メール共有システムを社内稟議で認めてもらうための3つのポイント

メール共有システムを社内稟議で認めてもらうための3つのポイント

この記事のまとめ

  • 現状のリスク・問題を説明する
  • システム導入のメリットを記載する
  • 費用対効果を記載する

通常、社内でシステム導入を進めるためには、担当者は社内理解を勝ち取る必要があります。担当者が共有メールシステムを導入したいと思っても、上司に「今使っているメールソフトを使えば、問題ないだろう」と判断されたり、「使い勝手がいいから導入したい」という理由だけでは、意思決定の材料に乏しく、会社としてのOKは出ないことが殆どでしょう。

そこで今回はメールシステムの導入にあたり、どのような点に留意して稟議を作成すればよいのか、そのコツをお伝えします。必要なことは、そのシステムの導入は「売上アップやコスト削減にメリットがある」ということを上手に理解してもらうことです。そして顕在化していない、潜在的なリスクの存在についてもわかりやすく説明することが重要になります。ポイントは、現状のリスクの洗出し、稼働効率の向上、業務品質の向上の3点です。

現状のリスク(どうして必要なのか?)

稟議や書類上の申請が必要な場合、なぜ必要なのかという点をわかりやすく示す必要があります。「現状ではこういう点で問題が発生している、今後も同様のリスクがある」という点を明確に指摘しなければなりません。システム導入によって何がどう変わるのか、ビフォー/アフターを説明できる図や資料を用意できると理解が得られやすいでしょう。
例えば、「現状、こういった場合にメールの返信漏れが発生しており、いつクレームが起きてもおかしくない状況にある」といった具体的なリスクを明記しましょう。これは、決裁者にリスクを認識してもらうために欠かせない要素です。そして、導入の目的の中には、必ず費用対効果的なメリットを記載します。クレーム発生率の低減や、対応の遅れによる受注機会の損失回避など、可能な限り定量的に表すことが必要です。

業務効率の向上

こちらも費用対効果を明記します。こちらも具体例をあげると、日々の業務の中でメール対応にかかっている時間を集計し、現在かかっている稼働コストを算出します。そして、共有メールシステム導入後の稼働時間の推定値を記載します。
例えば、リピート顧客からの問い合わせを明確に判別できるようになることで、リピート客には違う文面にすることでリピートを○%上昇させる、月間売上を○%伸ばす、といった具体的な目標と金額を記載することで、コストを上回るメリットをしっかりと示すことができます。
また、現状の非効率な点を具体的に示して時間的なメリットを例示する形でもOKです。例えば、非効率に稼働がかかっている、メールの検索などの作業時間が50%に短縮されることで、コスト削減に寄与できる、などのメリットの示し方でもOKです。あわせて、削減できた稼働で売上をどの程度伸ばすことを目標とする、といった前向きで経済的なメリットについて記載できればより認めてもらいやすくなるはずです。

また、メール共有システムの導入により、マネージャーの管理コストについても改善が期待できます。通常、一般的なメールソフトを使っていると、担当者ごとのメールの対応時間や対応内容の管理に大きな稼働コストがかかりますが、システム導入後はそれらを簡単に集計管理ができるようになります。そうしたメリットについても付言するようにしましょう。

メール対応品質の向上

対応品質向上のためには、お問い合わせをいただいたお客様への返信メールの内容を管理したり、担当者毎にメールの返信にどのくらいの時間がかかっているのかを把握することは非常に困難です。こうした点は、メール共有システムの導入によって解決できますし、メールを定型化したフォーマットのメール返信や、対応にかかった時間やその内容の分析が容易になる、ということは大きなメリットになります。

いかがでしょうか?
この他にも、メール共有システムの導入によるメリットはたくさんあります。システム導入により、新人研修期間の短縮が期待できる、といった点や、新規顧客かリピート顧客かを判別できるようになることで、カスタマー対応を分け受注増につなげる、といったことも期待できそうです。あわせて、同業他社の導入事例が調べられそうならば、それも併記すると自分たちも対応しなければならないというマネジメント層の理解も得やすいでしょう。
今回ご紹介した3つのポイントをベースに、あなたの会社に合わせて臨機応変に対応してみてください。

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この記事を書いた人

電商戦略研究所
電商戦略研究所

ITを活用したビジネスに特化している独立専門調査解析などの研究機関。 eコマースやデジタルマーケティングに関連する新規事業などに伴う社内を越えた新規事業開発や取引先開拓をサポートすることで新たなビジネスを育成している。


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