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【例文つき】担当変更メールのマナーとは?取引先や顧客への配慮

【例文つき】担当変更メールのマナーとは?取引先や顧客への配慮

異動や転勤、退職、長期休暇などの際、取引先や顧客に担当者が変わることを伝えなければなりません。担当変更メールを送る際、不安を与えないようにするにはマナーを守るだけでなく誠実な対応、感謝の気持ちなどが欠かせません。文例も合わせてご紹介します。

この記事の目次

    社外宛に担当変更を伝える時のメールマナー

    取引先や顧客に担当者の変更を伝える際にマナーを欠いたメールを送ってしまうと、相手に不信感を与える可能性があります。下記のような基本的なビジネスメールマナーをおさえて、社外とのより良い関係づくりに努めましょう。

    業務に影響しないタイミングで送る

    担当者の変更メールはできるだけ早い段階で送るのが基本ですが、適切なタイミングを見計らうことも大切です。例えば相手の商談やプロジェクトの山場、トラブルの最中などに担当者の変更メールを送ってしまうと、当事者だけでなく企業の姿勢そのものにも不信感をもたれるかもしれません。

    担当変更の期日に余裕がある場合は、相手の状況を見計らって報告するのがマナーだといえるでしょう。

    安心感を与える文面を綴る

    担当者が変わっても、今後の取引には影響がないことが伝わるような安心感のある文章を綴りましょう。「担当を外された」「別件が忙しくなり」などのネガティブな表現は避けましょう。

    たとえ担当者変更の理由が良いものでなくとも、前向きな言葉に置き換えて表現し「引き続き安心して取引できる」ということを印象づけることが大切です。

    一斉送信は使用しない

    業務での関わりが深い相手には、個人宛の「Toメール」を使用することがマナーだといえます。
    もちろん変更理由や変更時期などの文章は定型文で構いませんが、相手とのこれまでの関係性を踏まえて印象的なエピソードを交えた文章も加えるとより丁寧さを表現できるでしょう。

    急いで伝えなければならない場合など一斉送信でないと難しい時には、その旨を謝罪する言葉を添えて送ることをおすすめします。

    お礼と感謝のメッセージも忘れない

    特にお世話になった相手には、お礼と感謝のメッセージも忘れないようにしてください。
    しかし、長すぎる文章は返信のプレッシャーを相手に与えかねません。自分の言葉でお礼の気持ちを込めながらも、簡潔にまとめることが重要です。

    できるだけ前任者と後任者が揃って訪問を

    担当者の変更メールを送るのみで挨拶を終えるのではなく、できるだけ後任者を連れて取引先に訪問をすることも大切です。
    後任者のキャリアや長所を前任者から直接伝えるようにすると相手の不安感も和らぐうえに、残された後任者も安心して引き継ぎ後の業務に取り組めるでしょう。

    担当変更の際の注意ポイント

    担当者の変更をメールで伝える際、企業の体制として注意しておきたいポイントがあります。

    顧客情報と業務内容を共有する

    担当者の変更では前任者や後任者の業務負担が変わるだけでなく、社内の体制にも影響がでます。そのため、普段から各担当者が抱える顧客情報や業務内容を社内で共有しておき、いつでも担当者の変更に備えられるようにしておくことが重要です。
    事前共有をしておくことで顧客や取引先から不在の担当者宛に問い合わせがあっても、社内の誰もがスムーズに対応できるようになります。

    現状の取引や過去の経緯なども共有する

    現在の取引や業務内容に至った背景、過去の経緯などのデータも社内で共有しておくと、担当者の属人化を防ぐことができるでしょう。
    このようなデータベースが整備されていれば、突然担当者の代理を立てなければならなくなり後任者への引き継ぎ期間が十分にとれない場合でも、すぐに必要な情報を得られるため業務への影響を抑えることができます。

    前任者が送る担当変更メールの文例

    ここでは担当を退く際や復帰する場合のメールの書き方を、さまざまなシーンごとにご紹介します。

    1.産休・育休などの長期休暇前の担当変更

    出産、育児、介護などの長期休暇を理由に、一時的に担当者が変更になる場合の文例です。

    件名:<担当者変更のご連絡>株式会社□□□ 〇〇(自分の名前)

    本文:
    お世話になっております。
    株式会社□□□の〇〇でございます。

    担当者の変更について、ご連絡させていただきます。
    この度、私事で恐縮ですが、△月△△日より出産休暇をいただくことになりました。

    休暇中は、●● ●●と申す者が貴社を担当させていただくことになります。
    △月△△日以降のご連絡は、●●にお願いいたします。
    ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
    後任の連絡先
    ●● ●●
    所属部署 □□□□□□部
    メール:●●@□□□□□□.jp
    電話:00-0000-0000
    ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

    つきましては、近日中に後任の●●とご挨拶に伺います。
    今後ともよろしくお願いいたします。

    2.長期休暇明けの担当復帰

    出産、育児、介護などの長期休暇明けに、担当に復帰する場合の文例です。

    件名:<復職のご挨拶>株式会社□□□ 〇〇(自分の名前)

    本文:
    大変ご無沙汰しております。
    株式会社□□□の〇〇でございます。

    長らくお休みをいただいておりましたが、
    この度、△月△△日より職場復帰をいたしました。

    休暇中は、●●(代理担当者の名前)が大変お世話になりました。
    今後はあらためて〇〇が貴社の担当をさせていただくことになりましたので、
    ご連絡を申し上げます。

    本来は直接ご挨拶にお伺いすべきところ、
    メールでのご連絡となり大変恐縮ですが、復職のご挨拶とさせていただきます。
    より一層貴社のお役に立てるよう精進を続けてまいりますので、
    今後ともよろしくお願いいたします。

    3.転勤・異動前の担当変更

    転勤や異動に伴い、担当を変更する場合の文例です。

    件名:<担当者変更のお知らせ>株式会社□□□ 〇〇(自分の名前)

    本文:
    いつもお世話になっております。
    株式会社□□□の〇〇でございます。

    大変急なことでございますが、△月△△日をもちましてxx事業所に異動となります。
    今後は、同じ課の●●が貴社を担当させていただくことになりました。

    本来は直接ご挨拶にお伺いすべきところ、
    急な辞令でしたので、メールでのご連絡となり申し訳ございません。
    後日あらためまして、後任の●●からご連絡いたします。

    ■■様には新人のころから温かな指導をいただき、深く感謝しております。
    責任を持って引き継ぎを行いますので、
    今後とも変わらぬお引き立てのほど、よろしくお願いいたします。

    4.退職に伴う担当変更

    退職に伴い、担当を変更する場合の文例です。

    件名:<担当者変更のお知らせ>株式会社□□□ 〇〇(自分の名前)

    本文:
    いつもお世話になっております。
    株式会社□□□の〇〇でございます。

    この度、私事で恐縮ですが、△月△△日をもちまして退職することになりました。
    在任中は大変お世話になりましたことを、深く感謝しております。

    後任は、同じ課の●●が貴社を担当させていただくことになります。
    △月△△日以降は、●●にご連絡ください。
    ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
    後任の連絡先
    ●● ●●
    所属部署 □□□□□□部
    メール:●●@□□□□□□.jp
    電話:00-0000-0000
    ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
    本来は直接ご挨拶にお伺いすべきところ、メールでのご連絡となり申し訳ございません。
    末筆ながら、貴社の発展と■■様のご活躍をお祈り申し上げます。

    5.前任者と後任者の挨拶訪問の打診

    挨拶訪問を行う場合の、アポイントのメールの文例です。

    件名:担当者変更のご挨拶訪問の件について

    本文:
    お世話になっております。
    株式会社□□□の〇〇でございます。

    大変急なことでございますが、△月△△日をもちましてxx事業所に異動となります。
    在任中は大変お世話になりましたことを、深く感謝しております。

    今後は、同じ課の●●が貴社を担当させていただくことになります。
    つきましては、近日中に後任の●●とご挨拶を申し上げたく、お時間を頂戴したいと思っております。
    当方の都合で恐縮でございますが、以下の候補の中でご都合がつく日時を
    ご教示いただきたく、お願い申し上げます。

    ーーーーーーーーーー
    ●1月11日(月)09:00~11:00
    ●1月12日(火)09:00~12:00、13:00~16:00
    ●1月15日(金)09:00~12:00
    ーーーーーーーーーー

    お忙しいところ申し訳ございませんが、
    お返事をいただきたく、お待ち申し上げております。

    後任者が送る担当変更メールの文例

    ここでは、担当者変更後の後任者が取引先や顧客に送るメールの一例をご紹介します。

    1.後任の挨拶

    新たな担当者としての挨拶メールの文面です。

    件名:<担当者着任のご挨拶>株式会社□□□ ●●(後任担当者の名前)

    本文:
    お世話になっております。
    株式会社□□□の●●でございます。

    先日、前任者の〇〇からご連絡いたしました通り、
    △月△△日より私●●が貴社を担当させていただくことになりました。
    メールにて恐縮ではございますが、取り急ぎメールで着任のご挨拶をさせていただきます。
    近日中にご挨拶に伺い、面談のお時間をいただければ幸甚でございます。

    担当者が変更となりましても、
    貴社にご不便やご迷惑をおかけしないよう精進し、
    よりいっそう貴社のご期待にお答えしていく所存です。

    今後とも変わらぬお引き立てのほど、よろしくお願いいたします。

    2.前任者が退職した場合の挨拶

    やむを得ない理由で前任者から連絡できない場合に、後任担当者が送るメールの文例です。

    件名:<担当者交代のご挨拶>株式会社□□□ ●●(後任担当者の名前)

    本文:
    大変お世話になっております。
    株式会社□□□の●●でございます。

    突然ではございますが、担当者の変更のお知らせでご連絡させていただきました。

    この度、貴社担当しておりました一新場の都合で〇〇が退社をし、
    後任に私●●が貴社を担当させていただくことになりました。
    貴社にご不便やご迷惑をおかけしないよう遺漏なく引き継ぎを行っております。

    今後は、私にご連絡をいただければ幸甚です。
    ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
    ●● ●●
    所属部署 □□□□□□部
    メール:●●@□□□□□□.jp
    電話:00-0000-0000
    ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
    引き続き、ご指導とご鞭撻のほどよろしくお願いいたします。

    まとめ

    顧客や取引先との窓口となる担当者が変更になると、これまでの信頼関係が途切れてしまう恐れもあります。そのため担当者変更メールを送る際は、適切なタイミングとマナーを守って相手に安心感を与えることが大切です。
    加えて、社内でも担当者の交代をスムーズに行うには、日頃から顧客や取引先との主なコミュニケーション手段であるメールを社内で共有し、管理することをおすすめします。

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    メールディーラー通信編集部:B

    この記事を書いた人

    メールディーラー通信編集部:B

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