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《ビジネスメール管理の8つの小ワザ》
フォルダの分け方からGmail検索コマンドまで

2020/11/18
問い合わせ管理の方法
  《ビジネスメール管理の8つの小ワザ》フォルダの分け方からGmail検索コマンドまで

ビジネスマンにとって「メール対応業務」は非常に大切ですが、管理が追い付かず、メールの受信トレイがゴチャゴチャになっている人は多いでしょう。

また、メールソフトの機能を使いこなせておらず、余計な時間をかけてしまっている可能性もあります。

今回はビジネスメールを管理する8つの小ワザと、おすすめのメール共有ソフトをご紹介します。

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小ワザ1:フォルダの分け方

メールはフォルダを分けて管理するようにしましょう。受信トレイのみで管理していると、新しいメールが溜まり続け、メールを見落としてしまう可能性があります。以下で、フォルダの分け方をご紹介します。業務内容や運用方法に合ったフォルダ分けをしましょう。

緊急度別に分ける

「大至急」「至急」「保留」など、メールの緊急度別にフォルダを作成して振り分けます。受信トレイにあるメールを、緊急度別に分類してフォルダに振り分けることで、緊急度の高いメールから対応していくことができます。

緊急度の高いメールから対応していくことで、トラブルを未然に防ぐことができます。

取引先ごとに分ける

「◯◯株式会社」「◯◯サービス」など取引先や、利用しているサービスなどごとにフォルダ分けを行い管理する方法です。

得意先や長期プロジェクトの連絡メールなどを受信することが多い場合は、専用のフォルダを作成しておくと、管理がしやすいでしょう。過去のやり取りもすぐに確認できるようになったり、メールを見落とすことが少なくなったりする利点があります。

ステータスごとに分ける

「未対応」「対応中」「対応済み」など、メールの対応状況ごとにフォルダを分ける方法です。

これから返信対応を行うべきメールが一目でわかるようになるため、返信漏れが発生することを防ぐことができます。

また、すぐに返信ができないメールを「対応中」フォルダに入れておくことで、つい返信を忘れてしまったということもなくなるでしょう。

小ワザ2:メールが届いたら既読にする

膨大な量のビジネスメールを管理するには、受信トレイの中に未読メールを残したままにしないことが重要です。返信が必要なメールは適切なフォルダに移動する、メルマガなら全体に軽く目を通して、必要ないものであれば廃棄するというように、メールをチェックする習慣をつけましょう。

未読メールが溜まっていくと、重要なメールや返信が必要なメールを見落とす原因になります。

小ワザ3::不要なメールは削除する

「いつか見返すだろう」「メールは全てとっておかないと不安」という考えをやめて、思い切って不要なメールを捨てましょう。

例えば、すでに終了した案件の不要なメールや、社内行事に関する連絡メール、古い情報が記載されたメールなどは削除します。さらに、メルマガや宣伝などのメールは配信停止にすべきです。

また、あらかじめ期間を決めておいて、その期間が過ぎたメールは削除するといったルールを作るのもひとつの方法です。統一したルールがあることで、受信フォルダのメールが常に整理整頓されるので、重要なメールを見逃すなどといったミスを防ぐことができます。

小ワザ4:対応時間を決める

メールチェックや返信をする作業は、対応する時間を決めて、集中して取り組むと効率的です。メールチェックは、忙しいとついつい後回しにしてしまう業務ですが、後回しにしていくうちに、チェックを忘れてしまい、重要なメールへの対応が遅れてしまうこともあります。こういったトラブルを防ぐためにも、メール対応を一日のルーティンに組み込みましょう。

小ワザ5:テンプレートを活用する

メールは個別に文章を考える必要のあるケースもありますが、定型文はテンプレートを作成しましょう。

例えば、大体のメールは、「□□株式会社△△様 お世話になっております。○○社の▲▲です」あたりの挨拶から始まり、最後に「今後ともよろしくお願いいたします。」などといった形で締めることが多いでしょう。このような挨拶文はテンプレート化しておくと便利です。

また、パソコンに搭載されている「ユーザー辞書登録機能」も活用しましょう。

ユーザー辞書に「いつ」と入力すると「いつもお世話になっております」と変換候補に出るようにしたり、「こん」と入力すると「今後ともよろしくお願いします」と変換したりするように登録しておきます。自身が返還しやすい方法でカスタマイズしておくことで、定型的な挨拶文を簡単に入力できるようになります。

小ワザ6:検索コマンドを使いこなす

過去やり取りを参考にしたいのに、メールがなかなか見つからない。そんな時は検索コマンドを利用しましょう。ビジネスでよく使われている「Gmail」の検索コマンドをご紹介します。

Gmailでは、ページ上部のウィンドウにキーワードを打ち込むことで、ここに検索コマンドを入力することで、スムーズに目的のメールへ到達することができます。

  1. ・「is:unread」… 未読メール
  2. ・「is:read」…既読メール
  3. ・「from:送信者名」…送信者(From欄の送信元メールアドレスまたは名前)
  4. ・「to:受信者名」…受信者検索(To欄の宛先メールアドレスまたは名前)
  5. ・「subject:件名」…メールタイトル件名
  6. ・「is:important」…重要メール
  7. ・「has:document」…Googleドキュメントが添付されたメール
  8. ・「has:spreadsheet」…Googleスプレッドシートが添付されたメール
  9. ・「after:2021/01/01」…2021年1月1日以降のメール
  10. ・「before:2021/1/1」…2019年12月31日以前のメール

小ワザ7:アーカイブ機能を活用する

受信フォルダは整理をしないとすぐにメールで一杯になってしまいます。そうした際には、「アーカイブ機能」を活用しましょう。この機能を活用することで、削除はしたくないものの、フォルダに表示させる必要のないメールをアーカイブフォルダに移行することができます。

受信フォルダ内には、現在必要なメールだけ残すことで、スッキリ整理しながら管理できるのです。アーカイブしたメールは非表示になりますが、削除されるわけではないので、再び閲覧したい際には受信フォルダに戻すことができます。受信トレイを整頓するだけで仕事の速度はアップし、必要な情報を探すストレスも軽減されるはずです。

小ワザ8:代表アドレスは複数人で管理する

info@example.comやsales@example.comなど、会社・チームの代表アドレス宛の担当者が決まっていないメールは、メール共有ソフトなどを使い、複数人で対応できるようにしましょう。メールを共有して管理すると、対応状況がリアルタイムに分かるので、返信漏れ・重複返信のリスクがなくなります。

ビジネスメールの管理なら「メールディーラー」

メールディーラー

ビジネスメールの管理は、「メール共有ソフト」で行うことがおすすめです。さまざまなソフトがありますが、おすすめのメール共有ソフトは「メールディーラー」です。メールディーラーはクラウド型のメール共有・管理システムで、「info@example.com」などの代表アドレス宛ての送受信メールを、複数のスタッフで共有・管理できます。
ここでは、メールディーラーの一部機能をご紹介します。

ステータス管理機能

メールディーラーは、代表アドレスに届くメールの対応や、カスタマーサポートなど、複数人でメール対応を行うビジネスモデルを想定して開発されたクラウド型のメールソフトです。メールディーラーだけで「これから誰がどのメールを対応すべきか」「過去に誰がどんな対応を行ったのか」把握することができます。
また、受信トレイの中は「新着」から「対応完了」までのタブで分けられており、メールの対応状況(ステータス)進むと、自動で移動します。

ステータス管理機能画面

コメント機能

メールディーラーでは、メールの一通一通にコメントを付けることができます。
「至急対応が必要」「確認事項あるため保留」など、詳細なメモを残すことができ、社員間でより細かな情報共有が可能になります。

コメント機能画面

テンプレート機能

メールディーラーにテンプレートを登録しておけば、ExcelやWord等別ファイルでテンプレートを管理する必要がなくなり、メール作成画面からワンクリックでテキストを呼び出すことができます。
また、メールディーラーでは、テンプレートデータをまとめて管理し、利用時には全員が同じデータを参照するため、常に最新のテンプレート利用を徹底することができます。

情報漏洩対策機能

特にビジネスメールでは、情報漏洩の対策を徹底が必要不可欠です。
メールディーラーの情報漏洩対策機能では、「送信キャンセル機能」「アクセス制御機能」「添付ファイルの自動暗号化機能」「送信内容確認機能」がセットになっています。
「送信キャンセル機能」は、送信完了後から一定時間、送信を取り消すことができる機能です。宛先や添付ファイルを間違えた時に送信を取り消すことができます。
「アクセス制御機能」では、ユーザーごとに、顧客情報の閲覧許可範囲を設定することができます。
「添付ファイルの自動暗号化機能」は、メールにファイルを添付すると、パスワード暗号化されたzipファイルに自動変換されて送信されます。
「送信内容確認機能」は、宛先・添付ファイルの項目横にチェックボックスが表示され、メール送信前のチェックを必須化する機能です。

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まとめ

毎日発生するメール対応業務では、少しの手間を無くすだけで、大幅に業務効率を改善できる可能性があります。ぜひ、今回ご紹介した8つの小ワザを駆使してみてください。

小ワザや運用方法の細かい工夫だけでなく、根本からメール対応業務を立て直したい!という場合は、メールディーラーのようなメール共有ソフトへの切り替えをお勧めします。

▼メールディーラーへのお問い合わせはコチラ
https://www.maildealer.jp/

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メールディーラー通信編集部:J

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