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《ビジネスメールの6つ管理術》
パンク寸前の受信トレイをきれいさっぱり整理

2020/11/18
問い合わせ管理の方法
《ビジネスメールの6つ管理術》パンク寸前の受信トレイをきれいさっぱり整理

ビジネスマンにとってビジネスメールの管理は非常に大事ですが、管理がうまくいかず、メールの受信トレイがゴチャゴチャになっている人は多いでしょう。また、メールを整理すれば効率的に業務が遂行できることは分かっていても、どこから手を付けたらよいか分からず、メールの返信漏れや見落としに悩んでいませんか?
そこで、ここではビジネスメールの6つの管理術をご紹介すると共に、おすすめのメール共有ソフトをご紹介します。ゴチャゴチャになっている受信トレイをきれいさっぱり整理することで、スムーズなビジネスメールのやり取りをしていきましょう。

ビジネスメールの管理術

ビジネスメールの管理術にはさまざまありますが、ここでは「メールは複数人で管理する」「フォルダ分けを行う」「メールが届いたら既読にする」「不要なメールは削除する」「対応時間を決める」「テンプレートを活用する」の6つについて解説します。

管理術1:メールは複数人で管理する

info@example.comやsales@example.comなど会社・チームの代表アドレス宛に届くメールは、メール共有ソフトなどを使い、複数人でも共有して管理できるようにするといいでしょう。メールを共有して管理すると、対応状況がリアルタイムに分かるので、返信漏れ・重複返信のリスクがなくなります。
また、過去の対応履歴も簡単に探し出せるようになるため、ユーザーへのスムーズな対応ができ、メールの品質が向上するといった利点もあります。

管理術2:フォルダ分けを行う

メールは基本的にフォルダを分けて管理するようにしましょう。受信トレイのみで管理していると、新しいメールがどんどん届くため、メールを見落としてしまう可能性があります。
以下で、フォルダはどのように分ければいいか具体的にご紹介します。

緊急度別にフォルダ分けを行う

「大至急」「至急」「保留」など、メールの緊急度別にフォルダを作成して振り分けるといいでしょう。受信トレイにあるメールを、緊急度別に分類してフォルダに振り分けることで、緊急度の高いメールから対応していくことができます。
緊急度の高いメールから対応していくことで、トラブルを未然に防ぐことができます。

取引先ごとにフォルダ分けを行う

「◯◯株式会社」「◯◯サービス」など取引先や、利用しているサービスなどごとにフォルダ分けを行い管理する方法です。
得意先や長期プロジェクトの連絡メールなどを受信することが多い場合は、専用のフォルダを作成しておくと、管理がしやすいでしょう。過去のやり取りもすぐに確認できるようになったり、メールを見落とすことが少なくなったりする利点があります。

ステータスごとにフォルダ分けを行う

「未対応」「対応中」「対応済み」など、対応ステータスごとにフォルダを分ける方法です。
ステータスごとにフォルダ分けを行うと、未対応のメールが一目でわかるようになるため、返信漏れが発生することを防ぐことができます。
また、すぐに返信ができないメールを「対応中」フォルダに入れておくことで、つい返信を忘れてしまったということもなくなるでしょう。

管理術3:メールが届いたら既読にする

膨大な量のビジネスメールを管理するには、受信トレイの中に未読メールを残したままにしないことが重要です。返信が必要なメールは適切なフォルダに移動する、メルマガなら全体に軽く目を通して、必要ないものであれば廃棄するというように、メールをチェックする習慣をつけましょう。
メールをチェックする習慣がないと、重要なメールや返信が必要なメールを見落とす原因になります。メールが届いたら内容を確認し、決めた運用ルールにしたがって、未読メールを残したままにしないようにしましょう。

管理術4:不要なメールは削除する

不要なメールを削除することは、メールを管理する上でとても重要なことです。「いつか見返すだろう」「メールは全てとっておかないと不安」という考えをやめて、思い切って不要なメールを捨てましょう。
例えば、すでに終了した案件の不要なメールや、社内行事に関する連絡メール、古い情報が記載されたメールなどは削除します。さらに、読んでいないメルマガや宣伝などのメールは配信停止にすべきです。
また、あらかじめ期間を決めておいて、その期間が過ぎたメールは削除するといったルールを作るのもひとつの方法です。統一したルールがあることで、受信フォルダのメールが常に整理整頓されるので、重要なメールを見逃すなどといったミスを防ぐことができます。

管理術5:対応時間を決める

対応する時間を決めるのも管理術のひとつです。メールチェックや返信をする作業は、対応する時間を決めて、集中して取り組むと効率的です。また、メールチェックは忙しいと、ついつい後回しにしてしまう業務です。後回しにしていくうちに、チェックを忘れてしまい、重要なメールへの対応が遅れてしまうなんてことも考えられます。こういったトラブルを防ぐためにも、メール対応を一日のルーティンに組み込みましょう。

管理術6:テンプレートを活用する

テンプレートを活用するのも、ビジネスメールの管理術として有効です。
メールは個別に文章を考える必要のあるケースもありますが、全文、もしくは一部分は同様の内容で返信が済むケースが多いです。例えば、大体のメールは、「□□株式会社△△様 お世話になっております。○○社の▲▲です」あたりの挨拶から始まり、最後に「今後ともよろしくお願いいたします。」などといった形で締めることが多いでしょう。このような定型的な部分の文章はテンプレート化しておくと便利です。

また、テンプレートを数パターン作成しておくことでスピーディーに返信が返せるようになります。
テンプレートを登録しておくことで、1通1通の返信で短縮できる時間はわずかなものかもしれません。しかし、毎日数十通のビジネスメールを送るという方も少なくないでしょう。その少しの短縮を積み重ねることで、大きな業務効率化につながります。

また、パソコンなどに搭載されている辞書登録機能を使ってみるのも一手です。
ユーザー辞書に「いつ」と入力すると「いつもお世話になっております」と変換候補に出るようにしたり、「こん」と入力すると「今後ともよろしくお願いします」と変換したりするように登録しておきます。自身が返還しやすい方法でカスタマイズしておくことで、定型的な挨拶文を簡単に入力できるようになります。

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ビジネスメールはフリーメールで管理できる?

ビジネスメールはフリーメールでも管理は可能です。ただし、管理するにあたり「設定などに手間がかかる」「メールを共有して管理できないことが多い」「保存容量に制限があることが多い」というデメリットがあります。以下で、この3つのデメリットについて解説します。

設定などに手間がかかる

前章でご紹介したフォルダ分けなどといった管理術のテクニックは、フリーメールでも実践可能ですが、設定に手間がかかります。
また、設定に手間がかかるほかにも、利用できる機能に限りがあることが多いです。
フリーメールは個人利用するのには問題ないですが、メールの利用頻度が高いビジネスケースでは、こういった点がデメリットになってしまうことが考えられます。

メールを共有して管理できないことが多い

メールの管理術の中でもご説明しましたが、会社・チームで代表のアドレスでメールを受信している場合、メールは共有して管理すべきです。
しかし、フリーメールでは、メールを共有して管理できないことが多く、できたとしても共有できる人数に制限があることが多いです。ビジネスメールの管理が属人化してしまっていると、具体的に以下のようなミス・課題が発生する可能性があります。

  • お互いの対応状況が把握できず、二重返信・返信漏れが起こる
  • 対応状況をスタッフ同士でいちいち確認する必要があり、対応に時間がかかる
  • 伝達ミスによって誤って必要なメールを削除してしまう

上記のようなミスが多く発生すれば、会社・チームの信頼を損ねてしまうことも懸念されます。
そういった事態を防ぐためにも、ビジネスメールは共有して管理できるソフトを選ぶべきでしょう。

保存容量に制限があることが多い

大抵のフリーメールには、「保存容量◯GBまで」などの制限があることが多いです。日々大量のビジネスメールを受信する企業にとって、保存容量は確認すべきポイントです。
保存容量が少ないと、すぐにメールボックスがいっぱいになってしまい、メールを削除する必要が出てきます。
また、1度に添付するデータが大きすぎるとメールの送受信ができない場合もあります。このように、フリーメールは保存容量や送受信できるデータ容量に制限があるため、特にカスタマーサポートなどで日々大量のメールをやり取りしている場合には不向きです。

ビジネスメールの管理なら「メールディーラー」

メールディーラー

ビジネスメールの管理は、「メール共有ソフト」で行うことがおすすめです。さまざまなソフトがありますが、おすすめのメール共有ソフトは「メールディーラー」です。メールディーラーはクラウド型のメール共有・管理システムで、「info@example.com」などの代表アドレス宛ての送受信メールを、複数のスタッフで共有・管理できます。
ここでは、メールディーラーの一部機能をご紹介します。

コメント機能

メールディーラーでは、メールの一通一通にコメントを付けることができます。
「至急対応が必要」「確認事項あるため保留」など、詳細なメモを残すことができ、社員間でより細かな情報共有が可能になります。

テンプレート機能

テンプレートを登録でき、まとめて管理できる機能です。
記事内でもご紹介しましたが、テンプレートを登録しておくと、返信スピードの向上が期待できます。複数テンプレートを登録しておき、メールの内容にあわせて使い分けるようにしましょう。
また、メールディーラーでは、テンプレートデータをまとめて管理することができるため、何か変更があった場合に変更点を一気に反映することができます。

情報漏洩対策機能

特にビジネスメールでは、情報漏洩の対策を徹底する必要があります。
メールディーラーの情報漏洩対策機能では、「送信キャンセル機能」「顧客情報へのアクセス制御機能」「添付ファイルの自動暗号化機能」「送信内容確認機能」がセットになっています。
送信キャンセル機能は、送信完了後から一定時間、送信を取り消すことができる機能です。設定しておくと、宛先を間違えた、添付ファイルを間違えたなどの場合に送信を取り消すことができるため、便利です。

顧客情報へのアクセス制御機能では、ログインユーザーごとに、顧客情報の閲覧を許可するかどうかが設定可能になります。
添付ファイルの自動暗号化機能は、メールにファイルを添付すると、パスワード暗号化されたzipファイルに自動変換されて送信されます。大切なファイルを送るときに活躍する機能でしょう。
送信内容確認機能は、宛先・添付ファイルのチェックを行わないと、メールを送信できない機能です。事前に情報漏洩につながるミスを防ぐことができるため、設定しておくといいでしょう。

まとめ

この記事では、ビジネスメールの管理術として「メールは共有して管理する」「フォルダ分けを行う」「メールが届いたら既読にする」「不要なメールは削除する」「対応時間を決める」「テンプレートを活用する」という6つをご紹介しました。いずれもメールを管理するにあたって必要なテクニックです。

また、ビジネスメールはフリーメールでも管理はできますが、デメリットもあり、フリーメールでの管理は難しいことも多いでしょう。

そのため、ビジネスメールは、専門の「メール共有ソフト」を導入することがおすすめです。メール共有ソフトを利用することで、ビジネスメールを整理して、効率的に管理できるようになります。

メール共有ソフトでおすすめは、記事内でもご紹介した「メールディーラー」です。

ビジネスメールの管理において便利な機能を多く搭載しているため、気になった方はぜひサービスサイトよりお問い合わせください!

▼メールディーラーへのお問い合わせはコチラ
https://www.maildealer.jp/

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この記事を書いた人

メールディーラー通信編集部

顧客対応のお悩みを解決し、顧客満足度を上げるための情報を発信します。