メール共有・管理システム
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クラウドメールのすすめ
セキュリティ対策の事例紹介

クラウドメールのすすめ - セキュリティ対策の事例紹介

忙しい現代社会において、好きなタイミングで送れて、好きなタイミングで読むことができるメールは非常に便利なアイテムとして、ビジネスの現場でも無くてはならない存在になっています。
しかし、人々がメールを重宝し、依存すればするほど、それに伴ったリスクが生じてしまいます。今回は、メールに潜む危険性とそれを解決するための手段や事例などをご紹介します。

メールに潜むセキュリティ問題

メールを発端とするトラブルとして多いのが、メールを介したサイバー攻撃です。

ウイルスを添付し、ターゲットのパソコンを感染させたり、不正サイトへ誘導するフィッシング詐欺の手段として使われたり、メールの盗聴などが行われたりすることも考えられます。

これらは個人として攻撃を受けても相当なダメージがあるものですが、もしも企業としてこのような攻撃を受けてしまった場合はどうでしょうか。個人情報や機密情報といった重要な情報を漏えいしてしまうなど、会社の経営を揺るがす損害をこうむることも考えられます。

また、こうした外部からの意図的な攻撃でなくとも、例えばメールの誤送信などの単なるヒューマンエラーによる情報漏えいも数多く起こっています。

さらに、セキュリティーの問題以外にも日常的なビジネスでは、メールの対応が遅れたことがクレームの原因となり、顧客満足度が低下、売上が減少してしまうといった問題も考えられます。

メールが優れた機能を持ち、便利になればなるほど、それに対する人々の期待も高くなり、期待通りの結果が得られなかったときの落胆も、より激しいものになってしまいます。

クラウド型メール共有・管理システムのメリット

こうしたメールに関する危険性を減らし、持っているメリットの部分をより伸ばしてくれるのが、クラウド型メール共有・管理システム「メールディーラー」です。

メールディーラーのサーバーは抜群の防災性能を誇る国内屈指のデータセンターに設置され、二重化されたファイアウォールに守られています。

加えて、万が一の故障等に備え、ネットワーク回線、電源、各種ネットワーク機器、WEBサーバー等を冗長化しており、いざという時の備えが整っています。

またメール管理や対応の部分については、送信キャンセル機能や送信内容確認機能があり、ヒューマンエラーによる誤送信などを防止します。

また、メールの対応状況をリアルタイムで反映するステータス管理機能があるため、メールの見落としや対応漏れを防ぎつつ、素早い顧客対応が可能です。

これまでのメールで「あったらいいな」と思っていた機能がきっと備わっているはずです。

クラウド型メール共有・管理システムの導入事例

ここからは、メールディーラーの導入によって、業務改善を図ることができた実際の事例をご紹介します。

オフィス家具や学習家具を扱うECサイトを運営する株式会社イトーキ様。

自社サイトだけでなく、楽天市場、Yahoo!ショッピング、Amazon、LOHACO、Wowma!といった複数モールに出店し、1日20~30件にも上るお客様からの問い合わせを5名のスタッフが対応していました。

当初は、スタッフのパソコンごとにメールソフトをインストールしており、バージョン管理や設定を把握するだけでも一苦労。また、少しのミスなどが個人情報流出にも繋がってしまう恐れもあるため、非常にナイーブな状況でした。

また、メールの抜け漏れを防ぐためにBccによるスタッフ同士のメール共有を行っていましたが、一日のメール件数が多く、データがハードディスクを圧迫した結果、メールソフトの動作が重くなって業務スピードが遅くなってしまうという課題も。

クラウドメールの一つであるGmailで管理する方法も模索しましたが、同じアカウントを複数人で利用するのでは、誰かが一度メールを開くと、メールが既読になってしまい、対応漏れの危険性を高めてしまう結果に。

しかし、メールディーラー導入後は、安心のセキュリティーが保障され、またそれぞれのアカウントを持ちながらお互いの対応状況をリアルタイムに確認できるようになりました。
これにより、対応漏れを防ぎながらクイックレスポンスができる体制が整ったのです。

また、メールディーラーはクラウドのシステムなので、デスクトップでもノートパソコンでも場所に依存することなく、メールの確認や返信が可能となりました。テレワークのように社外から仕事をすることもでき、働き方変革にもつながったそうです。

メール対応業務の効率化によって顧客満足度の向上を

メールはそのままでも非常に便利なアイテムですが、正しい使い方と管理をすれば、さらに大きなメリットを得ることが可能です。
メールディーラーの強みは、高い安全性と管理体制強化による業務の効率化。この2つを実現することで、顧客満足度向上にも寄与します。ビジネスにメールが必須という企業様にこそ、より強くメリットを感じていただけるはずです。
頻発するメール絡みの問題やメールの管理方法などにお悩みの場合は、ぜひ一度メールディーラーにご相談ください。

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この記事を書いた人

滝沢やよい

40代・女性のプロライター。長年に渡り、実用書などをはじめ多数の紙面およびWeb媒体にて執筆・編集を手がける。近年は、マーケティングを駆使した業界レポートや企業のIT資産の活用術を解説した記事など、企業向けに幅広いジャンルの執筆に取り組む。

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