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Webメールのおすすめランキング
~ビジネス利用編~

2020/11/16
効率化ツール
Webメールのおすすめランキング~ビジネス利用編~

ビジネスの場面では毎日のように大量のメールを送り、受け取ります。パソコンやスマートフォンに溜まったメールをより効率的に対応するために、機能性の高いWebメールへの移行を検討している企業も多いでしょう。

しかし、Webメールは数多くの種類があり、どれを導入すれば良いか悩むはずです。この記事では、利便性に優れた3種類のWebメールサービスをランキング形式で解説し、同時にWebメール選びに役立つ3つのコツもご紹介します。

どんな企業におすすめのランキング?

ここではランキングを発表する前に、ご紹介するランキングを特に参考にしていただきたい企業の特徴をご紹介します。

ECサイトを運営している

まず、ECサイトを運営する企業はランキングを参考にしてみてください。

人気のあるECサイトほど、多くの顧客が利用しているため、問い合わせメールが毎日のように届くケースが多いです。カスタッフがメールの対応に追われ、残業を強いられていたり、ほかの業務が手つかずになっているという企業も多いのではないでしょうか。

ECサイトを運営している企業ほど、どのWebメールを利用するかが重要になってきます。自社に合ったWebメールで、効率よく顧客対応を行う必要があるのです。

メールでのカスタマーサポートを行っている

メールにてカスタマーサポートを行っている企業におすすめのランキングです。

経営規模が大きくなりユーザーが増えれば増えるほど、カスタマーサポートに届くメールの量も増えます。ユーザーからのSOSといえるカスタマーサポート宛メールに対して、より速く、より的確なサポートを行えないと、提供するサービスやツールのみならず企業自身の評判に傷がつく可能性も否定できません。

機能性に優れるWebメールを使えば、よりきめ細かいサポートが可能になり、評判の向上にもつながります。

info@やsales@など会社サイトに掲載している代表アドレス宛にメールが届く

総務や人事、営業など部署は様々ですが、問い合わせメールが届く企業におすすめのランキングです。また、社内からの問い合わせが来る経理や情報システム部にもおすすめです。

代表アドレスへの対応は会社の顔となるため、迅速で丁寧な対応が求められます。人事や営業であれば、うっかりメールを見落とすだけで、機会損失になります。また、引き継ぎができておらず、顧客を待たせてしまうことがないように注意したいところです。メールの管理がしやすいWebメールを利用することで、正確かつ効率的にメールの対応ができるようになります。

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Webメールのおすすめランキング

世の中にWebメールは多数ありますが、その中から特におすすめできるものをランキング形式で3種類ご紹介します。いずれも便利な機能を多数搭載していて、メールの管理を通して利用者のビジネスを大きくサポートしてくれます。

ランキング第3位:outlook.com

第3位はMicrosoft社が提供している「outlook.com」です。2013年にそれ以前から提供していた「Hotmail」を引き継ぐ形で提供が開始されました。

従来から同社が提供しているメールソフト「outlook」をWebメール形式にしたもので、メールソフトのoutlookとデータを同期させてパソコン内のメールをスマートフォンから閲覧・編集することができます。逆に、スマートフォン内のメールをパソコンから扱うことも可能です。同じMicrosoft製品「Office」の各製品と連携できて、アドインを入れることで「Evernote」など他社製品とも連携できます。また、Facebook、Twitter、Skypeと統合しており、メールを見ながらチャットなどを利用できることも大きな特徴です。

さらに、無料で利用できるWebメールの保存容量には限りがあることが多いですが、outlook.comは保存容量に制限がありません。クラウドサーバーにいくらでも保存しておけるため、過去のメールが突然必要になっても問題なく閲覧・利用できます。

ランキング第2位:Gmail

第2位はGoogle社が提供している「Gmail」です。世界中で非常に多くの利用者がいるWebメールで、多くの企業が導入しています。大勢の利用者がいるため、使い方のコツやトラブル解決法などさまざまな情報を、インターネット上で見つけることも容易です。

Gmailの特徴として機能性の高さが挙げられます。Gmailはoutlook.com同様、無料で利用できますが、無料のWebメールながら有料サービスに劣らない多くの機能を搭載しています。Gmailで使える多くの便利機能から、以下の2つをご紹介します。

1つ目はメール検索機能です。クラウド保存されている過去のメールから、条件を絞って探し出すことができます。「過去のメールを確認したいけど、なかなか見つからない…」という経験がある方も多いでしょう。Gmailなら送信者、キーワード、日付など、条件を細かく絞って検索ができるため、簡単に該当のメールを探し出すことができます。

2つ目は送信取り消し機能です。メールの送信ボタンを押した後に、宛先の間違いやファイルの添付漏れなどに気づいても、設定した時間以内であればメールの送信を取り消すことができます。送信取り消し機能を利用するには、事前に設定しておく必要があるので、その点は注意が必要です。

ランキング第1位:メールディーラー

第1位は株式会社ラクスが提供している「メールディーラー」です。多くの企業に導入されています。

outlook.comやGmailと異なり、メールディーラーは有料で提供されています。有料のため手を出しづらいと考える方が多いかと思いますが、豊富な機能でビジネスにおけるメール管理を、大幅に効率化してくれます。

また、有料サービスの利点として、広告が表示されないことも挙げられます。無料サービスの多くは収益を得るために広告を表示していますが、利用者にとっては広告内容で不快になったり、広告で画面の一部を塞がれたりとストレスの要因になります。無料だからと不便なWebメールを使い業務の能率を落とすよりも、費用がかかっても広告のない快適に使えるWebメールのほうが、生産性が向上するでしょう。

メールディーラーが自社に合うか不安な場合には、無料でトライアル利用をすることができます。有料版へ自動移行することはないため安心です。

また、サポート体制も充実しており、利用者限定のセミナーが開催されたり、専任のサポートスタッフが付いたり、導入から運用開始後まで手厚い支援が人気の秘密です。

メールディーラーの導入実績

前述した通り、導入社数6,000社を超え、高いシェア率を誇っています。また継続率も99%と、ユーザーから高い満足度を得ています。

導入企業からの評判は、「メールへの対応時間を削減できた」「作業効率が大きく改善された」「属人的な業務ノウハウを共有できた」などいずれも好評で、特に「メール利用に伴う手間を減らせた」という趣旨の声が多く寄せられています。

メールディーラーの機能性

メールディーラーは多数の機能を備えるWebメールサービスであり、いずれも「業務の効率化」「顧客満足度の向上」を達するために欠かせない機能です。メールディーラーが搭載している機能を、ここでは3つご紹介します。

1つ目はステータス管理機能です。未対応・対応中・対応済みなど、メールの返信ステータスを分かりやすく表示できる機能です。この機能があれば、いちいち誰が、どのメールに対応しているか確認する手間を省けるので、業務効率化につながります。また、返信が漏れてしまうミスも防ぐことができます。また、返信対応中のメールには、他の社員が操作できないようにロックがかかるため、重複返信も防止できます。

2つ目は対応履歴確認機能です。これまでのメールのやり取りを、ワンクリックで確認できます。この機能があると、何度も連絡している得意先や、過去にトラブルがあった顧客を担当者以外でもすぐに把握できるため、チーム全員で最適な対応を取れます。

3つ目は申請・承認機能です。社員がメールを送信する前に、別の社員による承認フローを挟めます。返信メールの質の均一化と新人の教育をスムーズに行うことができるようになります。

メールディーラーは、これら3つの他にも多くの便利な機能を備えています。サービスサイトからは、メールディーラーを3分で分かる資料もダウンロードできるので、ぜひチェックしてみてください。

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ビジネスで利用するWebメール選びのコツ

ランキングでご紹介したもの以外にも、Webメールは多数提供されています。最終的には各自が自分に合っているサービスを選択するべきですが、Webメールを選ぶ際にはいくつかのコツがあります。費用や機能だけでなく、大前提として、メールをまとめて管理できてシステム間の連携ができるWebメールを選ぶと良いでしょう。以下では、ビジネスで有用なWebメール選びに役立つ3つのコツをご紹介します。

メールを一元管理できるWebメールを選ぶ

会社やチームの代表アドレスでメールを受信している場合、一元管理できるものを選びましょう。

代表のアドレスに届いたメールを、社員個々のアドレスに振り分けて管理することもできますが、この方法だとお互いの対応状況がわからないため、ミスが発生したり、対応効率が悪化したりと、さまざまな問題が懸念されます。

これに対し、メールをまとめて一元管理できると「どのスタッフが」「どのメールに」「どのように」返信したのか明確になります。これが明確になると、対応ミスの防止や業務効率の改善が期待できます。

費用対効果の高さを考える

Webメール選択では、費用対効果をよく考える必要があります。選択の主な基準として利用料金や機能性が挙げられますが、「安いから」「機能が多いから」というだけでなく両方を同時に考えましょう。

安くても機能に乏しいサービスでは、導入後の業務にほとんど変化を感じられません。機能が豊富であっても、あまりに費用が高いWebメールでは、費用と効果が見合っているとはいえないでしょう。

いくつかのWebメールを候補として挙げ、費用と機能性を比較検討するようにしてください。

他システムと連携できるWebメールを選ぶ

他のシステムと連携させられるWebメールを選ぶことがおすすめです。

例えば、ECサイトを運営している企業では、受注管理システムと連携できるWebメールがおすすめです。ユーザーからキャンセルメールが届いた場合、メールと受注管理システムが連携していないと、「メールを受信する→受注管理システムで注目情報を検索→キャンセル処理」という手間が発生します。しかし、連携ができているとスムーズな対応ができるため、大幅な作業効率の改善が見込めます。

Webメールと他システムの連携は、作業速度と正確性を向上させます。効率的かつ正確性の高い業務のためには、基幹システムと連携可能なWebメールサービスを選んで利用することが重要です。

まとめ

この記事では、ビジネスにおけるWebメールサービスのおすすめランキングと選択のコツなどをご紹介しました。ぜひ、あなたの会社に最適なWebメールを導入して、対応業務を効率化し、企業の成長を目指しましょう。

記事内でご紹介したように、Webメールのおすすめは「メールディーラー」です。有料にはなりますが、ビジネスに便利な機能が多く搭載されています。ぜひ、下記のサービスサイトよりお問い合わせください。

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この記事を書いた人

メールディーラー通信編集部

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