2025/08/05
「大量の問い合わせメールに、誰がどこまで対応したか分からない」
「同じお客様に、別の担当者が重複して返信してしまった」
これらの課題を解決する有効な手段として「メール共有システム」が注目されています。
メール共有システムは、複数人で対応するメールの対応状況を可視化し、対応品質と効率を向上させます。
株式会社WOW WORLDが提供する「WEBCAS mailcenter（ウェブキャス メールセンター）」は、数あるメール共有システムの中でも、大手企業や官公庁をはじめとした多様な規模・業種の企業に導入されています。
本記事では、WEBCAS mailcenterの機能、料金、そして実際の導入事例を徹底的に解説します。また、私たち「メールディーラー」は、8,000社以上の導入実績を持つメール共有システムの専門家として、どのような企業にWEBCAS mailcenterが適しているのか解説します。
WEBCAS mailcenterとは？
WEBCAS mailcenterは、株式会社WOW WORLDが開発・提供するメール共有・管理システムです。同社が展開するコミュニケーションシステム「WEBCAS」シリーズの中核をなす製品の一つです。
多くの官公庁や大手企業に選ばれてきた実績が証明する「セキュリティの堅牢性」と、メール配信システムやアンケートシステムなど、他サービスとのシームレスな連携性が大きな特徴です。クラウドでの提供はもちろん、自社サーバーにシステムを構築する「オンプレミス型」も選択できるため、企業の厳格なセキュリティポリシーにも柔軟に対応可能です。
WEBCAS mailcenterの主な機能
WEBCAS mailcenterは、メール対応業務の課題を解決するための、網羅的かつ強力な機能を備えています。
問い合わせ管理の基本機能
メール対応におけるミスや非効率を防ぐための基本的な機能です。
| 機能名 | 概要 |
|---|---|
| ステータス自動管理 | すべての問い合わせメールを「未対応」「対応中」「完了」など、複数のステータスで管理。対応すべきメールが一目瞭然となり、対応漏れを防止します。 |
| 対応履歴ワンクリック表示 | 過去のやり取りが顧客ごとに時系列で保存されます。担当者以外でも、これまでの経緯を瞬時に把握して適切に対応できます。 |
| 担当者設定 | 問い合わせ毎にに担当者を設定することができます。管理者が割り振りに使用することも可能です。 |
| 承認機能 | 返信前に上長の承認を必須とするワークフローをシステム上で構築できます。新人オペレーターの返信チェックなどに活用し、対応品質を担保します。 |
業務効率化を促進する機能
日々の対応業務を効率化し、生産性を向上させます。
| 機能名 | 概要 |
|---|---|
| テンプレート | よくある質問への回答などをテンプレートとして登録。数クリックで返信文を呼び出し、メール作成時間を大幅に短縮します。 |
| メール検索 | 顧客名や受信日時、メール本文のキーワードなど、様々な条件で過去の対応履歴を素早く検索できます。 |
強力なセキュリティ機能
WEBCAS mailcenterが特に高く評価されているのが、このセキュリティ機能です。
| 機能名 | 概要 |
|---|---|
| IP制限 | ログインIDの認証設定でIPアドレス制限を設けることができます。これにより、あらかじめ登録されたIPアドレスからのみログインが可能となり、不正なアクセスを効果的に防ぐことができます。 |
| 操作ログのダウンロード | 「いつ、誰が、どのメールに、何をしたか」という操作ログをすべて記録。万が一の問題発生時にも、原因の追跡が容易です。 |
| パスワード更新 | 設定されたパスワードには有効期限があり、期間が過ぎると更新画面が表示され、新しいパスワードへの更新が促されます。 |
分析・レポーティング機能
対応状況をデータとして可視化し、業務改善に役立てます。
| 機能名 | 概要 |
|---|---|
| 集計機能 | 期間別、担当者別、カテゴリ別などで問い合わせ件数や返信時間などを集計。業務負荷の把握や、オペレーターの評価に活用できます。 |
WEBCAS mailcenterの料金プラン
WEBCAS mailcenterでは、お客様の利用規模や運用形態に合わせて、ASP型（クラウドサービス）、SaaS型（クラウドサービス）、そして導入型（パッケージ導入版）の3つの料金プランが提供されています。
ASP型 (クラウドサービス)
| プラン名 | 初期費用 | 月額費用 | 累積メール保存数 | 備考 |
|---|---|---|---|---|
| ライトプラン | 30,000円 | 5,000円 | 0～5,000通 | 5,001通以上は1通ごとに+3円、またはスタンダードプランへ移行 |
| スタンダードプラン | 50,000円 | 19,000円 | 0～10,000通 | 10,001通以上は1通ごとに+1円。プラン料金内で問い合わせフォーム1枚作成可能。 |
ASP型は、まずはコストを抑えて始めたい中小企業やスタートアップに最適なプランです。初期費用や月額費用を抑えつつ、必要な機能をすぐに利用開始できます。システムはクラウド上で提供されるため、自社でサーバーを用意する必要がなく、運用コストを削減できます。
オプション:
- 問い合わせフォーム作成・運用: 初期費用 3,000円、月額費用 9,000円/1フォーム
- メール蓄積1万件追加オプション: 月額 10,000円
SaaS型 (クラウドサービス)
| 区分 | 初期費用 | 月額費用 | 備考 |
|---|---|---|---|
| 基本料金 | 500,000円～ | 100,000円～ | グループを10まで設置可能。メール蓄積数は応相談。インターネットVPNでWEBCASと貴社DBを安全に連携する「インターネットVPNサービス（VSR for WEBCAS）」もオプションで利用可能。 |
SaaS型は、メール蓄積数が10万通を超える場合におすすめのプランです。ASP型よりも高度な機能やカスタマイズ性が特徴です。
オプション:
- インターネットVPNサービス（VSR for WEBCAS）: 初期費用 300,000円～、月額費用 40,000円～
導入型 (パッケージ導入版)
| 区分 | 費用 |
|---|---|
| ライセンス費用 | 350万円～ |
| 保守費用 | 別途 |
導入型は、自社のシステム環境内で管理したい企業向けのプランです。セキュリティ要件が厳しく、システムを自社でコントロールしたい大企業や官公庁などに選ばれています。ライセンスを購入して自社サーバーにインストールして運用します。
WEBCAS mailcenterの導入事例
「WEBCAS mailcenter」は、業種や事業規模を問わず、多くの企業で導入され、問い合わせ対応の効率化と品質向上に貢献しています。公式サイトに掲載されている事例の中から、2社のケースをピックアップし、導入による具体的な効果をご紹介します。
事例1：株式会社ワイヤレスゲート様
MVNO事業やWi-Fiインフラ事業を展開する同社では、お客様から寄せられるメールでの問い合わせ対応に課題を抱えていました。
【導入前の課題】
お客様からの問い合わせメールに対し、二重対応や対応漏れを防ぐため、あえて1名体制のシフト制で対応していました。しかし、事業の成長に伴って問い合わせ件数が増加し、1名では対応しきれない状況に陥っていました。複数名での対応に切り替える必要がありましたが、そのための効率的な管理システムがない状況でした。
【導入後の効果】
WEBCAS mailcenterを導入したことで、複数名の担当者で対応しても、誰がどのメールに対応しているかが一目でわかるようになり、二重対応を確実に防止できるようになりました。これにより、増え続ける問い合わせにも迅速かつ的確に対応できる体制を構築できています。
また、テンプレート機能を活用することで、担当者ごとの表現のばらつきがなくなり、常に一定の品位を保ったメール応対が可能になりました。
参照元：問い合わせメール対応効率化 | マーケティングコミュニケーションシステムWEBCAS
事例2：株式会社せーの様
アパレルブランドを展開する同社では、事業の拡大に伴うメール対応業務の非効率性が課題となっていました。
【導入前の課題】
問い合わせメールの件数が増えるにつれて、一般的なメールソフトでの管理に限界を感じていました。特に、過去の対応履歴の確認や、担当者間の情報共有に時間がかかり、業務全体の非効率性を招いていました。
【導入後の効果】
導入後、複雑な操作を覚える必要がなく、すぐに現場に定着。これまで手間がかかっていた対応履歴の検索や情報共有がスムーズになり、メール対応業務全体の効率化に成功しました。
参照元：問い合わせメール対応効率化 | マーケティングコミュニケーションシステムWEBCAS
【徹底比較】WEBCAS mailcenterとメールディーラー、自社に合うのは？
WEBCAS mailcenterが、特にセキュリティを重視する組織にとって非常に信頼性の高いシステムであることは、導入事例からも明らかです。
では、自社にとって最適なシステムを選ぶには、どのような視点で比較検討すれば良いのでしょうか。ここでは、同様に高セキュリティを誇りながら、異なる特徴を持つ「メールディーラー」と比較してみます。
| 比較項目 | WEBCAS mailcenter | メールディーラー |
|---|---|---|
| 提供形態 | クラウド / オンプレミス | クラウド |
| 強み | ・オンプレミス提供による柔軟な構築 ・WEBCASシリーズとの高い連携性 ・官公庁レベルのセキュリティ実績 |
・8,000社以上の幅広い導入実績 ・クラウド（SaaS）での導入・運用の手軽さ ・問い合わせ管理に最適化された直感的な操作性 |
| セキュリティ | ◎ | ◎ |
| サポート体制 | 〇 | ◎（専任担当による手厚い支援） |
| 得意な企業像 | ・オンプレミスでの導入が必須の企業 ・WEBCASシリーズを統合利用したい企業 ・マーケティング基盤との連携を重視する企業 |
・クラウドで実績豊富なツールを手軽に始めたい企業 ・問い合わせ管理に特化した使いやすさを求める企業 ・幅広い業種・規模での成功事例を重視する企業 |
WEBCAS mailcenterがおすすめな企業
- 自社の厳しいセキュリティポリシーにより、オンプレミス環境（自社サーバー）でのシステム構築が必須である企業。
- 既にWEBCASのメール配信システムやアンケートシステムを利用しており、WEBCASシリーズで機能を統一したい企業。
- マーケティング部門が主導し、顧客対応データとマーケティング施策を密に連携させたいと考えている企業。
メールディーラーがおすすめな企業
- クラウド（SaaS）で、サーバー管理の手間なく、迅速かつ手軽に高セキュリティなシステムを導入したい企業。
- 現場の担当者が直感的に使え、教育コストをかけずにすぐに運用を始められる操作性を重視する企業。
- 8,000社以上という圧倒的な導入実績と、長年の運用で培われたシステムの安定性・信頼性を求める企業。
- ITツールの導入に不安があり、専任担当者による手厚いサポートを受けながら、自社の業務フローに合わせた最適な設定・運用を実現したい企業。
まとめ
本記事では、高セキュリティなメール共有システム「WEBCAS mailcenter」の機能や特徴、そして「メールディーラー」との比較を交えて詳しく解説しました。
どちらのシステムも、メール共有における課題を解決する優れた機能を備えています。最終的な選択は、自社のセキュリティポリシー（クラウド許容か、オンプレミス必須か）、ITシステムの運用体制、そして現場の担当者がストレスなく使い続けられるか、といった視点で総合的に判断することが重要です。
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