平木国際特許事務所様の導入事例

業務の効率化と安全性の向上を同時に実現できました!

お客様名:平木国際特許事務所様
URL:http://www.hiraki-patent.co.jp/

2011年で創立28年、国内・外国の特許・実用新案・意匠・商標に関する出願、中間処理、訴訟、鑑定、調査等を行う平木国際特許事務所様でのメールでのお客様対応や、メールディーラーをご利用頂いての効果についてお話をうかがいました。



◆メール関連詳細データ
問合せメール送受信数:1日160件

スタッフ数:
受信担当2名
送信担当25名
メール閲覧者100名以上(閲覧は全体で行う)

INDEX

『特許事務所』でのメールの重要性

Q.特許事務所におけるメールの位置付け、重要性についてお聞かせ下さい。

知的財産権の取得や維持管理には多くの事務作業が発生します。特許庁への手続きや費用支払にはそれぞれ期限があり、それを怠ると重要な権利が消滅してしまう危険性があります。その為、顧客からの指示や問い合わせなど、たった1件のメールの取りこぼしでも重大な損失が発生してしまう恐れがあります。また、過去のメールも重要な情報であり、送受信ともに保管しておく必要があります。

2.メールディーラーの利用シーン・利用部門

Q.メールディーラーの利用シーン、利用部門についてお聞かせ下さい。

メールディーラーは主に海外顧客からのメールを管理しています。受信メールに関しては、取りこぼし防止のため専任の受信担当部門が一括してチェックを行っています。
受信担当セクションにて振り分けられたメールを各事務グループ・技術グループの担当者が内容に応じて返信処理等を行っています。

3.メールディーラー導入前の課題

Q.メールディーラー導入前は、どのようなメール対応フローで、その際にどういった課題があったのでしょうか。

メールディーラー導入前は、Outlook Expressを使用して、一つのメールアドレスのみで1台のパソコンに全メールを集約して受信し、共有利用していました。そのため、以下のような問題が発生していました。

≪問題その1≫
端末が1台のため、座席移動や作業待ちが発生し、非常に非効率な状態であった。

≪問題その2≫
メールの操作に関する権限がないので、誰でも送受信メールの内容を見ることができてしまい、削除等のセキュリティ対策もなく、操作履歴も不明だった。

≪問題その3≫
共通のメールアドレスで送受信を行うので、誰が担当したメールか分からず、メールの割り振りが大変。(担当者がなかなか見つからず、結果として対応が遅れてしまう可能性がある。)

4.メールディーラー検討のきっかけ

Q.メールディーラーご検討のきっかけは何だったのでしょうか。

上記のような課題を解決しようにも、メールの件数的には専用のメールシステムを構築した場合の費用対効果は見込めませんでした。
そこでインターネットで「メール共有」というキーワードで検索した結果、メールディーラーが筆頭に表示され「大手企業を含めて、豊富な導入実績がある」という事からお問い合わせメールを送信しました。 即日にお問い合わせ回答があり、数日で営業担当が来訪され デモ画面の案内がありました。

5.メールディーラー導入後の効果、特に有用な機能

Q.メールディーラーへのお乗り換え後の効果はいかがですか?

メールの送受信をメールディーラー上で一元管理することで、業務効率や安全性が向上しましたね。

・所員の各パソコンより一つのアドレスでメールの送信が可能
利便性向上

・メールの処理状況の進捗確認が可能 →対応漏れ防止

・所内共通で利用可能な署名・テンプレート登録機能 →対応品質の統一化

・同じアドレスから届いたメールの紐付けした対応履歴 →閲覧機能向上

・ユーザー単位での操作権限設定が可能、操作ログ取得機能 →安全性の向上

その他、細かいところでは、メール送信前のプレビュー機能により、誤植などを防げる、メールを検索する際の条件指定が充実していて目当てのメールを探しやすい、といった点が挙げられます。
また、送受信のメールがグループ内で共有されていることで、対応品質への意識の高まりにも繋がっていると思います。



6.メールディーラーのサポートセンターの品質について

Q.当社サポートセンターの品質はいかがでしょうか。

迅速・丁寧という言葉につきます。原因調査・対応の速さ、途中経過の報告メールもきちんとあり当所の取引先の中でもトップクラスのサポート体制です。
サポートセンターとシステム部門、営業部門との連携が取れているところも素晴らしいと思います。

 

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