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いざという時のために!メールのバックアップ方法をイチから解説

日付のアイコン2020/11/20
効率化ツール
いざという時のために!メールのバックアップ方法をイチから解説

災害などの万が一の事態が起きた時に継続的な事業を行うためには、データの保護・バックアップが重要です。特に、日頃から顧客とのやりとりで使用するメールは、バックアップを取っておくべき重要なデータです。そこで今回は、いざという時のためのメールのバックアップについて、さまざまなメールソフトの手順を中心に紹介していきます。

この記事の目次

    なぜ、メールのバックアップが必要なの?

    そもそもバックアップというのは、仕事で使うデータを複製して違う場所に保管しておくことです。バックアップしたデータは主に、外付けのハードディスクやUSBメモリ、DVD-Rなどに保存することが一般的です。パソコン内部に保管する場合もありますが、万が一パソコンが故障をした場合にはパソコンのデータと一緒にバックアップしたデータも消えてしまうのでおすすめはできません。

    メールのバックアップを取っておかないと、災害で端末が故障した場合などは顧客との重要なやりとりや連絡先がすべて消えてしまいます。それによって売上損失や顧客からの信頼度の低下などの問題が発生するうえに、最悪の場合は継続的な業務ができなくなってしまう恐れがあります。

    また、日頃からメールデータをバックアップすることで、誤操作でデータを削除してしまった場合でも復元して元の状態に戻すことが可能です。さらに、新しいパソコンに移行する際にもメールデータをそのまま移行することができるので、スムーズに業務を開始することができます。その他にも、メールのやりとりを残しておくことは、契約や取引でトラブルが生じた際にトラブル解決の証拠にも役立つため、企業は数年単位でメールデータを保存しておくことをおすすめします。

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    メールのバックアップ方法は?

    多くのメールサービスが存在していますが、バックアップの手段については各サービスによって異なります。以下では、多くの方が利用されている代表的な4つのメールサービスを紹介し、それぞれのバックアップ方法について説明します。

    Gmailのバックアップ方法

    Gmailとは、Google社が運営しているメールサービスです。2004年のサービス開始から2020年の時点でユーザー数が20億人を超える最大手のメールサービスとなっています。スマートフォン向けのアプリも提供しており、カスタマイズ性の高いフィルタ機能が備わっていることが特徴です。

    Gmailのバックアップは20分程度で完了しますが、バックアップするメールの容量が多いと、数時間~数日かかる場合もあるのでバックアップを行うタイミングには注意しましょう。

    バックアップは以下の手順で行います。

    1. Gmailのトップ画面からアカウント管理を選択。
    2. アカウント管理画面が表示されたら、左側のメニューから「データとカスタマイズ」を選択、データのダウンロードを選択して次に進む
    3. データのダウンロード画面が表示されたら、追加するデータの選択で一度「選択をすべて解除」を選び、メールだけにチェック
      ※受信トレイ以外の送信メールもバックアップする場合は「メールのすべてのデータが含まれます」を選択
    4. ファイル形式、エクスポート回数、エクスポート先の選択画面へ移行したら、バックアップデータの配信方法をGoogleドライブ/Dropbox/OneDrive/Boxに追加の4つの中から選択
    5. エクスポートの頻度とファイル形式・サイズを選択したら「エクスポートの作成」をクリック
    6. 最後にエクスポートの管理が表示され、ダウンロードをクリック

    バックアップデータが作成されてからGmailに完了連絡が届きますが、データダウンロード用のURLは使用期限が1週間程度なので、期限内にダウンロードを行うようにしましょう。

    Yahoo!メールのバックアップ方法

    Yahoo!メールは、ヤフーが運営しているメールサービスです。毎月2300万人のユーザーが利用しており、知名度が非常に高く、無料で利用できることから複数のアドレスを使い分けているユーザーも存在します。ただし、6ヶ月以上利用していないユーザーに関しては、メールデータが消えてしまうので注意が必要です。

    Yahoo!メールのバックアップは、メールデータをまとめてパソコン内部やスマホに保存することができないので、外部のメールソフトに受信させる手段をとります。

    バックアップ方法については、まず使用しているパソコンに「Outlook」や「Thunderbird」などがインストールされているかを確認します。インストールされていない場合は、メールソフトの公式ホームページからダウンロードしましょう。

    なお、メールデータを外部ソフトに受信するには、「POP/SMTPアクセス設定」が必要になります。POPはメールを受信する仕組み、SMTPはメールを送信する仕組みのことです。アクセス設定には、Yahoo!メールの画面から「設定・利用規約」を選択し表示される選択肢の中からメールの設定を選択します。

    具体的な手順は以下の通りです。

    1. メール設定画面が表示されたら、左側のメニューからメール管理を選択
    2. 「IMAP/POP/SMTPアクセスとメール転送」を選択
    3. アクセスと転送画面に切り替わったら、Yahoo!公式サービス以外のアクセス許可をPOPの部分を有効にして保存

    Outlookのバックアップ方法

    Outlookは、Microsoft社が運営しているメールサービスです。メールの送受信だけでなく、その他のOfficeツールと連携してスケジュール調整や連絡先などを総合的に管理できるように開発されています。Gmailなどのクラウドサービスも接続できるので、非常に高機能なアプリケーションとしてビジネスシーンで主に活用されています。

    バックアップについては、インストール版とクラウド版でそれぞれ手段が異なります。

    インストール版のバックアップ手順は以下の通りです。

    インストール版

    1. ファイルタブを選択し、メニューからエクスポートをクリック
    2. 「インポート/エクスポート」を選択し、表示された画面からエクスポートを選んで次に進む
    3. ファイルの種類を「Outlook データ ファイル(.pst)」にして次に進み、バックアップを取るメールフォルダを選択
    4. 任意の保存場所を選び、データが重複した場合のオプションを選択
    5. Outlookデータファイルの作成とバックアップ用のパスワードを設定して完了

    クラウド版

    1. 設定から「Outlookのすべての設定を表示」を選択
    2. 設定画面の「全般」→「プライバシーとデータ」を選択、メールボックスをエクスポートする選択肢が表示されるのでクリック
    3. プライバシーとデータ画面が表示されるとエクスポート進行中となり、完了になればバックアップ終了

    Thunderbirdのバックアップ方法

    Thunderbirdは、米モジラ財団が運営しているメールサービスです。公開されたプログラミング言語で記述されたオープンソースのメールソフトの中でも、世界的に非常に高い人気を誇ります。

    Thunderbirdでバックアップをする際は、まずは保存先の確認をします。Thunderbirdの編集メニューからアカウント設定を選択し、メッセージの保存欄から保存先の「Local Folders」のパスを表示したら、メモに控えておきます。確認ができたらバックアップに移りますが、ここではUSBへバックアップする手順をご紹介します。手順は以下の通りです。

    1. 「場所」メニューから「ホーム・フォルダ」を選択。
    2. メモした保存先のパスを最後の「Local Folders」を除いて入力し、Enterキーを押す
    3. USBメモリなどの記録媒体をパソコンに挿入し、「Local Folders」をバックアップする媒体のフォルダへドラッグ&ドロップで保存

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    メールディーラー

    メールディーラー」は株式会社ラクスが運営するメールをまとめて管理し、顧客対応をサポートするメールシステムです。導入実績は6,000社以上、継続率は99%と多くの企業での導入実績があります。以下では、メールディーラーの安心のセキュリティから料金体系まで詳しくご紹介します。

    メールディーラーのバックアップ

    メールディーラーは、毎日自動でメールデータのバックアップを行っています。バックアップを取るために特別な操作を行う必要がないので、日常業務に集中しながらも、いつ起こるか分からないデータの消失に備えることができます。

    その他の安心セキュリティ

    データのバックアップ以外にも万全なセキュリティ対策がメールディーラーでは整っています。以下では、3つのセキュリティ体制について紹介します。

    国内屈指のサーバー管理体制

    メールディーラーのサーバー管理は、日本国内屈指のデータセンターに設置されています。データセンターには、内部ネットワークから侵入する不正なアクセスを守るための防御壁「ファイアウォール」が二重で構えられており、通常のセキュリティよりも強固になっています。また、震度7程度の地震や火災にも耐えられる設備なので、災害時であっても通常通り稼働できます。

    さらに、専門のエンジニアが24時間体制で毎日監視する体制が整っているので、急なトラブルにも早急に対応が可能です。

    脆弱性診断の定期実施

    脆弱性診断とは、OSやネットワーク・ミドルウェアなどに脆弱性がないかを診断することで、脆弱性診断を行うことで情報漏洩やサイバー攻撃を未然に防ぐ効果があります。そして、メールディーラーでは脆弱性診断を定期的に行うことで、常に問題がないかチェックし、万全のセキュリティを敷いています。

    また、メールディーラーへのアクセスはすべてネット上の通信を暗号化する「SSL」経由で行われるので、情報が漏洩する心配がありません。

    代替機器の保有

    メールディーラーでは、災害時の対策として代替機器を常に保有しています。これにより、業務を速やかに復旧させることができるので、万一機器が故障しても影響を最小限に抑えることが可能です。また、ネットワーク回線やサーバーを複数用意することで、1つの回線が使えなくても安心して業務を継続できる体制が整っています。

    メールディーラーのセキュリティ対策機能

    メールディーラーには、サーバーの保守・運営以外にも機能面でさまざまなセキュリティ対策が備わっています。以下では、4つの機能について紹介します。

    1つ目は、顧客情報のアクセス制御機能で、内部からの情報漏洩を防ぐのに有効な機能です。ユーザーごとに顧客情報の閲覧設定をすることで、アクセス権限を持たないユーザーにはアドレスなどの情報が伏せられた状態で表示されます。

    2つ目は、添付ファイルの形式チェック機能です。jpgやpdf以外の怪しい形式で送られてきた場合に、警告文を表示してダウンロードするのを防ぎ、ウイルスへの感染を防止できます。

    3つ目は、添付ファイル付きメールへの承認フロー機能です。この機能は、ユーザーに応じて添付ファイル付きメールを送付する際に、承認フローを設けることができます。承認の手順を踏むことで、請求書などの個人情報が含まれるメールのダブルチェック体制を構築し、メールの誤送信をなくすことができます。

    4つ目は、添付ファイルの自動削除機能です。送られてきてから3ヶ月以上経っている添付ファイル付きのメールを、メール本文を残したまま添付ファイルだけ削除することが可能です。ファイルを削除することで、サーバー容量に空きを作ることができるとともに、情報漏洩対策にも効果があります。

    メールディーラーの料金体系

    メールディーラーの料金体系は、初期費用は50,000円~、月額費用は20,000円~で、ユーザー数やメール通数によって企業に適したプランをご案内しています。

    導入する前にサービスの使いやすさを確認したい場合は、無料トライアルへのお申込みをご検討ください。無料トライアルでもすべての機能を利用することができるので、導入後をイメージできます。また、自動的に月額課金へ移行することもありませんので、安心してお申込みできます。

    まとめ

    今回は、メールデータのバックアップ方法について解説していきました。メールのバックアップは、企業が有事の際も継続的に事業を続けていくために必要なものです。しかし、多くのメールサービスでは手動でバックアップ作業を行う必要があります。

    小まめにバックアップを取りたい方や、堅牢なセキュリティ対策の元でメール対応を行いたい方は、ぜひ「メールディーラー」の導入をご検討ください。

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    メールディーラー通信編集部:J

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    メールディーラー通信編集部:J

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