派遣スタッフは、実際に勤務する会社ではなく、人材派遣会社と雇用関係を結びます。そのため、派遣スタッフのフォローは基本的に雇用関係を結んでいる人材派遣会社が行うのです。
派遣スタッフの中には、このフォロー体制に不満を抱いている人も少なからずいるでしょう。では人材派遣会社は、派遣スタッフに対してどのようなフォローを行えばいいのでしょうか。
本記事では、派遣スタッフのフォローがなぜ重要なのか、どんなポイントに気を付ければいいのか、フォローを行う際に便利なシステムなどをご紹介します。
この記事のまとめ
派遣スタッフへのフォローは重要？
派遣スタッフは派遣人材会社と雇用契約を結び、仕事を行います。そのため基本的には、派遣スタッフのフォローは派遣会社の仕事といえます。
派遣スタッフが派遣先企業に対して何か不満や悩みがあれば、しっかりフォローを行なっていくべきです。このフォローがしっかり行えていないと、派遣スタッフのモチベーションが低下する恐れがあります。
仕事に対するモチベーションや満足度が低ければ、派遣スタッフの離職にもつながりかねません。また、逆に派遣先企業側から契約終了を言い渡される可能性も高まるでしょう。
そのため、派遣スタッフへのフォローは、安定した人材確保や利益獲得のためにも、欠かせない業務だといえます。
派遣スタッフへフォローを行うときのポイント
では具体的に、派遣スタッフに対してどのようなフォローを行えばいいのでしょうか。ここでは、フォローを行う際のポイントをご紹介します。
徹底したヒアリング
まずは、派遣スタッフに徹底したヒアリングを行いましょう。「どんな仕事をしたいのか」「仕事をする上での要望はあるか」などしっかりとヒアリングし、そのスタッフに合う仕事を紹介することが大切です。
派遣スタッフが派遣という雇用形態を選ぶ理由はさまざまです。そのため、派遣スタッフはみな同じと思わず、それぞれの理由や要望に応える必要があります。
派遣スタッフ一人ひとりのことが分かれば、そのスタッフに合った仕事を紹介できるでしょう。また、その後のフォローもどのように行えばいいのか見えてきます。
また契約前だけでなく、スタッフが派遣先企業と契約した後も、定期的なヒアリングを行いましょう。就業上の不安や問題を早期に発見するため、定期的に派遣スタッフをフォローすることで、トラブルを未然に防ぐことができます。
スムーズなやり取り
派遣スタッフとの連絡や書類の作成はスムーズに行うようにします。連絡が遅かったりすると、派遣スタッフも不安に感じてしまうでしょう。
迅速に、かつ漏れなく対応することが派遣スタッフの満足度向上につながります。
しかし、どうしても対応が遅れたり、トラブルが発生したりする場合もあります。このような場合は、しっかりと理由を説明して真摯に対応することで、スタッフの不安を取り除けるでしょう。
相手の気持ちを考えたメンタルケア
仕事上のアドバイスやフォローだけでなく、メンタルケアも重要です。
仕事に関する悩みやストレスの原因で多いのは「職場の人間関係」といわれています。特に、派遣社員はその会社の社員と一緒に働くため、人間関係でトラブルになることもあります。
そんな時でも、いつでも相談できる人（派遣会社の社員）がいると心強いでしょう。
また、面接や初出勤への同行なども考えられます。特に面接前には派遣スタッフも緊張していることが予想されるため、丁寧なフォローが大切です。同行する場合、本人が伝えきれなかった要望や強みなどがあれば、しっかりフォローしてあげましょう。
さらに、初出勤に同行する場合も、緊張しているスタッフに対して、リラックスできるようなフォローを行います。そして勤務開始後も、定期的に困ったことがないかなど連絡を入れましょう。
派遣スタッフへのフォローで重要な"コミュニケーション"
前章では、派遣スタッフへフォローを行う上で大切なポイントをご紹介しました。そして、共通していえることは、派遣スタッフとの「コミュニケーション」を大事にする必要があるということです。
コミュニケーションを重ねることにより、お互いの人間性が分かってきます。また何度も自分にコミュニケーションを取ってくれる人として、スタッフも信頼してくれるようになるでしょう。人は信頼した人物に対しては、悩みや要望を話しやすいものです。
また信頼関係ができていれば、些細な変化にも気づけるようになります。派遣会社はまず、派遣スタッフとしっかりコミュニケーションを取り、信頼関係を築いていくことが大切です。
ここでは、派遣スタッフとのコミュニケーションで注意すべき点をいくつかご紹介します。
社内共有が必要
派遣スタッフへのフォローを効率的に行うには、派遣会社全体で情報共有する必要があるでしょう。まず派遣スタッフがどのような仕事を担当しているのか、どんな経歴を持っているのか、各担当者だけでなく、社内全体で共有管理するようにしましょう。
社内全体で情報共有ができていれば、もしも何かしらの理由で担当者が対応できない場合でも、別の担当者が対応できるようになります。このように、「社内のだれでも対応できる環境」を構築しておくことで、派遣スタッフへのフォロースピード向上が期待できるのです。
ちなみに、情報共有環境を構築するには、適切なシステムを導入したり、情報を蓄積するためのフローを作成しておいたりなどの準備が必要となります。
契約内容や給与額は明確に提示する
派遣スタッフは派遣会社とコミュニケーションを通して信頼関係を図ろうとします。信頼関係が構築できなければ、派遣スタッフの満足度は上がりにくいでしょう。
信頼を得るための条件の一つが、契約内容や給与額の明確な提示です。契約内容や業務内容、労働時間、給与額が詳細に正しく提供されていなければ、信頼を得ることはできないといっていいでしょう。
派遣会社は、派遣先の企業と交わした内容を間違いなく派遣スタッフに伝える必要があります。また内容に更新があった場合は、速やかに派遣スタッフに伝えましょう。
さらに派遣スタッフ側も、状況によって時給アップなどの交渉をしたい場合もあります。給与に関する問題は相談しにくいことも多いため、普段から相談・提案しやすいような環境づくりが大切といえるでしょう。
支払い対応もしっかり行う
派遣会社の給与体系は月払いや日払いなどさまざまな体系があります。また特殊な支払い方法として仮払いという方法があります。これは本来の給料日前に、給与の一部を払う方法です。しかしこの仮払い申請のシステムがうまく働かず、支払われないなどのトラブルが発生する場合もあります。
給与支払いがスムーズに行われないことは、派遣スタッフの不安・不満につながってしまいます。また仮払い申請が受けられなかったことにより、公共料金などの支払いができなかった等の問題が発生しかねません。
トラブルが起きないようにしっかりと支払いが行われているか確認する必要があるでしょう。
派遣スタッフへのフォローコミュニケーションができていないと？
派遣スタッフへのフォローが適切にできていないと、一体どんな懸念があるのでしょうか。ここでは、コミュニケーションがきちんとできていないことによって引き起こされる問題についてご紹介します。
派遣スタッフの定着率低下
派遣スタッフという働き方を選んだ人は、多かれ少なかれ派遣会社のフォローを必要としていることが多いです。派遣スタッフは雇用契約を結んでいない派遣先の会社で働くという特殊な雇用形態です。初めての会社で働くわけですから、それだけ不安も大きいでしょう。
また派遣スタッフの経験がない人は、通常の社員とは異なる点に戸惑うかもしれません。
それなのに、適切なフォローやコミュニケーションがなければ、派遣スタッフも不安になってしまいます。
また「職場の様子を聞いてくれない」「態度が高圧的・事務的すぎる」「自分が働きたい分野に関する知識がない」などの声も上がっています。
こうした不安や不満が溜まっていくと、離職（定着率の悪化）につながるため、適切なタイミングで適切なフォローができるように心がけなくてはいけません。
派遣先企業からの信頼を失う
派遣スタッフの不安や不満が溜まってしまうと、契約期間中に辞めてしまう事態にもなりかねません。また契約更新につながらず、どんどん新しい人を紹介しなくてはいけなくなる可能性もあります。
そうなると派遣先企業からも、「この会社は信頼できない」と契約を打ち切られる可能性が考えられます。
派遣スタッフへのフォローコミュニケーション管理には？
派遣スタッフの定着率を上げるには、適切なコミュニケーションやフォローが必要です。しかし何人ものスタッフとコミュニケーションを取るのはとても大変な業務です。
そこで業務を効率化できるツールを導入してみてはいかがでしょうか。
ここでは、派遣会社向けの問い合わせ共有ツール「メールディーラー」をご紹介します。
メールディーラー
メールディーラーは、派遣会社向けの問い合わせ共有ツールです。派遣スタッフとのやり取りを効率化できるさまざまな機能を搭載しております。たとえば以下のようなお悩み解決に役立ちます。
返信漏れや重複対応が発生する
派遣スタッフだけでなく、求職者やクライアントからの連絡に対して、だれがどこまで対応しているか分からない状況になることはありませんか？
メールディーラーは、メール、電話、LINE、チャットを1つの画面で一元管理できます。すべての連絡は対応状況ごとに自動で振り分けられるので、進捗状況が一目見て分かります。
「だれが・どの連絡に・どこまで」対応しているのか分かるので、返信漏れや重複対応を防げます。
引き継ぎミスが起こる
担当者しかやり取りが分からず、引き継ぎが難しいケースもあります。また引き継ぎ不足だとさまざまなトラブルが発生しかねません。
メールディーラーならだれでも過去の対応履歴の閲覧が可能です。そのため担当者が不在でも、問題なく代理対応ができます。
派遣スタッフの情報確認が手間
一人ひとりに合った対応をするには、派遣スタッフの情報は欠かせません。しかし多くの派遣スタッフを抱えていると、個人の情報をすべて覚えていることが不可能です。
返信するたびに、別システムや管理表からスタッフ情報を確認しなくてはいけないと、とても手間と時間がかかります。
しかしメールディーラーは、派遣スタッフの情報と過去の履歴を1つの画面内で確認できます。別のシステムや管理表を開く必要がないため、迅速に対応が可能です。
社内間で情報共有ができていない
社員の外出時などはリアルタイムでの情報共有ができないため、担当者ごとに違った対応をしてしまうこともあるでしょう。
メールディーラーは、スマホからもアクセス可能なため、外出先からでも派遣スタッフとの連絡を確認でき、リアルタイムで情報共有ができます。
営業担当者はいつでも最新情報を確認できるため、提案機会の損失を防ぐことができます。
メールディーラーの導入事例
ここでは、メールディーラーを導入した人材派遣会社「エムティ・エンド・エムティビー様」の事例を簡単にご紹介します。
メールディーラー導入前は、履歴が個人に依存する属人的な業務になっていたそうです。何度も同じ確認を派遣スタッフにしてしまうことがあり、信用を損なう可能性がありました。
メールディーラー導入後は、ワンクリックで対応履歴を確認でき、トラブル防止や早期解決を図ることができました。
まとめ
派遣スタッフの定着率をアップさせるには、スタッフの満足度アップが鍵となります。定着率をアップさせるということは、結果的に派遣会社の利益にもつながるでしょう。
派遣スタッフの満足度アップには、こまめなコミュニケーションによる信頼関係の構築が欠かせないとされています。まずは徹底的なヒアリングを行い、その人に合った仕事を紹介するようにしましょう。また就業後も定期的に連絡を行い、フォローをすることが大切です。
このフォロー業務を効率的に行うには、情報共有が欠かせません。そこでおすすめなのが、問い合わせ共有ツールの導入です。
「メールディーラー」ならリアルタイムに情報共有ができるので、対応漏れや重複対応を防ぐことにつながります。無料トライアルや資料請求にも対応しておりますので、是非お気軽にご相談ください。
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