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猫の手も借りたい繁忙期に備える「採用」スケジュール~メール対応数で測る繁忙期~

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皆さんの「繁忙期」はいつですか?
年度末や年度の始まり、夏休み・冬休みなど、業界によって時期は様々ですが、1年間で最も忙しい期間であり、最も売上が伸びる大切な期間です。

それでは、「繁忙期を乗り越えるための準備」はいつから始めていますか?
「スタッフの増員」で備える場合、繁忙期突入に合わせて、ピカピカの新人が入ったのでは間に合いません。新人研修に時間を取られ、本来必要な仕事が出来ず、大変な思いをしたことがある方も多いのではないでしょうか。
手遅れな状態で繁忙期を迎えないためには、「いつ」から「何」を準備すればよいのでしょうか。

今回は、繁忙期から"逆算"をして備える「スタッフの増員スケジュール」について、お話ししたいと思います。

この記事の目次

    問い合わせ対応数から繁忙期を決める

    まず、メールディーラーをご利用いただいているECショップ様を一例に、「問い合わせ対応数」から「繁忙期」を推測したいと思います。
    下記グラフは、メールの「送信件数」を取り扱い商品ジャンル別でまとめたものです。

    問い合わせ対応数の推移

    お中元、お歳暮時期に向けて増加するギフトに対し、アパレルは夏と冬のセール時期に向けて増加しています。メール送信件数の増加は、「お問い合わせメール」の件数が増え、お客様の関心が向いているということであり、注文が増えることが推測できます。

    繁忙期を無事に乗り越えるためには、自社の繁忙期が「いつ」なのか、明確な「数字」を元に、しっかりと把握することが大切です。

    繁忙期を把握できたら、次は準備に取り掛かりましょう!

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    逆算して備える5つのステップとは

    まず、人を採用するには、5つのステップが存在します。 このステップを逆算してスケジュールを組み、次の繁忙期を万全の体制で迎えましょう。

    採用スケジュール1

    1.広告準備期間(掲載希望日の3週間前~)

    広告作成には、取材、撮影、原稿作成、内容確認と数多くの工程が発生します。
    修正が複数回に及ぶことも考慮し、遅くとも掲載開始希望日の3週間前には広告会社に掲載の意思を伝え、準備に取り掛かりましょう。
    取材前に、「人を採用する目的」と「求める人物像」を社内で明確にし、認識のズレを防ぐことで、スムーズに準備を進めることができます。

    2.広告掲載・応募受付期間(掲載当日~終了)

    掲載媒体・料金によって掲載期間を調整でき、一般的には掲載初日~3日目に応募が集中するとされています。

    WEB
    掲載料金順と、掲載が新しい順で上から表示されることが多く、応募が手軽なため、掲載直後に反響があります。

    雑誌等
    求職者の手元に渡り、応募の電話をかけるまでに2・3日の時間を要する場合が多いとされています。また、広告が手元に残るので、数週間後に応募があることもあります。

    それぞれ応募受付のフローを明確にした上で社内に周知し、いつでも誰でも良い受付対応ができるようにしましょう。

    3.面接期間(掲載翌日~)

    応募受付時にすぐに面接日程を確定できるよう、予め面接官のスケジュールを確保しておきましょう。
    1社採用が確定した時点で求職活動を停止してしまうケースも多いため、「スピード」が大切です。
    また、採用人数や採用目的によって、「良い人がいたら随時採用」か「複数人比較して採用」を使い分ける必要があります。

    4.採用期間(面接開始後~)

    最終面接終了後、3日~1週間以内には選考結果を通知しましょう。
    すぐに採否を決めることができない場合は、一度状況を報告し、採否決定の目途を伝えることで、求職者の気持ちが離れるのを防ぐことができます。

    5.研修期間(勤務開始後~)

    いつまでに何を教えて、繁忙期を迎える前にどこまで出来るようになってもらうか、スケジュールとゴールを設定しましょう。チェックリスト等で成熟度をチェックするのも効果的です。
    研修手順をしっかりと整備し、受け入れ体制を整えることで、早期退職防止にも繋がります。

    実際に逆算してみよう

    これら「5つのステップ」にかかる時間は、企業によって異なります。全ての時間を算出できたら、実際に"逆算"してみましょう。
    今回は、ギフトを扱うECショップを例に"逆算"してみました。

    目的:11月1週目に始まる繁忙期に向けて増員したい
    1.準備期間:3週間
    2.掲載・応募受付期間:3週間
    3.面接期間:3週間
    4.採用期間:2週間
    5.研修期間:4週間

    採用スケジュール2

    このように、11月1週目の繁忙期に備えるためには、8月3週目から準備に取り掛からなければいけないのです。

    繁忙期を迎える都度、「猫の手も借りたい!」と嘆いている方は、一度「繁忙期の時期」と「5つのステップの所要時間」を算出し、「スタッフの増員スケジュール」の見直しをしてみてはいかがでしょうか。

    ※メールの送信件数は、メールディーラーの「集計レポート機能」で簡単に集計ができます。

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    ※本サイトに掲載されている情報は、株式会社ラクス(以下「当社」といいます)または協力会社が独自に調査したものであり、当社はその内容の正確性や完全性を保証するものではありません。

    この記事を書いたライター

    メールディーラー通信編集部

    メールディーラー通信編集部

    メールの例文などメールに関するお役立ち記事の執筆・案出しをしています。メール業務を実際に行っている方に役立つ情報を届けられるよう日々編集しています。
    好きな定型文は「お心遣いに重ねてお礼申し上げます。」です。

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