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低コストで情報共有を促進し、生産性向上につなげるツールとは?

2021/04/01
効率化ツール
低コストで情報共有を促進し、生産性向上につなげるツールとは?

生産性とは、企業が投入した資源に対して、収益がどれほど上がったかを図る指標です。

例えば企業がある新規事業に投資を行い、売上が大きく増加したとします。しかし、その対価を得るために費やす人的・金銭的資源が同じように大きければ”生産性”は低いといえ、企業の成長戦略としては疑問符がつきます。

人的な資源が減少しているマクロトレンド下では、業務効率を向上させることで、生産性をあげる取り組みは避けては通れません。

企業の生産性を算出する方法は数多くあります。広く採用されている計算方法としては「1時間当たりの売上高」や「社員1人当たりの年間収益」などが挙げられます。生産性を最大化させるため、企業の運営に携わる人すべてが、より優れたビジネスモデルを常に模索しています。

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この記事のまとめ

    生産性向上が叫ばれる背景

    日本は、2020年時点で労働人口が6,800万人余りとされています。残念ながら、少子化の影響によって労働人口は高い確率で減少していきます。人手不足が一層深刻化していく中で、企業が安定した業績を残していくためには、生産性の向上が欠かせません。

    また、資本力に優れた海外の企業が次々と日本の国内市場へ参入しています。日々激化するグローバル競争の中で、国内企業が勝ち抜いていくためには、生産性の向上に取り組むことが必要です。

    生産性に「情報の共有」は寄与するか?

    日々の業務の中で生産性が高いとはどういった状態でしょうか?業務が属人化しておらず、代替可能性ある。一人あたりの業務領域が絞られており専門性を有している。事業として成功再現性が高い。こういった状態が考えられます。そういった組織づくりで、見落としてはいけないのが「情報を共有する」という当たり前のことです。

    円滑な情報共有は、企業の生産性に関して明確なメリットが生み出されます。

    具体的には、「属人化を防げる」「ナレッジが共有される」という2点です。

    属人化を防げる

    業務の属人化は、特定の人への業務の集中は言わずもがなですが生産性に寄与しません。特定の誰かに聞かないと分からない。退職したとたん業務が滞る、といった状態は無駄な時間、確認の工数を増やします。それは本来の業務時間を奪うので、生産性の低下にボディーブローのようにつながってしまいます。

    ナレッジの共有

    「経験から学ぶ」、つまり失敗や問題を経験させて、そこから経験則としてスキルや知識を増やしていくというスタイルで社員の育成を行ってきた企業は少なくありません。これは非効率に見えるかもしれませんが、エクスペリエンス・カーブと呼ばれる理論により裏付けされています。第二次世界大戦前のアメリカで航空機製造現場の生産スピードが工員の熟練により上がっていくことに端を発した研究もされています。

    とはいえ、個人の学習や経験は組織で共有した方がよいことは自明です。なぜならば組織として学習・経験を積んで成長をすることが企業の成長に直結するからです。

    ナレッジの共有は生産性向上につながる大きな情報共有です。

    基本的なことですが、ナレッジの共有で欠かせないことは業務のマニュアル化です。マニュアルがあれば、これまで経験したことがないトラブルや、対応したことがない問い合わせを受けた時にも対応方法の想定をつけることができます。

    効果的にマニュアルを活用するポイントは、「更新コストがかからない」「周知が簡単にできる」「利用頻度を確認できる」点にあります。印刷した紙のマニュアルはすべて当てはまらないので、利用している場合は見直しが必要です。

    業務マニュアルの作成/共有ツールも多く販売されています。更新性・周知のしやすさなど紙に比べて優れている点が多いので、マニュアルの運用を見直されている方は、中身と同時にツールへの移行を検討すべきです。マニュアルの作成、更新、周知が追加の業務になってしまうようでは、本末転倒です。

    マニュアル以外に生産性向上に役立つツール

    マニュアルの運用も同じですが、企業の生産性を向上させたいのであれば、業務効率を上げてくれるールの導入をするべきです。情報共有のために運用が複雑になり、時間がかかってしまっては元も子もありません。

    業界に特化したツール、部署特有の課題を解決するツールなど細分化が進んでいます。ここでは、どれが最適か分からない人に向け、広く業務効率化を図れる、検討すべきツールをご紹介します。

    顧客管理システム

    顧客管理システムとは、顧客の社名や取引履歴、担当者の名前や案件の進捗などを一括で管理するシステムです。権限を与えられたスタッフであればだれでもシステム内の情報を更新したり閲覧したりすることができます。

    ですから、直接の担当者が不在の時であってもこのデータを参照しながら対応することが可能です。顧客ごとにデータが集約されているので、担当者間の引継ぎも簡単になります。

    メール共有システム

    メール共有システムとは、社内に届くメールを担当者間で共有管理できるシステムのことです。このシステムを導入することで、膨大な量のメールを個人ではなくチームで対応することが可能となります。誰かが休んだとしても、対応状況、履歴が共有管理されているため、代理対応もリスクなく行えます。

    いつ、誰からメールが届いたのか、だれが返信をしたのかといった点がすべて視覚的に分かるようになり、個別にメールを転送したり、チャットに貼り付けたりして確認する手間が省けます。また対応状況が共有されるので、チームで進捗を把握することができます。

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    メールディーラー

    まだどのツールから導入すべきか検討を始めている段階であれば、メール共有システムの導入をおすすめします。

    まず、メール共有システムは、顧客管理システムよりも導入コストがかかりません。料金的に安いという点もありますが、移管する顧客のリストが整っていなくても、既存のメーラーから移行できるので、導入準備が格段に簡単です。

    今回は、メール共有システムの中でも代表的なメールディーラーをご紹介します

    メールディーラーとは

    「メールディーラー」とは、株式会社ラクスが提供するメール共有システムです。チーム全体でメール情報を共有することができるので、届いたメールを共有する手間を無くすことができます。その他にも、メールにメモが残せたり、テンプレートを共有できたり、など情報共有の手間を無くす機能が搭載されています。

    例えば、やり取りが継続しているメールにはメモを付箋のように残すことで、ログインできるすべてのユーザーが経緯を見ることができます。また、テンプレートの共有管理により、新人にメール教育をする手間が省けるメリットがあるほか、クレーム対応方法を共有するなどナレッジの共有にも使えます。

    メールで届いた内容を別部署へ確認する際も、メールディーラー内のチャット機能で簡単に共有できるなど、他のツールを立ち上げる手間や印刷して確認をする手間を省くことができます。

    メールディーラーの詳細は下記のページをご覧ください。

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    まとめ

    生産性を高めるうえで有用なツールを積極的に採用することが大切です。特に、メール共有システムや顧客管理システムなど、広く業務効率を改善してくれるツールは、どこから手をつけてよいのか分からない人にとっては導入検討をする価値があります。生産性向上の必要性をお考えであれば、ぜひそれら事業者・法人向けのオフィスツールをチェックしてみましょう。

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    メールディーラー通信編集部:J

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