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「トンチンカン」なメールを送らないための「アジモヨシアシ」

「トンチンカン」
=鍛冶屋で焼いた金属を、ハンマーで叩いて器具を作る「相槌」の音からできた擬音語。
交互に打たれて音が揃わないことから、ちぐはぐなことを意味するようになった。
 1)物事のつじつまが合わないこと。見当違いであること。
 2)間のぬけた言動をすること。

メールは「文字だけ」で行うコミュニケーションです。
だからこそ、しっかりと筋道を立てて文章を組み立てないと「この人、急に何言ってるんだ?」と思われてしまう可能性があります。
何度も読み返しが必要なメールを送ることは、相手の時間をロスさせるだけでなく、分かりにくいメールを送ってくる「トンチンカンな人」というレッテルを張られてしまうでしょう。

つまり、メール相手から「打ち込まれた文章」だけで、送信者の評価が決められてしまうのです。
今回は、相手がすんなり読めるスマートなメールを書くためのルールをご紹介します。

本題の組み立て方

メールの文章は、「構成」がとても大切です。
伝えたい内容は同じでも、「構成」次第でスマートなメールにもトンチンカンなメールにもなります。
メールを読むときは、書かれた文章を上から順に読むのが一般的です。
そのため、最初に本題の目的(要約)を伝え、ゴールを共有することにより、受信者はスムーズにその後の説明を読み込むことができます。

長い前置きで、最後の最後までゴールが分からない「絵描き歌」のような文章の構成は、小説や漫画では好まれますが、ビジネスの場には不向きです。

メールの本題は以下のような文章展開で書くことがベストです。

メール全体の組み立て方

上記の「本題の組み立て方」に加え、「メール全体の組み立て方」は下記の順で作成すると、首尾一貫したメールになります。

①宛名 … 誰に対してのメールか
②自己紹介 … 誰が送るメールか
③目的 … 何を伝えるためのメールか
④要約 … 本題を簡潔にまとめる
⑤詳細 … 本題を詳しく説明する
⑥挨拶 … 最後の挨拶、結びの言葉
⑦署名 … 誰が送るメールか詳細

では実際に書いてみましょう。

①宛名 ○○株式会社
田中様
②自己紹介 いつもお世話になっております。
株式会社ラクスの山本と申します。
③目的 田中様からお問い合わせ頂きました「メールディーラー」の
「情報漏えい対策オプション」について回答致します。
④要約 「情報漏えい対策オプション」では、以下の3つの機能が利用可能となります。
⑤詳細 1.顧客情報へのアクセス制限機能
ユーザ毎に、顧客情報の閲覧範囲を設定できます。閲覧権限のないユーザは、メールアドレスなどの顧客情報を伏せた状態で表示されます。

2.添付ファイルの自動暗号化機能
メールにファイルを添付して送信する際に、パスワード暗号化されたzipファイルに自動変換されます。パスワードは別メールにて自動で送信されます。

3.送信内容確認機能
メールの送信確認画面にて、宛先や添付ファイルのチェックを行わないとメールが送信できないよう設定することが可能になります。

【情報漏えい対策詳細ページ】
https://www.maildealer.jp/function/dlp.php
⑥挨拶 以上でございます。
その他、ご不明な点がございましたら、お気軽にお申し付けください。
⑦署名 =================
株式会社ラクス
山本 真美
〒151-0051 東京都渋谷区千駄ヶ谷5丁目27-11
アグリスクエア新宿ビル3F
TEL:03-5368-1631  FAX:0120-82-5348
URL:https://www.rakus.co.jp

すんなり読めるスマートなメールになっているでしょうか?
ぜひ、頭文字を取って「アジモヨシアシ」と覚えてくださいね^^

新人に「トンチンカン」なメールを送らせないために

新卒入社等、ビジネスメールに慣れていない人は「トンチンカン」なメールを送りがちです。
入社後のビジネスメール研修として、1通作成毎に先輩社員が確認するというOJT研修が一般的ですが、忙しい業務の中で後回しにされ、いつの間にか風化しているケースが多いのではないでしょうか。

メールディーラー「申請・承認」機能では、メール作成画面に「承認依頼ボタン」を組み込むことで、先輩社員のチェックを義務化することができます。

新人が操作するメール作成画面の「送信ボタン」を非表示にすることで、全てのメールを先輩社員が確認することになります。内容に問題が無ければ先輩がそのまま送信し、修正があればメール自体にコメントを残して新人に差し戻すことが可能です。

また、業務の習熟度や研修スケジュールによって、「送信ボタン」「承認依頼ボタン」を2つとも表示させれば、確認が必要なメールのみ、承認依頼することもできます。

研修終了後、送信前の確認が不要になってからも、先輩社員はいつでも閲覧ができるので、適宜品質チェックを行うことが出来ます。

新人が操作する画面を管理者側で管理することによって、いい加減になりがちなOJT研修をきっちりと行い、メール接客品質の底上げに繋がります。

メールの送信者が、ベテランであっても新人であっても、受信者にとって「会社の顔」であることには変わりません。「打ち込んだ文章」で、送信者の評価だけでなく、会社の評価が決められてしまうこともあります。
あなたのチームで「トンチンカン」なメールを送ってしまいそうな人はいませんか?
いま一度、メール教育の体制を見直してみてはいかがでしょうか。

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この記事を書いた人

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