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【営業の情報共有】個人プレーの営業スタイルはもう古い!?

2020/12/7
問い合わせ管理の方法
【営業の情報共有】個人プレーの営業スタイルはもう古い!?

業務を遂行していくうえで避けて通れないのが、上司や部下、あるいは他部署といった周囲との情報共有です。変化の激しい現代のビジネスの世界では、情報の価値がこれまでになく高まっており、多くの企業において情報共有が課題として挙げられるようになってきていることが実情です。

特に営業はこれまで、メンバーが単独で知識・スキルを磨き、顧客から契約を勝ち取ればいい職種であるとされてきたこともあり、情報共有に関して他部署に後れをとっていることは否定できないでしょう。

そこでこの記事では、今ある営業チームが情報共有に優れた組織へと生まれ変わることで得られるメリットを解説します。そして、情報共有に役立つシステムもご紹介するので、ぜひ最後までご一読ください。

営業では「情報共有」が重要?

企業における「情報共有」とは、社員が各々持つ情報を蓄積・共有し、広く活用することをいいます。

これまで多くの企業において、営業は個人プレーのイメージが強いこともあり、情報共有に関しては整備が進んでいないケースがほとんどでした。しかし、インターネットの普及や顧客の趣味嗜好の多様化により、購買活動のスタイルは大きく変わってきています。営業もまた、一握りの優秀な社員の成果のみに頼る形での運営では限界があるということが現状です。

リード獲得から成約を勝ち取るまで、数多くある営業フローにおいて使える情報をリアルタイムに集計し、社内の資産として蓄積していくことができれば、これまでの活動をさらに効率化し、チームとしての生産性の向上を目指すことが期待できるでしょう。

次章では、営業チームが情報共有を行うメリットについて詳しくみていきます。

営業チームが情報共有を行うメリット

営業チームが情報共有を行うことで得られるメリットは種々ありますが、ここでは4つ挙げてご紹介します。

営業情報は会社の資産となる

営業メンバーがこれまで獲得してきた顧客情報や築き上げてきた人脈、あるいは提案書など、これらは全て今後に活かすべき貴重な情報だといえます。ただ、こうした情報が個々の営業パーソンの内に留まったままだったり、ベテラン社員の退職により失われたりしてしまうと、組織として有効活用することが叶わなくなります。

しかし、営業情報を共有することで、チーム全体での活用が可能になります。これまでのように、有用な情報が一部のエリート営業パーソンのみに留まるのではなく、メンバー全員に行き渡るようになるので、チーム全体が組織として成長することが見込めるようになるでしょう。

このように、情報共有を行うことで、属人化しがちな営業情報を会社の資産とすることができるのです。

業務効率化につながる

営業チームが日ごろから情報共有しておくことで、個々のケースで生じた問題点から課題を見出し、打ち立てた対策をチーム全体に知らしめることが容易になります。また、急な担当者変更に伴う引き継ぎや新人教育、さらには担当者間の連携もスムーズなものに生まれ変わるでしょう。

こうした属人化の解消に加えて、従来の「報連相」の仕組みに生じがちであった、情報伝達の遅延や誤解といったデメリットの克服も期待できます。営業情報をチームとして共有できれば、客観的なデータ分析に基づいた営業戦略の策定を迅速に行うことができるようになりますし、策定した戦略を現場に落とし込むまでの時間が短縮されるのです。

当然、現場の営業パーソンの動き出しが早くなるので営業のチャンスが増えますし、そうしている間にも順次入ってくる情報をリアルタイムで収集・分析していくことで、戦略の改定や新たな方策の打ち出しも自在になるでしょう。結果として多くの業務において効率化が進み、成果に結びつく可能性が高まります。

営業スキルの底上げにつながる

営業チームでの情報共有により、ベテラン営業マンの行動や営業内容といった優れた知識・ノウハウ、すなわち「ナレッジ」を個々のメンバーが活用できるようになるため、チーム全体の営業スキルの底上げにつながります。

たとえば、これまで経験をしたことのない難しめの案件であっても、ケースが似た成功事例を事前に共有しておくことで取り組みやすさは格段に上がることでしょう。また、新人はもとより、伸び悩んでいる中堅社員のスキル習得と業務への自信や意欲の向上といった心理的効果も期待できます。

さらに、情報共有は優秀な社員にもメリットをもたらします。これまでは自らの資質と努力で一匹狼的に成果を上げてきたとしても、他のメンバーの情報に触れることで、自分とは異なる優れた手法を見出すことができれば、さらなるスキルアップを図ることができるでしょう。

モチベーションの向上

営業チームが情報共有を行うと、チーム内のコミュニケーションが自ずと活発になります。

コミュニケーションが活発化すると相互理解が進むだけでなく、「他のメンバーが頑張っているから、自分も気合を入れよう」というようにモチベーション向上につながります。

お互いがお互いに高め合うという、まさにチームにとってとてもいい環境を生み出すことができるのです。

営業チームではメールを共有管理すべき?

営業は顧客とメールでやり取りをするケースが多い職種なため、手抜かりのない対応が求められることは当然です。ただ、営業メンバーにとっては、メール対応が手間のかかる業務であることもまた事実です。

多くの顧客に同時並行で対応することが多い営業は、自社の他部署や取引先の業者など、さまざまな立場の人間とのやり取りもまた求められます。そして、やり取りに使われる連絡手段も電話やメールだけでなく、社内チャットやLINEなど多岐にわたることが少なくありません。それぞれのチャネルごとの適切な管理が求められる中で、次々に届くメールに抜け漏れなく対応していく必要があるのです。

また、外出の機会も多く、基本的に移動時間や商談の合間をメール対応に充てることになるので、商談が続くようなスケジュールだと、返信がままならなくなることもよくみられます。結果として、メールの見落としや返信遅れにより顧客対応で後手に回りがちになり、機会損失をもたらす要因にもなっているのです。

このような課題への対策としては、営業チーム内でメールのやり取りを共有管理することがおすすめです。共有管理することで、前章で挙げた情報共有のメリットはもちろん、その他にもメールミスを発見しやすくなるなどの効果が期待できます。

次章ではメールを共有する方法を詳しくみていきましょう。

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営業チームでメールを共有管理する方法

メールを共有管理する方法にも、いくつか種類あります。ただ、中にはかえって管理が煩雑化したり、自社にふさわしい運用ルールの設定が求められたりすることがあり、自社の運用に即した方法を選ぶ必要があります。

ここでは、代表的な共有管理方法を2つご紹介し、共有を効率化するシステムについてもご紹介します。

転送設定を行う

まず考えられるのが、顧客からのメールを転送設定するというやり方です。CCやBCCで転送するか、事前にメーリングリストを設定しておけば、メールのやり取りをチームで共有することが可能です。

しかし、顧客から届くメールが少ないうちは問題ありませんが、数が増えればその分だけ手作業でチームのメンバーに転送する手間がかかってしまいます。そして、チーム内のメールのやり取りが増え、メンバー間の連絡体制が複雑化すること必至です。

このような環境では、いち早く対応しなければならない、より重要度の高いメールが見落とされる危険性が出てきます。また、誰がどのメールに対応したかといった状況把握がしづらくなるので、対応漏れや二重対応といったミスを誘発する恐れがあります。

こうしたリスクは、メールの数が増えるほど、またメンバーの増員や入れ替えを行うごとに高まることは避けられないでしょう。結果として、ミスを防ぐという観点からの仕組みづくりが必要になり、管理が煩雑化してしまう恐れがあるため、おすすめできません。

代表アドレスを設ける

次に、代表アドレスを設けるという方法が考えられます。

一般的に、営業メンバーは個人アドレスでメールのやり取りを行っているでしょう。しかし、「sales@~」のような代表アドレスを設け、チームメンバー全員が1つのメールアドレスを使用することで、メール共有管理が実現します。

代表アドレスを使えば、転送設定の手間が要らなくなることはもちろん、多量の転送メールによりメールボックスの見通しが悪くなるといった難点は回避できるでしょう。シンプルな管理が実現し、メンバーも困惑することなく、メールのやり取りを実施できるようになります。

ただし、1つのメールアドレスを皆で共有するということは、チームに関わる全てのメール情報を漏れなく参照できるというメリットがある反面、メールの中には自分の業務とは直接関係のない案件も少なくないために、対応への注意力が散漫になる恐れがあるというデメリットも併せ持っています。さらに、代表アドレスの共有では、顧客や取引先ごとの検索に時間と手間がかかるというウィークポイントも無視できません。

しかし、上記のような懸念点は、メール共有システムを活用することで、解決することができます。

メール共有システムとは?

メール共有システムは、代表アドレスに届いたメールの管理を効率化することができるシステムです。組織内や複数メンバーでのメール共有で起こりがちなミスを防ぎ、対応業務の効率化が期待できます。

メール共有システムは現在、CSやヘルプデスクなどの顧客対応のための部署にはじまり、多店舗展開するネットショップ、あるいは繁忙期には予約・キャンセルメールが殺到することが少なくない宿泊業界や飲食店業界など、さまざまな部署・業界で広く活用されています。

そして、営業においても、情報共有の必要性の高まりとともにメール共有システムが持つ優位性が認知されてきており、これから導入が進んでいくことが見込まれます。

おすすめシステム「メールディーラー」

メールディーラー

数ある共有システムの中でも、複数メンバーでの共有を前提に設計されているメール共有ツール「メールディーラー」の導入をご検討ください。

株式会社ラクス提供のメールディーラーは、これまで国内6,000社以上の企業での導入実績を誇るメール共有ツールです。長年にわたり支持を集める理由の1つに、顧客満足度の高さがあります。継続利用率が99%、機能満足度・サポート満足度でも95%という数字がその証です。

メールディーラーの受信ボックスでは、メールごとに担当者が表示されるようになっているため、自分が担当すべきメールを一目で把握できるようになります。必要なメールに絞って確認ができるようになるため、業務効率の改善が期待できるのです。

また、メールの返信状況が可視化される「ステータス管理機能」や、二重対応を防ぐための「ロック機能」が備わっており、対応漏れ・重複対応といった顧客、あるいは販売機会の喪失を防ぎます。

さらに、ひな型として登録してある文章を呼び出し、定型文を簡単に作成することができる「テンプレート機能」や、引き継ぎ用のメモを残すことができる「コメント機能」を用いることで、対応メンバーの経験やスキルに関わらず、スピーディーであると同時にきめの細かいメール対応が実現します。

こうしたメール共有に役立つ豊富な機能を、専属スタッフによる手厚いサポート体制と積極的なユーザー視点のバージョンアップがバックアップ。システムの維持・改良からチーム内の情報共有の効率化による生産性向上まで存分にご活用いただけます。
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まとめ

スピードと効率化の要請が一段と加速化する現代のビジネス環境では、営業チームの競争力向上は必須の経営課題であり、この課題に応えるために欠かせないのが情報の共有化です。

営業チーム内での情報共有を効率化して成果を上げていくためにまず大切になるのが、仕組みづくりです。入力や検索のしやすさ、さらには情報の一元管理化のしやすさといった使い勝手に重点を置き、チーム内での情報共有を促す仕組みを構築しましょう。

仕組みの構築と運用を確実に行っていくには、システムの活用が最も確度の高い方法と言えます。メール共有システム「メールディーラー」の導入により、自社営業チームの競争力を維持・向上させることをご検討ください。

導入してよかった!メール対応の常識を変えるツールとは?

メールディーラー通信編集部

この記事を書いた人

メールディーラー通信編集部

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