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Gmail・Outlookのバックアップ方法を解説!回避できるリスクとは?

日付のアイコン2022/07/26
効率化ツール
Gmail・Outlookのバックアップ方法を解説

ビジネスメールを万が一の事態に備え、保護・バックアップすることは非常に重要です。特に顧客とのメールは、契約書や請求書など重要なデータのやりとりが多いため、定期的なバックアップを行うことをおすすめします。

今回は無料メールサービスのバックアップ方法と回避できるリスク、バックアップ時の注意点について解説していきます。

この記事の目次

    メールのバックアップとは?

    バックアップとは、データの消失に備え、データを複製して別の場所に保存することをいいます。各メールソフト・サービスには、バックアップ機能が備わっており、バックアップしたデータは、ファイルを読み込むことで復旧できます。

    「バックアップ」と「アーカイブ」の違い

    メールのバックアップとアーカイブは似ていますが、仕組みや目的が異なります。

    バックアップとアーカイブの違い

    バックアップは、データの復旧を目的としており、端末の故障やサービスの障害に備え、データを複製して別の場所に保存します。

    アーカイブは、コンプライアンスに対応することが目的となっており、メールを受信トレイとは別の場所に保管します。過去の取引や、監査・法令などによりメールの確認を求められた際、メールの内容を素早く参照・検索できます。

    バックアップにより回避できるリスク

    バックアップにより回避できる3つのリスクを紹介します。

    回避できる3つのリスク

    1|端末の故障やサービス障害に備えられる

    メールのバックアップを取っておくと、パソコンなどの端末の故障や、メールサービスの障害に備えられます。端末が故障し、保存されていたメールが全部消えた場合、バックアップがあれば、復旧が可能です。

    メールサービスの障害によってメールが消えるリスクもゼロではありません。例えば、2015年8月頃にはYahoo!メールで約258万通のメールが消失する障害が発生しました。

    参考:Yahoo!メールで約258万通が消失とヤフーが謝罪 復旧を試みたが断念 - ねとらぼ

    また、総務省が発表している「電気通信サービスの事故発生状況(令和2年度)」では、インターネット関連サービス(メール)の事故の割合が高い結果となっており、他のメールサービスに関しても、障害が起きる可能性がゼロではないため、定期的なメールのバックアップが重要です。

    参考:電気通信サービスの事故発生状況(令和2年度)

    2|間違えて削除しても復元できる

    誤操作でメールを削除した場合、メールサーバーにメールが残っていれば問題ありません。しかし、メールソフトの設定によっては、メールを削除するとサーバーから消えてしまいます。
    メールのバックアップがあれば、バックアップした日時の状態まで戻すことができます。
    ※バックアップを取る前に消去したメールは元に戻せません。

    3|端末間でメールを移行できる

    端末を買い替えると、メールアカウントの再設定やメールのダウンロードで時間がかかります。バックアップがあれば、メールをダウンロードする時間を省けるため、すぐに業務を開始できます。

    無料メールサービス4つのバックアップ方法

    多くの方が利用されている代表的な4つのメールサービスのバックアップ方法について解説します。

    Gmailのバックアップ方法(画像付き)

    Gmailのバックアップは20分程度で完了しますが、バックアップするメールの容量が多いと、数時間~数日かかる場合もあるのでバックアップを行うタイミングには注意しましょう。

    1. Gmailのトップ画面からアカウント管理を選択。
    2. Gmail バックアップ方法1
    3. アカウント管理画面が表示されたら、左側のメニューから「データとプライバシー」を選択、「データをダウンロード」までスクロールし選択。
    4. Gmail バックアップ方法2
    5. データのダウンロード画面が表示されたら、追加するデータの選択で一度「選択をすべて解除」を選び、メールだけにチェック。
      ※受信トレイ以外の送信メールもバックアップする場合は「メールのすべてのデータが含まれます」を選択。
    6. Gmail バックアップ方法3
    7. ファイル形式、エクスポート回数、エクスポート先の選択画面へ移行したら、バックアップデータの配信方法をGoogleドライブ/Dropbox/OneDrive/Boxに追加の4つの中から選択。エクスポートの頻度とファイル形式・サイズを選択したら「エクスポートの作成」をクリック。
    8. Gmail バックアップ方法4
    9. 最後にエクスポートの管理が表示され、ダウンロードをクリック。
    10. Gmail バックアップ方法5

    バックアップデータが作成されてからGmailに完了連絡が届きますが、データダウンロード用のURLは使用期限が1週間程度なので、期限内にダウンロードを行うようにしましょう。

    Outlookのバックアップ方法

    インストール版とクラウド版でそれぞれバックアップ方法が異なります。

    インストール版

    1. ファイルタブを選択し、メニューからエクスポートをクリック
    2. 「インポート/エクスポート」を選択し、表示された画面からエクスポートを選んで次に進む
    3. ファイルの種類を「Outlook データ ファイル(.pst)」にして次に進み、バックアップを取るメールフォルダを選択
    4. 任意の保存場所を選び、データが重複した場合のオプションを選択
    5. Outlookデータファイルの作成とバックアップ用のパスワードを設定して完了

    クラウド版

    1. 設定から「Outlookのすべての設定を表示」を選択
    2. 設定画面の「全般」→「プライバシーとデータ」を選択、メールボックスをエクスポートする選択肢が表示されるのでクリック
    3. プライバシーとデータ画面が表示されるとエクスポート進行中となり、完了になればバックアップ終了

    Yahooメールのバックアップ方法

    Yahoo!メールのバックアップは、メールデータをまとめてパソコン内部やスマホに保存することができないので、外部のメールソフトに受信させる手段をとります。まず使用しているパソコンに「Outlook」や「Thunderbird」などがインストールされているかを確認し、インストールされていない場合は、メールソフトの公式ホームページからダウンロードしましょう。

    メールデータを外部ソフトに受信させるには、「POP/SMTPアクセス設定」が必要になります。(POPはメールを受信する仕組み、SMTPはメールを送信する仕組みのことです。)アクセス設定には、Yahoo!メールの画面から「設定・利用規約」を選択し表示される選択肢の中からメールの設定を選択します。

    具体的な手順は以下の通りです。

    1. メール設定画面が表示されたら、左側のメニューからメール管理を選択
    2. 「IMAP/POP/SMTPアクセスとメール転送」を選択
    3. アクセスと転送画面に切り替わったら、Yahoo!公式サービス以外のアクセス許可をPOPの部分を有効にして保存

    Thunderbirdのバックアップ方法

    Thunderbirdでバックアップをする際は、まずは保存先の確認をします。Thunderbirdの編集メニューからアカウント設定を選択し、メッセージの保存欄から保存先の「Local Folders」のパスをメモに控えます。確認ができたらバックアップに移りますが、ここではUSBへバックアップする手順をご紹介します。

    1. 「場所」メニューから「ホーム・フォルダ」を選択。
    2. メモした保存先のパスを最後の「Local Folders」を除いて入力し、Enterキーを押す
    3. USBメモリなどの記録媒体をパソコンに挿入し、「Local Folders」をバックアップする媒体のフォルダへドラッグ&ドロップで保存

    バックアップでの注意点

    メールのバックアップは、さまざまなリスクの回避につながりますが、注意が必要な点もあります。

    2つの注意点

    1|バックアップは自動で行われない

    先ほど紹介した設定を行うだけでは、自動でバックアップされないため注意が必要です。

    メールのバックアップは、基本的に処理を実行した時点でデータが作成されます。例えば8月1日にバックアップを実行した場合、復旧時のメールも8月1日時点で受信したメールのみとなります。8月2日以降に受信したメールはバックアップされません。

    長期間バックアップを忘れてしまうと、復旧できないメールが発生するおそれがあります。

    2|バックアップデータの保存先に注意する

    パソコンなどの端末にデータを保存していた場合、端末が故障したときに保存したバックアップデータが失われ、メールの復旧が困難になります。USBメモリなど外部に保存したときも同様です。

    メールのバックアップデータを保存する際は、紛失・破損リスクのない場所を選ぶことが大切です。

    バックアップを自動でできる方法

    手動でメールのバックアップを取るのは手間がかかり、忘れてしまうリスクもあります。無料でできる自動でバックアップを取得する2つの方法を紹介します。

    ※これらの方法はメールの管理や運用を複雑化させてしまうおそれもあります。管理・運用の手間を省きたい方は、このあとご紹介するメールディーラーの利用をおすすめします。

    別のアカウントへの転送

    受信メールを別のアカウントへ転送するよう設定しておけば、手動でバックアップファイルを作成する手間がかかりません。

    ただし、転送するメールを選別するためには、別途フィルタの設定が必要です。メール管理の手間が増える可能性があります。

    POPやIMAPを活用

    POPやIMAPを利用する方法もあります。複数の端末でメールを確認できるようになるため、端末が一つ故障してもメールが失われることはありません。

    この方法もメールの管理や運用が問題になります。

    IMAPはオンラインでの利用が前提のため、インターネットのない環境でメールを読むには、メールをダウンロード保存するよう設定が必要です。

    POPはメールを全部ダウンロードするよう設定した場合、メールサーバーの受信トレイが空っぽになることがあり、他の端末で確認できなくなる点に注意が必要です。

    毎日自動でバックアップ|複数名のメール対応なら「メールディーラー」

    複数人でのメール対応をしているなら、株式会社ラクスが運営するクラウド型メール共有システム「メールディーラー」がおすすめです。

    先程ご紹介したGmailやOutlookは、個人対個人のやりとりを想定したメールシステムです。対してメール共有システムメールディーラーは、ビジネスにおいてチームでメール対応を行うために開発されており、情報共有をスムーズにする機能や誤送信を防止する機能を多数有しています。

    以下、メールディーラーの安心のセキュリティ体制を詳しくご紹介します。

    メールディーラーのバックアップ体制

    メールディーラーは、毎日自動でメールデータのバックアップを行っており、特別な操作を行う必要がありません。日常業務に集中しながらも、いつ起こるか分からないデータの消失に備えることができます。

    メールディーラーのセキュリティ体制

    データのバックアップ以外にも万全なセキュリティ対策がメールディーラーでは整っています。一部上場のラクスだからこそ叶うセキュリティ体制の一部をご紹介します。

    メールディーラーのセキュリティ体制

    国内屈指のサーバー管理体制

    メールディーラーのサーバー管理は、日本国内屈指のデータセンターに設置されています。内部ネットワークから侵入する不正なアクセスを守るための防御壁「ファイアウォール」が二重で構えられています。また、震度7程度の地震や火災にも耐えられる設備なので、災害時であっても通常通り稼働できます。

    さらに、専門のエンジニアが24時間体制で毎日監視する体制が整っているので、急なトラブルにも早急に対応します。

    脆弱性診断の定期実施

    メールディーラーでは脆弱性診断を定期的に行うことで、常に問題がないかチェックし、万全のセキュリティを敷いています。

    また、メールディーラーへのアクセスはすべてネット上の通信を暗号化する「SSL」経由で行われるので、情報が漏洩する心配がありません。

    代替機器の保有

    メールディーラーでは、災害時の対策として代替機器を常に保有しており、業務を速やかに復旧させることができるため、万が一機器が故障しても影響を最小限に抑えることができます。また、ネットワーク回線やサーバーを複数用意することで、1つの回線が使えなくても安心して業務を継続できる体制が整っています。

    バックアップは定期的に!

    今回は、メールデータのバックアップ方法について解説していきました。メールのバックアップは、企業が有事の際も継続的に事業を続けていくために必要なものです。しかし、無料のメールサービスでは手動で定期的にバックアップ作業を行う必要がありますので注意しましょう。

    無料メールソフトの業務利用時のポイントやリスクについて、詳しく知りたい方は以下の記事を参考にしてみてください。

    複数名での「問い合わせ対応業務」がラクになる?

    ※本サイトに掲載されている情報は、株式会社ラクス(以下「当社」といいます)または協力会社が独自に調査したものであり、当社はその内容の正確性や完全性を保証するものではありません。

    この記事を書いたライター

    メールディーラー通信編集部

    メールディーラー通信編集部

    メールや問い合わせ対応を効率化する情報の執筆・案出しをしています。メール業務をより良いものにできるようお得な情報を発信できればと思い、編集を行っています。
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