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1日1,200通のメール対応でも
「やり残しゼロ」を実現

株式会社日本アクセス様

URLhttps://www.nippon-access.co.jp/

外食チェーン店向けに商品調達や在庫管理、店舗配送などのサービスを提供している株式会社日本アクセス。
メーカー様や営業からの依頼や質問などが1日に1,200件ほど届くのですが、一つたりともメールを見落とさない体制について情報営業課の岡田様、竹内様、中村様にお話を伺いました。

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  ― 課題1 ―

  それぞれがメール対応していると、誰が何をしているのか分からないので、やり残しがないか最初からさかのぼって全部目視でチェックする必要があり、確認作業が大変でした。

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  進捗状況を管理する

  やり残しを防ぐために、メールの進捗状況が誰が見てもわかる運用をしています。
  例えば、確認を取ってから返信するつもりのメールには「関係者に確認中」とコメントをつけています。そうすることで、担当者に詳細を聞かなくても放置していないことがわかり、確認の手間を省けるようになりました。

  

  引き継ぎはチャットで共有

  土日だけの当番の人がいるのですが、土日に何があったのかチャット機能を使って履歴を残してもらっています。一つのツールでまとめて管理でき、直接会えなくてもしっかりと引き継ぎができています。

  

  テンプレートで返信時間を短縮

  以前ははメモに残したテンプレートをコピペして使っていましたが、更新が大変でした。それが今では、テンプレートをメールディーラー内で管理することで、最新版の共有が簡単にできるようになり、テンプレートをよく使う「CSチーム」はだいぶ楽になりました。

  

  メール件数は自動で集計

  メーカー様へアンケートを実施するのですが、回答がどこから何件来たという回収状況の管理がしやすくなり、回答が来ていないメーカー様への連絡がスムーズに行えています。