2017/09/08
＝鍛冶屋で焼いた金属を、ハンマーで叩いて器具を作る「相槌」の音からできた擬音語。
交互に打たれて音が揃わないことから、ちぐはぐなことを意味するようになった。
1）物事のつじつまが合わないこと。見当違いであること。
2）間のぬけた言動をすること。
メールは「文字だけ」で行うコミュニケーションです。
だからこそ、しっかりと筋道を立てて文章を組み立てないと「この人、急に何言ってるんだ？」と思われてしまう可能性があります。
何度も読み返しが必要なメールを送ることは、相手の時間をロスさせるだけでなく、分かりにくいメールを送ってくる「トンチンカンな人」というレッテルを貼られてしまうでしょう。
つまり、メール相手から「打ち込まれた文章」だけで、送信者の評価が決められてしまうのです。
今回は、相手がすんなり読めるスマートなメールを書くためのルールをご紹介します。
本題の組み立て方
メールの文章は、「構成」がとても大切です。
伝えたい内容は同じでも、「構成」次第でスマートなメールにもトンチンカンなメールにもなります。
メールを読むときは、書かれた文章を上から順に読むのが一般的です。
そのため、最初に本題の目的(要約)を伝え、ゴールを共有することにより、受信者はスムーズにその後の説明を読み込むことができます。
長い前置きで、最後の最後までゴールが分からない「絵描き歌」のような文章の構成は、小説や漫画では好まれますが、ビジネスの場には不向きです。
メールの本題は以下のような文章展開で書くことがベストです。
メール全体の組み立て方
上記の「本題の組み立て方」に加え、「メール全体の組み立て方」は下記の順で作成すると、首尾一貫したメールになります。
①宛名 … 誰に対してのメールか
②自己紹介 … 誰が送るメールか
③目的 … 何を伝えるためのメールか
④要約 … 本題を簡潔にまとめる
⑤詳細 … 本題を詳しく説明する
⑥挨拶 … 最後の挨拶、結びの言葉
⑦署名 … 誰が送るメールか詳細
では実際に書いてみましょう。
| ①宛名 | ○○株式会社 田中様 |
|---|---|
| ②自己紹介 | いつもお世話になっております。 株式会社ラクスの山本と申します。 |
| ③目的 | 田中様からお問い合わせ頂きました「メールディーラー」の 「情報漏えい対策オプション」について回答致します。 |
| ④要約 | 「情報漏えい対策オプション」では、以下の3つの機能が利用可能となります。 |
| ⑤詳細 | 1.顧客情報へのアクセス制限機能 ユーザ毎に、顧客情報の閲覧範囲を設定できます。閲覧権限のないユーザは、メールアドレスなどの顧客情報を伏せた状態で表示されます。 2.添付ファイルの自動暗号化機能 メールにファイルを添付して送信する際に、パスワード暗号化されたzipファイルに自動変換されます。パスワードは別メールにて自動で送信されます。 3.送信内容確認機能 メールの送信確認画面にて、宛先や添付ファイルのチェックを行わないとメールが送信できないよう設定することが可能になります。 【情報漏えい対策詳細ページ】 https://www.maildealer.jp/function/dlp.php |
| ⑥挨拶 | 以上でございます。 その他、ご不明な点がございましたら、お気軽にお申し付けください。 |
| ⑦署名 | ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ 株式会社ラクス 栗山 和章 〒123-4567 東京都渋谷区千駄ヶ谷●丁目×-× TEL：03-5368-1631 FAX：0120-82-5348 URL：https://www.rakus.co.jp |
すんなり読めるスマートなメールになっているでしょうか？
ぜひ、頭文字を取って「アジモヨシアシ」と覚えてくださいね＾＾
新人に「トンチンカン」なメールを送らせないために
新卒入社等、ビジネスメールに慣れていない人は「トンチンカン」なメールを送りがちです。
入社後のビジネスメール研修として、1通作成毎に先輩社員が確認するというOJT研修が一般的ですが、忙しい業務の中で後回しにされ、いつの間にか風化しているケースが多いのではないでしょうか。
メールディーラーの「申請・承認」機能では、メール作成画面に「承認依頼ボタン」を組み込むことで、先輩社員のチェックを義務化することができます。
新人が操作するメール作成画面の「送信ボタン」を非表示にすることで、全てのメールを先輩社員が確認することになります。内容に問題が無ければ先輩がそのまま送信し、修正があればメール自体にコメントを残して新人に差し戻すことが可能です。
また、業務の習熟度や研修スケジュールによって、「送信ボタン」と「承認依頼ボタン」を２つとも表示させれば、確認が必要なメールのみ、承認依頼することもできます。
研修終了後、送信前の確認が不要になってからも、先輩社員はいつでも閲覧ができるので、適宜品質チェックを行うことができます。
新人が操作する画面を管理者側で管理することによって、いい加減になりがちなOJT研修をきっちりと行い、メール接客品質の底上げに繋がります。
メールの送信者が、ベテランであっても新人であっても、受信者にとって「会社の顔」であることには変わりません。「打ち込んだ文章」で、送信者の評価だけでなく、会社の評価が決められてしまうこともあります。
あなたのチームで「トンチンカン」なメールを送ってしまいそうな人はいませんか？
いま一度、メール教育の体制を見直してみてはいかがでしょうか。
関連記事
株式会社マクロミル様
「対応速度をほとんど落とすことなく、メール接客のクオリティ管理と人材育成ができるようになりました。」
20万人以上のマクロミルモニタ会員からのお問い合わせメールに5名で対応しています。
メール接客の品質を対面と同じレベルに高めるためには、メールディーラーの様々な機能が必要不可欠でした。
詳しくはコチラ ＞＞ 株式会社マクロミル様の導入事例
※本サイトに掲載されている情報は、株式会社ラクス（以下「当社」といいます）または協力会社が独自に調査したものであり、当社はその内容の正確性や完全性を保証するものではありません。
