メールの『二重返信』を防ぐ3つの機能

「あ！このメールさっき僕が返信しましたよ！？」
「え！？」

チームで問い合わせ対応を行っていると、このような『二重返信』が発生します。
なぜこのようなミスが発生してしまうのでしょうか。

それは、チームが抱えている3つの「分からない」が原因です。

今回は、この3つの「分からない」を「分かる化」するメールディーラーの機能を紹介します。

「まだ返信していないメール」が分からない

今、受信トレイの中に「まだ返信をしていないメール」は何通ありますか？

「返信済のメール」や「返信の必要が無いメール」も混在し、「まだ返信をしていないメール」を見つけにくい受信トレイは、二重返信を引き起こす要因の1つです。

メールディーラーの受信トレイでは、「メールの対応状況別」の「ステータス」で分類されているため、
他スタッフに確認をしなくても、「まだ返信をしていないメール」が「分かる化」しています。

二重返信の最も大きな原因は、「誰がどのメールを対応すべきか、明確な線引きが無いこと」です。

メールディーラーでは、メール1通に対し1人ずつ、「担当者」を振り分けることで、「誰がどのメールを対応すべきか」を「分かる化」します。
事前に設定を行えば、内容やキーワードによって受信時に自動で振り分けることもできます。

メールと担当者の紐づきが明確なので、担当者が急遽お休みになった際も代わりに対応でき安心です。

スタッフの人数が多いチームや、異なる拠点で同一業務をしている場合、「まったく同じタイミングで同じメールに返信してしまう」という偶然も発生します。

メールディーラーは、「排他ロック」で「今、誰がどのメールの返信作業をしているか」を「分かる化」します。

スタッフの「声かけ」・「心がけ」で3つの「分からない」を解決に近づけることもできます。
しかし、あまりにもメール通数が多すぎたり、「声かけ」・「心がけ」が時間のロスや心労に繋がってしまう場合は、メールディーラーで「物理的」に防止できる体制を整えてみてはいかがでしょうか。

株式会社ベガコーポレーション様

1日500件のメールを10名で対応し、二重返信や対応漏れに頭を抱えていました。

詳しくはコチラ＞＞株式会社ベガコーポレーション様の導入事例

株式会社アイスタイル様

重複対応や見落としが無いよう、細心の注意を払う必要があり、精神的な負担が大きかったです。

詳しくはコチラ＞＞株式会社アイスタイル様の導入事例

有限会社シリアルマミー様

ショップ運営体制を2名から3名に増員し、混乱していた役割分担をスッキリ交通整理できるようになりました。

詳しくはコチラ＞＞有限会社シリアルマミー様の導入事例

この記事を書いた人

メールディーラー通信編集部

顧客対応のお悩みを解決し、顧客満足度を上げるための情報を発信します。