2023/01/06
ビジネスメールの中で、「インラインで失礼します」や「インラインで回答いたします」という文言を目にすることがありませんか。
インラインは一般的にもよく使われていますが、正しい意味や使い方をご存じでしょうか。
使い方を知らずになんとなく使っていると、無意識のうちに失礼な文章になり、相手を不快にさせてしまうこともあります。
この記事では、ビジネスメールにおける「インライン」の意味や正しい使い方について解説していきます。
インラインとは
インラインとは、相手から送られてきた文章を引用し、質問に対する回答文を記入する返信方法のことを指します。
もともとはIT用語のひとつであり、「直列の」や「一直線に並んだ」という意味の形容詞でしたが、ITの世界で「埋め込む・その場に挟む」という意味合いで使用するようになり、メール文面を引用する際にも「インライン」と表現するようになりました。
インラインの基本的な使い方
インラインを使って返信をする際は、引用文の先頭に「>（不等号）」をつけるのがマナーとされています。
▼インラインの例文
＞次回のお打ち合わせに関して、オンラインとオフラインでの開催どちらがよろしいでしょうか？
オンラインでの打ち合わせでお願いいたします。
「■」や「●」などの記号を用いている場合もありますが、これらの記号は文字化けしてしまう可能性があるので、不要なトラブルを防ぐ為にも、使用は避けた方がいいでしょう。
インラインを使うときのマナー
ここでは、インラインを使う際のマナーについてご紹介します。
お詫びの一言を添える
ビジネスメールではよく使われているインラインですが、中にはインラインを使ったメールを不快に感じる方もいます。
こういった方にも配慮するために、「インラインにて失礼します」「インラインにて回答します」など、一文をメールの冒頭に記載しておくといいでしょう。
インラインでの引用は簡潔に
インラインは、意見・質問を分かりやすくまとめて、コミュニケーションを円滑に進めることを目的に活用します。
そのため、インラインの内容はできるだけ簡略化されていることが大前提です。
相手の質問が長文の場合には、必要な箇所のみを抜粋して引用し、なるべく簡潔にまとめるよう心がけましょう。
そのまま相手の文章を引用すると文章全体が長くなり、かえって読みにくく、分かりにくいやり取りになってしまいます。
長文に対し長文で返信しているだけのやり取りになってしまうため本末転倒です。
どうしても長文で伝えたいことがある場合は、インラインとは別に、一から本文を作成しましょう。相手がインラインで返信しやすいように文章を構成することも、ビジネスの上で欠かせない思いやりです。
誤字・脱字があってもそのまま引用
万が一相手のメールに誤字脱字があっても、そのまま引用しましょう。
勝手な判断で内容を修正してしまうと、相手が書いた内容を意図的に改ざんしてしまう恐れがあるためです。
このような少しの綻びが影響し、後に大きな食い違いに繋がりかねません。
明らかな誤字や脱字があっても、返信内で正しい情報の確認を行いましょう。
インラインを使った文例
インラインを使った文例を紹介いたします。
いつもお世話になっております。
株式会社●●の××です。
先日ご連絡いただいた件について、インラインにて回答いたします。
＞先日のミーティングで議題にあがった●●の件ですが、データはございますでしょうか。
はい、データをまとめた資料の用意がございますので、添付いたします。
ご確認お願いいたします。
＞次回の合同ミーティングお時間は何時ごろが良いでしょうか。
＞□月1日（月）9:00～11:00 or 13:00～16:00
＞□月2日（火）終日可能
＞□月3日（水）16:00～18:00
候補日時の提示ありがとうございます。
□月1日（月）9:00～11:00 でお願いできますでしょうか。
お忙しいところ、お時間いただき、ありがとうございます。
＞ミーティングは下記の内容で検討しておりますので、内容に過不足がないかどうかご確認お願いいたします
＞・◯◯◯
＞・■■■
＞・×××
ご検討いただき、ありがとうございます。こちらの内容で問題ございません。
引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。
上記のように、時間帯の選択や会議のアジェンダなど、項目ごとに整理・厳選して指し示すことが、インライン活用のポイントです。
また一つのメールの中で打診したい内容が複数にわたる場合や、ひとまとめの文章にすると伝わりにくいような場合は、インラインを使って整理するといいでしょう。
インラインを使用しなかった場合には、回答内容についての前置きをする必要があったり、相手からすると何についての回答や反応なのか分からず、メールを見返す必要があったりと、お互いに手間がかかってしまいます。
インラインを使って、伝わりやすく、分かりやすいメールを作るように心がけましょう。
インラインを使うときには相手の読みやすさを重視
今回は、メールでの「インライン」返信・回答の意味や使い方を紹介いたしました。
ビジネスシーンにおいて、メールを活用してコミュニケーションを取る場面が多い一方で、こうしたテキスト中心のやりとりは、誤解やコミュニケーションミスを生みやすいことが難点です。
インラインを活用し、できるだけ相手に分かりやすく、簡潔に伝えられる工夫をしてみましょう。
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