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メール対応で「つっけんどん!」と思われないための「クッション言葉」

「つっけんどん(突っ慳貪)」

= 態度や言葉遣いが、無遠慮でとげとげしいさま。冷淡なさま。
ケチで欲張りなこと、無慈悲で無愛想なことを意味する「けんどん(慳貪)」に、続く言葉を強調する接頭語の「突っ」がついたもの。

メールは、対面での会話や電話等に比べて、相手から「つっけんどんな人だな!」と思われてしまう可能性の高いコミュニケーションツールです。
対面での会話のように「表情」から気持ちを読み取ることが出来ませんし、電話のように「声色」から状況を推測することもできません。更には手紙のように「筆跡」から人柄を読み取ることもできないのです。
パソコンの画面上に表示された文字情報から伝えられる「用件」だけでは、冷たく一方的な印象を与えてしまいます。

今回は、用件以外の「気持ち」や「状況」をメールに挟み込み、スムーズなやりとりを促す「クッション言葉」をご紹介します。

この記事の目次

    お願いするクッション言葉

    相手に何か「お願い」をしなくてはいけない時、相手の手間を取らせてしまう時、ただ「用件」を伝えるだけでは、「めんどくさい」「なんで私が…」とマイナスな感情を生みかねません。

    そんな時は、「こんなことをお願いして申し訳ない!」という気持ちを挟みこむクッション言葉を使いましょう。

    【ケース】
    ケース1:いきなり用件のみのメールが届き、送信者が誰か分からない。
    お名前を教えてください。
    ⇒ 恐れ入りますが、お名前をお尋ねしてもよろしいでしょうか。

    ケース2:以前、お客様から教えてもらった情報に不足があり、詳細を確認したい。
    先日ご要望いただいた内容について、もう少し詳しく教えてください。
    ⇒ 差し支えなければ、先日ご要望いただいた内容について、もう少し詳しくご教示いただけますでしょうか。

    【お願いするクッション言葉のレパートリー】

    恐れ入りますが お名前をお尋ねしてもよろしいでしょうか。
    失礼ですが 生年月日をお願いいたします。
    差し支えなければ もう少し詳しくご教示いただけますでしょうか。
    申し訳ございませんが もう一度お願いいたします。
    お手数ですが ご記入をお願いいたします。
    ご面倒ではございますが お調べいただいてもよろしいでしょうか。
    重ね重ね恐縮ですが 再度お送りいただけますでしょうか。
    ご多忙とは存じますが ご確認お願いいたします。
    ご足労おかけして申し訳ございませんが 何卒よろしくお願い申し上げます。

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    断るクッション言葉

    相手の要望を断らなくてはいけないとき、細心の注意が必要です。
    「拒否」という用件だけを文字に起こすと、とても冷たい印象になり、受け取った相手の反感を買うことになるでしょう。

    そんな時は、「とても申し訳なく思っているけど、どうしても受け入れることが出来ないのです・・・」という気持ちを挟みこむクッション言葉を使いましょう。

    【ケース】
    ケース1:対応不可としている「取り置き」を依頼された。
    お取り置きはお断りしております。
    ⇒心苦しいのですが、お取り置きはいたしかねます。

    ケース2:時間外に予約の依頼があった。
    受付時間は18時までとなっております。
    ⇒誠に勝手ではございますが、受付時間は18時までとなります。

    【断るクッション言葉のレパートリー】

    大変申し上げにくいのですが 手続きは有料となります。
    残念ではございますが 今回は見送りとさせていただきます。
    心苦しいのですが お取り置きはいたしかねます。
    誠に勝手ではございますが 受付時間は18時までとなります。
    失礼とは存じますが 何卒ご了承を賜りますようお願い申し上げます。
    身に余るお言葉ですが 今回は辞退させていただきます。
    ご期待に添えず大変申し訳ございませんが お断りさせていただきます。

    このような「クッション言葉」のレパートリーを多く持つことで、伝えることに抵抗があるような内容でも、スムーズにメールを作成することができるようになります。

    表情や声色、筆跡等で、「気持ち」が自然と出てしまうがことが無いメールでは、意識的にクッション言葉を挟み込み、「気持ち」を伝えてみてはいかがでしょうか。そうすれば、メールの印象を柔らかく変えることができ、相手と良好な関係を築く基盤となるはずです。

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    この記事を書いたライター

    メールディーラー通信編集部

    メールディーラー通信編集部

    メールの例文などメールに関するお役立ち記事の執筆・案出しをしています。メール業務を実際に行っている方に役立つ情報を届けられるよう日々編集しています。
    好きな定型文は「お心遣いに重ねてお礼申し上げます。」です。

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