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ECの多店舗運営が楽になる「一元管理システム」とは

日付のアイコン2019/08/29
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効率化ツール

ECサイトの売上拡大には、自社の公式サイトだけでなく、楽天市場Yahooショッピングなどのモールに複数出店することが必要不可欠です。
しかし、出店しているモール毎に管理画面があり、それぞれ受発注業務が発生するため、煩雑な管理に頭を悩ませている方も多いのではないでしょうか。

そんな多店舗運営における問題を解決できるのが「一元管理システム」です。
今回は一元管理システムでできることやメリット、導入に向けた準備などを解説します。

ECの多店舗運営が楽になる「一元管理システム」とは
この記事の目次

    ECの多店舗運営に役立つ一元管理システムとは?

    ECの多店舗運営は効率よく売上を出し、会社を成長させる経営の基本戦略のひとつです。
    しかし、複数のモールに出店すると、絶対に避けられない問題が出てきます。
    それは、「受注管理の手間が増える」ことです。楽天RMSなどモールごとにシステムが違うので、複数の画面を行き来しながら注文確認や問い合わせ対応、在庫状況の更新を行う必要があります。
    こうしたECの多店舗運営における手間とコストを改善するのが、「一元管理システム」です。

    一元管理システムでできること

    一元管理システムでは、受注管理、在庫管理、商品登録管理、問い合わせメールの管理など、各モールの管理画面で行う作業を、1つに集約することができます。
    煩雑化しやすい多店舗運営を簡略化するだけでなく、モールを超えて受注数や傾向を把握することで、顧客ニーズを横断的に分析できるようになります。

    一元管理システムのメリット

    一元管理システムの5つのメリットについて、見ていきましょう。

    メリット①作業効率が劇的にアップ

    商品登録や更新、注文の確認・発送・発送連絡、在庫の確認など、各モールの管理画面で作業を行う必要があり、時間と手間がかかります。一元管理システムでAPI自動連携すれば、1つの管理画面で全ての作業を完了することができます。作業時間を大幅に削減して、作業効率をアップさせます。

    メリット②スタッフの手間とコストを削減

    一元管理することで、スタッフの作業工数をカットできます。少ない人員で運営できるため、人員コストの圧縮を実現します。作業効率を上げることで、ルーティンワークに時間を割くことなく売上に直結する販促業務に向き合えることもメリットです。

    メリット③在庫連動で売り越しリスクを回避

    すべてのモールの売れ行きや在庫情報を簡単にチェックできるため、余剰在庫のリスクを軽減し、在庫更新の自動化を実現します。全店舗の在庫をバラけることなく、一定数に保つことができるので、販売機会を逃しません。

    メリット④問い合わせメールの見落としを防止

    受注管理だけでなく、問い合わせメールも一元管理することが可能です。各モールのメッセージ機能を使ってメール対応業務を行う必要がなくなり、見落としによる対応漏れや対応遅れを防止することができます。

    メリット⑤顧客満足度の向上

    一元管理システムの導入によって、複数店舗の管理が楽になり、スタッフの負担が軽減することはもちろんですが、作業効率がアップし、問い合わせ対応業務の正確性が上がることで、顧客満足度の向上にも繋がります。

    システム導入に向けた6つの準備

    一元管理システムは、店舗運営業務全体に影響を及ぼすため、ただ闇雲に導入すれば良いわけではありません。しっかりと準備を行い導入に向けて体制を整える必要があります。
    ここでは、システム導入に向けた6つの準備を解説します。

    課題を明確にする

    まず、自社の抱える課題を明確にしておくことが最も重要です。一元管理システムはさまざまなベンダーから提供されているため、解決すべき課題を明確にすることで、自社に合ったシステムを絞りやすくなります。
    問い合わせメールの対応漏れが起きている、商品数が多く在庫管理に手間がかかっている等、具体的な課題を洗い出しましょう。
    また、導入後の効果を測るためにも、現状の課題と導入後の成果のイメージをしっかり描いておくようにしましょう。

    現場スタッフにヒアリングする

    受発注業務のリアルな課題を把握しているのは、実際にEC運営業務を行っているスタッフです。
    情報システム部門や商品企画部門などが抽出した課題だと、的外れな場合や忖度しすぎる場合もあるでしょう。そこで、実際に一元管理システムを利用するショップ運営の現場スタッフにヒアリングを行い、的確な課題を把握しましょう。

    システム化する範囲を決めておく

    受発注業務はシステム化できるものと、柔軟に対応すべきものがあります。どこまでの業務をシステムでカバーするのかは、導入前に決めておきましょう。

    業務の効率化をはかることはとても重要ですが、システム化により顧客満足度を下げることになってしまっては導入の意味がありません。システムで自動化した方が効率的な業務と、ひとつひとつ人の手で確認が必要な業務をしっかり線引きしておくことで、導入のメリットを最大化することができます。

    操作性を確認する

    高機能なシステムを導入しても、スタッフが使いこなせなくては意味がありません。操作に手間がかかり、かえって業務効率を悪化してしまうことも考えられます。実際にシステムを使用するスタッフが使いこなせるかどうかが重要です。
    ベンダーが提供している無料のトライアル期間は必ず利用し、実際の画面を使って操作性の確認を行いましょう。

    サポート体制を確認する

    システム導入後、使い方が分からなかったり、トラブルが発生したりした場合にはシステムのサポートサービスを利用することになります。
    最近では、チャットやSNS、LINEのようなメッセージアプリによるサポートを行なっている企業も増えてきています。これらの窓口があれば、電話よりも気軽に問い合わせができるでしょう。
    また、電話によるサポートの対応時間帯が自社の営業時間と重なっているか、サポートにあたる人数や専属担当者の有無も合わせて確認が必要です。
    さらに、操作マニュアルやFAQ(よくある質問と回答)などが充実度や使いやすさも必ず確認しましょう。

    導入担当者を決める

    運用に関連するルールを定め、他社員に先駆けてシステムの操作を熟知するシステム導入担当者を決めましょう。
    使い方の些細な疑問を全てサポート窓口に問い合わせを行うと、作業効率の悪化に繋がります。
    そこで、システム操作を熟知した導入担当者を決めておくことで、社内だけで完結できるようになります。

    一元管理システムの種類

    受注・発注・在庫の管理は「受注管理システム」

    在庫、受注、発注を一元管理できるのが「受注管理システム」と呼ばれるツールです。
    「NEXT ENGINE(ネクストエンジン)」や「TEMPOSTAR(テンポスター)」、「CROSS MALL」、「GoQSystem」などのクラウド型が主流になっています。

    メールの管理は「メール共有・管理システム」

    各モールのメッセージ機能を集約し、1つのシステムで問い合わせ対応業務を完結することができるのが、「メール共有・管理システム」です。商品の仕様や在庫数等、全店舗で共通して回答できる質問を効率的に対応できるようになります。
    さらに、モールの管理画面やメールソフトを切り替えて操作する必要がないので、管理が簡略化され、見落としによる対応漏れや遅れを防止することができます。

    受注情報とメールを連携する「メールディーラー」

    ECの問い合わせ対応業務に特化し、様々な「受注管理システム」と機能連携できるメール共有・管理システムが「メールディーラー」です。

    「メールディーラー」と「受注管理システム」を連携させることで、各モールの受注を一斉に処理できるようになるほか、受注メールから販売個数を取り込んで店舗間の在庫を残り1つまで自動同期できるようになります。
    さらに、「メールディーラー」に届いた問い合わせメールから、ワンクリックするだけで「受注管理システム」の受注明細が表示されます。システムを切り替えて検索をかける必要なく、返品やキャンセル処理をスムーズに行うことができます。

    煩雑なメールをスッキリ管理して業務効率化を実現し、「受注管理システム」と簡単に連携できる方法をお探しなら、メール共有・管理システム「メールディーラー」をご検討ください。

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    メールディーラー通信編集部:J

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