2018/05/25
せっかく送ったメールを見落とされてしまったようで返事が来ない・・・
再送するべきか、電話で連絡するべきか、もう少し待ってみるか・・・
そんな風に頭を悩ませることはないでしょうか？
メールの送信先の受信フォルダがメールで溢れているかもしれない中で、相手に大事なメールをスルーされずに読んでもらう3つの工夫を紹介します。
差出人名の工夫
毎日、沢山の連絡やスパムメールを受信しているとサラッと目を通して一括で既読にしたり、そのまま放置してしまいます。
その中で自分にとって確認する必要のあるメールだと思ってもらうための一つ目の工夫は、差出人名をわかりやすい名称に設定することです。
取引関係にある会社や知っているサービス名など、見覚えのある名称だと受信ボックスの中で目に留まりやすく、見落とされる確率がグンと下がります。
「どこの会社の誰から届いたメールなのか」、手間をかけずにアピールすることができますので、すぐにでも設定してしまいましょう。
・メールの差出人名が未設定で、アドレスのみが表示されている
・会社名のみが表示されている
・会社名 + 氏名
・サービス名 + 氏名
件名の工夫
ほとんどの人が受信ボックスに大量に届くメールに対して、件名で重要なメールかどうかを判断しています。メールの件名についても差出人名と同様に、パっと見で「どんな内容のメールなのか」を想像できるキーワードを入れることが大切です。
【ポイント】
・期日や日付を入れる
・内容は簡潔にまとめる
・宛名を入れる
「至急ご確認ください」といったシンプルな件名は、スパムメールとして判定される可能性があるので要注意です。
・ 「お問い合わせの件」 「打ち合わせの件」 等、用件のみ
→ 単語だけでは、何の話を指しているのか、スグに判断できない。
・11/13（月）14時～のお打合せについて
・【山本様】お問い合わせ頂いた料金について
メール品質を均一化する工夫
良く利用する文章をメールの定型文(テンプレート)として活用している方は多いと思いますが、
定型化できる要素はメール本文にとどまらず、まとめて管理することが大切です。
【定型化が可能な要素】
・差出人名
・件名
・本文
・署名
・差出人メールアドレス
特に、多店舗運営でメールアドレスを複数使用するECサイトや、サービスや商品ごとに異なるメールアドレスを使用するカスタマーサポートチームでは、差出人名と差出人メールアドレスをセットにして定型文登録をしておくと、間違った差出人名でメールを送ってしまう、といったうっかりミスを防ぐことができます。
さらにレベルアップ！
以上3点が相手に大事なメールを見落とされずに読んでもらうための工夫です。
「もうやってるよ！」という人は是非、周りの人に教えてあげてください。
なぜなら、そのノウハウをあなた個人だけにとどめるのではなく、共有してチームメンバーや会社全体の水準を引き上げることがとても大切だからです。
他のメンバーがどのようなメールを送っているかわからないし、言いにくいと思う人は、
メール共有・管理システム「メールディーラー」がおすすめです。
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