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【人気Webメールを徹底比較】
ビジネスで利用するには何を基準とする?

2020/10/30
効率化ツール
【人気Webメールを徹底比較】ビジネスで利用するには何を基準とする?

メールソフトは大きく分けて2種類あります。1つ目がGoogle ChromeなどのWebブラウザにURLを入力してアクセスするWebメールです(Gmailなど)。2つ目がパソコンにソフトウェアをインストールしてメールをダウンロードするメールソフトです。

どちらもメールの送受信、作成、編集、検索という機能がある点は同じですが、Webメールはインターネットに繋がったパソコンがあれば自宅でも、会社でも、出先でもどこでもメールのチェックや操作ができるという点がインストール型のメールソフトとの大きな違いです。一方、インストール型のメールソフトは、ソフトウェアをパソコンごとにインストールしたうえでアカウントやSMTP、POP3などの初期設定をしなければならず、環境が変わるたびに設定の手間がかかります。

このように、Webメールは環境が変わってもすぐに使えるというのが最大の利点です。そこで、この記事では人気のあるWebメールについてご紹介します。

人気Webメールの基本情報

以下に人気のWebメールについて基本情報をご紹介します。

Gmail

Gmailは、Googleが2004年から提供している無料のWebメールで、ドメインは@gmail.comです。

メールボックスの保存容量はGoogle Driveなどの他のGoogleサービスと共有で15GB(有料版では最大30TB)、メール1通あたりの容量は受信メールが50MB、送信メールが20MBです。IMAP、SMTP、POPに対応しており、メールの自動転送機能、自動振り分け機能、迷惑メールフィルター機能、ウイルススキャン機能が備わっています。

同社が提供するオンラインストレージサービスのGoogle Driveや時間管理ウェブアプリケーションのGoogleカレンダー、Google+フォトなどのサービスと連携が可能なうえに、メールの検索が高速で機能性に優れており、また迷惑フィルター機能の精度が高く堅牢なセキュリティが特徴です。また、メールを開かずに添付ファイルを表示したり、予定の出欠確認をしたりできるほか、メールを後で表示させるスヌーズ機能もあります。

Gmailの利用者数は2018年時点で15億人に達しており、Webメールでは最大のシェアを誇ります。

Yahoo!メール

Yahoo!メールは、Yahoo!が1997年から提供している無料のWebメールで、ドメインは@yahoo.co.jpです。

メールボックスの保存容量は10GBです(有料のYahoo!プレミアム、Yahoo! BB、セキュリティーパックのいずれかに入会・購入すると無制限)。IMAP、SMTP、POPに対応しており、パソコン向け、スマートフォン向けのページがそれぞれ用意されています。

テキスト形式とHTML形式、いずれの形式にもメールは対応しており、Web上でHTMLメールを編集・送信できるエディター機能があります。また、受信したメールを他のメールアドレスに自動転送するメール転送機能、フィッシングメールやスパムメールをフィルターリングする迷惑メールフィルター機能も備わっています。なお、有料会員は学習型の迷惑メールフィルタープラスが利用可能です。

さらに、送受信したメールをフォルダや受信日時などを指定してZIP形式でパソコンにダウロードして保存することができます。ただし、半年以上Yahoo!メールにアクセスがない場合は、サービスが自動的に停止されてしまうので注意が必要です。

Outlook.com

Outlook.comは、Microsoftが2012年にプレビュー版をリリースし、2013年に正式に提供を開始した無料のWebメールです。それまで同社が提供していたHotmailの後継Webメールとして誕生し、ドメインは@outlook.jp、@outlook.com、もしくは@hotmail.comです。

メールボックスの保存容量は15GB(有料サービスは50GB)で、IMAP、SMTP、POPに対応しており、iPadやiPhoneのiOS、Android OSのスマートフォンにも対応しています。また、フォルダ管理機能やメールアドレスのオートコンプリート機能、連絡先のグループ管理機能、スパムメールフィルターリング、ウイルスメールスキャン、複数アドレス対応などWebメールの基本的な機能は一通り搭載しています。

さらに、Office Onlineと連携することでメールに添付されたワード、エクセル、パワーポイントの閲覧・編集ができ、添付ドキュメントをWebブラウザで直接開いてOneDrive内に簡単に保存が可能です。そして、OfficeドキュメントをOneDriveにアップロードすれば、25GBまでのドキュメント(1ファイルあたり50MBまで)をOutlook.comを使って送信したり、他のユーザーと共有したりすることができます。

人気Webメールを徹底比較

ここからは、人気Webメールの機能について比較してご紹介します。

Gmail

Webメールには、受信したメールを自動的に任意のフォルダに振り分ける機能があります。Gmail、Yahoo!メール、Outlook.comのそれぞれの振り分け方法を解説します。

Gmailは他のWebメールと異なり、フォルダという概念がありません。その代わりに受信したメールにラベルを付けることで自動振り分けを行います。設定手順は以下の通りです。

  1. メイン画面にログインして振り分けをしたいメールを選択
  2. メールの自動振り分け設定をした後、「フィルターを作成」を選択して「ラベルを付ける」から新しいラベルを入力
  3. 最後に「ラベルを付ける」>「受信トレイをスキップする」>「一致するスレッドにもフィルターを適用する」にチェックを入れ、「フィルターを作成」を選択して設定終了

Yahoo!メールでは、ログインしてメール画面からフォルダを作成し、メールオプションの設定をしてフィルターを追加し、フィルターと受信設定をして完了です。

Outlook.comはYahoo!メールと同様で、フォルダを作成して仕分けのルールを決め、差出人の条件を設定すれば受信メールが指定のフォルダに振り分けられます。

インターフェイスを比較

Webメールはいずれも受信フォルダ、送信済みフォルダ、ゴミ箱フォルダなどが基本的なユーザーインターフェースになっており、メールの表示方法や操作方法は各Webメールによって異なります。

メールの表示方法について、基本的な仕様を比較してみましょう。Gmailは受信メールと返信メールをスレッド形式でまとめて表示、Yahoo!メールでは受信メールの一覧とその本文を別画面で表示、Outlook.comでは受信メールと返信メールが個別に表示されます。

また、メールの表示順については、Gmailは並べ替え機能がないため送信者、送受信日時、トピックなどでメールを検索する仕様です。一方、Yahoo!メールは送信者、件名、送信日時でメールを並び替えが可能で、Outlook.comは送信者、送信日時、メールサイズでメールを並び替えるようになっています。

受信メールの振り分けは、Gmailはメールにラベルを付けることで整理し、Yahoo!メールとOutlook.comは設定した条件に従って任意に作成したフォルダに移動することで整理します。

機能性を比較

それぞれのWebメールには使い勝手を向上させるための拡張機能がありますが、GmailやYahoo!メールは拡張機能が少なく、Outlook.comは機能の種類が豊富な点が特徴です。

Gmailは、Google Chrome上でGmailを利用する際に、Google Chromeに拡張機能を追加することで利用でき、拡張機能はChromeウェブストアやアプリ作成会社のサイトで入手できます。

Yahoo!メールもGmailと同様に、Google Chrome上に拡張機能を追加して利用します。拡張機能を追加することでGoogle Chrome上でYahoo!メールの新着通知や、署名などの機能が利用可能です。

Outlook.comにはアドインと呼ばれる拡張機能が多数用意されており、新着メールをデスクトップ上の通知と着信音で知らせる機能があります。

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ビジネスで利用するなら有料のWebメールがおすすめ?

個人または従業員が数人程度の会社であれば、無料のWebメールでも問題なく使えるかもしれません。しかし、ビジネスで利用するなら有料のWebメールがおすすめです。また、チーム内での情報共有が必要なカスタマーサポートや経理、総務、人事、営業などは「メール共有システム」を使うとより業務効率が上がります。ここではその理由をご紹介します。

メールの管理機能が優れている

メール共有システムは受信メールをフォルダに分けたり、複数のアカウントを管理したり、自動仕分けルールの設定などをカスタマイズできます。無料のWebメールもある程度はカスタマイズできますが、自由度はメール共有システムよりも劣ります。

名前の通り、複数人でメールを共有して一元管理することができ、info@などの共有アドレスに届くメールを対応する場合に便利です。メール対応のステータス管理機能や対応履歴参照機能が優れており、大量のメールを取り扱う場合や高い機密を要するメールを取り扱うのに向いています。

セキュリティに関してもメール共有システムはウイルス対策やスパム対策など、高いセキュリティ対策が取られています。

サポートを受けることができる

メール共有システムはサポートサービスを提供していることが多く、電話の他にもメールやFAQサイトなど、さまざまな問い合わせ窓口が用意されています。

メールの送受信の不具合や各種設定変更、プラン変更など基本的なサポートの他、なかにはオンラインサポートで問題を解決してくれるケースもあるため安心して利用できます。

一方、無料のWebメールはトラブルが起こった時や設定の変更をしたい時は、ヘルプページを見ながら自分で対応しなければいけません。問い合わせに関しても、即日で回答してくれるケースは少なく、解決までに日数を要します。

また、メール共有システムは運用状況に合わせて自社に最適な運用方法を提案してもらえるため、スムーズな導入が可能です。

受信したメールの内容を解約防止やマーケティングに活かせる

カスタマーサポートを行っている場合には、受信したメールの内容は貴重な情報になります。メール共有システムなら送信者の属性や問合せ内容を商品カテゴリーや内容ごとに分けて分析することができるうえに、日時によるメール受信数も分析できます。

メールはユーザーの率直な意見を貰える貴重なツールです。したがって、問合せ内容を詳細に分析することで、商品の改良やマーケティングの際のターゲット設定に活かすことができるのです。

また、メールの受信件数を分析することで、メール対応に必要な最適な人員配置を行うことができます。

セキュリティ対策が施されている

無料のWebメールにもセキュリティ対策は施されていますが、メール共有システムはより強固なセキュリティ対策が施されています。

例えばメールの誤送信対策として送信一時保留、所属長承認、添付ファイルチェックを行う機能や、個人情報漏洩対策として添付ファイル自動暗号化などが備わっています。また、SSL暗号化によりデータ盗聴、なりすまし、改ざんを防止します。

さらに、メール共有システムはフィルターリング機能も充実しており、ウイルス感染メール、迷惑メール、フィッシングメール、スパムメールを受信時点で検知して弾くようになっています。ビジネスで利用するなら情報漏洩を防ぐ、高いセキュリティ対策が施されている有料のWebメールを利用することをおすすめします。

まとめ

ビジネスで利用するWebメールは、操作性、機能、導入実績を基準に選ぶといいでしょう。メール共有システムは操作性と機能面に優れており、導入後のアフターサポート体制も充実しています。

ここでは、メール共有システムの1つであるメールディーラーをご紹介します。メールディーラーはメールを共有・管理するだけでなく、メールの対応状況を共有するステータス共有や、アドレスごとに過去のやり取りを簡単に確認できる対応履歴、メール送信時に承認フローを組み込める申請・承認機能などが備わっています。また、集計機能も備わっているため、メールの内容や返信時間を分析して改善策を立てるのに役立ちます。

さらに、SSL暗号化通信を用いることでデータ漏洩防止を図っています。データは毎日バックアップされているので、トラブルにも強い運営体制です。

Webメールの導入を検討している方は、6,000社を超える導入実績があり、業界トップシェアのメールディーラーの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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この記事を書いた人

メールディーラー通信編集部

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