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メール管理で悩まないためには
「メールクライアント」選びが肝心!

2020/05/15
問い合わせ管理の方法
メール管理で悩まないためには「メールクライアント」選びが肝心!

ビジネスではさまざまな場面で電子メールを使用します。これを管理するときに欠かせないのが「メールクライアント」です。

“メールクライアント”と聞いただけでは何のことかわからない方も多いと思います。

この記事では、メールクライアントの機能や仕組み、さらにおすすめのメールクライアントや導入事例について、ご紹介します。

メールクライアントとは

「メールクライアント」とは、サーバーを経由し電子メールの送受信や管理を行うソフトウェアです。別名、メールソフトとも呼ばれています。

メールクライアントの代表的な例として、Microsoftが提供している「Outlook」やGoogleが提供している「Gmail」などが挙げられます。

メールの管理ができていないとどうなる?

メール管理で大事なことは受信メールの「整理整頓」です。

仕事でメールのやりとりをする際、きちんと管理が出来ていないとさまざまなミスが発生する恐れがあります。

具体的に、どんなミスの原因になってしまうのかご紹介します。

重複返信・返信漏れが発生する

メールの管理ができていないと、重複返信や返信漏れが発生してしまいます。重複返信は同じメールに複数回返信してしまうミスで、返信漏れは対応が漏れてしまうミスです。どちらのミスもメールで発生しがちなミスですが、たった1度のミスで相手の信用を失いかけない重大なミスです。

メール一通一通のステータスを、しっかりと確認しながら管理する必要があります。

また、スタッフ同士で「◯◯様からのメールに返信しておいて」「△△様からのメールは返信済みだよ」など、口頭で引継ぎを行うこともあるかと思います。もし、勘違いなどから引継ぎミスが起こってしまった場合、どうでしょう。メールの管理がしっかりできていれば、そのミスに気づくことができるかと思いますが、管理ができていないとそのミスに気づくことはできないかと思います。

徹底的にミスを防ぐためにも、メールの管理方法は重要なのです。

対応スピードの低下につながる

受信トレイに大量のメールが残っていると、重要なメールとそうでないメールの判断がすぐにつかず、対応のスピード低下につながってしまいます。

「今日までが返信期限だったあのメールが見つからない、いつ受信したっけ。。」

「過去の返信内容を参考にしたいけど、なかなか見つからない。。」

など、ひとつのメールに対応するのに多くの時間がかかってしまいます。

対応品質に差が生じる

メールでの顧客対応では、臨機応変に対応できる高いサービス力が必要です。

しかし、メールクライアントの機能が複雑であったり操作が難しいと、ミスを誘発しトラブルにつながりかねません。

また、スタッフ同士で対応方法が共有できていないことで、引継ぎに時間が掛かってしまいます。

その結果、顧客対応が遅くなり、人によって対応品質に差が生じてしまいます。

これは社外だけでなく、社内での対応についても同様です。

顧客満足度の低下につながる

顧客対応は、企業にとって利益をもたらす重要な役割を担っています。

そこで、今までに挙げたような

  • 二重返信
  • 返信漏れ
  • 返信遅れ
  • スタッフによる対応品質の差

といった、メールクライアント選びが原因で起こり得るミスが発生すると、顧客満足度の低下につながってしまいます。

最悪の場合クレームも発生しますし、そういったクレームが多発するような状況であると、ユーザーに「あの企業・店舗は信用できない」といったイメージを持たれてしまいます。

対応スタッフの負担につながる

メール管理業務が煩雑だと、業務効率が低下してしまいます。その結果、作業時間が増え、残業や休日対応が必要になるなどスタッフの負担につながるでしょう。

1日の中で、メール業務は意外と時間を割かれるものです。

大量のメールを受信すると、他の業務が滞ってしまいメール業務だけで手一杯になってしまうこともあるはずです。

メールディーラーがスピーディーに解決!

メールクライアントの選び方

ここまでで、メールクライアント選びがいかに大切か、お分かりいただけたのではないでしょうか。

しかし、実際にどのようにメールクライアントを選べばいいか迷ってしまう方が多いかと思います。ここでは、メールクライアントを選ぶときのポイントをご紹介していきます。

メールクライアントを選ぶ前に課題を明確にすべし!

メールクライアントを探し始める前に、まずは現状の課題を把握し、メールクライアントにどのような機能が必要なのかをピックアップすることが大切です。

例えば、

  • 大量のメールを素早く処理したい
  • スタッフ間で情報共有をしたい
  • スマートフォンからも確認したい
  • 重複返信や返信漏れを防ぎたい

など、課題が明確になれば、それを解決することができる機能を搭載したメールクライアントを選ぶことができます。

ビジネス利用なら有料のメールクライアントを選ぶべし!

個人で利用する場合や、メールを利用する機会が特段少ない企業は、Gmailのような無料のメールクライアントで問題ないかもしれません。しかし、一般的にビジネスで利用する場合は有料のメールクライアントを選ぶことがおすすめです。

有料のメールクライアントは、大量のメールを管理する企業で発生しがちなミスを防ぐ機能や、メール管理の効率化を手助けする機能が多く搭載されていることが多いです。

確かに費用はかかってしまいますが、顧客満足度の低下を防ぐことができる、大幅な業務効率の改善により生産性が高まるなどという点から、費用対効果は高いと考えられます。

一元管理ができるメールクライアントを選ぶべし!

メールをまとめて一元管理できるメールクライアントを選ぶことがおすすめです。

例えば、企業のカスタマーサポートセンターでは、複数スタッフが同時に対応にあたることが考えられます。複数スタッフが別々で届いたメールに対応していると、「どのメールに返信したのか」「どのメールが未対応なのか」が不明瞭で、二重返信や返信漏れといったミスの原因になったり、スタッフ同士で状況を確認し合いながら対応する必要があるために業務効率の悪化につながったりします。

メールを一元管理できると、受信したメールの対応状況が明瞭になり、ミスを防ぐことができます。また、対応状況をいちいちスタッフ間で共有する作業が不要になるため、大幅な業務効率の改善が期待できます。

無料のメールクライアントにも、メールを共有できる機能を搭載したものもありますが、共有できる人数に限りがあったりと、十分だとはいえません。有料のメールクライアントでは、一元管理できる機能を搭載したものがほとんどで、そういった意味でも有料のメールクライアントがおすすめだといえます。

導入実績が多いメールクライアントを選ぶべし!

メールクライアントを選ぶ基準として、導入実績を参考にするのもひとつの方法です。

安易に導入実績だけを見て選ぶのはよくありませんが、導入実績の多いメールクライアントであれば安心感がありますよね。今まで何社の企業に導入されたのか、継続率はどのくらいなのかを確認するといいでしょう。

また、サービスサイトなどに掲載されている、導入事例などに目を通すこともおすすめです。自社の業態に近い企業への成功実績があれば、導入後のイメージもしやすいのではないでしょうか。

使いやすいメールクライアントを選ぶべし!

現在使用しているメールクライアントの操作は簡単ですか?

いくら機能性に優れていても、使いこなすのが難しいメールクライアントでは、スタッフの業務が滞ってしまいます。

円滑に業務を行うためには、機能性だけを重視すればいいというわけではなく、メールクライアント自体の操作のしやすさも大切です。

ITツールなどに詳しいスタッフがあまりいないという企業は特に、管理画面がシンプルで直感的に操作できるメールクライアントを選ぶことがおすすめです。

おすすめのメールクライアント「メールディーラー」

メールディーラー

これまでご紹介した、メールクライアントの選び方のポイント全てを満たすのが「メールディーラー」 です。
今回はそんなメールディーラーについて詳しくご紹介します。

メールディーラーの導入実績

メールディーラーは11年連続売上シェアナンバー1を誇るメールクライアントです。その継続率は99%。さまざまな企業様で導入され、メール業務の効率化、最適化に活用されています。

高い継続率を誇る理由として、サポートサービスの手厚さが考えられます。
1社ごとに1人、専属のサポートスタッフが付くため、運用状況に合わせた提案を受けることができます。メールクライアントを設定したことがないという企業でも、安心して導入できます。

メールディーラーの機能

ここでは、メールディーラーに搭載されている便利な機能をいくつかご紹介します。

メールディーラーには、上長の承認がないとメールを送信できないように設定できる「申請・承認機能」が搭載されています。1度メールの内容を上長に確認してもらうことで、対応品質に差が生まれることを防げます。また、新人スタッフの教育にも役立ちます。

また、メールの内容などを集計・分析できる、「集計レポート機能」を搭載しており、ユーザーのニーズ情報が詰まったレポートは、マーケティングに活かすことができます。

他にも、次のアクションをメールごとにメモとして残したり、伝言ミスを防止する「コメント機能」など、細かく設定できる項目が多く、痒いところに手が届くさまざまな機能を搭載しています。

より詳しい機能やサービス内容は、公式サイトよりご確認ください。
また、いきなり有料版は抵抗があるという方のために、お試し版も用意されています。

▼お試し版はこちらから
https://www.maildealer.jp/inquiry/trial/

メールディーラーの導入事例

株式会社ウェブクルーでは、50以上のポータルサイトの運営を行っています。

プロのアドバイザーが保険選びをサポートしてくれる「保険見直し本舗」や、引越し・自動車などさまざまな分野のサービスを比較する「ズバット」などを展開しています。

メールディーラーを導入する前は、お客様からのお問い合わせにはデバイスにインストールするタイプのメールクライアントで対応していたそうです。

しかし、デバイスにインストールするタイプのメールクライアントでは管理が行き届かず、大事な問い合わせを見落とすというミスが発生していました。

さらに、業務内容を把握するため、別途Excelのデータで状況を管理しており、非効率的でスタッフの負担になってしまっていました。

そこで、このような課題を解決するために導入されたのがメールディーラーです。

メールディーラーに搭載されている機能のひとつである、「ステータス管理」で今までのメールクライアントでは限界を感じていた重複対応や返信漏れなどをしっかりとカバーできるようになりました。

その結果、1日約100~120通届くお客様からのお問い合わせに対し、3名で対応することができるようになったそうです。

▼詳細はこちらから
https://www.maildealer.jp/case/interview/webcrew.php

まとめ

この記事では、メールクライアントの基礎知識、起こり得るミスなどについて解説しました。

普段何気なく使用しているメールクライアントですが、漠然とした知識のまま使用しているという方は多いのではないでしょうか。

無料のメールクライアントしか使ったことがないという方もいるかと思いますが、機能の充実した有料のメールクライアントの運用も是非検討してみてください。

記事内でもご紹介しましたが、メール管理のちょっとした作業がストレスなく行えるようになる「メールディーラー」がおすすめです。

「メールディーラー」を賢く活用し、業務の効率化にお役立てください。

▼メールディーラーの公式サイト
https://www.maildealer.jp/

問い合わせ対応業務に大革命

この記事を書いた人

メールディーラー通信編集部

顧客対応のお悩みを解決し、顧客満足度を上げるための情報を発信します。