2022/01/24ECサイトの一元管理とは、複数のECサイトの受注、在庫、商品管理などの情報をまとめて管理することを指します。一元管理を行うことで、複雑化する作業を効率化しヒューマンエラーを防止することができます。
この一元管理を手軽に行うためのツールが、「一元管理システム」です。情報がリアルタイムで共有され、在庫状況が一目で分かるので、生産性向上や業務効率化に役立ちます。
本記事では、一元管理システムの概要や、導入するメリット・デメリット、おすすめ一元管理システムなどを紹介します。
ECサイトの一元管理システムとは？
ECサイトの一元管理システムとは、ECサイトの受注、在庫、商品管理などの情報や状況をまとめて管理できるシステムです。
複数のECサイトを運営している場合、各サイトの受注、在庫状況を管理際に確認の手間や時間がかかってしまいます。サイト数や商品数が多いほど、その作業は複雑化します。そのため、ヒューマンエラーや在庫切れなどが発生し、トラブルや機会損失につながる可能性があります。
一元管理システムを利用すればこうしたデータを効率よく管理でき、トラブル発生のリスクを抑えることができます。
どのような業務を一元管理できるのか
ECサイトの一元管理システムでは、主に以下の業務が一元管理可能です。
受注管理
複数のECサイト上で受けた注文をシステムの管理画面で確認し処理する機能です。
システムによっては「入金待ち」「発送待ち」など自動でステータスが振り分けられるものもあります。
在庫管理
在庫状況が一目見て分かるようになる機能です。商品が売れたらその分を在庫から差し引いたり、他の店舗から在庫を補充したりします。常に自動で最新の情報にリアルタイムに更新されるため、「注文が入ったのに在庫が足りなかった」という機会損失を防げます。
商品登録
商品を新しく登録する機能です。商品データを一元管理システムに登録すると、全てのECサイトに反映されます。商品情報を変更する際も一括で変更可能です。
出荷
出荷作業に必要なピッキングリストなどを出力できる機能です。送り状を作成するソフトと配送データを連携できるシステムもあります。
さらに送り状の番号を取り込むことで、自動的に顧客に「発送連絡メール」などを送信します。自動で送信されるため、スタッフの作業負担軽減が期待できるでしょう。
メール管理
顧客に送るさまざまなメールを一括管理できます。例えば、「注文確認メール」「入金確認メール」「発送連絡メール」です。自動で送付してくれるため、送り間違いや送り忘れなどのヒューマンエラーからくるミスを防げます。
ECサイトの分析
一元管理システムによってはECサイトの分析機能が搭載されているものもあります。売上管理や顧客情報の分析などを行えばマーケティングに役立つでしょう。
一元管理システムを導入するメリット
ここでは、一元管理システムを導入するメリットについて詳しく解説します。
作業の効率化
一元管理システムでは、複数のECサイトの受発注や在庫などの情報を全て集約して管理できます。複数の管理画面を行き来して作業する必要がなくなり、作業の効率化につながります。
情報管理に便利
複数のECサイトを運営している場合、全体の在庫管理が煩雑になります。在庫管理を行う際は、それぞれの管理画面にログインし注文状況や在庫をチェックする必要があるため、時間がかかったり、ミスが起きたりしてしまう可能性があるでしょう。
一元管理システムを利用すれば、複数のECサイトの情報も全て一つのシステム上で管理できるので、情報管理がしやすくなるでしょう。
ミスが減らせる
全てのシステムに手作業で入力していると、ヒューマンエラーを完全に予防することは困難です。一元管理システムでは、受発注状況が確認しやすく、在庫状況やメール管理をある程度自動化できるため、入力ミスや伝達ミスによるトラブルの発生を抑えることができます。
一元管理システム導入のデメリット・注意点
メリットの多い一元管理システムですが、導入にあたってデメリットや注意点もあります。ここでは一元管理システム導入の際のデメリットや注意点を紹介します。
導入コストとランニングコスト
新しくシステムを導入する際は費用がかかります。さらにランニングコストもかかるため、導入の際はコストをかけるだけのメリットがあるかどうかを検討する必要があるでしょう。
システム操作に慣れるまでの教育コスト
新しいシステム導入後は、システムの操作に慣れるまで時間がかかります。研修会や勉強会などを開いたり、新しいマニュアルを作成したりと、工夫が必要となるでしょう。
そのため、システム操作に慣れるまでの教育コストに関しても計算しておきましょう。
業務内容の変更が必要な場合も
システム導入時に、業務内容の変更が必要なケースがあります。今までとは業務フローが変わり、慣れ親しんだ業務内容が変わることに抵抗を覚えるスタッフがいる可能性もあるでしょう。
そのため、導入前にシステムの必要性やメリットについて、スタッフに説明しておく必要があります。
ECサイト一元管理システムおすすめ5選を紹介！
ここで、おすすめECサイト一元管理システムを紹介します。
ネクストエンジン
ネクストエンジンは、商品登録、受注・在庫管理など、ECサイトの運営に必要なさまざまな機能が搭載されており、複数のECサイトを一元管理することが可能なシステムです。
決済や送り状発行、POSなどのシステムを他のシステムと連携することによって、作業の効率化を図ることができます。
さらに、ネクストエンジンは導入後の活用支援を行っており、事業規模などに合わせて、さらに有効活用できるような運用の方法を提案してくれます。機能のカスタマイズや追加は、アプリで行うことも可能です。
料金は従量課金制を採用しています。受注件数400件までが基本料金に含まれ、400件以上になった場合は、受注件数に応じて単価が変動、課金するシステムです。スモールスタートが可能となるため、導入時のコスト削減も期待できるでしょう。
参考：ネクストエンジン
TEMPOSTAR
TEMPOSTARは、事業者の運用方法に合わせた柔軟な対応ができるクラウド型のサービスです。
受注・在庫管理機能、商品管理機能など、一元管理システムに必要な機能をしっかりと搭載しているため、業務の大幅な効率化が期待できるでしょう。
TEMPOSTARはサポート面が充実している点も特長です。設定、使用方法、導入まで、しっかりとサポートしてくれるので、システムを初めて導入する事業者でも安心です。
さらに、追加の費用を払うことで、商品情報・受注データの入力、帳票など、店舗の環境に合わせてシステムをカスタマイズしてくれます。
参考：TEMPOSTAR
CROSS MALL
CROSS MALLは商品の登録、受注管理、発注、在庫管理など、必要な機能を全て搭載しています。ASPを定期的に機能更新バージョンアップすることにより、ECサイトへの仕様変更にも対応が可能です。また、複数アカウントや複数拠点にも対応している点が特長です。
複数店舗を運営しているとそれぞれのセキュリティ対策が必要となりますが、CROSS MALLはシステム側でセキュリティ対策を講じています。
さらに、充実したサポート面も特長です。専属チームによるサポートを行っており、システム運用サポートだけでなく、ハードウェアのトラブルにも対応しています。
参考：CROSS MALL
アシスト店長
アシスト店長は、ECモールや自社ECサイトの受注状況を一元管理できるシステムです。特定条件下でのステータスの自動移動や商品を個数・地域ごとに配送方法を自動設定できる機能が搭載されている点が特長です。
複数店舗の商品を「アシストID」で紐づけするため、店舗ごとに違う商品コードを照会する手間が省けます。また各サイトへの在庫配分を設定するだけで、各モールへ自動で反映してくれます。そのため、在庫調整の労力やヒューマンエラーを防げるでしょう。
各種送り状ソフトとの連携も可能なため、発送処理もスムーズに行えます。またWeb領収書やWeb納品書の発行もできます。
参考：アシスト店長
LOGILESS
LOGILESSは、受注管理システムと倉庫管理システムが一体化したシステムです。EC事業者と倉庫事業者が同じシステムを利用するため、受注から出荷までの人手作業が不要になります。
10分に1度の間隔で注文状況が倉庫側に連携されるため、自動で出荷指示を出せます。人の手での作業が不要になるため、業務効率化につながります。
また注文状況に合わせたマーケティング施策も自動化できるのが特長です。
「一定金額以上の購入者にはおまけを送りたい」「初回購入者にはカタログを一緒に送りたい」などの複雑な出荷指示も、システム上で一度設定をするだけで全て自動化できます。
参考：LOGILESS
問い合わせ管理は「メール共有・管理システム」
前述したECサイト運営業務以外に、顧客からの問い合わせメールが多く、対応に時間を取られてしまっている場合は、「メール共有・管理システム」がおすすめです。
メール共有・管理システムを取り入れるメリットとは？
メール共有・管理システムは、チームで分担してメール対応を行うために開発されており、情報共有や対応品質均一化のための機能が搭載されています。また、メールの対応進捗状況をリアルタイムでチームに情報共有できるため、対応漏れや遅れを防止に役立ちます。
一元管理システムと連携可能な「メールディーラー」がおすすめ
メール共有・管理システムは、ECサイトの一元管理システムと連携できるシステムを選ぶのがおすすめです。
株式会社ラクスの提供するメール共有・管理システム「メールディーラー」は、ECサイト運営に特化した機能を搭載し、多くの一元管理ツールと連携が可能です。
ネクストエンジンと連携
顧客からの問い合わせメールからワンクリックでネクストエンジンの管理画面に遷移することが可能です。受注情報、お客様情報の確認の手間が省け間違いのない対応をスピーディに行うことが可能です。
TEMPOSTARと連携
顧客からの問い合わせメールに対し、メールディーラーからワンクリックでTEMPOSTARの受注明細を確認可能です。そのため、明細を間違えることなく対応できるでしょう。
さらに過去の注文履歴も一覧で確認可能です。
アシスト店長と連携
メールディーラーで顧客からのメールを受信・確認すると、ワンクリックでアシスト店長の受注管理画面へ移動できます。すぐに受注が確認できるため、顧客のメール対応がよりスムーズに行えるでしょう。
また過去の対応履歴はアシスト店長の顧客情報画面から顧客ごとに簡単に確認できます。
まとめ
ECサイトの情報を一元管理することで、受発注状況や在庫情報の管理がしやすくなり、スタッフ間での情報共有がスムーズになります。大幅な業務効率化が期待できますが、導入の際は費用対効果の検証やスタッフへの説明をしっかり行うことが大切です。
また、問い合わせ対応業務の効率化にはメール共有・管理システムの導入も検討してみましょう。一元管理システムと連携できる「メールディーラー」は無料で資料請求やトライアル利用が可能ですので、ぜひ検討してみてはいかがでしょうか。
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