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一元管理ツールとは?
多店舗運営の煩雑な管理にバイバイ!

2020/4/15
効率化ツール
一元管理ツールとは?多店舗運営の煩雑な管理にバイバイ!

自社EC だけでなく、楽天市場やYahooショッピングなどのモールに出店しているショップであれば、受発注業務の手間に毎日頭を悩ませているのではないでしょうか。

「あっちのショップでは発送連絡メールを送って、こっちのショップの問い合わせメールに返信して……」と、各モールのシステムを行ったり来たりで大変です。

そんな非効率な運用からオサラバしましょう!

多店舗運営での管理の手間とコストを大幅に削減できるのが「一元管理ツール」です。

一元管理ツールはどんな機能があり、どんなメリットがあるシステムなのでしょうか。一元管理することで、事業者とお客様にどんなプラスが生まれるのかをご紹介します。

EC店舗間の受注管理を解決するのが一元管理システム

ネットショップの多店舗運営は効率よく売上を出し、会社を成長させる経営の基本戦略のひとつです。

しかし、複数のモールに出店すると、絶対に避けられない問題が出てきます。

それは、「受注管理の手間が増える」ことです。楽天RMSなどモールごとにシステムが違うので、複数の画面を行き来しながら注文メールの確認や問い合わせ対応、在庫状況の更新をしなくてはいけません。確認すべき管理画面が増え、膨大な情報を把握するだけでもひと苦労です。

こうしたネットショップの多店舗運営における手間と負担を解決するのが、「一元管理ツール」です。

一元管理ってなにをするの?

受注管理、在庫管理、メール管理など各モールの管理画面で行う作業を、モール関係なくまとめて管理します。バックヤード業務を一元管理することで、見落としや対応モレなどのミスを防ぐことができます。

複数店舗の管理を一本化!だから業務がはかどる!

一元管理ツールの3つのメリットについて、見ていきましょう。

メリット①作業効率が劇的にアップ

商品登録や情報入力、注文の確認・発送・発送連絡、在庫の確認と更新など、各モールの管理画面へ移動して作業するのは時間のムダです。一元管理ツールなら、API自動連携により1つの管理画面で操作が完了。作業時間を大幅に削減して、作業効率をアップさせます。

メリット②スタッフの手間とコストを削減

一元管理することで、スタッフの作業工数をカットできます。少ない人員で運営できるため、人員コストの圧縮を実現します。作業効率を上げることで、ルーティンワークに時間を割くことなく売上に直結する販促業務に向き合えることもメリットです。

メリット③在庫連動で売り越しリスクを回避

すべてのサイトの売れ行きや在庫情報を瞬時にチェックできるため、余剰在庫のリスク、在庫更新の自動化を実現します。全店舗の在庫をバラけることなく、一定数に保つため販売機会を逃しません。

メリット④対応漏れなどのミスを回避

それぞれの問い合わせに対応するために、各モールの間を行ったり来たりしていると、うっかり対応が漏れてしまうなどのミスが発生するリスクがあります。

あちこちのショップから常に問い合わせの対応が発生する場合、注文数が増えれば増えるほど、対応も煩雑になりがちです。特にセール時期など繁忙期には、対応漏れも起こりやすくなり、ユーザーに対する対応漏れは売り上げの損失や信頼を失うことにつながりかねません。

問い合わせ対応を一元管理することで、煩雑な対応によって起こるミスを回避することができるでしょう。

メリット⑤顧客満足度の向上

メリット①でもご説明した通り、問い合わせの一元管理は、色々な業務の効率化につながります。各モール間を行ったり来たりしている間のタイムロスも、ほんの少しの手間だと侮ってはいけません。ちりも積もれば山となり、実は大きなタイムロスになっていることが多いです。

一元管理ツールを利用して対応の効率化を図ることは、ユーザーへの対応スピード向上にもつながります。

ユーザーからすれば返信が早いというのは大きな安心と信頼につながり、リピーターの獲得への貢献も期待できます。

経営を長い目でみたときに顧客の満足度は非常に重要な項目なので、素早く丁寧な対応でしっかり顧客満足度を上げていくよう心がけましょう。

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一元管理システムのメリットを最大化するには?

一元管理システムを導入することのメリットをご紹介しましたが、ただ導入するだけでは一元管理システムを使いこなせる訳ではありません。

一元管理システムのメリットをさらに最大化して利用すべきなのです。メリットを最大化するポイントとは、一体どのようなものなのでしょうか。

課題を明確にする

まずは、一元管理システムの導入前に自社の抱える課題を明確にしておくことです。

一元管理システムといっても、市場にはさまざまなツールやサービスがあります。自社の抱える課題を明確にすることで、どの管理システムが自社に合っているのかを絞りやすくなります。

メールへの対応漏れや進捗状況の共有ができていない、取り扱い商品が多く在庫管理が煩雑で手間がかかっている、など抱える課題はそれぞれ違っているでしょう。

自社の課題を解決するためにはどんなシステムが最適なのか、そのシステムやツールは導入の際にかかるコストに見合うものなのか、自社の抱える課題はコストをかけてまで改善すべき課題なのかを明確にしてください。自社が抱える課題は何か、一元管理システムによって何を解決したいかを明確にしておかなければ、システム導入後に業務が改善されたかどうかの判断もできません。

導入後の効果を測るためにも、自社の課題と導入後の成果のイメージをしっかり描いておくようにしましょう。

操作が簡単な一元管理システムを導入する

いざ、一元管理システムを導入してみてもスタッフが使いこなせなくては意味がありません。意味がないどころかシステムの操作に手間がかかり、業務効率がかえって悪化してしまうことも考えられます。

操作が複雑なシステムの場合、ミスを無くそうと導入したものの操作ミスが頻発してしまうというケースも起こり得ます。実際にシステムを使用するスタッフが使いこなせるかどうか、導入前に確認すべきでしょう。
直感的に操作ができ、手間のかからないシンプルな操作性のシステムを導入すると安心です。

実際に導入する前に、他社の導入事例を確認しておくとより具体的なイメージができるのでおすすめです。

システム化する範囲を決めておく

顧客への対応はシステム化できるものと、それぞれ柔軟に対応した方がいいものがあります。どこまでの業務範囲をシステムでカバーするのかは、導入前にある程度決めておきましょう。

業務の効率化をはかることもとても重要ですが、システム化により顧客満足度を下げることになってしまっては導入の意味がありません。システムで対応した方が効率的な業務、ひとつひとつ確認して対応した方がいい業務の範囲をしっかり線引きしておくことで、導入のメリットを最大化することができます。

例えば、受注管理や在庫管理、メールの共有はシステム上で管理し、顧客からの問い合わせは一つ一つ確認して対応する、などあらかじめシステムで対応する業務範囲を決めておくとスムーズです。

導入前に確認すべき一元管理システムの注意点

ここまでで、一元管理システムの導入もかなり具体的なイメージになってきたのではないでしょうか。しかし、導入の際に確認すべき注意点もあります。どのような点に注意すべきか、ご説明します。

費用がかかる

もちろんご存知のことかもしれませんが、システムの導入には費用がかかります。

導入するシステムにもよりますが、初期費用と月額利用料がかかる料金体系のものがほとんどです。含まれる機能も各社で異なるため、自社に合った機能が備わっていて、費用対効果の高いものを見極めて導入する必要があります。

実際に導入する前に、各社のさまざまなシステムを比較したり、無料体験版を試してみることがおすすめです。費用だけがかかり、うまく活用できなければ導入の意味がありません。

導入前の段階からしっかり準備をしておくことで、費用をかけただけの価値があるかどうか、システムを最大限活用できるかどうかは変わってくるかもしれません。

今までの業務フローをかえるのは難しいこと

新たなシステムを導入し、運用していくことはこれまでの業務フローを少なからず変えなければなりません。また、これまでの業務フローに慣れているスタッフに対して、新たな運用フローを装着することは簡単ではないでしょう。

導入にあたり、全てのフローを一気に取りかえてしまうのではなく、少しずつ導入していくことで現場スタッフに負担をかけることなくかえることができます。

新たなシステムの導入や業務フローの変更の際は、スタッフに対して説明会を行う、丁寧なマニュアルを用意する、問い合わせの窓口を設置するなどしてサポートしてください。導入の際にスタッフに対しても丁寧に対応することで、抵抗なく新たな業務フローを導入することができるでしょう。

一元管理システムの種類

在庫、受注、発注の管理は「受注管理システム」

面倒な管理画面の行き来や手動による在庫管理といった手間や不便さを解決し、利益を最大化する「一元管理ツール」は、ECショップの運営には欠かせません。

在庫、受注、発注をまるっと管理できるのが「受注管理システム」と呼ばれるツールです。「ネクストエンジン」や「CROSS MALL」「GoQSystem」など最近ではクラウド型が主流になってきています。

メールの管理は「メール共有・管理システム」

複数店舗を運営していると、問い合わせメールも増加します。顧客対応は毎日のルーティンワークですが、モールごとの管理画面からメール対応をしていては非効率。メールをまとめて管理できるツールは「メール共有・管理システム」と呼ばれ、スタッフの作業コストと手間を短縮できます。

システム連携とメール管理をまとめるメールディーラー

多くの「受注管理システム」とシステム連携しているメール共有・管理システムが「メールディーラー」です。連携することでより効率化でき、「対応モレ」「状況把握」といったバックヤードが抱える課題をスムーズに解決できるので、ネットショップの顧客対応には「メールディーラー」がおすすめです。

煩雑なメールをスッキリ管理して、業務効率化の方法をお探しなら、メール共有・管理システム「メールディーラー」におまかせください。

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問い合わせ対応業務に大革命

この記事を書いた人

メールディーラー通信編集部

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