メーラーの選定で後悔しないためのメール管理

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この記事のまとめ

  • どうやってデータを収集するか?
  • 担当者のメール設定はどこまで共有できるか?
  • 代案を検討してみる

アリとキリギリスのお話は今さら説明するまでもないかもしれませんが、実はメール対応やカスタマーサポートにも示唆を与えてくれる内容です。諸説ありますが、夏の間からせっせと冬に備えていたアリは生きながらえることができました。しかし夏を楽しむことだけで冬への備えをしなかったキリギリスは死んでしまう、あるいはアリからお恵みをいただくといった内容です。要するに備えということがいかに大事であるかという教訓を表す物語です。今回はメール対する備えについて考えてみたいと思います。かなり規模が大きな会社でも社員のメールアドレスに使うメーラーは個人が自由に設定できる場合が少なくありません。部署によっては共有メールアドレスを使うなどしていれば問題ないのかもしれません。しかし気をつけたい点がいくつかあります。

どうやってデータを収集するか?

ビッグデータが注目され、データを解析することで新たな発見ができると言われています。同じように目の前にある重要なメールデータはそのままの体制でいいのか、もう一度検討してみる必要があるかもしれません。せっかくメールのやり取りができる相手先があるのに各自で処理するよりももっと最適な方法があるかもしれません。ビッグデータといっているものが森に相当するとすればメールはある意味では木かもしれません。ビッグデータを取得して活用することも重要ですが、すでにあるメールデータをより深く解析できないかを検討する必要があります。

担当者のメール設定はどこまで共有できるか?

担当者が退職された際にこれまでのやり取りの引継ぎがうまくできればいいのですが、そうでなかった場合は困ります。その退職者の方とやり取りをしていたお客様や取引先の方は困ってしまいます。中には家庭の急な事情で早期に退職しなければならないこともあるでしょう。特に高齢化社会では必然的に可能性が以前よりも高いものとなります。では自分たちの同僚が何のメーラーを使って、どのような設定を行っているかご存知でしょうか。いざという事態になってあわててあちこちに電話をすることになりはしないでしょうか。メールの設定に関しても一度情報を共有する機会があってもよいでしょう。

代案を検討してみる

以前は勤怠管理にタイムカードがありました。もちろん現在も多く活用されています。ただPCを使う職場ではクラウドで行っているケースが増えてきました。処理上も便利ですし、外出先からも反映できるので予定外の事態にも対処できます。このように時代の流れともにいろいろなものが進化しています。メールは一度設定するとそのまま使い続ける場合が多いですし、それは使い慣れているので当然です。また各人で共有化できており不測の事態が発生してもサポート体制が確立できているのであれば現状がベストいうこともあるでしょう。ただ他の選択肢を検討する余地は残しても良いのではないかとも思います。もしもっと効率的なメール処理ができて大幅な時間の短縮が可能になればその分を別のことに使うこともできますし、返信をもらう方にも大きなメリットになります。

いずれにしてもメールというものが思ったよりも属人化していていざというときに各担当者に開いて確認する必要がある場合は少なくありません。その時には不便なケースが少なくないという点は今後の注意点として留めておく必要がありそうです。ずいぶん前の話になりますが急に休みになったスタッフの代わりにメール対応する必要があったことがありました。そのスタッフのメールを開くときに調子が悪く休むと言っている方に何度も電話していろいろと確認しなければならなかったという経験があります。お互いにとってあまり良いものではありませんでした。今すぐではないにしてもアリとキリギリスのようにいつか備えが必要なケースがでるときはスムーズに対応できるようにしたいものです。

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この記事を書いた人

電商戦略研究所
電商戦略研究所

ITを活用したビジネスに特化している独立専門調査解析などの研究機関。 eコマースやデジタルマーケティングに関連する新規事業などに伴う社内を越えた新規事業開発や取引先開拓をサポートすることで新たなビジネスを育成している。


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