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人材派遣管理業務で起こり得る課題と
その解決方法を徹底解説!

2020/06/17
効率化ツール
人材派遣管理業務で起こり得る課題とその解決方法を徹底解説!

人材派遣業は激務・長時間労働というイメージが根強く、毎日残業に追われているということも少なくはありません。また、自社に登録している派遣スタッフの個人情報・契約状況・勤怠状況といった情報は膨大なものです。管理すべき情報が多くなればなるほど管理者である従業員に掛かる負担は大きく、比例して労働時間が長くなってしまいます。

この記事では、こうした人材派遣管理業務を行う上の課題や解決用法について解説していきます。

人材派遣管理業務で起こり得る課題

人材派遣は「雇用」と「使用」が分離する、特殊な働き方です。労働法では「雇用関係にない第三者が労働者に指揮命令すること」を禁じていますが、人材派遣業は国から許可を受けることで例外的にクライアントへのスタッフ派遣を許されています。

こうした背景もあり、派遣スタッフが雇用主ではない派遣先から指揮命令を受けて働くことは一般的となりました。しかし一方で、直接雇用にはなかったさまざまな労務課題が露出し、時にはそれが深刻なトラブルへと発展してしまうこともあります。

ここでは、人材派遣管理業務上で起こり得る課題を3点挙げて解説していきます。

顧客管理の煩雑化

人材派遣管理業務では営業が派遣先であるクライアント・自社に登録している派遣スタッフとの間に立ち、さまざまなやり取りを行います。担当するクライアント・派遣スタッフの数が多くなるほど、営業は多くのメールをチェックし、それぞれのやり取りをスムーズに進めなければなりません。

しかし顧客数が増え、管理業務が煩雑化してしまうと、受信したメールを見落としてしまったり、返信が遅れてしまうという課題が発生してしまいます。

また、人材派遣業では、クライアントによっては「直近の日程にスタッフを派遣してほしい」というリクエストが来るケースも少なくはありません。こうしたリクエストに対するレスポンスが遅れてしまうと、競合他社へ案件が流れてしまうリスクが高まります。

さらに、営業担当者間でクライアントに関する情報引き継ぎを行う際、前任者が彼らとどのようなやり取りを行っていたのかが分からないということも起こり得ます。実際に「自社の側からアプローチを掛ければ契約できたであろう案件を見過ごしてしまった」という事例も発生しており、こうした営業機会の損失は自社にとって大きなデメリットになりかねない重大な問題です。

派遣スタッフ管理の煩雑化

人材派遣業の担当者は自社に登録されている派遣スタッフに対して、スケジュール調整・入職時のアテンドや時には住居の手配など、広範囲のバックアップもクライアントとのやり取りと並行して行います。現場での仕事に関わる指示はクライアントが、その他の部分に関する指示は担当者が行うという形が一般的です。

1人が担当する派遣スタッフの人数が増えて派遣スタッフの管理が煩雑化すると、離職者が多数発生してしまうリスクがあります。社内外との連携をスムーズに行うことが難しくなると「事前に担当者から聞いていた契約と内容が違う」「現場のルールなど、情報が事前に派遣スタッフ側に伝わってこない」といった事態が発生します。通常の業務をこなすだけで手一杯で、派遣スタッフが必要とするバックアップにまで、とても手が回らなくなってしまうためです。

また、複数の担当者で派遣スタッフ管理を行っているケースでは、情報の共有不足から「それぞれの担当者によって違う指示が出される」「出された指示そのものが誤りだった」という問題も多く発生しています。

こうした事態が頻発することで派遣スタッフは自身の担当者、企業に対する不信感を抱くようになり、実際にそれが引き金となって離職してしまうケースも少なくないのです。

業務効率の悪化

人材派遣業の業務のうち多くを占めるのが「顧客管理」「派遣スタッフの管理」であるため、この2つの管理業務が煩雑化してしまうと必然的に業務効率全体の悪化は免れません。業務効率が悪化してしまうと、クライアントとの連携・派遣スタッフへの対応が双方ともに不十分となってしまいます。

こうなると「派遣先でトラブルが起こり、担当者に対応してもらいたくても連絡がつかない」「クライアント側から人材派遣会社へ滞りなく報酬が支払われているのに、派遣スタッフへ給与が振り込まれない」といった問題へ発展してしまうリスクも高まります。

結果としてクライアント・派遣スタッフ双方に不信感を与えてしまい、クライアントからは今後の契約を打ち切られてしまうことも考えられるでしょう。さらに派遣スタッフとして働く人々の間で「あそこの会社はサポートがずさんだ」という話が流れてしまうと、企業イメージにも大きな影響が出てしまいます。

人材派遣業にとってなくてはならないクライアント・派遣スタッフからの信頼を維持していくためにも、各管理業務を早期に効率化していくことが大切です。

人材派遣管理業務で起こり得る課題の解決方法

人材派遣業で起こり得る主な課題は各管理業務面に集中しています。特に「派遣スタッフの勤怠管理が徹底できず、実際の勤務時間の把握が難しい」「クライアントごとに給与が異なっているため、管理が複雑化してしまう」といった、業界特有の課題が目立ちます。

こうした課題の解決には、情報共有・処理をスムーズに行い業務全体の効率化を図ることが1番の近道です。そこで近年ではこのような課題の解決に特化したシステムを活用することで、各管理業務の効率化を進める企業が増えています。

システムの導入に際して費用が発生するため、積極的な導入がしづらいという企業も多いでしょう。しかし事前にしっかりとリサーチをし、自社に最適なシステムを導入することで、業務効率の飛躍的な向上が期待できます。

抱えていた課題を解決することができれば利益拡大が期待でき、さまざまな施策を行うこともできるでしょう。このように高い費用対効果があるからこそ、多くの企業でシステムの導入が進められているのです。

次章では、人材派遣管理業務で特におすすめのシステムに関して詳しくご説明していきます。

導入してよかった!メール対応の常識を変えるツールとは?

人材派遣管理業務でおすすめのシステム

企業の業務効率化を図ることを目的として開発・運用されているシステムは数多く存在し、その内容も多岐に渡ります。ここでは、それらの中でも人材派遣管理業務で有用な「メール共有システム」「人材派遣管理システム」について解説していきます。

メール共有システム

「メール共有システム」は、クライアント・派遣スタッフとの間で行われたメールのやり取りの一元管理が可能になります。
誰が・いつ・どのメールに・どういった対応をしたのかが一目で把握できるため、受信メールの対応漏れ・レスポンスの遅れ・対応した内容の共有漏れといったトラブルの可能性を元から絶つことができるのです。

前述した通り、「必要としているときに電話やメールへ対応をしてくれない」という状況は、クライアント・派遣スタッフ双方に大きな不信感を与えてしまいます。メール共有システムを導入し、メール管理業務を効率化することで、「すぐにニーズに応えてくれる」「サポートが細やかで手厚い」といった信頼感を与えることができます。

特にメール対応では、案件に対する丁寧さだけではなく、迅速な対応も求められます。メール共有システムの中には、自由に編集できるテンプレート作成機能が備わっているものもあり、こうしたシステムを選ぶことで、誰でも迅速かつ正確なメール対応を行えるようになります。

おすすめのメール共有システム「メールディーラー」!

メールディーラー

メール共有システムの導入を検討中の企業へ、ぜひおすすめしたいのが「メールディーラー」です。

メールディーラーは11年連続売上シェア1位(※)を誇るメール共有システムです。簡易な操作でメールでのやり取りを時系列順に表示することができ、受信メール・送信メール・電話メモ・LINEでのやりとりなど、過去の情報の確認も簡単にできます。

また、過去にやり取りがある顧客から異なるアドレスでメールを受信しても、情報の紐付けを行うことで同一人物として管理することができます。さらに、メールアドレスを1クリックするだけで過去の対応履歴を一覧で確認できます。こうした機能の活用で、これまでメール検索に掛けていた時間を大幅に短縮し、業務効率化に役立てることが可能となるでしょう。

さらに、営業時間外に受信したメールに対し、簡易的な内容のメールを自動返信する機能も備わっています。自動返信のメールであっても即座にレスポンスを行うことで、相手に安心感を与えることができます。

(※)出典:ITR「ITR Market View:メール/Webマーケティング市場2020」メール処理市場ベンダー別売上金額シェア2009-2019年度(予測値)
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人材派遣管理システム

「人材派遣管理システム」は、人材派遣会社が中心となって使用する「人材管理を効率的・効果的に行うためのシステム」です。クライアントへ派遣する自社派遣スタッフの情報・勤怠状況管理などを行うために開発されています。

事業規模が大きく派遣スタッフを多く抱えているほど、各管理業務には多くの時間が取られてしまいます。しかし、人材管理システムの導入により派遣スタッフに関する管理業務の効率化を図ることで、人材管理に掛けていた時間を他の業務に充てることが可能です。

近年ではIT技術の発展に伴い、場所やデバイスを問わずに利用が可能な「クラウド型」の人材派遣管理システムも登場しており、人材派遣業界では人材管理業務の質・精度の向上に期待が高まっています。

人材派遣管理業務で活用するシステムの選び方

人材派遣市場は1度リーマンショックによる景気低迷のあおりを受けて縮小したものの、近年では回復傾向にあります。業界特有の課題解決に特化したシステム・ソフトウェアに関してもすでに数多く開発されており、大手人材派遣会社の多くが導入しています。

ここでは、人材派遣管理業務で活用することができるシステムの選び方について解説していきます。

現状の課題を明確にする

導入システムを選ぶ際、まず行うべきは現状自社が抱えている課題の明確化です。

クライアントの人材活用ニーズと派遣スタッフの就業ニーズを照らし合わせ、迅速・的確にマッチングしていくことが人材派遣業の仕事です。しかし、近年では双方が持つニーズの多様化・高度化が進み、以前と比べて両者を結びつけることが難しくなっていることが実情です。

両者を上手くマッチングしていくためには、クライアント・派遣スタッフ双方が希望する条件を調整するための技術の向上が欠かせません。しかし、こうした対応をすべて1人の担当者が行うには負担が掛かりすぎるため、営業・アドバイザー・サポートスタッフなどがチームで担当者となり、業務を分担するケースもあります。その際必要不可欠となるのが、密に情報共有を行うことです。

したがって、人材派遣情報をまとめて一元管理することができるシステムの導入がおすすめです。

業務上必要とされる機能は、企業によってさまざまです。そして多様な機能を兼ねたシステムを導入しても不要な機能が多くては扱いづらく、費用対効果の面から見てもマイナスとなってしまいます。そのため、まずは「絶対に必要な機能」を洗い出し、その機能を中心として「あると便利な機能」「自社では不要な機能」といった優先順位を明確に設定しておくことが重要です。

さまざまな視点で比較する

業務で必要とする機能の洗い出しが済んだら、複数のシステムをさまざまな視点から比較・検討しましょう。

まず、システムの導入実績を確認することがおすすめです。実績が豊富なシステムは、それだけ人材派遣管理に関するノウハウも豊富ということでもあるため、安心して導入できるでしょう。導入実績のみでシステムを選ぶことは避け、あくまでもひとつの指標として確認してください。

また、システムのサポート体制も忘れずに確認するようにしましょう。システムを導入するにあたって、疑問点・トラブルが発生することが予想されます。そういった場合にすぐ対応してもらえるのか、あらかじめサポート体制を確認しておくと安心でしょう。

これらの導入実績やサポート体制とあわせて、機能性や操作性、費用などさまざまな視点から鑑みて、費用対効果が大きいシステムを選ぶことが重要です。

まとめ

人材派遣業を行う企業で管理される情報は、クライアント・派遣スタッフ関連など多岐に渡ります。これら膨大な情報の共有がなされないことでトラブルや企業イメージの悪化につながってしまうリスクが高く、これまで大きな課題となってきました。

この課題は「メール共有システム」「人材派遣管理システム」などの導入で解決を促すことができます。人材派遣管理業務の効率化を図る際には、これらシステムの導入をぜひ検討されてみてはいかがでしょうか。

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この記事を書いた人

メールディーラー通信編集部

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