Gmailの自動返信機能とは？2つの設定方法や定型文を紹介

2024/05/23

問い合わせ管理の方法

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Gmailには、お客様からの問い合わせや注文などに自動で返信メールを送る機能があります。テンプレートの作成とフィルタの設定、不在通知機能を設定することで、自動返信が可能です。

本記事ではGmailの自動返信機能のやり方やメリット、注意点などを解説します。

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この記事の目次

Gmail の自動返信機能とは？

Gmailには、届いたメールに対して自動的に返信する自動返信機能があります。あらかじめ文章を設定しておき、同じような内容のメールに自動で返信できる機能です。

自動返信機能を使えば、営業時間外や長期休暇の際に送られてきたメールにも適切なメール対応ができます。

同じような問い合わせや会員登録などに対し、個別に対応していくことは担当者の負担になります。自動返信機能を使えば業務を効率化し、休暇のあとに大量のメールに返信するといった手間もありません。

Gmailで自動返信する2種類の方法

Gmailの自動返信機能には、次の2種類の方法があります。

テンプレートとフィルタの設定
不在通知機能の設定

それぞれ、詳しく解説します。

返信定型文とフィルタの設定

Gmail では、事前にテンプレートを登録しておくと、メール作成時に呼び出して作業を効率化できます。さらにフィルタの作成により、自動返信できるようになります。

返信定型文の作成は、次のとおりです。

Gmail 画面右上の「設定」-「すべての設定を表示」を押してGmail の設定画面を表示する
Gmail 設定画面で「詳細」をクリックし、「有効にする」にチェックを入れる
画面最下部の「変更を保存」を押す
Gmail 画面で左上の「作成」ボタンをクリックしてメールの新規作成画面を表示する
メールの件名および本文欄に保存する文章や署名を入力する
メール作成画面右下の「︙（その他のオプション）」-「下書きをテンプレートとして保存」-「新しいテンプレートとして保存」を選択する
「新しいテンプレート名の入力」画面で名前を入力し、「保存」をクリックする

以上の作業でテンプレートが保存され、メール新規作成時に呼び出せるようになります。テンプレートは 50個まで作成が可能です。

フィルタは、次のように設定します。

「設定」を開き、「新しいフィルタを作成」をクリックする
返信先を「（アカウント名）+document@Gmail.com」に設定する
画面右下の「この条件でフィルタを作成」をクリックする
使用できるフィルタ一覧が表示されたら「テンプレートの送信 or 返信定型文を送信」にチェックを入れ、使うテンプレートを選択する
「フィルタを作成」をクリックする

不在通知機能の設定

不在通知機能の設定は、パソコンとスマホ・タブレットで異なります。

それぞれの方法を解説します。

パソコンの場合

パソコンの不在通知機能は、次の手順で設定します。

Gmailで「設定」を開き、「全般」を選択する
画面下部にある「不在通知」をオンにする
Gmailで不在通知を適用する期間や自動返信する件名・本文を入力する
「連絡先リストのメンバーにのみ返信する」にチェックを入れる
「変更を保存」をクリックする

以上により、連絡先リストのメンバーから指定期間に届いたメールには自動返信メールが送信されます。

スマホ・タブレットの場合

スマホやタブレットのアプリは、次の手順で設定します。

（iPhone または iPadの場合）

左上のメニューで「設定」をタップする
「作成と返信」で「不在通知」をタップし、「不在通知」をオンにする
期間、件名、メッセージを入力する
右上の「保存」をタップする

（Androidの場合）

左上のメニューアイコンをタップする
下にスクロールして「設定」をタップする
アカウントを選択する
「不在通知」をタップする
上部にある「不在通知」をオンにする
期間、件名、メッセージを入力する
「完了」をタップする

Gmailの自動返信機能を使うメリット

Gmailの自動返信機能を使うことで、業務の効率化や顧客満足度の向上といったメリットを得られます。

ここでは、自動返信機能のメリットをみていきましょう。

業務を効率化できる

Gmailの自動返信機能を設定することで、業務を効率化できることがメリットです。担当者は手動で返信する必要がなくなり、他の業務に集中できます。定型文の返信でも対応できる場合は、自動返信機能を活用することで業務効率化が可能です。

相手側も「登録が完了した」「メールが確かに受理された」といったことがわかれば十分です。必要以上に手間をかける必要はありません。

顧客満足度が高まる

Gmailの自動返信機能は、顧客満足度の向上に役立ちます。営業時間外や休暇で担当者がいない場合、問い合わせや申し込みなどのメールになにも返信がないと、本当に届いているのかとお客様は不安になるでしょう。

自動返信機能を設定していれば迅速に返信メールを送信できるため、お客様は自分のメールが届いていることを確認できます。その後、担当者からの連絡がくることを期待でき、ひとまずは安心感を得られるでしょう。

Gmailの自動返信機能を使う際の注意点

自動返信機能を使う際は、情報は過不足なく伝え、自動送信であることを明示するなどいくつか注意したい点があります。

Gmailの自動返信機能を使う際の注意点について、みていきましょう。

必要な情報だけを伝える

Gmailの自動返信に記載する情報は、過不足なく伝えることが大切です。必要な情報が不足している場合、相手は不安になり、再度問い合わせを受けることにもなります。わかるように記載しないことに不信を抱くこともあるでしょう。

反対に、必要以上に詳細な情報を書いてしまうと、相手はいろいろと考えてしまい、余計な負担を与えることになります。

自動送信であることを明示する

自動返信メールには、自動送信であることを明示しましょう。自動送信であることがわからないと、相手は本人からの返信だと誤解し、簡略すぎる文面に、「配慮が足りない」と感じるかもしれません。

本文の冒頭に「このメールは自動送信されています」といった文言を入れるか、メールの署名に「自動返信メール」と記載しておくようにしてください。

文章は簡潔に記載する

自動返信メールの文章は、簡潔でわかりやすい文面にしましょう。長い文章は読む気がなくなることもあり、伝えたい内容が伝わらない可能性もあります。

シンプルに短い文でまとめるか、箇条書きで書くとわかりやすいでしょう。文字のサイズも工夫してください。

あまり機械的な内容で冷たい印象にならないよう、配慮した文面を考えましょう。

自動返信メールの例文

ここからは、自動返信メールの例文を目的別に紹介します。返信メールを作成する際の参考にしてください。

会員登録

件名：会員登録完了のお知らせ

〇〇様

※ このメールはシステムにより自動的に送信されています。

この度は、弊社のサービスにご登録いただき誠にありがとうございます。

会員登録が完了しましたので、お知らせいたします。

ご登録いただいた情報は、マイページから確認できます。

マイページへのログインは、以下のURLから行ってください。

＜URL＞

ログインには、メールアドレスとパスワードが必要です。

弊社のサービスをご利用いただくにあたり、以下の利用規約を必ずお読みください。

〜

ご不明な点、ご不便な点がございましたら、下記の連絡先までお問い合わせください。
土日祝日以外の平日、9:00〜18:00の時間帯に受付をしております。

〇〇株式会社
電話：000-1234-0000
メール：xyz@aaa.com

問い合わせ

件名：お問い合わせありがとうございます

〇〇様

この度はお問い合わせいただき、誠にありがとうございます。

本件につきましては、担当者が折り返しご連絡させていただきます。回答までには少々お時間をいただく場合がございますので、ご了承ください。

なお、弊社の営業時間は以下のとおりです。
9:00～17:00（土日祝日除く）

営業時間外にいただいたお問い合わせにつきましては、翌営業日以降のご連絡となります。

ご不便をおかけして申し訳ございませんが、何卒よろしくお願いいたします。

※ このメールはお問い合わせフォームよりお問い合わせをいただいた方へ、自動返信で送信されています。

注文の受付

件名：ご注文ありがとうございます

〇〇様

この度は、弊社の商品をご注文いただき、誠にありがとうございます。

注文の受付が完了しましたので、お知らせいたします。

商品名：△△
数量：1
金額：△△円（税込）
配送方法：△△
支払方法：△△

出荷手続き完了後「商品発送のお知らせ」をお送りさせていただきますので、手続き完了まで今しばらくお待ちください。

最後までお読みくださいまして誠にありがとうございます。

ご不明な点がございましたら、下記までお気軽にお問い合わせください。

〇〇株式会社
お客様サポートセンター
電話：000-0000-0000
受付時間：9:00～18:00（日祝休）
メール：xxxx@xxxx.com

※ このメールは、自動返信によって送信されています。