2021/01/20
メールアドレスや電話番号など、顧客の連絡先をどのように管理されていますか？
管理が不十分だと、誰が連絡先を把握しているのかがわからず、余計な手間がかかってしまうこともあります。
現在のビジネスシーンにおいてメールソフトはもはや必須のツールと言えますが、円滑に業務を進めるためにも連絡先のリストである「アドレス帳」を共有しましょう。
今回はアドレス帳を共有することのメリットと、主要メールソフト（Gmail、Outlook、Thunderbird）の設定方法をご紹介します。
アドレス帳を共有するメリット
アドレス帳の共有にはさまざまなメリットが期待できます。
入力作業の重複がなくなる
従来のアドレス帳を個人で管理する方法では、何か変更があるたびに各々が各自のアドレス帳の内容を更新する必要がありました。異動や退職、もしくは役職が変更になっただけでもそれらの変更は正確に反映する必要があります。しかし、現実には更新を忘れてしまったり入力ミスがあったりとヒューマンエラーも多かったのではないでしょうか。
その点、アドレス帳自体を共有すると、誰か1人が更新をすれば全員のアドレス帳に反映されるため、作業の重複がなくなります。必要な情報を誰が持っているか分からず、無駄な時間の消費を防ぐことができます。
不在の社員宛の連絡もスムーズに対応できる
通常のビジネスシーンにおいて、顧客からの連絡は社内にいる社員のみに来るとは限りません。外出等で不在の社員に連絡が来ることは日常茶飯事です。社外にいる社員宛に、急を要する連絡がきた際に顧客の情報が分からないため対応できない、状況の把握が困難で代理対応でミスを起こすなどといった体制では、企業そのものにとっても大きな機会損失になってしまいます。
アドレス帳を共有することで、顧客に関する情報がすべての端末に同期されます。誰の顧客からの連絡なのか、担当外の社員であってもすぐに分かるようになり、スムーズに代理応答や引継ぎができるようになります。
個人情報の散在を防ぐことができる
最近では、BYOD (Bring your own device＝社員個人の端末を業務でも利用すること）も進んでいますが、BYODで注意しなければならないのが公私の混同です。個人の端末に顧客の個人情報を登録するのは、紛失や盗難が発生したときのリスクが大きいだけでなく、社員が異動や退職するたびに端末から削除しなければならないなどの手間も発生します。
クラウド型のメールソフトでアドレス帳を共有しておけば、プライベート用の情報と区別して管理できます。社員が退職した場合も、管理者側から退職社員への共有を削除するだけで完了します。
Gmailのアドレス帳共有方法
Gmailでは、「委任」という機能を利用することで、簡単に連絡先の共有ができます。共有可能なのは、「My コンタクト」という連絡先グループに属するユーザー情報です。また、共有した他社員が共有された情報を編集することもできます。
具体的な手順は、まず、Gmailの画面右にある「Googleアプリ」のマークから「連絡先」を選択し、連絡先リストを表示させます。
リストの上部の「設定」をクリックすると「アクセスを委任」の項目が表示されるので、そこをクリックしましょう。
「代理人の招待」の項目をクリックし、ユーザー名を選択して「送信」・「完了」をクリックすれば共有完了です。
なお、ボックス内に「,」で区切り入力すれば、複数のユーザーと一度に共有できます。
また、共有されたユーザーは、「アクセスを委任」画面のユーザー名を確認してください。
Outlookのアドレス帳共有方法
Outlookでは、まず「連絡先」をクリックし、左側のメニューの「フォルダー」から共有したい連絡先をクリックします。それから「ホーム」をクリック、「共有」グループから「連絡先の共有」を選びます。
「宛先」ボックスで共有したいユーザー名を入力し、「共有への招待」とある件名（変更可能）の下に「自分の連絡先フォルダーをこのメッセージの受信者に公開する」との項目があるので、チェックを入れましょう。
あとは、任意のメッセージを入力して送信をクリックです。
共有されたユーザーにはメールが届きます。メールを開いて「この連絡先フォルダーを開く」をクリックすれば、アドレス帳が共有されていることがわかります。
Thunderbirdのアドレス帳共有方法
Thunderbirdのアドレス帳の共有では、通常のエクスポート/インポートよりも、「Addressbooks Synchronizer」というアドオンを使う方法が便利です。
まず、共有する相手のパソコンにAddressbooks Synchronizerを入れる必要があります。
ツールバーから「アドオン」を選び、「アドオンマネージャー」から「拡張機能」へと進み、検索ボックスに「Addressbooks Synchronizer」と入力して検索してください。
検索結果にAddressbooks Synchronizerが表示されたら、右側の「Thunderbirdへ追加」をクリックします。Thunderbirdを再起動すると、アドオンが追加されているはずです。
今度は、アドレス帳を共有する側のThunderbirdを使って共有設定を行います。
ツールから「アドオンのオプション」を選び、「Addressbooks Synchronizer」をクリックしてください。すると、「同期するアドレス帳」のところに、「個人用アドレス帳」と「記録用アドレス帳」とあるので、どちらかを選びます。
それから、共有したいアドレス帳の保存場所を指定し、「今すぐアップロード」をクリックするとアップロードが完了です。
タイマー設定でのアップロードも可能ですし、パソコンの終了時に自動的にアップロードするように設定することもできます。
アップロードが終わったら、今度は共有する側のパソコンでThunderbirdを開き、上記と同じく「アドオンのオプション」、「Addressbooks Synchronizer」と進み、「同期」から「今すぐダウンロード」をクリックします。すると、共有元がアップロードしたアドレス帳をダウンロードできるはずです。
ダウンロードについても、タイマー設定やパソコン起動時に自動でダウンロードするように設定することも可能です。
アドレス帳の共有を行うときの注意点
メールソフトのアドレス帳を共有する場合、注意しなければならないのが情報漏洩です。たとえば、誤って共有したいユーザーとは別のユーザーに共有してしまうと、もし相手が社外の人間や悪意のある人間だとしたら、大きなトラブルに発展することも考えられます。
メールアドレスは大切な個人情報ですので、共有の際はくれぐれも間違いのないように慎重に作業を行うことが重要です。
＜PR＞メール共有システム「メールディーラー」
上記のメールソフトも便利ですが、設定には一定の労力が必要です。
かつ、社員に細かく閲覧権限を設定することなどきめ細かさという点で実際の運用にのらず、しかたがなくアナログな共有をされている方もいるのではないでしょうか。アドレス帳共有をより効率化するなら、情報を共有する前提で設計されているメール共有システムがおすすめです。
今回は、代表的なシステム「メールディーラー」を通じてどんなシステムなのかを知り、導入を検討してみてください。
メールディーラーとは？
そもそもメール共有システムとは、アドレス帳の共有だけでなく、メールのやりとり全てを簡単に共有できるシステムのことです。企業の問い合わせ窓口など多くのメールが届く部門で、対応効率アップを目的に導入されています。
メールディーラーもそうしたメール共有システムの一つです。堅固なセキュリティと豊富な機能で多くの企業に選ばれており、既に7,000社を越える企業が導入しています。
メールディーラーでのアドレス帳管理
メールディーラーを使うと、アドレスだけでなく電話番号などの顧客情報や、送受信の対応履歴も併せて共有することが可能です。
また、ワンクリックで顧客受信・送信メール、電話メモやチャット等の対応履歴を時系列で一覧表示できます。
担当外の社員でも、この対応履歴の一覧表示を確認することで、スムーズに状況の把握をすることができます。また、顧客によっては、パソコンやスマホなど複数の端末からそれぞれのアドレスを使い、問い合わせメールを送る人もいるでしょう。メールディーラーなら、情報の紐付けによってまとめて管理することが可能です。
メールアドレスや電話番号が途中で変更になった場合でも、1人の顧客として管理することができます。
メールディーラーの便利機能
メールディーラーには、アドレス帳管理以外にもさまざまな便利機能があります。
ステータス管理機能
メールを対応状況のステータスごとに管理できる機能です。未対応のメールは「新着」、誰かが返信中のメールは「返信処理中」、返信済みのメールは「対応完了」と、受信フォルダ内がタブで分けられており、対応状況が変化するたびに自動で移動します。誰がどのメールにどこまで対応しているのかがリアルタイムで反映され、社員全員で情報共有されます。
添付ファイルセキュリティ機能
メールディーラーには、「添付ファイルセキュリティ機能」という添付ファイルのセキュリティをチェックする機能があります。
たとえば、通常とは異なる拡張子のファイルが添付されていると、警告文が表示され、ダウンロードを防ぐことが可能です。また、添付ファイルをダウンロードする権限を個別に設定することもできます。
こちらから添付ファイルを送信する際にも、文面に「添付」や「ファイル」などのワードが含まれる場合に、ファイルを添付せずに送信しようとした場合、警告を発するように設定可能です。
まとめ
Gmail、Outlook、Thunderbirdなどのメールソフトも機能が充実しており、アドレス帳の共有もそれほど手間なく可能です。ただ、さらなる業務効率化やセキュリティ強化を考えるのであれば、メールディーラーなどの有料のメール共有システムを導入することも検討してみてはいかがでしょうか。
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