2024/03/06
業務の手順を解説したマニュアルは、共有することで社員全員の業務効率を向上させるなど多くのメリットがあります。しかし手順は個々の社員のやりやすい方法に任せ、マニュアルを適切に整備・運用できていない企業は少なくありません。
そこで今回は、マニュアルを整備し社員で共有するメリット・デメリットをご紹介します。マニュアルを共有するツールの選び方も解説しますので、ぜひご参考にしてください。
マニュアルを共有するメリット
マニュアルを社内で共有するのには、以下の3つのメリットがあります。
- 業務品質の均一化を図れる
- 情報伝達の速度向上
- 人材育成や引き継ぎコストの削減
順番に解説します。
業務品質の均一化を図れる
マニュアルを作成し共有する最初のメリットは、業務品質を均一化できることです。それは、マニュアルがあれば誰が業務を行う場合でも、知っておくべき基本情報を把握したうえで、手順に沿って同じ工程を踏むことができるためです。
もしマニュアルがなければ、新入社員は初めての業務に取りかかるとき、必要な情報を集め、どのような順番で進めるのか考えるところから始めなければなりません。必要な手順が抜けてしまえば、時間をかけたにもかかわらず満足いく仕上がりにならない可能性もあるでしょう。
その点マニュアルがあれば、必要な準備を整え、記載された内容に沿って進めるだけで誰でも同じ品質のものに仕上げられる可能性が高くなります。担当者が変わっても、業務の質を均一に保てるようになるのはマニュアルを共有するメリットです。
情報伝達の速度向上
マニュアル共有ツールを用いてマニュアルを整理・管理しておくと、情報伝達の速度を向上できるのもメリットです。
たとえば仕事中にトラブルがあったときに、簡単にマニュアルを参照できるように管理・共有されていれば、必要な情報へとすぐにアクセスして解決を図れます。多くのマニュアル共有ツールでは、検索性を高めるためにインデックスやタグをつける機能が備わっているので、情報を探し出すのにも時間がかかりません。
しかしもしマニュアルが共有されていなければ、マニュアルの保管場所を探すところから始める必要があります。マニュアルが見つかるのに時間がかかれば、初動が遅れてしまいます。場合によってはその間に問題が大きくなり、重大インシデントに発展する可能性もあるでしょう。
マニュアルを適切に管理・共有し、情報伝達の速度を上げておくことは、業務効率化はもちろんトラブルの抑制にも役立ちます。
人材育成や引き継ぎコストの軽減
マニュアルを共有すると、人材育成や引き継ぎに時間がかからなくなり、コストを軽減できるのもメリットのひとつです。
マニュアルがない場合、たとえば社員の退職時の引き継ぎや増員で新しい社員が入ってきたときに、業務の手順を教えるために付きっきりで指導する必要があります。簡単な内容であれば1〜2回で済むかもしれませんが、複雑な内容であれば、長い時間をかけ、複数回の指導が必要になることもあるでしょう。その間指導する側は何度も質問に答えなければならず、自身の業務を通常通りに進められなくなります。
その点マニュアルが共有されていれば、一度マニュアルに沿って一緒に業務を行えば、あとはマニュアルを見ながら進めてもらえるようになります。マニュアルで解消できない疑問にだけ答えればよくなるため、不必要に業務効率が下がることもありません。
マニュアルを共有するデメリット
マニュアルを共有するのには、以下のようなデメリットもあります。
- マニュアルの完成に時間がかかる
- モチベーションが下がる
順番に解説します。
マニュアルの作成に時間がかかる
あると便利なマニュアルですが、作成するためには手間と時間が必要です。マニュアル作成に集中して時間をかけられると良いのですが、多くの企業はリソースに余裕がなく、通常業務と並行しての作成となります。
マニュアルを作成するとのちのち楽になるとわかってはいても、マニュアルを作成すること自体は企業の売上に直結しません。そのためどうしても優先順位が下がり、後回しにされがちになります。その結果、いつまでたってもマニュアルが完成しない、といった企業は少なくないのです。
完成までに長い時間がかかることは、マニュアル共有に際してぶつかる大きな壁となるでしょう。
モチベーションが下がる
マニュアルを整備・共有することで、社員の仕事に対するモチベーションが下がってしまうことがあるのもデメリットのひとつです。
マニュアルに沿って機械的に働けば、誰でもそつなく業務をこなせるようになります。それは業務品質を均一化するという意味ではメリットですが、反面オリジナルのアイデアを発揮できなくなる点には注意が必要です。
マニュアルから外れることをよしとせず、ただ無難に業務を完遂することだけを求めてしまうと、社員は「自分じゃなくても良いのでは」と感じ、モチベーションは下がります。社員のモチベーションを下げないためには、業務やマニュアルに完成形はなく、常により良いものに変えていくものだと伝え続けることが大切です。
マニュアルを共有するツールの選び方
マニュアルの作成はWordやPower Point、ExcelなどのOffice製品や、Googleドキュメントやスプレッドシートなどでも可能です。しかし共有しやすさや検索性の高さなど、使いやすさを求めるのであれば、専用のツールを利用すると便利です。
ツールを選ぶときには、以下のポイントをチェックしましょう。
- 使用用途に合っているか
- 誰でも簡単に操作できるか
- サポート体制は十分か
- セキュリティ対策は万全か
順番に解説します。
使用用途に合っているか
マニュアルを管理・共有するツールには複数の種類があり、備わっている機能が異なります。そのため、自社の目的や使用用途に合った機能が付いたものを選ぶことが大切です。
たとえばリモートワークを導入していて、営業や出張で社外に出ている社員の利用も想定しているような場合には、スマホなどモバイル端末で閲覧できるタイプを選ばないと利便性は落ちてしまいます。またテキストではなく画像や動画を利用してマニュアルを作成したほうが良いケースでは、必要な機能が備わっているか事前に確認が必要です。
まずはどのようにマニュアルを共有するのかを検討したうえで、利用が想定される機能を洗い出すことから始めましょう。
誰でも簡単に操作できるか
マニュアルツールは、社員全員が使いやすいものであることも大切です。操作性が悪く、必要なマニュアルを探し出すのが難しかったり、求める情報にたどりつけなかったりするようでは、社員に使ってもらえません。直感的に操作できるUIで、ITリテラシーが低い人であっても簡単に使えるかどうかは必ず確認が必要です。
そういった意味でも、無料トライアルがあるツールを選ぶことは重要です。マニュアルを作成、共有するツールの多くは有料であり、導入コストがかかります。導入・整備したあとに、現場から「使いにくい」といった声が上がることがないように、まずは無料トライアルで実際に使ってみると安心です。
トライアルに際しては、導入を担当する部署だけではなく、実際に使用することになる現場の社員に使ってもらい、意見をもらうことが大切です。
サポート体制は十分か
マニュアル作成ツールを導入するときには、導入から運用までのサポート体制をチェックしておくことも重要です。
マニュアルを作成して共有しても、定着するまでには時間がかかるのが一般的です。最初から完璧なマニュアルに仕上げることは難しく、何度も改善を繰り返してより良いものへと作り変えていく必要があり、担当者には労力が求められます。
しかしマニュアルの作成や運用は、通常業務と並行して行うのが一般的で、専任担当をつけて取り組むケースは稀でしょう。担当者の負担をできるだけ軽くするには、導入する時点から積極的にかかわり、サポートしてくれるサービスを選ぶのがおすすめです。
セキュリティ対策は万全か
マニュアルの作成・共有ツールを選ぶときには、強固なセキュリティ対策が施されているものを選ぶことも重要です。
企業の業務マニュアルは、機械の操作マニュアルとは違い簡単に手に入るものではありません。社員の業務に対する知識やノウハウなどを詰め込んだ、非常に重要な知的資産であるといえます。内容次第では、情報が漏れて競合他社に内容を知られてしまうと、大きな打撃を受けることにもなりかねません。
そのためマニュアルを共有するツールに関しては、セキュリティの高さを重視し、情報漏えいのリスクを防ぐためにどのような対策がされているかを必ず確認しましょう。
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まとめ
マニュアルを共有することには、業務品質を均一化できる、情報の伝達速度を速める、人材育成や引き継ぎにかかるコストを減らせるなど多くのメリットがあります。その反面、マニュアルを作成するのに時間がかかり、担当者の負担が重くなる傾向がある点には注意が必要です。
マニュアルを共有するツールを選ぶときには、使用用途を明確にしたうえで、誰でも簡単に操作できるものを選ぶことが大切です。さらにサポートが充実したツールを選択すれば、導入負担を軽くすることができるでしょう。
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