2021/04/20
人材派遣業は激務・長時間労働というイメージが根強く、毎日残業に追われているということも少なくはありません。
また、登録している派遣スタッフの個人情報・契約状況・勤怠状況といった情報は膨大なものです。管理すべき情報が多くなればなるほど従業員に掛かる負担は大きく、比例して労働時間が長くなってしまいます。
この記事では、人材派遣会社で起こり得る課題や解決方法について解説していきます。
人材派遣会社で起こり得る課題
人材派遣は「雇用」と「使用」が分離する、特殊な働き方です。人材派遣会社では、顧客である派遣先企業だけでなく、派遣スタッフとも密に連絡を取り、状況を把握する必要があります。
ここでは、人材派遣会社で起こり得る課題を解説していきます。
顧客管理の煩雑化
人材派遣会社では営業がクライアントである派遣先企業の窓口となり、営業アプローチから派遣スタッフの紹介、就業中のフォローまで様々なやり取りを行います。
担当する派遣先企業が増えると、比例してメール通数が増えるので、メールの見落としによる返信遅れや返信漏れが発生するリスクが高まります。「直近の日程にスタッフを派遣してほしい」など、迅速な対応が必要な案件では機会損失に直結してしまうでしょう。
派遣スタッフ管理の煩雑化
人材派遣会社のコーディネーターは派遣スタッフに対して、面談日程調整や仕事紹介、労務手続きなどなど、広範囲のフォローを行います。
担当するスタッフの人数が増えすぎると、十分なフォローが難しくなり、不信感から離職に繋がるリスクが高まります。
人材派遣管理業務でおすすめのシステム
企業の業務効率化を図ることを目的として開発・運用されているシステムは数多く存在し、その内容も多岐に渡ります。ここでは、その中でも人材派遣会社で有用な「メール共有システム」について解説していきます。
メール共有システム
「メール共有システム」は、クライアントや派遣スタッフと行われたやり取りを社内で共有管理できるようになります。
誰が・いつ・どのメールに・どういった対応をしたのかが一目で把握できるため、受信メールの対応漏れ・レスポンスの遅れ・対応した内容の共有漏れといったトラブルの可能性を元から絶つことができるのです。
「必要としているときに電話やメールへ対応をしてくれない」という状況は、クライアント・派遣スタッフ双方に大きな不信感を与えてしまいます。メール共有システムを導入し、メール管理業務を効率化することで、「すぐにニーズに応えてくれる」「サポートが細やかで手厚い」といった信頼感を与えることができます。
特にメール対応では、案件に対する丁寧さだけではなく、迅速な対応も求められます。メール共有システムの中には、自由に編集できるテンプレート作成機能が備わっているものもあり、こうしたシステムを選ぶことで、誰でも迅速かつ正確なメール対応を行えるようになります。
おすすめのメール共有システム「メールディーラー」！
メール共有システムの中でも、ぜひおすすめしたいのが「メールディーラー」です。
メールディーラーは15年連続売上シェア1位（※）を誇るクラウド型のメール共有システムです。メール・電話・チャット・LINEでのやりとりを一元管理し、対応進捗状況を簡単に把握できるようになります。
また、派遣スタッフのメールアドレスに変更があった場合も、情報の紐付けを行うことで同一人物として管理することができます。さらにメールアドレスを1クリックするだけで過去の対応履歴を時系列で一覧表示されます。こうした機能の活用で、これまでメール検索に掛けていた時間を大幅に短縮することが可能です。
さらに、営業時間外に受信したメールに対し、簡易的な内容のメールを自動返信する機能も備わっています。自動返信のメールであっても即座にレスポンスを行うことで、相手に安心感を与えることができます。
※ 出典：ITR「ITR Market View：メール／Web／SNSマーケティング市場2024」メール処理市場：ベンダー別売上金額推移およびシェア（2009～2023年度予測）
メールディーラーについて詳しくはこちら
メールディーラーの導入事例
人材サービス事業を展開する株式会社パットコーポレーションでは、派遣スタッフからのメールが毎日500～600通ほど届くため、対応工数が甚大で業務効率化が必須の状態でした。
さらに以下のようなメールに関するトラブルを抱えていました。
- スマホのセキュリティが強化され、派遣スタッフにメールが届かない
- 仕事紹介メール一斉送信後の返信作業が大変
しかし、メールディーラーを導入した結果、
- 豊富なメール検索機能で検索工数が削減。
- 担当者不在時でも、代理の担当者がコメントを残せるためミスが減少。
- サポート担当者のフォローが丁寧で、メール到達率を上げるためのSPF設定がスムーズにできた。
という成果が現れ、大幅な業務効率化が実現しました。
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https://www.maildealer.jp/
人材派遣管理業務で活用するシステムの選び方
ここでは、人材派遣管理業務で活用することができるシステムの選び方について解説していきます。
現状の課題を明確にする
業務上必要とされる機能は、企業によってさまざまです。そして多様な機能を兼ねたシステムを導入しても不要な機能が多くては扱いづらく、費用対効果の面から見てもマイナスとなってしまいます。そのため、まずは現在抱えている課題を明確にし、その課題を解決するために「絶対に必要な機能」を洗い出しましょう。加えて、その機能を中心として「あると便利な機能」「自社では不要な機能」といった優先順位を明確に設定しておくことが重要です。
無料トライアルを活用してみる
「想定した機能と違った」「機能は満たしているが使いにくい」など、システム導入後に問題が発覚し、思うような成果につながらないという自体は、絶対に避けたいものです。
しかし、事前にシステムの機能をしっかり確認していた場合でも、実際に運用してみると、ギャップを感じることもあるでしょう。
そのため、システムを導入する際には、できるだけ導入前に無料トライアルで使用感を確かめておくことがおすすめです。トライアル運用を行なってみて、自社で問題なく運用できそうな見込みが立ったら、前向きに導入を検討しましょう。
システムの担当者をあらかじめ決めておく
システム導入時には、ベンダーや関連部署の担当者と綿密にコミュニケーションをとる必要があります。
導入時は、使い方や設定方法など、社内からさまざまな疑問が発生すると予想されます。その都度ベンダーに問い合わせを行っていては、効率的ではありません。導入担当者が、ある程度ツールに関する理解を深めておき、社内からの質問に回答できる環境を整えておきましょう。
可能であれば、部署ごとに担当者を決めておくと、連携がスムーズに行えるようになります。
サポート体制が手厚いベンダーを選ぶ
システムを導入する際には、ベンダーの担当者にさまざまな質問をする機会があります。このとき返答が素早く、手厚いサポート体制が整っているかかどうか見極めることが重要です。 そのためには、以下のポイントをチェックするようにしましょう。
- サポートの対応可能時間と日程（深夜や週末もOKかどうかなど）
- 問い合わせ窓口の種類（電話、メール、チャット、FAQサイトなど）
- 問い合わせに対する返答の速さ
- 問い合わせ内容に対する解決策の的確さ
- サポートスタッフが親身になって対応してくれるか
- トラブル発生時のサポート方針（会社まで来て対応してもらえるのかなど）
上記ポイントを確認したうえで、納得できるベンダーを選ぶことが大切です。
ベンダーの会社の信頼性も重要
ベンダーの会社が経営的にうまくいっているかどうかも、重要なチェックポイントになります。なぜなら、システムの導入後、ベンダーの会社が倒産してしまうと、サービスの運営やサポートが保障されなくなる可能性が高いからです。
最悪のケースとして考えられるのが、派遣スタッフや顧客のデータが取り出せなくなったり、消滅したりすることでしょう。こうなると、人材派遣会社としてはあるまじき状況に陥ってしまうため、絶対に回避する必要があります。
したがってシステムベンダーを選ぶ際は、その会社の設立時期や資本金、IR情報や株価といった信用調査も併せて行なっておくと安心です。
まとめ
人材派遣業を行う企業で管理される情報は、クライアント・派遣スタッフ関連など多岐に渡ります。これら膨大な情報の共有がなされないことでトラブルや企業イメージの悪化につながってしまうリスクが高く、これまで大きな課題となってきました。
この課題は「メール共有システム」「人材派遣管理システム」などの導入で解決を促すことができます。人材派遣管理業務の効率化を図る際には、これらシステムの導入をぜひ検討されてみてはいかがでしょうか。
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