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そのメール、読まずに食べられていませんか?メールを開封されやすくする工夫

せっかく送ったメールを見落とされてしまったようで返事が来ない・・・
再送するべきか、電話で連絡するべきか、もう少し待ってみるか・・・
そんな風に頭を悩ませることはないでしょうか?

メールの送信先の受信フォルダがメールで溢れているかもしれない中で、相手に大事なメールをスルーされずに読んでもらう3つの工夫を紹介します。

この記事の目次

    差出人名の工夫

    毎日、沢山の連絡やスパムメールを受信しているとサラッと目を通して一括で既読にしたり、そのまま放置してしまいます。
    その中で自分にとって確認する必要のあるメールだと思ってもらうための一つ目の工夫は、差出人名をわかりやすい名称に設定することです。
    取引関係にある会社や知っているサービス名など、見覚えのある名称だと受信ボックスの中で目に留まりやすく、見落とされる確率がグンと下がります。
    「どこの会社の誰から届いたメールなのか」、手間をかけずにアピールすることができますので、すぐにでも設定してしまいましょう。

    NG例
    ・メールの差出人名が未設定で、アドレスのみが表示されている
    ・会社名のみが表示されている
    OK例
    ・会社名   + 氏名
    ・サービス名 + 氏名

    件名の工夫

    ほとんどの人が受信ボックスに大量に届くメールに対して、件名で重要なメールかどうかを判断しています。メールの件名についても差出人名と同様に、パっと見で「どんな内容のメールなのか」を想像できるキーワードを入れることが大切です。

    【ポイント】
    ・期日や日付を入れる
    ・内容は簡潔にまとめる
    ・宛名を入れる

    「至急ご確認ください」といったシンプルな件名は、スパムメールとして判定される可能性があるので要注意です。

    NG例
    ・ 「お問い合わせの件」 「打ち合わせの件」 等、用件のみ
    → 単語だけでは、何の話を指しているのか、スグに判断できない。
    OK例
    ・11/13(月)14時~のお打合せについて
    ・【山本様】お問い合わせ頂いた料金について

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    メール品質を均一化する工夫

    良く利用する文章をメールの定型文(テンプレート)として活用している方は多いと思いますが、
    定型化できる要素はメール本文にとどまらず、まとめて管理することが大切です。

    【定型化が可能な要素】
    ・差出人名
    ・件名
    ・本文
    ・署名
    ・差出人メールアドレス

    特に、多店舗運営でメールアドレスを複数使用するECサイトや、サービスや商品ごとに異なるメールアドレスを使用するカスタマーサポートチームでは、差出人名と差出人メールアドレスをセットにして定型文登録をしておくと、間違った差出人名でメールを送ってしまう、といったうっかりミスを防ぐことができます。

    さらにレベルアップ!

    以上3点が相手に大事なメールを見落とされずに読んでもらうための工夫です。
    「もうやってるよ!」という人は是非、周りの人に教えてあげてください。
    なぜなら、そのノウハウをあなた個人だけにとどめるのではなく、共有してチームメンバーや会社全体の水準を引き上げることがとても大切だからです。

    他のメンバーがどのようなメールを送っているかわからないし、言いにくいと思う人は、
    メール共有・管理システム「メールディーラー」がおすすめです。

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    この記事を書いたライター

    メールディーラー通信編集部

    メールディーラー通信編集部

    メールの例文などメールに関するお役立ち記事の執筆・案出しをしています。メール業務を実際に行っている方に役立つ情報を届けられるよう日々編集しています。
    好きな定型文は「お心遣いに重ねてお礼申し上げます。」です。

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