進捗管理が見える化！
インサイドセールスチームの効率化につながりました。

問い合わせや案件の進捗がわからず、
対応漏れや遅れに気付けないことが課題と感じていました。

導入の背景

まず、メールディーラーをご利用いただいているチームの業務内容について教えてください。

村上様

我々が所属しているのは、対法人様に取り扱っている商材の紹介・案内をメイン業務としているBtoB事業部になります。その中で、インサイドセールスチームは、ホームページから届いたお問い合わせの一次対応を行っています。
3年前に設立されたチームで、売上目標に対し、効率よく営業業務を進めていくための機能を果たしています。

メールディーラー導入のきっかけとなった課題は何だったのでしょうか。

大塚様

きっかけは、インサイドセールスがうまく機能しなかったことです。
新設したインサイドセールスが1次受けとなったのですが、営業への案件引継ぎがスムーズにいかず、どの案件がどういう進捗かわからず、対応の遅れが発生してしまいました。
また、インサイドセールス内で、他の担当者の対応進捗が把握できず、対応漏れや遅れに気付けない状態でした。

インサイドセールスを効果的に機能させるために、まずはインサイドセールス内で問い合わせの対応進捗や案件の進捗を管理する必要があると考え、ツールを探すことにしました。

導入の決め手

メールディーラーを知った経緯や興味を持ったポイントを教えてください。

大塚様

メールディーラーを知ったのは展示会でした。説明を受けて、これはドンピシャで運用に当てはまっていると判断しました。

進捗ごとで縦割りになっているフォルダに、進捗に応じてメールが自動で移動するところが、使いやすそうだと思いました。
また、問い合わせごとに担当者を割り振ることができるため、誰がどこまで対応しているのか分かるところが、重要視していた部分とマッチしていました。

メールディーラーを導入するにあたって、懸念点などはありましたか。

大塚様

共有アドレスを使うところですね。それまで個人アドレスを使っていたので、やや抵抗がありました。
メンバー全員が全く同じアドレスを利用し、全員の画面が同じ形で動くという想像ができませんでした。
ただ、実際の画面を一目見て、分かりやすい、運用しやすそうと感じました。

ラベルや電話応対メモを活用し、案件の進捗をメールディーラーで管理しています。

メールディーラーの活用方法

メールディーラーを利用している業務について教えてください。

大塚様

ホームページから届く問い合わせの対応に利用しています。
問い合わせ内容は商材のカタログ請求や見積依頼が多く、新規のお客様への対応がメインになります。商材によっては、商談を重ねて見積を出す場合もあり、案件の進捗もメールディーラー上で管理しています。

具体的な運用として、まず私が全ての問い合わせに目を通し、担当者全員が同じ案件量になるよう、振り分けます。
案件を振られた担当者は、メールで返信をしたり、架電をしたり、内容に応じた対応をしていきます。
対応した結果、検討度が高い場合はメールを営業に転送し、その後の対応を依頼します。

また、私の方で対応漏れや遅れがないか、案件がそれぞれどういった進捗か、メールディーラー上で確認をするようにしています。

案件の進捗管理はメールディーラーの対応状況管理(タブ)機能を主に活用いただいていますか。

大塚様

そうですね。あとは、ラベル機能を活用しています。
例えば、見積作成中の案件には、それ用のラベルをつけます。その状態が完了したらラベルを外す運用にしているので、検索機能で調べたい状態のラベルに絞りこんで、対応状況を確認することができます。
また、電話で対応が完了したものは、電話応対メモ機能を活用し、どういった内容で完結したか記録しています。

その他に活用している機能があれば教えてください。

大塚様

コメント機能とテンプレート機能を活用しています。

コメント機能は、問い合わせ企業様のURLを貼ったりと、全員が必要な情報を入力する場として活用しています。インサイドセールスの担当者が、どういった切り口でアプローチするかの判断材料にしてほしいと思っています。

テンプレート機能は、カタログ請求希望のお客様へのお礼文用として使っています。
その他にも各自で作ったメール文面で展開できそうなものがあれば、どんどん登録するようにしています。
以前は指示された内容をもとに各自でテンプレートを作っていましたが、メールディーラーにしてからは作成したテンプレートをみんなで使えるため、何度も指示を出す必要がなくなりました。

検索機能を活用し、案件の進捗別リストを作成するなど
営業活動をしやすくなりました。

メールディーラー導入による効果

メールディーラーを導入したことで、便利になったことやできるようになったことを教えてください。

村上様

通常のメーラーより、検索がしやすいです。企業名を入れたら大体検索できるのがありがたいですね。
また、メールディーラーだと検索で該当したメールが、今誰が対応していてどんな進捗かまで分かるので、通常のメーラーより便利だと思います。

大塚様

分類機能を活用し、カタログ請求だけで終わっているお客様など、案件の進捗で検索できるようにしています。
チャンスがありそうなお客様をリスト化して再架電するなど、営業活動をしやすくなりました。

メールディーラーを導入した効果について教えてください。

大塚様

メールディーラー導入前と比べ、手作業の仕事が減りました。
以前は、担当者の振り分け一つとっても、チャットで担当者にこの案件はAさん、この得意先はBさんというような指示を都度出していました。
メールディーラーがないと、効率が悪くなり、残業につながると思います。

メールディーラーのおすすめポイント

最後に、メールディーラーを検討している企業へメッセージをお願いします。

村上様

インサイドセールスのような問い合わせの一次対応部署など、メールの件数が多いところはメールディーラーがマッチすると思います。

大塚様

一回導入すると、ないのが考えられないですね。

ありがとうございました。