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【SES営業】業務効率化のコツからオススメツールまでご紹介

日付のアイコン2020/10/30
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効率化ツール

SESとは、System Engineering Service(システムエンジニアリングサービス)の頭文字を取った略称で、主にITエンジニアを客先常駐させる業務形態です。IT化が進む昨今、SESのニーズは日増しに高まっています。

しかし、それと同時にエンジニアとクライアントの間を取り持つ、「SES営業」の業務も、より多様なものになっています。今回はSES営業にフォーカスして、業務効率化のポイントやおすすめのツールについて紹介します。

【SES営業】業務効率化のコツからオススメツールまでご紹介
この記事の目次

    SES営業が抱える課題

    SESはエンジニアの技術を提供するという性質上、エンジニアとクライアントの間で多くのやり取りが発生します。単に営業といっても、その業務は多岐にわたり、空き人員の確認、経歴書の作成や更新、マッチング、面談の実施、契約処理、請求処理といった段階を踏んで、クライアントの元に派遣します。

    もちろん、派遣して終わりではなく、その後も労務・給与、定期的なフォロー面談や手続き関連など継続的に連絡を取りあうことになります。

    SES営業は一人で複数のエンジニアを担当しているケースも多く、連絡系統の管理が煩雑化しやすく、対応の抜け漏れや誤送信といったミスにつながります。

    このような状況を放置したまま、ミスやトラブルが重なると、クライアントや技術者との軋轢が生じてしまうでしょう。何か対策を打ち、効率化を図らなければ、思わぬ弊害を生んでしまうのです。まずは、その中でも最も避けたい問題を3つご紹介します。

    クライアントからの信頼損失

    まず、最も避けたい問題にとして、信頼の失墜があります。業務効率が滞ることによって、エンジニアや取引先に迷惑がかかりますし、何か大きな伝達ミスがあった場合には自社やクライアントだけに収まる問題ではなくなる恐れもあります。

    SES業界においては、営業担当者同士で案件を紹介し合うなど、他者との関係性が重視されることもあるため、信頼を失ってしまうことは大きな痛手となります。信頼感を損ねないという意味でも、常日頃から連絡の抜け漏れやミスがないように努めるべきでしょう。

    エンジニアからの信頼損失

    2019年3月、経済産業省がみずほ情報総研株式会社に委託した「IT人材需給に関する調査(※)」によると、2030年には最大で78.7万人、少なくとも16.4万人が不足すると試算しています。

    SES営業としては、従来のIT人材はもちろん、先端IT人材に関してもクライアントの要望に迅速に応えなくては大きな案件を逃してしまします。しかし、業務効率化が進んでいないと、連絡やフォローが滞りがちになり、それがエンジニアの不信感を生み出してしまうでしょう。

    先述したようにIT人材は慢性的な人手不足のため、少しでも営業担当に不信を感じたらすぐに競合に奪われてしまいます。その結果、先端ITを扱える優秀なIT人材をもみすみす手放すことになり、クライアントからの要望にも応えられなくなってしまうでしょう。

    (※)IT人材需給に関する調査|みずほ情報総研株式会社(経済産業省委託)

    教育に時間を割けない

    最後の問題は、社内教育に時間を割けなくなってしまうことです。社内教育や新人教育は組織を維持・強化するために欠かせない業務ですが、通常業務で手一杯だと教育の期間を持つことさえできません。これは、どの業界にも共通していえることですが、売上を立てるために通常業務の優先度が高くなってしまうこともあり、社内に関する問題は後回しになりがちです。

    しかし、社内教育・新人教育をしないままでは後進が育たず、営業組織全体のパワーダウンにつながります。一般的に営業部は売上を立てるための部署なので、営業部の力が低下すると業績にも直結しやすく、重要度の高い問題でしょう。そのため、SES営業は各種連絡や請求作業など、定型化できるような作業は定型化し、無駄を減らすよう努めるべきです。同時に、社内教育の際も毎年同じことを繰り返して教えるような従来型の教育方式から脱して、新人自らが業務内容を確認できるような環境を整えることも大切です。

    SES営業を効率化する方法

    ここからは、営業業務を効率化するための具体的な方法についてご紹介します。

    SES営業の業務効率や生産性に悩んでいる方は、ぜひ参考にしてみてください。

    業務をルーチン化する

    まず、業務をルーチン化することが挙げられます。一度、月次のタスクを棚卸して、業務を整理してみましょう。大まかな流れを掴むことで、「比較的手が空いている一週目にエンジニアのフォローを増やしつつ、二週目以降の準備をしておこう」「四週目から月末にかけては、請求処理が滞らないようスケジュールを空けておく」など、働くリズムが作れるようになります。

    実際に試してみながら調整を行えば、業務フローが最適化されていきます。中長期的な視点で、時間をコントロールできるようになると、社内やクライアントにも良い影響を生むため、まずは型を作ることから意識してみましょう。

    SESの営業マニュアルを作成する

    SES営業は急なアポやクライアント対応も多いため、常に新人に付き添って教育することが難しい側面もあります。しかし、マニュアルを作っておけば、手が空いたときに自習ができ、分からないことがあったときに自己解決できるようになります。

    加えて、業務マニュアルを浸透させることは、業務の質を標準化する役割を持っています。特に営業職はノウハウが属人化しやすい性質を持っています。しかし、それをマニュアルに起こすことで、ベテラン社員が蓄積したノウハウを新人に展開できりょうになります。

    情報を共有管理する

    効率化を図るうえで、情報共有は欠かせません。エンジニアやクライアントとのやり取りを社内で共有し、いつでも誰でも確認できるようにしましょう。情報共有がされていれば、担当者の異動や不在時の代理応答も問題なく対応できるようになります。情報共有を仕組化して、普段から習慣づけておくことが重要です。

    また、やり取りのログを取っておくことは、クライアントとの交渉を進めるときに自社を守る材料にもなり得ます。単に効率化という観点だけでなく、緊急時のリカバリーに役立つということからも、情報共有を徹底しておくと安心です。

    同じ作業をまとめて実施する

    業務をルーチン化した上で、同じ作業を集約する方法です。まず、外出日と内勤日を決め、外出日には、クライアントとの打ち合わせや派遣エンジニア対応を優先し、急ぎの案件以外のメール対応や書類作成は内勤日にまとめて実施しましょう。

    さらに効果を出すには、内勤日のなかでも、書類作成を中心にする日、電話営業を中心にする日といった形で細かく分類していきます。難しい場合は午前・午後の時間で分けても構いません。重要なことは、「書類作成をしながらメール対応もする」「電話営業の合間にプレゼンの内容を精査する」など、同時に複数の作業をしないことです。

    2009年9月、米国科学アカデミー紀要で公開されたスタンフォード大学の研究、「メディアマルチタスク作業者の認知的統制(※)」によると、マルチタスク作業は高い確率で生産性を下げるという実験結果が出ています。

    もちろん、仕事をしていれば、急ぎの案件や突発的なトラブルが起きることは珍しくありません。しかし、基本的には同じ作業はできるだけまとめ、シングルタスクで集中して終わらせていくほうが結果的には、効率が上がり、生産性向上も期待できるでしょう。

    (※)メディアマルチタスク作業者の認知的統制

    ツールをうまく活用する

    現在は営業活動を効率化するためのツールが多数展開されています。ExcelやAccessといったoffice製品はもちろん、Googleが提供するG suiteなどクラウド型のソフトウェアサービスも非常に便利です。その他にも、名刺管理ツール、スケジューラー、決済請求システム、営業支援ツール、メモツール、資料作成ツール、連絡ツールなど、各種ベンダーが販売しているツールも豊富にあります。

    ツールを導入するときには、効率化の前段階で洗い出した、「効率化が可能な業務」に関連するようなものから選ぶといいでしょう。今回は営業業務では欠かせない、コミュニケーション面の効率化に役立つツールをご紹介します。

    SES営業向け効率化ツール「メールディーラー」

    ここからは、SES営業の業務効率化におすすめのツール、「メールディーラー」についてご紹介します。SES営業では、以下のような悩みを抱えている方は少なくないでしょう。

    1. 返信漏れや重複対応が発生してしまう
    2. 案件の内容が属人化していて引き継ぎミスが頻発している
    3. 情報共有をする環境が構築されておらずコミュニケーションミスが起きている
    4. スタッフ情報や連絡対応など別々のシステムを確認する必要があり手間がかかる

    こうしたトラブルで悩んでいる方にはおすすめのシステムです。

    メールディーラーとは?

    メールディーラーは、株式会社ラクスが提供する、メール共有管理システムです。全てのやり取りが、対応状況に応じて自動で振り分けられるので、対応漏れや対応遅れを防ぐことができます。

    例えば、未対応・対応中・対応完了といったように、進捗状況が一目で確認できるようになるので重複対応の心配もありません。全ての対応履歴はシステム上に残り、過去のやりとりを把握しやすいため、引き継ぎミスを起こすことなく、スムーズな代理対応が可能です。探している情報に瞬時に辿りつけるようになるので、ビジネスの機会損失が発生しづらくなることも強みの一つです。ちなみに、メールディーラーは、PCだけでなくスマートフォンからでもアクセスできます。外出先からでもリアルタイムで情報の共有が図れるようになるでしょう。

    搭載されている機能には、ステータス管理機能、承認申請機能、コメント機能、集計レポート機能などが搭載されており、他にも多くの機能がありますどの機能も直感的に使いやすく設計されており、はじめて使う方でも簡単に活用できます。

    メールディーラーの導入事例

    実際にメールディーラーを導入した、株式会社ラクスパートナーズの事例を紹介します。

    メールディーラー導入前の課題

    ITエンジニアの派遣サービスを提供している同社では、メールの共有不足により2つの課題を抱えていました。1つは、「営業時の機会損失」です。

    営業担当がクライアントやエンジニアとのさまざまなやり取りをしていく中でで、メールの見落としや返信遅れが度々発生していました。

    また、過去にどのようなやり取りが行われていたのかがわからず、営業担当者間での引き継ぎが上手くいかないケースも多く発生していました。その結果、迅速にアプローチしていれば契約できた案件を逃してしまうことも起きていたのです。

    もう1つの課題は、「エンジニアの離職」です。営業とバックオフィスの2名でエンジニアとやりとりを行っていましたが、その2名間で上手く連携が取れず、担当によって違う指示を出してしまうケースもあったのです。

    その結果、不信感を抱き離職してしまうエンジニアも出てきたことで、情報共有の徹底を目的にメールディーラーの導入を進めました。

    メールディーラー導入による変化

    メールディーラーの導入で最も変わったのは、それぞれの案件の進捗状況を社員全員が把握できるようになった点です。そのため、トラブルが発生しそうなときは、ほかの社員がバックアップするようになり、未然に防げるようになりました。メールを共有することで、状況に応じて臨機応変な対応が実現したのです。エンジニアも安心して業務に集中できるようになり、離職低下につながったうえ、従業員満足度も以前より高くなりました。

    成果を挙げたポイントは次の4点です。

    1. 引き継ぎをスムーズに行うため、コメント機能でメールに対応方針を残した
    2. クライアントごとの仕様に合わせた契約書のテンプレートを作成し、効率化した
    3. 履歴の確認機能を活用し、ほか社員のやり取りを把握したうえで業務を進めた
    4. 情報共有徹底のため、社内データベースとメールディーラーを連携させた

    また、36協定を越えてしまいそうなエンジニアをピックアップし、システムからメールディーラーに通知が出るように設定を行い、全員で共有しています。これにより、エンジニアの業務時間も適切に管理できるようになり、大きな成果につなげています。

    まとめ

    今回はSES営業を例に、業務効率化の課題や改善のポイント、実際に役立つツールについて紹介しました。SES営業は業務上発生するタスクも多く、煩雑になりやすい特長があります。しかし、一つひとつの仕事を見つめ直し、適切に対処していくことで解消することができます。まずは、現状をきちんと把握したうえで、効果的な対策を打つようにしましょう。今回ご紹介したメールディーラーなどのツールを上手く活用すれば、業務効率も劇的に高められます。

    メールディーラーには、今回ご紹介した以外にも沢山の機能が搭載されています。さらに詳しい内容を確認したい方は、下記ページをご覧ください。

    >>メールディーラーの詳細はこちら

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    メールディーラー通信編集部:J

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    メールディーラー通信編集部:J

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