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「トンチンカン」なメールを送らないための「アジモヨシアシ」

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「トンチンカン」
=鍛冶屋で焼いた金属を、ハンマーで叩いて器具を作る「相槌」の音からできた擬音語。
交互に打たれて音が揃わないことから、ちぐはぐなことを意味するようになった。
 1)物事のつじつまが合わないこと。見当違いであること。
 2)間のぬけた言動をすること。

メールは「文字だけ」で行うコミュニケーションです。
だからこそ、しっかりと筋道を立てて文章を組み立てないと「この人、急に何言ってるんだ?」と思われてしまう可能性があります。
何度も読み返しが必要なメールを送ることは、相手の時間をロスさせるだけでなく、分かりにくいメールを送ってくる「トンチンカンな人」というレッテルを貼られてしまうでしょう。

つまり、メール相手から「打ち込まれた文章」だけで、送信者の評価が決められてしまうのです。
今回は、相手がすんなり読めるスマートなメールを書くためのルールをご紹介します。

この記事の目次

    本題の組み立て方

    メールの文章は、「構成」がとても大切です。
    伝えたい内容は同じでも、「構成」次第でスマートなメールにもトンチンカンなメールにもなります。
    メールを読むときは、書かれた文章を上から順に読むのが一般的です。
    そのため、最初に本題の目的(要約)を伝え、ゴールを共有することにより、受信者はスムーズにその後の説明を読み込むことができます。

    長い前置きで、最後の最後までゴールが分からない「絵描き歌」のような文章の構成は、小説や漫画では好まれますが、ビジネスの場には不向きです。

    メールの本題は以下のような文章展開で書くことがベストです。

    メール全体の組み立て方

    上記の「本題の組み立て方」に加え、「メール全体の組み立て方」は下記の順で作成すると、首尾一貫したメールになります。

    ①宛名 … 誰に対してのメールか
    ②自己紹介 … 誰が送るメールか
    ③目的 … 何を伝えるためのメールか
    ④要約 … 本題を簡潔にまとめる
    ⑤詳細 … 本題を詳しく説明する
    ⑥挨拶 … 最後の挨拶、結びの言葉
    ⑦署名 … 誰が送るメールか詳細

    では実際に書いてみましょう。

    ①宛名 ○○株式会社
    田中様
    ②自己紹介 いつもお世話になっております。
    株式会社ラクスの山本と申します。
    ③目的 田中様からお問い合わせ頂きました「メールディーラー」の
    「情報漏えい対策オプション」について回答致します。
    ④要約 「情報漏えい対策オプション」では、以下の3つの機能が利用可能となります。
    ⑤詳細 1.顧客情報へのアクセス制限機能
    ユーザ毎に、顧客情報の閲覧範囲を設定できます。閲覧権限のないユーザは、メールアドレスなどの顧客情報を伏せた状態で表示されます。

    2.添付ファイルの自動暗号化機能
    メールにファイルを添付して送信する際に、パスワード暗号化されたzipファイルに自動変換されます。パスワードは別メールにて自動で送信されます。

    3.送信内容確認機能
    メールの送信確認画面にて、宛先や添付ファイルのチェックを行わないとメールが送信できないよう設定することが可能になります。

    【情報漏えい対策詳細ページ】
    https://www.maildealer.jp/function/dlp.php
    ⑥挨拶 以上でございます。
    その他、ご不明な点がございましたら、お気軽にお申し付けください。
    ⑦署名 =================
    株式会社ラクス
    栗山 和章
    〒123-4567 東京都渋谷区千駄ヶ谷●丁目×-×
    TEL:03-5368-1631  FAX:0120-82-5348
    URL:https://www.rakus.co.jp

    すんなり読めるスマートなメールになっているでしょうか?
    ぜひ、頭文字を取って「アジモヨシアシ」と覚えてくださいね^^

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    新人に「トンチンカン」なメールを送らせないために

    新卒入社等、ビジネスメールに慣れていない人は「トンチンカン」なメールを送りがちです。
    入社後のビジネスメール研修として、1通作成毎に先輩社員が確認するというOJT研修が一般的ですが、忙しい業務の中で後回しにされ、いつの間にか風化しているケースが多いのではないでしょうか。

    メールディーラー「申請・承認」機能では、メール作成画面に「承認依頼ボタン」を組み込むことで、先輩社員のチェックを義務化することができます。

    新人が操作するメール作成画面の「送信ボタン」を非表示にすることで、全てのメールを先輩社員が確認することになります。内容に問題が無ければ先輩がそのまま送信し、修正があればメール自体にコメントを残して新人に差し戻すことが可能です。

    また、業務の習熟度や研修スケジュールによって、「送信ボタン」「承認依頼ボタン」を2つとも表示させれば、確認が必要なメールのみ、承認依頼することもできます。

    研修終了後、送信前の確認が不要になってからも、先輩社員はいつでも閲覧ができるので、適宜品質チェックを行うことができます。

    新人が操作する画面を管理者側で管理することによって、いい加減になりがちなOJT研修をきっちりと行い、メール接客品質の底上げに繋がります。

    メールの送信者が、ベテランであっても新人であっても、受信者にとって「会社の顔」であることには変わりません。「打ち込んだ文章」で、送信者の評価だけでなく、会社の評価が決められてしまうこともあります。
    あなたのチームで「トンチンカン」なメールを送ってしまいそうな人はいませんか?
    いま一度、メール教育の体制を見直してみてはいかがでしょうか。

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    ※本サイトに掲載されている情報は、株式会社ラクス(以下「当社」といいます)または協力会社が独自に調査したものであり、当社はその内容の正確性や完全性を保証するものではありません。

    この記事を書いたライター

    メールディーラー通信編集部

    メールディーラー通信編集部

    メールの例文などメールに関するお役立ち記事の執筆・案出しをしています。メール業務を実際に行っている方に役立つ情報を届けられるよう日々編集しています。
    好きな定型文は「お心遣いに重ねてお礼申し上げます。」です。

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