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【SES営業】〇〇を実践して業務効率化を図りましょう

2020/10/30
効率化ツール
【SES営業】〇〇を実践して業務効率化を図りましょう

SESとは、System Engineering Service(システムエンジニアリングサービス)の頭文字を取った略称で、主にITエンジニアを客先常駐させる業務形態です。IT化が進む昨今、SESのニーズは日増しに高まっています。

しかし、それと同時に技術者やクライアントの間を取り持つ、「SES営業」の業務も、より多様なものになっています。今回はSES営業にフォーカスして、業務効率化のポイントやおすすめのツールについて紹介します。

SES営業を効率化できていますか?

SESはエンジニアの技術を提供するという性質上、提供元企業や技術者、クライアントの間で多くのやり取りが発生します。単に営業といっても、その業務は多岐にわたり、空き人員の確認、経歴書の作成や更新、マッチング、面談の実施、契約処理、請求処理といった段階を踏んで、クライアントの元に技術者を送り届けます。これらのフローだけでも業務は多岐にわたりますが、クライアント先に常駐した後にも労務・給与面でのやり取りは発生します。また、一般的にSES営業は一人の担当者で複数のエンジニアを管理しているようなケースも多く、こうした業務が技術者の人数分発生します。そのため、連絡系統が煩雑化しやすく、連絡の抜け漏れや誤送信といったミスが発生しがちです。

このような状況を放置したまま、ミスやトラブルが重なると、クライアントや技術者との軋轢が生じてしまうでしょう。何か対策を打ち、効率化を図らなければ、思わぬ弊害を生んでしまうのです。まずは、その中でも最も避けたい問題を3つご紹介します。

信頼を失う

まず、最も避けたい問題にとして、信頼の失墜があります。業務効率が滞ることによって、エンジニアや取引先に迷惑がかかりますし、何か大きな伝達ミスがあった場合には自社やクライアントだけに収まる問題ではなくなる恐れもあります。

SES業界においては、営業担当者同士で案件を紹介し合うなど、他者との関係性が重視されることもあるため、信頼を失ってしまうことは大きな痛手となります。信頼感を損ねないという意味でも、常日頃から連絡の抜け漏れやミスがないように努めるべきでしょう。

チャンスを逃す

SES営業の業界は、案件の発生からアサインが決定するまでの時間が比較的短く、「スピード」が重要視される業界です。例えば、とあるクライアントから「新規開発案件でこういった人材を募集します」と相談があった場合、自社だけに声をかけているのか、それとも他社含め一斉に募集の相談をしているのかは分かりません。しかし、クライアントからの評価を高めるという点でも、他社との差別化を図るという点でも、素早く反応してチャンスを掴むことが必要です。

しかし、業務の効率化が進んでいないと、せっかくの連絡も逃してしまいがちです。先ほどご紹介したように、SES営業は各種方面とのやり取りが多いため、このような募集に関するメール連絡もメールボックスに埋もれてしまいがちです。

とはいえ、たった一つの連絡を逃しただけで売上を立てるチャンスを逃してしまうことは、非常に勿体ないことです。即座に反応できる仕組み作りをして、対策を講じる必要があります。

教育に時間を割けない

最後の問題は、社内教育に時間を割けなくなってしまうことです。社内教育や新人教育は組織を維持・強化するために欠かせない業務ですが、通常業務で手一杯だと教育の期間を持つことさえできません。これは、どの業界にも共通していえることですが、売上を立てるために通常業務の優先度が高くなってしまうこともあり、社内に関する問題は後回しになりがちです。

しかし、社内教育・新人教育をしないままでは後進が育たず、営業組織全体のパワーダウンにつながります。一般的に営業部は売上を立てるための部署なので、営業部の力が低下すると業績にも直結しやすく、重要度の高い問題でしょう。そのため、SES営業は各種連絡や請求作業など、定型化できるような作業は定型化し、無駄を減らすよう努めるべきです。同時に、社内教育の際も毎年同じことを繰り返して教えるような従来型の教育方式から脱して、新人自らが業務内容を確認できるような環境を整えることも大切です。

導入してよかった!メール対応の常識を変えるツールとは?

SES営業で効率化を図るために…

では、SES業務の効率化を図るために、具体的にどのようなアプローチをするべきなのでしょうか?

何か施策を売ったり、ツールを導入したりすることも大事ですが、まずはその前に業務プロセスを全て洗い出し、効率化できるタスクと効率化できないタスクを振り分けることからはじめましょう。

例えば、面談の実施やマッチングの提案などは、状況に応じてかかる時間が異なったり、クライアントの影響を受けたりするため、大幅な効率化は難しいでしょう。一方、空き人員の確認や契約処理・請求処理、各種連絡といった業務は効率化が図りやすいです。何らかのシステムやスプレッドシートなどを活用して、常に人材の稼働状況を可視化したり、各種請求処理を簡略化するマクロを組んだりすれば、かなりの時間を短縮できるはずです。

このように、まずは効率化できるようなものに絞って施策を練り、実施することが重要なのです。

SES営業を効率化する方法

ここからは、営業業務を効率化するための具体的な方法についてご紹介します。

SES営業の業務効率や生産性に悩んでいる方は、ぜひ参考にしてみてください。

業務をルーチン化する

まず、業務をルーチン化することが挙げられます。一度、月次のタスクを棚卸して、業務を整理してみましょう。例えば、月間の働き方を観察してみて、第一週目は稼働が少なめ、二週目から三週目にかけてアサインや案件進行が盛んになり、月末に請求関連が増えるといったように、まずは全体的な流れを確認することが大切です。

大まかな流れを掴むことで、「比較的手が空いている一週目にエンジニアのフォローを増やしつつ、二週目以降の準備をしておこう」「四週目から月末にかけては、請求処理が滞らないようスケジュールを空けておく」など、働くリズムが作れるようになります。

実際に試してみながら調整を行えば、自分なりに最適化された業務フローが形づくれるようになります。形ができればメリハリも付けられるようになるので、空いた時間で新人教育に時間を割けるようになったり、時間を有効活用できるようになったりします。中長期的な視点で、時間をコントロールできるようになると、社内やクライアントにも良い影響を生むため、まずは型を作ることから意識してみましょう。

また、簡単な連絡はワンクリックで返信できるよう、テンプレートを作成したり、ショートカット機能を使ったりして、無駄な作業を減らす工夫をしましょう。

SESの営業マニュアルを作成する

次に、各種マニュアルの作成も有効な方法です。先ほどご説明したように、社員が自発的に学び取れる環境を整えておくことは大切なことです。SES営業は急なアポやクライアント対応も多いため、常に新人の側について教育するのが難しい側面もあります。しかし、マニュアルを作っておけば、何か手が空いたときに自習したり、業務で何か分からないことがあったときにも自分一人で解決できるようになったりするメリットがあります。

加えて、マニュアルを作って浸透させることは、業務の質を標準化する役割を持っています。特に営業職は担当する案件によって業務内容がまちまちだったり、業務内容を可視化したりすることが難しく、ノウハウが属人化しやすい性質を持っています。しかし、それを一度マニュアルに起こすことで、属人化されていたノウハウが一般化され、対応品質のばらつきが解消できます。

情報は共有管理する

効率化を図るうえで、情報共有は欠かせません。エンジニアなどの技術者とのやり取りはもちろん、クライアントとのやり取りも社内で共有し、できればどこかに蓄積しておくべきです。というのも、担当者が何らかの事情で変わったり、急遽別の担当者の案件を対応しなければならなくなったりした際、情報共有さえされていれば問題なく対応できるからです。情報共有を仕組化して、普段から習慣づけておけば、何かトラブルがあった場合にも慌てずに対応できるようになるでしょう。

また、やり取りのログを取っておくことは、クライアントとの交渉を進めるときに自社を守る材料にもなり得ます。単に効率化という観点だけでなく、緊急時のリカバリーに役立つということからも、情報共有を徹底しておくと安心です。

ツールをうまく活用する

現在は営業活動を効率化するためのツールが多数展開されています。ExcelやAccessといったoffice製品はもちろん、Googleが提供するG suiteなどクラウド型のソフトウェアサービスも非常に便利です。その他にも、名刺管理ツール、スケジューラー、決済請求システム、営業支援ツール、メモツール、資料作成ツール、連絡ツールなど、各種ベンダーが販売しているツールも豊富にあります。

ツールを導入するときには、効率化の前段階で洗い出した、「効率化が可能な業務」に関連するようなものから選ぶといいでしょう。今回は営業業務では欠かせない、コミュニケーション面の効率化に役立つツールをご紹介します。

SES営業向け効率化ツール「メールディーラー」

メールディーラー

ここからは、SES営業の業務効率化におすすめのツール、「メールディーラー」についてご紹介します。SES営業では、以下のような悩みを抱えている方は少なくないでしょう。

  1. 返信漏れや重複対応が発生してしまう
  2. 案件の内容が属人化していて引き継ぎミスが頻発している
  3. 情報共有をする環境が構築されておらずコミュニケーションミスが起きがち
  4. スタッフ情報や連絡対応など別々のシステムをまたいで確認する必要があり手間がかかる

こうしたトラブルで悩んでいる方でも、このメールディーラーを導入すれば一挙に解決ができます。

では、メールディーラーの概要や特長、それぞれの機能についてチェックしてみましょう。

メールディーラーとは?

メールディーラーは、株式会社ラクスが提供する、メール共有・管理システムです。一つの画面内で、エンジニアとのやり取りをまとめて見られるので、対応漏れを防ぐことができます。また、これら全てのやり取りは、対応状況に応じて自動で振り分けられるようになっています。

例えば、未対応・対応中・対応完了といったように、進捗状況が一目で確認できるようになるので重複対応の心配もありません。全ての対応履歴はシステム上に残り、過去のやりとりを把握しやすいため、引き継ぎミスを起こすことなく、スムーズな代理対応が可能です。探している情報に瞬時に辿りつけるようになるので、ビジネスの機会損失が発生しづらくなることも強みの一つです。ちなみに、メールディーラーは、PCだけでなくスマートフォンからでもアクセスできます。外出先からでもリアルタイムで情報の共有が図れるようになるでしょう。

搭載されている機能には、ステータス管理機能、承認申請機能、コメント機能、集計レポート機能など、紹介しきれないほど充実しています。もちろん、どの機能も使いやすい設計になっているので、はじめて使う方でも簡単に活用できます。

メールディーラーの特徴

では、メールディーラーの特長について、さらにご紹介していきます。

メールディーラーは、メールやチャット、LINEなどのやり取りを一元管理することが可能で、「言った・言わない」のトラブルを無くすことができます。Fromアドレスをクリックするだけで、過去から現在に至るまでの対応履歴が一括表示され、経緯や背景を含めた確認作業が簡単に行えます。

まとめ

今回はSES営業を例に、業務効率化の課題や改善のポイント、実際に役立つツールについて紹介しました。SES営業は業務上発生するタスクも多く、煩雑になりやすい特長があります。しかし、一つひとつの仕事を見つめ直し、適切に対処していくことで解消することができます。まずは、現状をきちんと把握したうえで、効果的な対策を打つようにしましょう。今回ご紹介したメールディーラーなどのツールを上手く活用すれば、業務効率も劇的に高められます。

メールディーラーには、今回ご紹介した以外にも沢山の機能が搭載されています。さらに詳しい内容を確認したい方は、下記ページをご覧ください。

>>メールディーラーの詳細はこちら

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この記事を書いた人

メールディーラー通信編集部

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