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誤送信メールのトラブル別予防策<ウッカリさん必見>

平成29年5月30日「改正個人情報保護法」が全面施行を開始しました。

これまでは「保有している個人情報が5,000人分以下の事業者」は、「適用除外」とされていましたが、今回の改正から、
保有情報数を問わず「全ての事業者」が適用対象となります!
「うちは規模が小さいから大丈夫!」と、油断をしていた方こそ、しっかりとした対策が必要です。

統計によると、情報漏えい事故の原因は、「管理ミス」「誤操作」等の人為的なウッカリミス
8割以上を占めていると言われています。

どんなにマジメな人でも、マメな人でも、ウッカリミスをしてしまうものです。
今回は、そんなウッカリミスによる情報漏えいの2大トラブルを小さな工夫で防ぐ方法をお伝えします。

【トラブル1】 送信先を間違えた!

メール作成画面で宛先を手入力しようとすると、「オートコンプリート機能」により、予測される宛先がプルダウンで表示されますが、ここで選択ミスをすることで誤送信に繋がってしまうのです。
また、CC・BCCの選択ミスもありがちなウッカリミスです。

【予防策】
オートコンプリート機能を停止する
●アドレス帳は会社名+苗字で入力する
●新規作成せずに、「返信ボタン」で作成する
●CCを利用するときは、宛名に「CC:○○様」と追記し、目視確認をする

【トラブル2】 添付ファイル間違えた!忘れた!

見積書や請求書、申込書等、大切な情報が多い添付ファイルこそ、ミスが許されません。
添付間違いによる機密情報の流出によって、取引が停止になるケースもあります。
また、添付忘れによる「再送メール」は、情報流出の危険はないですが、担当者としての信頼性を失ってしまう可能性があります。

【予防策】
本文作成開始の前に添付する
●ファイル名に「送信先の企業名」「送信日時」で作成する
●添付ファイルを暗号化し、パスワードを別送信する

このように小さな工夫で、ウッカリミスは防ぐことができます。
いずれにせよ、何を置いても大切なのは「確認」です。
いち早く送ってしまいたいメールであっても、送信ボタンを押す前に、ちょっと一息、深呼吸。
メールの作成画面を1番上から下まで、しっかり見直しましょう。
この「心がけ」で、ウッカリミスを格段に減らすことができるはずです。

【オススメ機能】 情報漏えい対策オプションでできること

会社の大切な情報の管理を「心がけ」だけに任せるのは不安!という方へ
4,000社が選んだメール共有システム「メールディーラー」の「情報漏えい対策オプション」をご紹介します。

●ユーザーごとに顧客情報の閲覧権限を設定
●添付ファイルを自動で暗号化し、パスワードも自動で別送信
●送信前の確認画面で各項目にチェック必須のボックス設置

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この記事を書いた人

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