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誤送信メールのトラブル別予防策<ウッカリさん必見>

平成29年5月30日「改正個人情報保護法」が全面施行を開始しました。

これまでは「保有している個人情報が5,000人分以下の事業者」は、「適用除外」とされていましたが、今回の改正から、
保有情報数を問わず「全ての事業者」が適用対象となります!
「うちは規模が小さいから大丈夫!」と、油断をしていた方こそ、しっかりとした対策が必要です。

統計によると、情報漏えい事故の原因は、「管理ミス」「誤操作」等の人為的なウッカリミス
8割以上を占めていると言われています。

どんなにマジメな人でも、マメな人でも、ウッカリミスをしてしまうものです。
今回は、そんなウッカリミスによる情報漏えいの2大トラブルを小さな工夫で防ぐ方法をお伝えします。

この記事の目次

    【トラブル1】 送信先を間違えた!

    メール作成画面で宛先を手入力しようとすると、「オートコンプリート機能」により、予測される宛先がプルダウンで表示されますが、ここで選択ミスをすることで誤送信に繋がってしまうのです。
    また、CC・BCCの選択ミスもありがちなウッカリミスです。

    【予防策】
    オートコンプリート機能を停止する
    ●アドレス帳は会社名+苗字で入力する
    ●新規作成せずに、「返信ボタン」で作成する
    ●CCを利用するときは、宛名に「CC:○○様」と追記し、目視確認をする

    【トラブル2】 添付ファイル間違えた!忘れた!

    見積書や請求書、申込書等、大切な情報が多い添付ファイルこそ、ミスが許されません。
    添付間違いによる機密情報の流出によって、取引が停止になるケースもあります。
    また、添付忘れによる「再送メール」は、情報流出の危険はないですが、担当者としての信頼性を失ってしまう可能性があります。

    【予防策】
    本文作成開始の前に添付する
    ●ファイル名に「送信先の企業名」「送信日時」で作成する
    ●添付ファイルを暗号化し、パスワードを別送信する

    このように小さな工夫で、ウッカリミスは防ぐことができます。
    いずれにせよ、何を置いても大切なのは「確認」です。
    いち早く送ってしまいたいメールであっても、送信ボタンを押す前に、ちょっと一息、深呼吸。
    メールの作成画面を1番上から下まで、しっかり見直しましょう。
    この「心がけ」で、ウッカリミスを格段に減らすことができるはずです。

    【オススメ機能】 情報漏えい対策オプションでできること

    会社の大切な情報の管理を「心がけ」だけに任せるのは不安!という方へ
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    ●ユーザーごとに顧客情報の閲覧権限を設定
    ●添付ファイルを自動で暗号化し、パスワードも自動で別送信
    ●送信前の確認画面で各項目にチェック必須のボックス設置

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    この記事を書いたライター

    メールディーラー通信編集部

    メールディーラー通信編集部

    問い合わせ管理に役立つ情報の執筆・案出しをしています。問い合わせ業務でのトラブルを少しでも減らせるような記事を作成できるよう日々編集を行っています。
    得意な整理術は「Gmailの検索演算子を駆使したラベル付け」です。