2021/04/14
ビジネスでのやりとりにメールは必要不可欠です。今ではビジネスに使われるメールシステムは様々なものがありますが、特に人気が高いのがGmailなどのフリーメールです。
この記事では2021年最新版として、人気のフリーメール5つを徹底比較します。
比較のポイントや、各システムの機能など詳しくご紹介するので、メールシステムの切り替えをご検討の方はぜひご一読ください。
フリーメールを比較するときの5つのポイント
そもそも、フリーメールはどのように選べばいいのでしょうか。ここでは、比較検討する際に重視したい5つのポイントを解説します。
メールの容量
まずは、メールの容量を確認しましょう。フリーメールの容量はキャリアメールやプロバイダメールと比較すると、メールボックス自体の容量や送受信できるメールのサイズが小さめに設定されている傾向があります。
メールのやりとりが多い方、特に画像や動画などの容量が大きい添付ファイルを使用される方は容量に余裕があるシステムを選んでおくと安心です。
容量が不足してしまうと、添付ファイルの保存ができなくなったり、重要なメールが消えてしまったりする恐れもあるため、必ず事前に確認するようにしましょう。
利用可能なデバイス
続いて、メールが利用可能なデバイスの種類をチェックしましょう。多くのデバイスで使用可能なほうが、利便性が高まります。
インストール型のメールシステムは、基本的にインストールしたデバイスでないと使用できませんが、クラウド型のメールシステムでは、パソコンやスマートフォン、タブレットなど、インターネット環境があればデバイスを問わず使用することができます。
外出の頻度やメールを利用するシチュエーションを考慮して選択しましょう。
セキュリティ対策
フリーメールのセキュリティ対策も軽視できません。
近年主流になっているメールシステムには、ウイルスセキュリティの実行や、迷惑メールを自動でフォルダ分けしてくれる機能などが備わっているものが多いですが、こうしたセキュリティ対策が不十分だと、情報漏洩やパソコンの故障などに繋がります。よく使われているメールシステムだから大丈夫だろう安易に考えずに、具体的にどのようなセキュリティ対策が講じられているかしっかり確認しましょう。
搭載機能
一般的なアドレス帳やフォルダ機能のほかにも、予約送信や送信取り消しなど、メールシステムによって搭載機能が異なります。毎日何度も使用するメールシステムだからこそ、細かな機能によって作業効率が大幅に改善される場合があります。メールの利用シーンを想定して、必要な機能が搭載されているかどうか確認しましょう。
ユーザー数
最後にメールシステムを利用しているユーザー数も調べておきましょう。ユーザー数が分かれば、サービスの規模もイメージできますし安心感も増すはずです。ユーザー数が多いメールシステムは、使い方やトラブルシューティングに関する情報が多く出回っていることも嬉しいポイントです。まだ活用できていない便利な機能も発見しやすいかもしれません。
人気フリーメール5つを徹底比較！
続いては、人気のフリーメールを5つ紹介します。
＜比較1.＞Gmail
Gmailは、Googleが提供しているフリーメールです。2004年に提供開始以降、今では世界最大規模のメールシステムに成長しています。
Gmailは、オンライン上のメールシステムのため、インターネットへの接続環境さえ整っていれば、スマートフォンのアプリやパソコンなどデバイスを問わず利用できるのが特徴です。
また、メール検索や受信メールの自動振り分けなど一般的な機能はもちろん、迷惑メールのフィルタリング機能など、セキュリティも高いので、安心して使用することができます。さらに、1人で複数のメールアドレスを作ることが可能で、仕事とプライベートなどでの使い分けも便利です。
容量は15GB（Gmail・Googleドライブ・Googleフォトの合計）が備わっています。
＜比較2.＞Yahoo!メール
Yahoo!メールは、Yahoo!JAPANが提供しているメールシステムです。日本最大規模のメールシステムで、スマートフォン（専用アプリ有り）・パソコン・タブレットなどで利用できます。
シンプルで操作がしやすい画面が特徴で、誰でも簡単に扱えるのもYahoo!メールの特徴です。迷惑メールフィルターや受信拒否、さらには海外からのアクセス制限など、安心してメールを利用するための機能も充実しています。
ただし、メールボックス容量の上限が開設時は2GBとやや少なめです。Yahoo!プレミアム会員やYahoo! BB会員であれば、無制限で使えます。
＜比較3.＞Outlook
Outlookはマイクロソフトが提供しているメールシステムです。スマートフォンのアプリも用意されており、パソコンやタブレットなど好みに応じて利用できます。
さらにOutlookの特徴は、ドメインの信頼性と容量が無制限である点です。ドメインは@outlook.jp・@outlook.com・@hotmail.comから選択できます。容量を気にせずに使用できるので利便性も抜群です。また、ビジネスシーンで特に役立つ機能が多く備わっており、タスク機能・スケジュール機能・メンション機能などは効率的な業務をサポートしてくれます。
＜比較4.＞Thunderbird
ThunderbirdはMozillaが提供しているサービスです。MozillaはインターネットブラウザのFireFoxを手がけている会社でもあり、Thunderbirdの使い勝手はFireFoxに似ています。
Thunderbirdの特徴は、メールボックス表示や動作の軽さ、そして高速な検索が挙げられます。また、アドオンが豊富でカスタマイズ性にも優れ、自分好みのスタイルを見つけられるでしょう。容量は各フォルダの上限が約4GBに設定されています。
＜比較5.＞AOLメール
AOLメールはOath Inc.が提供しているサービスです。スマートフォンやパソコンなど、普段使っているデバイスからアクセスできます。そしてAOLメールの最大の特徴は、容量が無制限な点です。画像ファイルなどのやりとりが多い方でも安心して使えるでしょう。また、プラグイン追加機能や45種類以上の着せ替え機能も魅力です。さらに、スパムフィルタとウィルスチェック機能も搭載されています。外部メールと連携できるプラグインも用意されているので、AOLメールからGmailやYahoo!メールなどへのアクセスも可能です。
ビジネス利用には有料メールもおすすめ
フリーメールは誰でも無料でメールが使えるため利便性が高く、個人や企業で多く使われています。しかし、ECサイト運営やメールでのカスタマーサポートなど、お客様からの問い合わせ窓口として広くメールアドレスを公開している場合は、より機能性に優れる有料のメールシステムがおすすめです。
今回ご紹介したフリーメールは個人対個人のやりとりを想定した仕様になっているため、代表アドレスへの対応やカスタマーサポートのように、対応者が決まっておらず、複数名で分担して返信を行う業務には機能が不十分である可能性があります。
次章では、チームでメール返信を行うための有料メールシステム「メールディーラー」を紹介します。
チームで分担するならメールディーラー
メールディーラーとは
「メールディーラー」は、複数名でメールを分担して返信作業を行うビジネスシーンを想定して開発されたメール共有管理システムです。クラウド型のシステムで、デバイスを問わず外出先からでもメール対応が可能です。
メールディーラーの機能
それでは、メールディーラーの数ある便利な機能から、3つの機能をピックアップしてご紹介します。
ステータス管理機能
「ステータス管理機能」で、企業に届く全メールの対応状況が一目で分かるようになります。
受信トレイが「新着・返信処理中・対応完了」と対応状況に応じてタブで分かれており、返信作業を進めるとメールが自動で移動します。まだ誰も返信していない未対応のメールは、「新着」のタブに入っているので、見逃しによる返信漏れ・遅れを防止できます。
また、メール1通1通に担当者を割り当てることができ、誰がどのメールを返信すべきか一目で把握できます。誰かが返信作業を始めたメールは「返信処理中」のタブに移動し、他の人が開くと「○○さんが返信対応中です」と警告メッセージが表示され、返信ボタンが非表示となるので、二重対応も発生しません。
情報漏えい対策
メールディーラーでは、ユーザーごとにアクセスできる受信トレイを制限することができます。
さらに、人為的ミスによるトラブルを防止する機能をオプションで追加することが可能です。
オプションは、情報漏洩に特化した情報漏洩対策オプション（送信キャンセル機能・顧客情報へのアクセス制御機能・添付ファイルの自動暗号化機能・送信内容確認機能）と、添付ファイルの取り扱いに特化した添付ファイルセキュリティオプション（添付ファイルの形式チェック、添付ファイルのダウンロード権限の制御、添付忘れの警告、添付ファイル付きメールへの承認フロー適用、添付ファイルのダウンロードURL化、添付ファイルの自動削除）の2種類です。
一時返信機能
一時返信機能では、営業時間外に受信したメールに対して、自動でメールを送信できます。
自動返信の定型文であっても、メールを受付けた旨を伝えることで、お客様に安心感を与えることができます。
まとめ
この記事では、2021年最新版の人気フリーメール5つを比較しました。
メールシステムの切り替えをご検討中の方は、メールの容量やセキュリティ、搭載機能などを比較し、自社にとって扱いやすいシステムを選定してください。
最後にご紹介した「メールディーラー」は、無料で資料ダウンロードやトライアルが可能です。
気になる方は、ぜひ下記よりチェックしてみてください。
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