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【おすすめメール管理術】大量のメールをそのまま管理すると危険!?

日付のアイコン2020/05/08
効率化ツール
【おすすめメール管理術】大量のメールをそのまま管理すると危険!?

現代は便利なチャットツールがたくさんありますが、どれもリアルタイムの会話や気軽にやりとりができてしまうものが多いので、重要な連絡事項やユーザーとのやりとりなどは必ずメールで行っているという企業も多いのではないでしょうか。

しかし、メールが仕事において不可欠な連絡手段であるにも関わらず、その管理方法においては、ビジネス用の管理システムを導入している企業はまだ多くありません。

仕事の命ともいえるメールだからこそ、質の良い管理をして快適な仕事環境を整えるべきなのではないでしょうか。

今回は、大量のメールをそのまま放置するとどのような問題点があるのかについてご紹介しながら、おすすめの管理方法についてお伝えします。

この記事の目次

    メールを管理しないと起こりうる問題とは?

    メールをきちんと管理しないと、仕事のミスが発生したり、確認作業に追われて業務が滞るなど、仕事の効率が落ちてしまうことにつながります。

    ここでは、メールの管理ができていないと発生してしまうミスや問題をいくつかご紹介します。

    メールの見落とし

    メールの見落としや返信漏れは、よくある管理ミスのひとつです。

    特に何人かのチームや部署全体で複数のアドレスを共有している場合、「チームの誰かが対応するだろう」「これは後で対応しよう」と、きちんとした共有がなかったことによる1人ひとりの思い込みが原因で、結果的にそのメールに対応できなかったなどの重大なミスを起こしかねません。

    重複対応

    メールの重複対応も、よく考えられる管理ミスのひとつです。

    すでに対応済なのにも関わらず、「誰が」「いつ」「どのメールを」対応したのかという3点がメンバー間で上手く共有されていなかったばかりに、すでに対応したものに重複して返信してしまう「重複対応」が起こってしまいます。

    業務効率の悪化

    管理不足で最も懸念されているのは、業務効率の悪化です。

    メールのフォルダが整理されていないと、管理が煩雑になりメール対応に多くの時間がかかるようになってしまいます。

    業務効率の悪化は、返信遅れによる企業・店舗イメージの悪化や、社員への負担増加による、社員満足度の低下などさまざまな問題を引き起こす可能性があります。

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    おすすめのメール管理術は?

    では、一体どのようにメールを管理すれば良いのでしょうか。

    ここでは、おすすめの管理術をご紹介するとともに、ユーザー数が多く利用している企も多いであろう、Gmailでメールを管理する上でのおすすめ機能についていくつかご紹介します。

    <おすすめメール管理術1>フォルダ分けを行う

    まず、フォルダ分けのおすすめの方法を解説します。

    受信トレイに入ったメールをそのままの状態で放置してしまうと、誰がどのメールに対応したのか、どれが未対応なのかが分かりにくくなり、返信履歴などをさかのぼって確認する必要性が生じます。

    フォルダ分けをすることで、メールを整理して管理できるようになります。

    フォルダ分けでは、誰が見ても一目で分かり、かつ管理のミスが起こらないように分ける必要があります。おすすめのフォルダの分け方の例は、「未対応」「対応中」「対応済み」の3つのフォルダに分けることです。

    すでにチームやメンバーの誰かが対応したものは「対応済み」のフォルダに、まだ誰も対応していないものは「未対応」のフォルダに、対応中であるものは「未対応」のフォルダに、メールの返信ステップごとに分けておくことで、対応ステータスが可視化されます。

    フォルダを分けて管理しておくと、返信履歴や過去のやりとりまでさかのぼって色々なメールを確認していく作業が省かれるため、業務効率の向上につながります。

    もし、今すぐ対応ができないメールがある場合は、「保留中」というフォルダを作成し、分けておくと対応を忘れてしまうことを防げます。

    Gmailの自動振り分け機能

    ここで、おすすめのGmailの自動振り分け機能についてご紹介します。

    Gmailでは、フォルダの代わりにラベルという機能が使われています。自動振り分け機能は、そのラベルごとにメールを振り分けて管理することができる機能です。

    下記は、自動振り分け機能の設定方法です。

    1. Gmailの「すべてのメール」を開く
    2. 左上の3本線のマークを選択する
    3. ラベルの新規作成を選択する
    4. 新規のラベルを作成する
    5. 再び「すべてのメール」を開く
    6. フォルダ分けしたいメールを長押しし、左上のチェックマークを表示させる
    7. 右上の3つの点のマークを選択する
    8. ラベルの変更を選び、ラベルをつける
    9. そのメールを保管したい場所のチェックボックスにチェックを入れる
    10. フォルダ分け完了

    すでに受信トレイに入っているメールも作成したラベルに移動させることができるので、うまく活用すると良いでしょう。

    <おすすめメール管理術2>不要なメールは削除する

    不要なメールはすぐに削除することも管理する上でおすすめです。

    過去のものとはいえ、仕事のメールを削除するのは気が引けますが、不要なものを受信トレイに溜めてしまうとソフトの容量があふれたり、必要なメールが埋もれてしまうことが考えられます。

    削除するメールについてはチームやメンバーと事前に相談し、不要なものはすぐに削除しましょう。

    Gmailで期間を限定してメールを削除する方法

    ある期間より前に届いたメールは、すべて削除したいというケースもあるでしょう。そのようなときに使える、Gmailのおすすめ機能をご紹介します。

    Gmailでは、期間で指定してメールを削除することが可能です。削除の方法は、以下の通りです。

    1. 〇月〇日より前のものを削除したいのか、日付を明確にする
    2. 「before:0000-00-00」と検索(※0のところには日付を入れる)
    3. 入力した日付でメールを検索する
    4. 左上のチェックボックスを選択し、その隣にあるゴミ箱のマークをクリックする
    5. 〇月〇日以前のメールを一括削除する

    日付で検索して一括削除できるのは、効率もよく便利ですね。

    Gmailでメールをアーカイブする方法

    毎日大量に届くメールは、不要なメールをこまめに削除して管理をしておかないと受信トレイに溜まっていく一方で日々の業務効率を下げてしまいます。メールの管理は面倒に感じることもあるかもしれませんが、不要なメールと重要なメールを区別するためにもこまめに整理して管理することをおすすめします。

    メールを管理する際に困るのが、「すぐには必要ではないけれど、削除しないほうがいいかもしれない」といったメールです。過去に重要なやりとりをしたメールを履歴としてしばらく残しておきたい、というケースなどが考えられます。

    そういった場合におすすめなのが、Gmailの「アーカイブ機能」です。

    アーカイブしたメールは、削除されたわけではないのですがゴミ箱にも受信フォルダにも表示されません。ですが、必要なときに検索するとヒットします。

    【アーカイブ機能の設定方法】
    1. アーカイブするメールを開く
    2. 「アーカイブ」をクリックする

    たったこの2つの操作で完了です。

    アーカイブしたメールを再表示するには、検索窓に「-in:inbox」と打ち込んでみるとアーカイブしておいたメールが表示されます。もしアーカイブしたメールが必要になった場合、受信フォルダに戻すことも可能です。

    このアーカイブ機能をうまく使いこなして、受信フォルダが不要なメールで埋まらないようにしましょう。

    <おすすめメール管理術3>Gmailで検索コマンドを活用する

    Gmailを使ったメール管理方法でぜひ知っておきたい便利な機能が、「検索コマンド」です。

    Gmailでは検索窓からキーワードを指定してメールを検索することもできますが、検索コマンドを使って条件を指定して検索するほうがヒットする確実性が高まります。

    日付、送信者、添付ファイルの有無、除外するキーワードなど、細かく条件を指定してトレイの中から該当メールを検索することができます。

    早速、覚えておくとメール管理に役立つGmailの検索コマンドをご紹介しましょう。

    差出人を絞って検索する

    差出人を絞って検索する場合は「from:アドレスor送信者」のコマンドを使用します。

    特定の相手からのメールを検索したい場合は、こちらのコマンドを利用すると便利です。

    例えば「◯月請求書」というキーワードが入ったメールで、特定の差出人からのメールを検索したい場合は「◯月請求書 from:アドレスor送信者」で検索するとヒットします。

    受信日時を絞って検索する

    受信日時を絞って検索したい場合は「before:日付」を使用します。

    例えば、2020/◯/✕✕以前に届いたメールを検索する場合は「before:2020/◯/✕✕」で検索すると、指定した日付以前に届いたメールを確認することができます。 また、「after:日付」で指定した日付以降に届いたメールに絞ることも可能です。

    こちらも、キーワードと組み合わせることもできる便利な検索コマンドです。

    例えば「◯月請求書」を含んだ「2020/◯/✕✕以前」に届いたメールを検索する場合は「◯月請求書 before:2020/◯/✕✕」のコマンドで該当メールを特定することができます。

    完全一致するキーワードに絞って検索する

    これまでご紹介した検索コマンドを使ってキーワードを絞って検索しても、Gmailの機能上、似ている候補のキーワードも含めた検索結果が表示されてしまいます。

    完全一致するキーワードに絞って検索をしたい場合は「”キーワード”」という風にキーワードを「”」で囲むことで検索することができます。

    「◯月✕✕日にお送りします」という文言の完全一致で検索したい場合は「”◯月✕✕日にお送りします”」と入力することで検索ができます。

    「日付や件名は覚えていないけれど、送った内容を覚えている!」といった状況の場合は、完全一致するキーワードで検索すると早いでしょう。

    キーワードを除外して検索する

    特定のキーワードを除いて検索をかける場合は「-」を使います。

    例えば、「-請求書」と指定すれば、請求書という言葉を含んだメールは除外されます。

    応用としては「-has:attachment」で添付ファイルがあるメールを除外して検索することもできます。さらに「has:attachment」ではm添付ファイルのあるメールのみ検索することも可能です。

    検索コマンドを複数活用して検索する

    ここまででご紹介した検索コマンドを「OR」を使って組み合わせて、複数の検索条件を指定してメールを検索することもできます。

    例えば「取引先Aから届いたキーワード請求書を含むメール」と「取引先Bから届いたキーワード納品書を含むメール」どちらかを検索したい場合、「請求書from:取引先A OR 納品書from:取引先B 」で検索すると該当のメールに絞ることができます。

    ご紹介したコマンド以外にも、まだまだ多く便利な検索コマンドがありますが、よく使いそうなものだけ覚えておくととても効率よくメールを管理できるのでおすすめです。

    <おすすめメール管理術4>Gmailで受信トレイをカスタマイズする

    Gmailの受信トレイにはタブが自動で設定されていて「メイン」や「ソーシャル」「プロモーション」といったように、受信メールが自動分類されています。

    このタブを追加したり削除してカスタマイズすることで、各タブに表示するメールを管理できるおすすめの方法です。また、重要なメールや星のついたメールを表示するタブを作って分けたり、特定の相手からのメールだけを分けたりすることも可能です。

    メインで使う受信トレイと、そうでないトレイを分けて管理するなどの工夫でメール管理の効率も大きくUPするでしょう。

    <おすすめメール管理術5>自身で対応のルールを決める

    自身で対応のルールを決めるのもおすすめです。

    メールは頻繁に使用するコミュニケーションツールなので、自身でルールを決める機会は意外とありません。

    だからこそ、自身で管理方法のルールを決めて使用することは、仕事だけでなくプライベートの充実にもつながるのではないでしょうか。

    おすすめのルールとしては、「重要度の高いメールは最優先で返信する」「保留のメールは他でリスト化して管理し、対応を忘れないようにする」「毎日返信する時間帯を定める」などです。

    もっと効率よくメールを管理するおすすめの方法

    おすすめ管理方法についてご紹介してきましたが、既存のメールソフトなどを使用して自身で管理するだけではやはり限度があります。

    中でも、大量のメールを取り扱う大企業や人事部、ECサイトを運営している企業など、複数人がメールの管理をする場合は要注意です。たとえ、個々人がしっかりと管理をしていても、管理者同士の共有漏れなどからミスが発生することも考えられます。

    そんな心配がある企業におすすめなのが、「メール管理システム」です。

    さっそく詳しくご紹介しましょう。

    メール管理システムを導入する

    「メール管理システム」とは、送受信したものをまとめてシステム上で管理することで、メールの管理者同士で対応状況を共有できるシステムです。

    上記でおすすめしたメール管理の問題点以外にも、「誤送信の対策」「スタッフによる対応品質の差」など問題は常に山積み状態です。

    今まではその場その場でなんとか対応してこられたとしても、いつかは重大なミスにつながりかねません。

    メール管理システムを導入すれば、様々な問題が解決することが期待できます。

    メール管理システムを導入するメリット

    次に、「メール管理システム」がいかに便利なのか、そのメリットについてご紹介します。

    メール管理システムには、

    • 管理者間でメールをシステム上で共有できる
    • メールの対応状況を管理者全員で確認できる
    • 対応履歴を簡単に検索できる
    • ユーザー情報を管理できる
    • 電話の管理もできる

    などのさまざまな機能があり、煩雑なメール管理を改善へ導いてくれるシステムです。多くのメールを管理する必要がある企業にとって、欠かせないシステムだといえるでしょう。

    ステータス機能でメールの見落とし・重複対応を防げる

    今あるものが対応済なのか、未対応なのか、対応中なのか、それらをすべて管理することは難しく、確認作業には時間がかかります。記事内で「フォルダ分け」を行う管理方法をご紹介しましたが、返信ステップごとにフォルダを移動させる必要があり、少し手間がかかることが課題でした。

    しかし「メール管理システム」を導入することで、すべてのメールの「ステータス管理」が容易になり、対応状況をステータス別に分け効率よく作業できるようになります。メール管理システムなら自動でフォルダを移動してくれるため、フォルダを変える手間も省けます。

    さらに、重複対応の防止のために、誰かが対応している際はロックがかかり他の人は対応ができない機能を搭載したシステムもあります。

    メールを簡単に探し出せる

    特定のメールを検索するのに時間がかかったり、過去のものをさかのぼってみても見つからず、結局先方に確認しなければならなくなったという経験がある方もいるでしょう。

    「メール管理システム」には、アドレスをクリックするだけでその相手との過去のやりとりを簡単に表示できるという機能があります。

    さらには、1人の相手と複数のメールアドレスでやり取りがあった場合でも、ユーザー単位で情報を紐づけて管理ができるため、管理がしやすいという機能を持ったシステムもあるようです。

    返信スピードの向上につながる

    メール管理システムを導入することで、メールの管理にかける手間や時間を大幅に削減できます。

    これまで、メールをチェックしてから返信するまでにかかっていた時間が短縮できるということは、届いたメールへの返信も速くなるということです。

    届いたメールへの返信のスピードは、相手からの信頼も得やすくなるのでビジネスにおいてとても大切です。メール管理を効率化することで、メールの返信も早くなり、他業務へ時間を割くこともできるようになるのでおすすめだといえます。

    おすすめのメール管理システム

    では、実際に自社に「メール管理システム」を導入する場合、どのシステムにすれば良いのか迷ってしまいますよね。

    そこでおすすめしたいのが、既存のメール管理の問題点の改善に加え、さまざまな便利な機能を搭載したシステム、「メールディーラー」の導入です。メールディーラーには、「メール管理システムを導入するメリット」でご紹介した機能はすべて搭載されています。

    ここでは、すでに記事内でご紹介した機能のほかに、メールディーラーのおすすめ機能を簡単にご紹介します。

    まずは、「一時返信機能」をご紹介します。

    こちらは名前の通り、営業時間外の問い合わせに対して「一時的に」メールの返信を行うシステムです。ECサイトなどで問い合わせをしたユーザーに対して、「こちらが問題なくメールを受信したこと」と「いつまでに返信する」ことを記載したメールを自動で返信することで、ユーザーに安心感を与えることができます。

    続いて、既存システムとの連携です。

    ECサイトを運営している企業は、受注管理システムを導入していることが多いかと思います。その受注管理システムとメールディーラーを連携させることにより、在庫の管理を一気に効率化させることができます。また、メールディーラーは連携できるシステム数が多いことも特徴です。詳しくは、メールディーラーまでお問い合わせください。

    まとめ

    いかがでしたでしょうか?

    ご紹介した「メール管理システム」のおかげで私たちの仕事は日々スムーズに行われ、業務に集中することができます。

    意外と手間や時間を取られている作業も便利なツールやシステムで、効率よく対応できることが増えるかもしれません。

    便利なシステムが多く登場しているので、自社に最適なものがあれば積極的に取り入れていくことをおすすめします。

    問い合わせ対応業務に大革命

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    この記事を書いた人

    メールディーラー通信編集部

    顧客対応のお悩みを解決し、顧客満足度を上げるための情報を発信します。