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猫の手も借りたい繁忙期のために、逆算して備えるべき5つのステップ

皆さんの「繁忙期」はいつですか?
年度末や年度の始まり、夏休み・冬休みなど、業界によって時期は様々ですが、1年間で最も忙しい期間であり、最も売上が伸びる大切な期間です。

それでは、「繁忙期を乗り越えるための準備」はいつから始めていますか?
「スタッフの増員」で備える場合、繁忙期突入に合わせて、ピカピカの新人が入ったのでは間に合いません。新人研修に時間を取られ、本来必要な仕事が出来ず、大変な思いをしたことがある方も多いのではないでしょうか。
手遅れな状態で繁忙期を迎えないためには、「いつ」から「何」を準備すればよいのでしょうか。

今回は、繁忙期から"逆算"をして備える「スタッフの増員スケジュール」について、お話したいと思います。

問い合わせ対応数から繁忙期を決める

まず、メールディーラーをご利用いただいているECショップ様を一例に、「問い合わせ対応数」から「繁忙期」を推測したいと思います。
下記グラフは、メールの「送信件数」を取り扱い商品ジャンル別でまとめたものです。

問い合わせ対応数の推移

お中元、お歳暮時期に向けて増加するギフトに対し、アパレルは夏と冬のセール時期に向けて増加しています。メール送信件数の増加は、「お問い合わせメール」の件数が増え、お客様の関心が向いているということであり、注文が増えることが推測できます。

繁忙期を無事に乗り越えるためには、自社の繁忙期が「いつ」なのか、明確な「数字」を元に、しっかりと把握することが大切です。

繁忙期を把握できたら、次は準備に取り掛かりましょう!

逆算して備える5つのステップとは

まず、人を採用するには、5つのステップが存在します。 このステップを逆算してスケジュールを組み、次の繁忙期を万全の体制で迎えましょう。

採用スケジュール1

1.広告準備期間(掲載希望日の3週間前~)

広告作成には、取材、撮影、原稿作成、内容確認と数多くの工程が発生します。
修正が複数回に及ぶことも考慮し、遅くとも掲載開始希望日の3週間前には広告会社に掲載の意思を伝え、準備に取り掛かりましょう。
取材前に、「人を採用する目的」と「求める人物像」を社内で明確にし、認識のズレを防ぐことで、スムーズに準備を進めることができます。

2.広告掲載・応募受付期間(掲載当日~終了)

掲載媒体・料金によって掲載期間を調整でき、一般的には掲載初日~3日目に応募が集中するとされています。

WEB
掲載料金順と、掲載が新しい順で上から表示されることが多く、応募が手軽なため、掲載直後に反響があります。

雑誌等
求職者の手元に渡り、応募の電話をかけるまでに2・3日の時間を要する場合が多いとされています。また、広告が手元に残るので、数週間後に応募があることもあります。

それぞれ応募受付のフローを明確にした上で社内に周知し、いつでも誰でも良い受付対応ができるようにしましょう。

3.面接期間(掲載翌日~)

応募受付時にすぐに面接日程を確定できるよう、予め面接官のスケジュールを確保しておきましょう。
1社採用が確定した時点で求職活動を停止してしまうケースも多いため、「スピード」が大切です。
また、採用人数や採用目的によって、「良い人がいたら随時採用」か「複数人比較して採用」を使い分ける必要があります。

4.採用期間(面接開始後~)

最終面接終了後、3日~1週間以内には選考結果を通知しましょう。
すぐに採否を決めることができない場合は、一度状況を報告し、採否決定の目途を伝えることで、求職者の気持ちが離れるのを防ぐことができます。

5.研修期間(勤務開始後~)

いつまでに何を教えて、繁忙期を迎える前にどこまで出来るようになってもらうか、スケジュールとゴールを設定しましょう。チェックリスト等で成熟度をチェックするのも効果的です。
研修手順をしっかりと整備し、受け入れ体制を整えることで、早期退職防止にも繋がります。

実際に逆算してみよう

これら「5つのステップ」にかかる時間は、企業によって異なります。全ての時間を算出できたら、実際に"逆算"してみましょう。
今回は、ギフトを扱うECショップを例に"逆算"してみました。

目的:11月1週目に始まる繁忙期に向けて増員したい
1.準備期間:3週間
2.掲載・応募受付期間:3週間
3.面接期間:3週間
4.採用期間:2週間
5.研修期間:4週間

採用スケジュール2

このように、11月1週目の繁忙期に備えるためには、8月3週目から準備に取り掛からなければいけないのです。

繁忙期を迎える都度、「猫の手も借りたい!」と嘆いている方は、一度「繁忙期の時期」と「5つのステップの所要時間」を算出し、「スタッフの増員スケジュール」の見直しをしてみてはいかがでしょうか。

※メールの送信件数は、メールディーラーの「集計レポート機能」で簡単に集計ができます。

問い合わせメールの共有・管理システム「メールディーラー」

この記事を書いた人

メールディーラー通信編集部

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