能が備わっています。

同社が提供するオンラインストレージサービスのGoogle Driveや時間管理ウェブアプリケーションのGoogleカレンダー、Google+フォトなどのサービスと連携が可能です。メールの検索が高速で機能性に優れており、迷惑フィルタ機能の精度が高く堅牢なセキュリティが特徴です。また、メールを開かずに添付ファイルを表示したり、予定の出欠確認をしたりできるほか、メールを後で表示させるスヌーズ機能もあります。

Gmailの利用者数は2018年時点で15億人に達しており、Webメールでは最大のシェアを誇ります。

Yahoo!メール

Yahoo!メールは、Yahoo!が1997年から提供している無料のWebメールで、ドメインは@yahoo.co.jpです。

メールボックスの保存容量は10GBです(有料のYahoo!プレミアム、Yahoo! BB、セキュリティーパックのいずれかに入会・購入すると無制限)。IMAP、SMTP、POPに対応しており、パソコン向け、スマートフォン向けのページがそれぞれ用意されています。

テキスト形式とHTML形式、いずれの形式にも対応しており、Web上でHTMLメールを編集・送信できるエディター機能があります。また、受信したメールを他のメールアドレスに自動転送するメール転送機能、フィッシングメールやスパムメールをフィルターリングする迷惑メールフィルター機能も備わっています。なお、有料会員は学習型の迷惑メールフィルタープラスが利用可能です。

さらに、送受信したメールをフォルダや受信日時などを指定してZIP形式でパソコンにダウロードして保存することができます。ただし、半年以上Yahoo!メールにアクセスがない場合は、サービスが自動的に停止されてしまうので注意が必要です。

Outlook.com

Outlook.comは、Microsoftが2012年にプレビュー版をリリースし、2013年に正式に提供を開始した無料のWebメールです。それまで同社が提供していたHotmailの後継Webメールとして誕生し、ドメインは@outlook.jp、@outlook.com、もしくは@hotmail.comです。

メールボックスの保存容量は15GB(有料サービスは50GB)で、IMAP、SMTP、POPに対応しており、iPadやiPhoneのiOS、Android OSのスマートフォンにも対応しています。また、フォルダ管理機能やメールアドレスのオートコンプリート機能、連絡先のグループ管理機能、スパムメールフィルターリング、ウイルスメールスキャン、複数アドレス対応などWebメールの基本的な機能は一通り搭載しています。

さらに、Office Onlineと連携することでメールに添付されたワード、エクセル、パワーポイントの閲覧・編集ができ、添付ドキュメントをWebブラウザで直接開いてOneDrive内に簡単に保存が可能です。そして、OfficeドキュメントをOneDriveにアップロードすれば、25GBまでのドキュメント(1ファイルあたり50MBまで)をOutlook.comを使って送信したり、他のユーザーと共有したりすることができます。

AOLメール

AOLメールは、ベライゾン・コミュニケーションズというアメリカの大手通信会社が提供しているフリーメールで、ドメインは「@aol.jp」です。アメリカ発のサービスですが、日本語でも使うことができます。

AOLメールには有料プランもありますが、無料のままでもメールボックスの容量は無制限に利用できます。ただ、添付できるファイルのサイズは16MBと制限されているところがネックといえるでしょう。

iCloud Mail

iCloud Mailは、Appleの提供するフリーメールで、ドメインは「@icloud.com」です。利用するにはAppleIDが必要となります。iCloudを使うと、無料でも最大5GBの添付ファイルが送れるのがメリットです(有料プランなら無制限)。

ただ、iCloud Mailのメールボックスの容量はわずか5GBしかありません。しかも、他のアプリやバックアップのためにも容量は消費されますから、メールのみで使える容量はさらに小さくなります。メールボックスだけで15GBもの容量があるGmailと比較すると弱点と言えるでしょう。しかし、フリーメールは複数併用することができるので、Apple製品のユーザーであれば、iCloud Mailと他のメールを併用して使い分けるなど工夫してみるとよいのではないでしょうか。

Webメール5社を徹底比較

ここからは、人気Webメールの機能について比較してご紹介します。

振り分け機能の設定方法を比較

Webメールには、受信したメールを自動的に任意のフォルダに振り分ける機能があります。返信不要なメルマガや通知メール等と、重要なメールを振り分け、返信漏れや返信遅れを防止するためにも、ビジネスシーンで頻繁に使われる機能です。

Gmailは他のWebメールと異なり、フォルダという概念がありません。その代わりに受信したメールにラベルを付けることで自動振り分けを行います。設定手順は以下の通りです。

  1. メイン画面にログインして振り分けをしたいメールを選択
  2. メールの自動振り分け設定をした後、「フィルタを作成」を選択して「ラベルを付ける」から新しいラベルを入力
  3. 最後に「ラベルを付ける」>「受信トレイをスキップする」>「一致するスレッドにもフィルタを適用する」にチェックを入れ、「フィルタを作成」を選択して設定終了

Yahoo!メールでは、ログインしてメール画面からフォルダを作成し、メールオプションの設定をしてフィルターを追加し、フィルターと受信設定をして完了です。

Outlook.comはYahoo!メールと同様で、フォルダを作成して仕分けのルールを決め、差出人の条件を設定すれば受信メールが指定のフォルダに振り分けられます。

AOLメールでは、まず受信ボックスの「受信箱」をクリックし、受信メールの一覧を表示します。各メールの先頭にチェックボックスがあるため、振り分けたいメールにチェックを入れてください。次に、右クリックで表示されるメニューから「メッセージにフィルタ処理を行う」を選びます。

それから、「作成するフィルタの名前」に指定の名前を入力、「次のすべての条件に一致する受信メッセージを検索」でアカウント名など差出人の条件を、移動先フォルダで新規フォルダを設定します。新規フォルダを好きな名前に設定し、保存をクリックしてください。条件に当てはまるメールが自動で指定したフォルダに振り分けられるようになります。

iCloud Mailでは、まずiCloudにアクセスし、AppleIDでサインインしてメールを開きます。画面の左下にある設定ボタン(歯車のマーク)から「ルール」を選択し、右上の「ルールを追加」をクリックしてください。そこで表示される画面から、「フォルダへ移動」を選び、振り分けたいメッセージを設定、移動先のフォルダを作成してから「終了」をクリックします。

設定したルールはiPhoneアプリからも確認可能です。アプリでメールボックスを開き、「iCloud」の項目を見てみましょう。先ほど作成したフォルダが表示されているはずです。

インターフェイスを比較

Webメールはいずれも受信フォルダ、送信済みフォルダ、ゴミ箱フォルダなどが基本的なユーザーインターフェースですが、メールの表示方法や操作方法は各Webメールによって異なります。

メールの表示方法について、基本的な仕様を比較してみましょう。Gmailは受信メールと返信メールをスレッド形式でまとめて表示、Yahoo!メールでは受信メールの一覧とその本文を別画面で表示、Outlook.comでは受信メールと返信メールが個別に表示されます。

また、メールの表示順については、Gmailは並べ替え機能がないため送信者、送受信日時、トピックなどでメールを検索する仕様です。
Yahoo!メールは、送信者・件名・送信日時、Outlook.comは送信者・送信日時・メールサイズでメールを並び替えが可能です。

AOLメールは、ドラッグ・アンド・ドロップで簡単にメールを移動でき、一括選択してまとめて移動も可能です。メッセージの表示順は、メールアドレス、件名、受信日、既読、フラグなどの列見出しをクリックすると簡単に並び替えられます。

iCloud Mailは、アップル製品のユーザーにとっては馴染みの深いインターフェイスです。メッセージの表示順は、メニューの並び替えオプションで自由に変更できます。通常は日付に従って新しい順に表示されていますが、古い順に変更することもできますし、そのほか、フラグ付き、送信者別、未読のみなどで並び替え可能です。

拡張機能を比較

それぞれのWebメールには使い勝手を向上させるための拡張機能がありますが、GmailやYahoo!メールは拡張機能が少なく、Outlook.comは機能の種類が豊富な点が特徴です。

Gmailは、Google Chrome上でGmailを利用する際に、Google Chromeに拡張機能を追加することで利用でき、Chromeウェブストアやアプリ作成会社のサイトで入手できます。

Yahoo!メールもGmailと同様に、Google Chrome上に拡張機能を追加して利用します。拡Yahoo!メールの新着通知や、署名などの機能が利用可能です。

Outlook.comにはアドインと呼ばれる拡張機能が多数用意されており、新着メールをデスクトップ上の通知と着信音で知らせる機能があります。

AOLメールは、プラグインやスキンが豊富に用意されています。なかでも外部メールへのアクセスが可能になるプラグインが便利で、これを使えばGmailやYahoo!メールなどにもAOLメールからアクセスできるようになります。スパム機能もあり、迷惑メールなどを自動でブロック可能です。

iCloud MailはApple製品の端末で使いやすいのが特徴です。一つのAppleIDで同期できるため、iPhoneやiPadなど複数のApple製品を使っている方には使い勝手がよいでしょう。また、自動返信の機能もあり、忙しい時には指定したメッセージを自動で返信できるなどコミュニケーションのスマート化に役立ちます。

Webメールの活用がおすすめの職種

人気のWebメールを、さまざまな角度から比較を行いました。では、これらのWebメールは具体的にどんな職種で活用できるのでしょうか?

営業

営業のように頻繁に外出する必要がある職種には、特にWebメールがおすすめです。

インストール型のメールソフトの場合、ソフトをインストールしたパソコンでないと利用ができないため、出先でメールの対応や確認をするということができません。Webメールであれば、インターネット環境下であれば、自分のスマホでも外出先のパソコンでも自由に操作することができます。

カスタマーサポート

企業の代表アドレスで顧客とコミュニケーションを取るカスタマーサポートでもWebメールの方が便利です。

インストール型のメールソフトでは、利用できるパソコンが限られているため、一度に対応できるメールに限りがあります。Webメールであれば、何台ものパソコンを使って一斉にメール対応ができるため、カスタマーサポートのような複数人が同時にメールに対応する必要がある部門でこそ力を発揮するでしょう。

まとめ

ビジネスで利用するWebメールは、操作性、機能、導入実績を基準に選ぶといいでしょう。メール共有システムは操作性と機能面に優れており、導入後のアフターサポート体制も充実しています。

ここでは、メール共有システムの1つであるメールディーラーをご紹介します。メールディーラーはメールを共有・管理するだけでなく、メールの対応状況を共有するステータス共有や、アドレスごとに過去のやり取りを簡単に確認できる対応履歴、メール送信時に承認フローを組み込める申請・承認機能などが備わっています。また、集計機能も備わっているため、メールの内容や返信時間を分析して改善策を立てるのに役立ちます。

さらに、SSL暗号化通信を用いることでデータ漏洩防止を図っています。データは毎日バックアップされているので、トラブルにも強い運営体制です。

Webメールの導入を検討している方は、6,000社を超える導入実績があり、業界トップシェアのメールディーラーの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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この記事を書いた人

メールディーラー通信編集部

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