2022/03/02
異動や退職、長期休暇などにより担当が変更になる場合、取引先や顧客に連絡をする必要があります。
担当変更をメールで伝える際、相手に不安を与えないためのメールマナーや文例をご紹介します。
社外宛に担当変更を伝える時のメールマナー
取引先や顧客に担当変更を伝える際のメールマナーについて解説します。
マナーをおさえて、より良い関係づくりに努めましょう。
業務に影響しないタイミングで送る
担当変更メールはできるだけ早い段階で送るのが基本ですが、適切なタイミングを見計らうことも大切です。
例えば相手の繁忙期やプロジェクトの山場などに送ってしまうと、担当者本人だけでなく企業の姿勢そのものにも不信感をもたれる可能性があります。
担当変更の期日に余裕がある場合は、相手の状況を見計らって報告しましょう。
ネガティブ表現を避ける
担当者が変わっても、今後の取引には影響がないことが伝わるような安心感のある文章を綴りましょう。
「担当を外された」「別件が忙しくなり」などのネガティブな表現は避けるのが無難です。
たとえ担当変更の理由が良いものでなくとも、前向きな言葉に置き換えて表現し、「引き続き安心して取引できる」ということを印象づけることが大切です。
一斉送信は使用しない
業務での関わりが深い相手には、個人宛の「Toメール」を使用して送信しましょう。
担当変更理由や変更時期などは定型文で構いませんが、相手との関係性を踏まえて印象的なエピソードを交えると、より丁寧な印象になります。
急いで伝える必要があり、一斉送信せざるを得ない場合には、その旨を謝罪する言葉を添えて送りましょう。
お礼と感謝のメッセージも忘れない
特にお世話になった相手には、お礼と感謝のメッセージを必ず添えましょう。
しかし、長すぎる文章は相手に返信のプレッシャーを与える可能性があります。
自分の言葉でお礼の気持ちを込めながらも、簡潔にまとめることが重要です。
後任者の紹介に一言添える
後任者が決まっている場合、担当変更メールで簡単に紹介すると良いでしょう。
氏名や連絡先などの事務的な情報だけでなく、スキルやキャリア、人柄などを伝える一文を添えることが重要です。
また担当変更メールで挨拶を終えるのではなく、できるだけ後任者を連れて訪問で挨拶をしましょう。
担当変更時に後任者へ引き継ぐべき情報とは
担当変更時に、前任者から後任者へ業務の引き継ぎを行います。
ここでは、必ず引き継ぐべき情報について解説します。
顧客情報
まず最優先で引き継ぐべき情報が顧客情報です。
氏名、所属、連絡先、現在の契約内容などの基本情報は、漏れなく正確に引き継ぎましょう。
さらに、顧客の人柄や思考、裏で実権を持つキーパーソンなど、これまで獲得した情報も合わせて引き継ぐことが重要です。
過去のやりとり履歴
過去のやりとりした履歴を引き継ぐことで、後任者は過去の経緯について把握したり、やりとりの内容から顧客の人柄を推測できるようになります。
「前任の方は○○と言っていたのに…」などの言った・言わないのトラブル防止にも役立ちます。
顧客情報管理システム（CRM）や営業支援システム（SFA）に情報を集約することでスムーズに引き継ぎができます。
システムの導入が難しい場合は、部門内でメールを共有管理することで、やりとり履歴を情報共有できるようになります。
【前任者用】担当変更メールの文例
ここでは、担当者変更前の前任者が送る挨拶メールの一例をご紹介します。
転勤・異動による担当変更
転勤や異動に伴い、担当を変更する場合の文例です。
本文：
いつもお世話になっております。
株式会社□□□の〇〇でございます。
大変急なことでございますが、△月△△日をもちましてxx事業所に異動となります。
今後は、同じ課の●●が貴社を担当させていただくことになりました。
●●は入社以来、長らく営業業務に携わっており、□□業界の知識も豊富な人物です。
本来であれば直接ご挨拶にお伺いすべきところ、
メールでのご連絡となりましたこと、大変申し訳なく、お詫び申し上げます。
後日あらためまして、後任の●●からご連絡いたします。
■■様には新人のころから温かなご指導をいただき、深く感謝しております。
責任を持って引き継ぎを行いますので、
今後とも変わらぬお引き立てのほど、よろしくお願いいたします。
退職による担当変更
退職に伴い、担当を変更する場合の文例です。
本文：
いつもお世話になっております。
株式会社□□□の〇〇でございます。
この度、私事で恐縮ですが、△月△△日をもちまして退職することになりました。
在任中は大変お世話になりましたことを、深く感謝しております。
後任は、同じ課の●●が貴社を担当させていただくことになります。
●●は入社以来、長らく営業業務に携わっており、□□業界の知識も豊富な人物です。
△月△△日以降は、●●にご連絡ください。
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
後任の連絡先
●● ●●
所属部署 □□□□□□部
メール：●●＠□□□□□□.jp
電話：00-0000-0000
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
本来であれば直接ご挨拶にお伺いすべきところ、
メールでのご連絡となりましたこと、大変申し訳なく、お詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社の発展と■■様のご活躍をお祈り申し上げます。
産育休などの長期休暇による担当変更
出産、育児、介護などの長期休暇を理由に、一時的に担当者が変更になる場合の文例です。
本文：
お世話になっております。
株式会社□□□の〇〇でございます。
担当者の変更について、ご連絡させていただきます。
この度、私事で恐縮ですが、△月△△日より出産休暇をいただくことになりました。
休暇中は、●● ●●が貴社を担当させていただくことになります。
●●は入社以来、長らく営業業務に携わっており、□□業界の知識も豊富な人物です。
△月△△日以降のご連絡は、●●にお願いいたします。
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
後任の連絡先
●● ●●
所属部署 □□□□□□部
メール：●●＠□□□□□□.jp
電話：00-0000-0000
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
つきましては、近日中に後任の●●とご挨拶に伺います。
今後ともよろしくお願いいたします。
長期休暇明けの担当復帰
長期休暇明けに、担当へ復帰する場合の文例です。
本文：
大変ご無沙汰しております。
株式会社□□□の〇〇でございます。
長らくお休みをいただいておりましたが、
この度、△月△△日より職場復帰をいたしました。
休暇中は、●●（代理担当者の名前）が大変お世話になりました。
今後はあらためて〇〇が貴社の担当をさせていただくことになりましたので、
ご連絡を申し上げます。
本来であれば直接ご挨拶にお伺いすべきところ、
メールでのご連絡となり大変恐縮ですが、復職のご挨拶とさせていただきます。
より一層貴社のお役に立てるよう精進を続けてまいりますので、
今後ともよろしくお願いいたします。
後任者を連れた訪問挨拶の打診
挨拶訪問を行う場合の、アポイントのメールの文例です。
本文：
お世話になっております。
株式会社□□□の〇〇でございます。
大変急なことでございますが、△月△△日をもちましてxx事業所に異動となります。
在任中は大変お世話になりましたことを、深く感謝しております。
今後は、同じ課の●●が貴社を担当させていただくことになります。
つきましては、近日中に後任の●●とご挨拶を申し上げたく、お時間を頂戴したいと思っております。
当方の都合で恐縮でございますが、
以下の候補の中でご都合がつく日時をご教示いただきたく、お願い申し上げます。
ーーーーーーーーーー
●1月11日（月）09：00～11：00
●1月12日（火）09：00～12：00、13：00～16：00
●1月15日（金）09：00～12：00
ーーーーーーーーーー
お忙しいところ申し訳ございませんが、
お返事をお待ち申し上げております。
【後任者用】担当変更メールの文例
ここでは、担当者変更後の後任者が送る挨拶メールの一例をご紹介します。
後任の挨拶
新たな担当者としての挨拶メールの文面です。
本文：
お世話になっております。
株式会社□□□の●●でございます。
先日、前任者の〇〇からご連絡いたしました通り、
△月△△日より私●●が貴社を担当させていただくことになりました。
メールにて恐縮ではございますが、取り急ぎメールで着任のご挨拶をさせていただきます。
近日中にご挨拶に伺い、面談のお時間をいただければ幸甚でございます。
担当者が変更となりましても、
貴社にご不便やご迷惑をおかけしないよう精進し、
よりいっそう貴社のご期待にお答えしていく所存です。
今後とも変わらぬお引き立てのほど、よろしくお願いいたします。
前任者から連絡できなかった場合
やむを得ない理由で前任者から連絡できない場合に、後任担当者が送るメールの文例です。
本文：
大変お世話になっております。
株式会社□□□の●●でございます。
突然ではございますが、担当者の変更のお知らせでご連絡させていただきました。
この度、貴社担当しておりました○○が一身上の都合で退社し、
私●●が担当させていただくことになりました。
今後は、私●●にご連絡をいただければ幸甚です。
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
●● ●●
所属部署 □□□□□□部
メール：●●＠□□□□□□.jp
電話：00-0000-0000
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
引き続き、ご指導とご鞭撻のほどよろしくお願いいたします。
マナーを守った担当変更メールで信頼関係を構築
顧客や取引先との窓口となる担当者が変更になると、これまでの信頼関係が途切れてしまう恐れがあります。
そのため担当変更メールで、相手に安心感を与えることが大切です。
マナーを守った担当変更のメールで、継続的な信頼関係を構築するように心がけましょう。
※本サイトに掲載されている情報は、株式会社ラクス（以下「当社」といいます）または協力会社が独自に調査したものであり、当社はその内容の正確性や完全性を保証するものではありません。
