TOP > お役立ちコラム > 【営業の情報共有】個人プレーの営業スタイルはもう古い!?

【営業の情報共有】個人プレーの営業スタイルはもう古い!?

2020/12/07
問い合わせ管理の方法
【営業の情報共有】個人プレーの営業スタイルはもう古い!?

業務遂行において避けて通れないのが、上司や部下、あるいは他部署との情報共有です。変化の激しい現代のビジネスの世界では、多くの企業において情報共有が課題として挙げられるようになりました。

特に営業部門ではこれまで、メンバーが単独で知識・スキルを磨き、顧客から契約を勝ち取ればいい職種とされてきたこともあり、情報共有に関して他部署に後れをとっていることは否定できません。

そこで今回では、営業部門における情報共有のメリットと共有管理の方法について解説します。そして、情報共有に役立つシステムもご紹介するので、ぜひ最後までご一読ください。

おすすめのメール共有・管理システム

導入企業6000社以上!「メールディーラー」の無料トライアルはこちら

この記事のまとめ

    営業では「情報共有」が重要?

    企業における「情報共有」とは、社員が各々持つ情報を蓄積・共有し、広く活用することをいいます。

    これまで多くの企業において、営業は個人プレーのイメージが強いこともあり、情報共有に関しては整備が進んでいないケースがほとんどでした。しかし、インターネットの普及や顧客の趣味嗜好の多様化により、購買活動のスタイルは大きく変わってきています。営業もまた、一握りの優秀な社員の成果のみに頼る形での運営では限界があるということが現状です。

    リード獲得から成約を勝ち取るまでの営業フローをリアルタイムに共有管理し、社内のノウハウとして蓄積することができれば、営業活動をさらに効率化し、チームとしての生産性の向上を目指すことが期待できるでしょう。

    次章では、営業チームが情報共有を行うメリットについて詳しくみていきます。

    営業チームが情報共有を行うメリット

    営業チームが情報共有を行うことで得られるメリットは種々ありますが、ここでは4つ挙げてご紹介します。

    営業情報は会社の資産となる

    営業チームで獲得する顧客情報や人脈、ノウハウなど、これらは全て今後に活かすべき貴重な情報だといえます。ただ、こうした情報が営業個人の内に留まったままだと、退職や異動により失われてしまいます。
    そこで、営業情報を共有することで、人事的な動きに左右されることなく、チーム全体が組織として成長することが見込めるようになるでしょう。

    このように、情報共有を行うことで、属人化しがちな営業情報を会社の資産とすることができるのです。

    業務効率化につながる

    営業チームが日ごろから情報共有しておくことで、個々のケースで生じた問題点から課題を見出し、打ち立てた対策をチーム全体に知らしめることが容易になります。また、急な担当者変更に伴う引き継ぎや新人教育、さらには担当者間の連携もスムーズなものに生まれ変わるでしょう。

    こうした属人化の解消に加えて、従来の「報連相」の仕組みに生じがちであった、情報伝達の遅延や誤解といったデメリットの克服も期待できます。営業情報をチームとして共有できれば、客観的なデータ分析に基づいた営業戦略の策定を迅速に行うことができるようになりますし、策定した戦略を現場に落とし込むまでの時間が短縮されるのです。

    当然、現場の動き出しが早くなるので営業のチャンスが増えますし、そうしている間にも順次入ってくる情報をリアルタイムで収集・分析していくことで、戦略の改定や新たな方策の打ち出しも自在になるでしょう。結果として多くの業務において効率化が進み、成果に結びつく可能性が高まります。

    営業スキルの底上げにつながる

    営業チームでの情報共有により、ベテラン社員の行動や営業内容といった優れた知識・ノウハウ、すなわち「ナレッジ」を個々のメンバーが活用できるようになるため、チーム全体の営業スキルの底上げにつながります。

    たとえば、これまで経験をしたことのないイレギュラーな案件であっても、ケースが似た成功事例を事前に共有しておくことで取り組みやすさは格段に上がることでしょう。

    さらに、情報共有は優秀な社員にもメリットをもたらします。これまでは自らの資質と努力で一匹狼的に成果を上げてきたとしても、他のメンバーの情報に触れることで、自分とは異なる優れた手法を見出すことができれば、さらなるスキルアップを図ることができるでしょう。

    営業チームで情報共有を行うにあたって

    営業チームで情報共有を行うべきだと分かっていても、中には情報共有に理解を示さない社員がいる可能性があるということを、認識しておく必要があります。

    個人プレーの社員が情報共有に難色を示す理由

    営業チームで情報共有を導入しようとすると、これまで個人プレースタイルで成果を上げてきた社員から反発を受けることがあります。
    個人プレーで成果を上げていた社員にとって、自身のスキルやノウハウを別の社員に共有するのは抵抗があるからです。これまでの自分の経験や失敗から積み上げた営業スキルを、他の社員が実践して簡単に結果を出されてしまっては、面白くないと感じるのは当然でしょう。
    しかし、営業チームのミッションは、チーム全体で成果を上げることです。どんなに優れた社員であっても、1人でできることには限界があります。そのため、チーム全体のスキルアップを図ることで、生産性を大きく向上させることが重要なのです。

    情報共有の目的を事前に伝える

    営業チームで情報共有を行う際には、どのような目的を達成するために実施するのか事前に説明しておくことが成功の鍵となります。 情報共有の目的が理解できていないと、社員が何のために実施するのか意味が見いだせず、運用が定着しない可能性があります。

    • 営業スキルの俗人化を抑制して、スキルを平準化して、営業部全体の生産性を上げる
    • 顧客情報を共有することで、ベストなタイミングで商談を行って成約率を上げる
    • 顧客のクレームから、自社サービスの質を向上させる

    というような明確な目的を共有することで、社員全員が同じベクトルに進むことが重要なのです。

    営業チームで共有すべき情報

    では、具体的にどのような情報を共有すれば良いのでしょうか。ここでは、共有すべき情報を3つご紹介します。

    顧客・案件情報

    情報共有のメリットが最も発揮されるのが、「顧客・案件情報」です。
    例えば、優秀な社員に依存している営業チームでは、見込顧客獲得のスピードに管理が追いつかず機会損失する傾向にあります。1人では対応できない数の見込顧客を抱えていたとしても、他の社員がその事実を知らなければ代わりに商談をしてもらうことはできません。
    こうした状況が続くと、営業チームの生産性が下がるだけでなく、他社に案件をとられてしまったり、優秀な社員の負担増加により退社してしまったりする危険性もあります。

    具体的なデータとしては、顧客名と営業担当者、購入した製品やサービスと購入時期、提案した内容や見積などが挙げられます。

    営業の成功事例

    前述の通り、優秀な社員のスキルやノウハウを共有することで、スキルの均一化を促し営業チーム全体のレベルアップが期待できます。
    例えば、優秀な社員の営業トークや営業活動を共有することで、成功までの道筋をイメージできるようになります。さらに、さまざまなシチュエーションごとに営業トークのノウハウを蓄積することで、営業チーム全体の生産性が大きく向上するでしょう。

    一方、成功事例と同様に、失敗事例の共有も重要です。営業活動における不適切な点やミスをチーム全体で共有し、同じ轍を踏まないように注意喚起することで商談の成約率を全体的に上げられます。ただし、失敗を共有したくない社員もいるため、失敗を許容し、チャレンジしていけるチーム風土の醸成も必須です。

    営業チームではメールを共有管理すべき?

    顧客への提案書、見積書の送付などのやりとりはメールで行われることが多く、メールを共有管理することで、前述の共有すべき情報を概ね網羅することができます。
    メールの送受信履歴を営業チーム内で共有することで、誰がどの顧客にどのような提案をしていて、どのフェーズにいるのか把握することができるのです。

    次章ではメールを共有する方法を詳しくみていきましょう。

    営業チームでメールを共有管理する方法

    メールを共有管理する方法にも、いくつか種類あります。ただ、中にはかえって管理が煩雑化したり、自社にふさわしい運用ルールの設定が求められたりすることがあり、自社の運用に即した方法を選ぶ必要があります。

    ここでは、代表的な共有管理方法を2つご紹介し、共有を効率化するシステムについてもご紹介します。

    転送設定を行う

    まず考えられるのが、顧客からのメールを転送設定するという方法です。CC・BCCや、共有用のメーリングリストで転送することで、営業活動の履歴を営業チーム内で共有することができます。

    しかし、メールの通数が少ないうちは問題ありませんが、数が増えるとその分手間がかかります。そして、受信フォルダが転送された共有メールで溢れ顧客からのメールを見逃す危険性も高まります。

    ミスを防ぐための工数が増え、業務効率を悪化させることから、長期的な管理方法としては、あまりおすすめできません。

    代表アドレスを設ける

    営業活動は個人のメールアドレスでやり取りを行うことが一般的ですが、「sales@~」といった代表アドレスを使ってメール対応を行うことで、転送の手間なく共有管理が実現します。

    ただし、代表アドレスを使った共有方法は、チームに関わる全てのメールを漏れなく参照できるというメリットがある反面、自分の業務とは直接関係のないメールも届くため、注意力が散漫になる恐れや、業務分担を明確にするための作業が発生するというデメリットも併せ持っています。

    しかし、このような懸念点は、メール共有システムを活用することで、解決することができます。

    メール共有システムとは?

    メール共有システムは、代表アドレスの管理に特化したメールシステムで、情報共有や業務分担のための機能を搭載しています。
    GmailやOutlookは、個人対個人のやりとりのためのメールシステムです。個人プレーの営業活動では問題ありませんが、営業活動の情報共有をするためには転送や共有フォルダの設定など作業が発生します。メール共有システムは、クラウド上で常に共有された環境でメール対応を行うので、面倒な共有作業が発生しません。

    おすすめシステム「メールディーラー」

    メールディーラー

    株式会社ラクスが提供する「メールディーラー」は、これまで国内6,000社以上の企業での導入実績を誇るメール共有システムです。
    メールディーラーはGmailやYahoo!メールのようなクラウド型のメールシステムで、クラウド上に置かれた受信フォルダにインターネットでアクセスしてメール対応を行うので、外出が多い営業でもインターネット環境さえあれば出先でメール対応を行うことができます。

    代表アドレスに届くメールを、クラウド上に置かれた受信フォルダで受信し、チームで共有管理することができます。個人アドレスでの営業活動を廃止する代わりに、メールディーラーではメールごとに担当者を振り分けることで業務分担を明確にすることができます。

    担当者割り振り

    メールディーラーでは、送信フォルダも共有管理されるため、いつ誰がどの顧客に対してどんなメールを送ったのか、チーム全員で把握することができます。
    さらに、顧客のメールアドレスをクリックすると、過去の受信メール・送信メール・電話対応履歴・チャット履歴等を時系列で一覧表示されます。受信フォルダと送信フォルダを交互に検索して見比べたり、引用返信を読み解いたりする手間を無くすことができます。

    履歴の一覧表示

    メールディーラーの詳細はこちら

    まとめ

    スピードと効率化の要請が一段と加速化する現代では、営業チームの競争力向上は必須の経営課題であり、この課題に応えるために欠かせないのが情報共有です。

    営業チーム内での情報共有を効率化して成果を上げていくためにまず大切になるのが、仕組みづくりです。入力や検索のしやすさ、さらには情報の一元管理化のしやすさといった使い勝手に重点を置き、チーム内での情報共有を促す仕組みを構築しましょう。

    仕組みの構築と運用を確実に行っていくには、システムの活用が最も確度の高い方法と言えます。メール共有システム「メールディーラー」の導入により、自社営業チームの競争力を維持・向上させることをご検討ください。

    複数名での「問い合わせ対応業務」がラクになる?

    ※本サイトに掲載されている情報は、株式会社ラクス(以下「当社」といいます)または協力会社が独自に調査したものであり、当社はその内容の正確性や完全性を保証するものではありません。

    この記事を書いた人

    メールディーラー通信編集部:J

    顧客対応のお悩みを解決し、顧客満足度を上げるための情報を発信します。