メールでコミュニケーションをとる際に、「インラインで失礼いたします。」という文言を目にすることがあります。
ビジネスマンが1日に交わすメールの平均は、25通前後といわれています。
インラインは一般的にもよく使われている返信方法ですが、正しい使い方をご存じですか？
なんとなく使っていると、無意識のうちに失礼な文章になり、相手を不快にさせてしまうこともあります。
この記事では、インラインの正しいビジネスシーンでの活用方法について解説していきます。
メールの「インライン」とは
そもそもインラインとは、相手の文章を引用し、質問に対する回答文を記入する返信形式を指します。
短い会話が成り立っているかのように見えるため、1つのメール内で複数の話題が繰り広げられている場合は、何に対しての回答か分かりやすくなります。
もともとはIT用語であり、「直列の」「一直線に並んだ」という意味の形容詞でした。その後、ITの世界で「その場に挟む」という意味合いが生まれたことにより、現在のインラインの意味合いと似たものになりました。
インラインの基本的な使い方
ビジネスシーンでインラインを使ってメールの返信をする際、「>」といった不等号をつけるのがマナーとされています。
時折「■」や「●」といった記号を用いている人もいますが、これらの記号は文字化けしたり、機種に依存していることがあるため、不要なトラブルを招いてしまう恐れがあります。そのため、こうした記号は避けるのが無難です。
また、不等号を挟む際は引用箇所を端的にまとめましょう。あくまでも、インラインを用いる箇所は、相手の意見や質問に限定すると良いでしょう。回答文は引用した部分の下に続けて作成します。回答は、簡潔かつ確実に答えられるような内容にすることが大切です。
そのため、あくまで回答するべき内容に厳選してインラインを活用しましょう。メール全文を不等号で指し、回答も長文で書いてしまうと、かえって何が言いたいのか不明瞭になってしまいます。
インラインの例文
続いて、実際にインラインがどのように活用されているのか、例文をご紹介します。
いつもお世話になっております。
株式会社●●の××です。
先日お問い合わせいただいた■■に関する回答です。
インラインによる回答で失礼致します。
＞製品に関する見積もりは●●でよろしいでしょうか。
はい。先日お送りした資料の通り●●で間違いありません。
その他製品や〇〇様に合わせたご提案も可能ですので、ぜひご相談ください。
＞次回の合同ミーティングお時間は何時ごろが良いでしょうか。
＞9:00~11:00
＞13:15~15:15
＞16:30~18:30
16:30~18:30でよろしくお願い致します。
＞ミーティングのアジェンダは下記のとおりとなります。
＞・◯◯◯
＞・■■■
＞・×××
＞お手数ですが、ご確認よろしくお願いいたします。
こちらの内容で問題ございません。
今後とも何卒よろしくお願いいたします。
上記の例のように、会議のアジェンダや時間帯の選択など、項目ごとに整理・厳選して指し示すことが、インライン活用のポイントです。一つのメールの中で打診したい内容が複数にわたる場合や、ひとまとめの文章にすると伝わりにくいような場合はインラインを使って整理するといいでしょう。
インラインを使うべきではないケース
ビジネスシーンにおいて、インラインを活用すべきでないケースもあります。相手のメールが長文である場合と、インラインで会話が続く場合です。
相手のメールが文節刻みで長文なら、当然引用する文脈も長文になり、かえって分かり辛いやり取りになってしまいます。長文で且つ質問が多数ある場合は、特定の箇所をなるべく簡潔に引用するように心掛けましょう。
インラインを頻繁に使う人同士のメールは、インラインに対しインラインを連続で使用するようなやり取りが散見されます。繰り返し使いすぎると、やり取りそのものが煩雑になってしまい、最終的に結局何の話をしていたかわからなくなってしまいます。その際は、一旦インラインでの会話をやめ、要点の整理を行いましょう。
また、現在ではほとんどありませんが、インラインの多用がクレームに繋がってしまったケースも実在します。万が一、ビジネスパートナーにインラインに抵抗がある人がいると分かった際は、今後の関係のために控えることも一つの手段です。
インラインを使うときのマナー
ここでは、つい失念してしまいがちな、インラインを使う際のマナーをご紹介します。インラインをよく使う方や、過去にトラブルに発展してしまった経験がある方は是非参考にしてください。
お詫びの一言を添える
そもそも、「インラインにて失礼します」とわざわざ断る必要があるのか？と思っている方もいるのではないでしょうか。先ほどもご紹介しましたが、中にはインラインを使ったメールを良く感じていない人もいます。肯定的に捉えていない方にも配慮するために、「インラインにて失礼します」「インラインにて回答します」などメールの冒頭に記載されていれば、不要なトラブルを避けることができるでしょう。
長文にならないようにする
インラインは意見・質問を分かりやすくまとめてコミュニケーションを円滑に進めることを目的に活用します。そのため、インラインの内容はできるだけ簡略化されていることが大前提です。長文に無理にインラインを挟むと、長文に対し長文で返信しているだけのやり取りになってしまうため本末転倒です。
どうしても長文で伝えたいことがある場合は、インラインとは別に、一から本文を作成しましょう。相手がインラインで返信しやすいように文章を構成することも、ビジネスの上で欠かせない思いやりでしょう。
誤字・脱字があってもそのまま
万が一相手のメールに誤字脱字があっても、そのまま引用しましょう。
決して自己判断で引用内容を修正してはいけません。勝手な判断で内容を修正してしまうと、明らかな誤字や脱字以外にも、相手が書いた内容を意図的に改竄してしまう恐れがあるためです。このような少しの綻びが影響し、後に大きな食い違いに発展する恐れもあります。たとえ明らかな誤字や脱字があっても、返信内で正しい情報の確認を行いましょう。
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さらに、テンプレート機能を活用することで、新人・ベテランの対応品質の差を埋めることもできます。テンプレートもクラウド上に保管され、メール作成時に引用することができるので、他のファイルからコピー&ペーストする必要がなく、常に最新のテンプレートで対応することができます。
このように、メールディーラーを活用すれば、新入社員でも簡単に正しいメールマナーを身につけることができるようになり、社内のナレッジ共有の効率化にも大いに貢献できます。
現在メール業務にお悩みを持っている方、連絡業務の効率化を図りたいという方は、ぜひ一度お試しください。
まとめ：インラインでは相手の読みやすさを重視！
今回はメールのインライン返信について、概要や活用法をご紹介しました。
ビジネスでは社内外にわたって、日々メールを活用してコミュニケーションを取っています。特に最近は、新型コロナウイルスの影響でテレワークが浸透したこともあり、これまで以上にテキストベースのコミュニケーションが増えています。一方で、こうしたテキスト中心のやりとりは誤解やコミュニケーションミスを生みやすく、些細な連絡であったとしても相手に分かりやすい形で伝えることが大切です。
そのため、今回ご紹介したインライン返信などを活用し、できるだけ相手に分かりやすく、簡潔に伝えられる工夫をしてみましょう。そして、日々の連絡業務の効率化を図るために、ぜひメールシステムを活用してみてください。
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