2024/05/23
Gmailの添付ファイルには25MBの容量制限があり、ファイルが複数の場合も最大容量は変わりません。そのため、大容量のファイルを送る際には注意が必要です。
今回はGmailで大容量のファイルを送る方法や、Gmailの容量の減らし方などを解説します。
Gmailの添付ファイルには容量の上限がある？
業務でGmailを使っているとき、大容量のファイルは添付できないことがあるため、注意が必要です。
ここでは、Gmailの添付ファイルには容量の制限があることや、容量を超えた場合の対処法を解説します。
最大25MBの添付ファイルを送信できる
Gmailに添付するファイルの容量は、合計25MBまでという制限があります。一般的なテキストファイルやPDFであればあまり超えることはありませんが、複数のファイルを一緒に添付しようとすると容量を超えてしまう可能性があります。
また、動画を添付したい場合などは、容量が大きいために制限を超える可能性があるでしょう。
25MBを超えるファイルを添付しようとしても、そのファイルは直接メールに添付されません。
添付ファイルの容量を超えた場合
添付ファイルのデータ容量が25MBを超えると、メールには添付されずにGoogleドライブのリンクがメール内に表示されます。リンクを受け取った相手は、Googleドライブにアクセスしてファイルを共有するという仕組みです。
大きい容量のファイルはGoogleドライブでやり取りをするということですが、相手もGoogleドライブにアクセスできる環境にあるということが前提となります。ファイルを送る相手がGoogle ドライブのアカウントを持っているか、事前に確認しておかなければなりません。
Gmailにファイルを添付する方法
Gmailにファイルを添付する方法は、パソコンとスマホアプリで異なります。
ここでは、Gmailにファイルを添付して送信する方法についてみていきましょう。
パソコンの場合
パソコンでGmailにファイルを添付する方法は、次のとおりです。
- Gmailにアクセスし、「作成」をクリックする
- 画面下部のクリップアイコンをクリックする
- 添付するファイルを選択するダイアログが表示される
- 1つまたは複数のファイルを選択し、「開く」をクリックする
- 選択したファイルが順にアップロードされる
添付ファイルは、作成ウィンドウに画像を直接ドラッグして追加することもできます。
なお、添付したファイルを削除したい場合は、添付ファイル名の右にある閉じるアイコン をタップすると削除できます。
スマホアプリの場合
スマホアプリで添付する方法は、次のとおりです。
- スマホでGmailアプリを開く
- 作成アイコンをタップする
- 添付アイコン をタップする「ファイルを添付」か「ドライブから挿入」をタップする
- 添付するファイルを選択する
添付したファイルを削除する場合は、パソコンの場合と同じく、添付ファイル名の右にある閉じるアイコンをタップします。
Gmailで大容量のファイルを送信する方法
Gmailで20MBを超えるファイルを添付したい場合、次の方法があります。
- ファイルを圧縮する
- ファイルを分割する
- Googleドライブを利用する
- ファイル転送サービスを利用する
それぞれ、詳しくみていきましょう。
ファイルを圧縮する
メールに添付して送りたい場合は、ファイルをzip形式で圧縮し、ファイルそのもののサイズを小さくして添付する方法があります。zip形式での圧縮は、Windows・Macのどちらでも利用可能です。
- 圧縮したいファイルを選び、右クリックする
- 表示されるメニューから「zipファイルに圧縮する」を選択する
- 圧縮が完了すると、同じ場所にzipファイルが作成される
- zipファイルをGmailに添付する
（Windowsの場合）
- Controlキーを押したまま圧縮したいファイルを左クリックする
- 表示されるメニューから「（ファイル名）を圧縮」を選ぶ
- 同じ場所にzip形式のフォルダーができる
（Macの場合）
複数のファイルを一度に圧縮したい場合は、圧縮したいファイルをすべて選択した状態で、メニューを開きます。「〇項目を圧縮」と表示されるため、クリックすれば圧縮されます。
ファイルを分割する
ファイル分割ツールを利用して、容量を超えるファイルをGmailに添付する方法もあります。複数ページのドキュメントをいくつかのドキュメントに分割し、何通かに分けてメールで送信する方法です。
ファイル分割ツールを選ぶ際は、自分の利用しているファイル形式に対応しているかの確認が必要です。また、動画や画像などの大容量ファイルを扱えるかも確認しておきましょう。
Googleドライブを利用する
メールを送る相手がGoogleドライブを利用している場合は、大容量のファイルでも、Googleドライブ上にファイルをアップしてやり取りできます。Googleドライブを利用すれば、ファイルを圧縮する手間が省けます。
メール作成画面からGoogleドライブを使ってファイルを送る方法は、次のとおりです。
- パソコンでGmailにアクセスし、新しいメールを作成する画面を開く
- 画面下部のツールバーにある「Google ドライブ」アイコンをクリックする
- 「Google ドライブを使用してファイルを挿入」の画面が表示される
- 「アップロード」タブを選択し、パソコン内のファイルをアップロードする
すでにGoogleドライブに保存済みのファイルを送る場合は、次の手順で送信します。
- ファイルを選んで右下の「ドライブのリンク」を選択する
- 画面左下の「挿入」をクリックする
「アップロード」や「挿入」を押すと、自動的にメールの画面に戻るため、そのままメールを送信してください。相手のGoogleドライブにファイルを送信できます。
ファイル転送サービスを利用する
圧縮してもファイルサイズが25MBを超える場合や、相手がGoogleドライブを使えない場合、「ファイル転送サービス」を利用する方法もあります。ファイル転送サービスとは、ファイルを送受信するクラウドサービスのことです。
使用するファイル転送サービスを決めてインターネットにアクセスし、サービスの指示に従ってファイルをアップロードすれば完了です。
アップロードしたファイルをダウンロードできるURLを相手に送信すると、相手はURLへアクセスしてデータをダウンロードできます。
転送サービスには無料版と有料版がありますが、十分なセキュリティ対策を求めるのであれば有料版をおすすめします。
Gmailには容量制限がある？
Gmailには容量制限があることも確認しておきましょう。GoogleドライブやGoogleフォトなどと合わせて、合計15GBの制限があります。容量不足になるとメールを受信できなくなり、重要な連絡を受信できずに業務に支障をきたすことになるため注意が必要です。
メール以外のGoogleサービスを利用している場合は気づかずに容量不足になる可能性もあるため、定期的に容量を確認するようにしましょう。
ここでは、Gmailの容量を確認する方法と、容量を減らす方法を紹介します。
Gmailの容量を確認する方法
Gmailの容量は、専用のURL（https://drive.google.com/settings/storage）から確認できます。アクセスすると、現在使用中の容量が、GoogleドライブとGoogleフォトのデータ容量と一緒に確認できます。
また、Googleドライブにアクセスし容量を確認することも可能です。
Googleドライブのアプリがインストールされているスマホであれば、そちらからも確認できます。Googleドライブのアプリを起動し、ホーム画面で左上の3本線のマークをタップすると、ストレージという項目に容量が表示されます。
Gmailの容量を減らすには？
Gmailの容量に空きがない場合、ストレージを管理して空き容量を増やすか、有料の Google One プランにアップグレードする方法があります。
ここでは、Gmailの容量を減らす方法をみていきましょう。
容量の大きいメールや迷惑メールを削除する
不要なメールや迷惑メールを削除することで、容量を減らせます。
メールの削除手順は、次のとおりです。
- Gmailにアクセスする
- 検索ボックスに「has:attachment larger:〇M」と入力する
- 検索アイコンをクリックする
- 不要なメールを選択する
- 削除アイコン（ゴミ箱）をクリックする
- ページの左にあるメニューアイコンから「ゴミ箱」をクリックする
- 上部にある「ゴミ箱を今すぐ空にする」をクリックする
「:〇M」に数値を入れて一定の容量以上のメールを検索することで、データ容量が大きいメールに絞って効率的に削除できます。
迷惑メールは、次の手順で削除します。
- 左側にある「迷惑メール」をクリックする
- 上部にある「迷惑メールをすべて削除」をクリックする
Googleドライブのファイルを削除する
Googleドライブの容量が多くてGmailの空きがない場合、ドライブの不要なファイルを削除しましょう。
手順は次のとおりです。
- Googleドライブにアクセスする
- ファイルが容量の多い順に並んでいることを確認する
- 削除したいメールを右クリックをする
- 表示されたメニューから削除をクリックする
- 左側にあるゴミ箱をクリックする
- 「ゴミ箱を空にする」をクリックする
Googleフォトを整理する
Googleフォトの容量が多く占めている場合は、不要な写真や動画を削除してGmailの空き容量を増やせます。
手順は、次のとおりです。
- Googleフォトにアクセスする
- ゴミ箱に移動するアイテムにカーソルを合わせる
- 左上にある選択アイコンのチェックマークをクリックする
- 右上の削除アイコン（ゴミ箱）をクリックする
- 「ゴミ箱に移動」をクリックする
- 「ゴミ箱」をクリックする
- 「ゴミ箱を空にする」をクリックする
ファイルが完全に削除されるまでには、一定の時間がかかります。
添付ファイル付のメールを送るなら「メールディーラー」がおすすめ
メールディーラーは、1つのアドレスをチームで共有している企業様におすすめなメール共有管理システムです。誰がどのメールを対応しているかがひと目でわかるので、対応漏れや二重対応を防ぎます。
メールディーラーには、添付ファイルをダウンロードURL化して送信する機能もあるので、ファイルやメールの容量を気にせず、メール送信が可能です。
ほかにもダウンロード期限を設定したり、ダウンロード履歴の確認ができるので、重要なファイルを送る場合も安心安全に送信ができます。
ご興味のある方は以下よりお問い合わせください。
Gmailは添付ファイルの容量制限に注意しよう
Gmailの添付ファイルには25MBの容量制限があり、容量を超えた場合は自動的にGoogleドライブのリンクが追加されます。大容量のファイルをメールに添付したい場合は、圧縮したり分割したりする方法もあります。
Gmail自体にも容量に制限があるため、容量不足にならないよう注意しましょう。
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