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【不動産会社向け】反響メールへの返信テンプレート集

2021/04/16
メール対応のポイント
【不動産会社向け】反響メールへの返信テンプレート集

不動産会社において、問い合わせの追客はとても重要です。適切な追客を実施できないと、顧客が他社に流れてしまうなど、機会損失につながる恐れがあります。

近年、インターネット経由の問い合わせが増えたことから、メールやメッセージでの追客が主流となりました。

本コラムでは、追客時に使えるメールテンプレートをご紹介します。

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この記事のまとめ

    不動産会社におけるメール対応の重要性

    不動産会社と顧客はメールでコミュニケーションをとることが、一般的となりました。そのため、不動産会社にとって、いかに効率的にメール対応を行っていくかが重要視されています。

    メール対応の効率化のために、テンプレートを活用しているという不動産会社も多いのではないでしょうか。次章では、追客で実際に使えるテンプレートをご紹介していきます。

    賃貸契約希望者向けテンプレート

    初回対応メール

    では、初回対応メールで使えるテンプレートと、対応ポイントをご紹介します。

    〇〇 様

    この度は弊社の不動産に関してお問い合わせ頂き、誠にありがとうございました。
    〇〇 様を担当させて頂きます、◇◇(会社名)の△△(社員名)と申します。

    お問い合わせ頂いた物件の詳しい情報に関して、以下の通りご紹介させていただきます。

    (物件名)
    (価格)
    (物件URL)

    詳細な情報は、添付させて頂いた資料をご参照願います。
    周辺の条件が近しい物件情報に関しても、資料を添付させて頂きました。
    比較検討にお役立て頂ければ、幸いです。

    また、もしよろしければ、〇〇 様の希望により沿った物件情報をご提案させて頂くため、ご希望の条件をお聞かせください。
    弊社では、最新の物件情報やWeb未公開物件などに関する情報も取り扱っておりますので、よろしければ、一度ご来店いただければと存じます。
    お問い合わせ頂いた物件に関して詳しくご紹介させて頂いた後、現地まで直接ご案内させて頂きます。

    ご予約の際には、下記テンプレートをご活用の上、ご都合の良い日時を弊社の△△(社員名)までご返信ください。

    第一希望: 月 日( ) : ~ :
    第二希望: 月 日( ) : ~ :
    第三希望: 月 日( ) : ~ :

    ご要望やご不明な点がございましたら、ご遠慮なくお申し付けください。
    よろしくお願い申し上げます。

    ___________

    (署名欄)

    ___________

    メール対応のポイント

    初回対応は、問い合わせを受けてから、できるだけ早く返信することがポイントです。

    不動産契約を検討している顧客は、複数社に問い合わせを行うケースが多いので、返信対応が遅れてしまうと、競合他社に顧客が流れ機会損失を生む恐れがあります。レスポンスの早さによって顧客の関心を自社に引きつけることが重要です。

    追客対応メール

    続いて、1度返信対応を実施した顧客へ向けて、追客を目的として送信するメールテンプレートをご紹介します。

    〇〇 様

    大変お世話になっております。◇◇(会社名)の△△(社員名)と申します。

    先日送付させて頂きました物件の資料は、いかがだったでしょうか?
    もしご要望やご不明な点がございましたら、ご遠慮なくお申し付けください。

    また、新たに募集を開始した物件に関しても、あわせて資料をご用意させていただきました。
    気になる物件がございましたら、お気軽に見学予約をお申し付けくださいませ。
    ご予約の際には、下記テンプレートをご活用の上、ご都合の良い日時を弊社の△△(社員名)までご返信いただけますと幸いです。

    第一希望: 月 日( ) : ~ :
    第二希望: 月 日( ) : ~ :
    第三希望: 月 日( ) : ~ :

    それではご検討の程、よろしくお願い申し上げます。
    ___________

    (署名欄)

    ___________

    メール対応のポイント

    追客対応を行う際には、複数回にわたってメールを送信することが追客の効果を向上させるポイントです。ただ、メールに記載する情報(物件情報など)は毎度更新する、しばらく返信がない場合は、メールを停止するという点に気を付けましょう。

    物件案内後のメール

    ここからは、物件案内後に送信するメールテンプレートをご紹介します。

    〇〇 様

    大変お世話になっております。◇◇(会社名)の△△(社員名)と申します。

    本日はご多用にもかかわらず、ご見学にお越し頂き、誠にありがとうございました。
    (物件見学で顧客から提示された質問がある場合、ここで回答する)

    次回は「 月 日( )  : 」よりご予約を承っております。
    当日は、お気をつけてお越しくださいませ。

    もしご要望やご不明な点がございましたら、お気軽にお申し付けください。
    それでは、今後ともよろしくお願い申し上げます。

    ___________

    (署名欄)

    ___________

    メール対応のポイント

    件案内時に、顧客から受けた質問をその場で回答ができなかった場合は、物件案内後に送るメールで回答しましょう。

    複数の質問を受けた場合は、文章で書き連ねるのではなく、「1.◯◯の件について」と箇条書きで記載しましょう。

    売却検討者向けメールテンプレート

    では次に、売却検討者向けのテンプレートを見ていきましょう。

    初回対応メール

    まずは、不動産の売却検討者から初回の問い合わせを受けた際のメールテンプレートをご紹介します。

    〇〇 様

    この度は不動産の査定に関してお問い合わせ頂き、誠にありがとうございました。
    〇〇 様を担当させて頂きます◇◇(会社名)の△△(社員名)と申します。

    早速ではございますが、弊社の方で査定価格を下記のように算出させて頂きました。

    査定価格:××万円~××万円

    なお、上記の査定価格は、ご提供頂いた物件情報を基に弊社が算出した金額となっております。
    実際の不動産のコンディションによりましては、査定価格が変動する場合がございます。
    あらかじめ、ご承知おきください。

    つきましては、現地にて正確な査定価格を算出する打ち合わせの機会を頂けますと幸いです。
    ご予約の際には、下記テンプレートをご活用の上、ご都合の良い日時を弊社の△△(社員名)までご返信くださいませ。

    第一希望: 月 日( ) : ~ :
    第二希望: 月 日( ) : ~ :
    第三希望: 月 日( ) : ~ :

    もしご要望やご不明な点がございましたら、お気軽にお申し付けください。
    それでは、今後ともよろしくお願い申し上げます。
    ___________

    (署名欄)

    ___________

    メール対応のポイント

    不動産売却に関する問い合わせを受けた際には、確度に応じてフォローメールの文面や添付する情報を変更することがポイントです。

    確度が低い場合は、物件周辺の坪単価や過去における成約事例といった情報を添付して、顧客の関心を引きつけましょう。

    接客対応後のメール

    では次に、不動産の売却査定後に送信するメールテンプレートをご紹介します。

    〇〇 様

    大変お世話になっております。◇◇(会社名)の△△(社員名)と申します。

    本日はご多用にもかかわらず、不動産の売却査定に関する打ち合わせの機会を頂き、誠にありがとうございました。

    本日拝見させて頂きました物件は、外装の状態や設備の状況など、
    全体的に良好な状態であり、手入れが行き届いた建物であると思えました。
    (顧客からの質問・要望があった場合は、以下でまとめて表記する)

    【例文】
    本日承りました質問は改めて確認の上、別途メールにてご報告いたします。
    1.グランドピアノ持ち込みについて(翌日17時までにメールにて)
    2.月までの入居ができるかについて(翌日19時までにメールにて)

    弊社では●●市内を中心として多数の不動産取引の実績を持っており、
    同エリア内で物件をお探しのお客様も多数いらっしゃるため、〇〇 様のお役に立てるかと存じます。

    ご売却先の精査を行う段階においては、ぜひともお声がけくださいませ。
    もし別途ご要望やご不明な点がございましたら、お気軽にお申し付けください。
    今後ともよろしくお願い申し上げます。

    ___________

    (署名欄)

    ___________

    メール対応のポイント

    顧客から受けた質問が、確認が必要ですぐに回答ができない場合はいつまでに回答するのか、納期を明記しましょう。いつまでに、何に対する回答を送ることができるのかはっきりさせることで、顧客も安心することができます。

    不動産会社向けメール管理システム

    メールディーラー

    不動産会社では、テンプレートを活用して、効率的かつ安定した品質のメール対応を実施していくことが重要だと解説してきました。

    実はテンプレートを活用する以外にも、不動産会社向けのメール管理システムを導入することも効果的です。

    ここからは、メール管理に役立つシステム「メールディーラー」をご紹介します。

    メールディーラーとは

    メールディーラーは、受信したメールを担当者間で、共有管理することができるシステムです。クラウド上に置かれた受信フォルダを共有して使用することで、メールの対応進捗状況や過去履歴を担当者全員で把握することができます。

    さらに、メールに担当者を割り当てることができるので、誰が何をすべきか業務分担が明確になり、対応漏れや重複対応などのミスを未然に防止することができます。

    カスタマーサポート部門やECサイトの問い合わせ対応業務などで、6000社以上の企業が導入しています。

    メールディーラーのテンプレート機能

    GmailやOutlookなどの一般的なメールシステムでは、担当者が各々でテンプレートを登録・更新する必要がありました。しかし、メールディーラーなら、クラウド上でテンプレートを管理しているため、誰か1人が登録・更新を行えば即座に担当者全員の環境で反映されます。周知する手間を掛けることなく常に最新のテンプレートを全員で使うことができるのです。

    テンプレートの数が多い企業では、検索作業に時間が取られてしまうケースも多いですが、メールディーラーの推薦テンプレート機能を使えば、受信メールの件名や本文のキーワードを条件に設定することで、返信で使用するテンプレートを素早く見つけることができます。 メールディーラーにはその他にも、不動産会社にとって便利な機能がたくさん搭載されています。さらに詳しく知りたいという方は、下記よりチェックしてみてください。

    >>メールディーラーの詳細はこちら

    まとめ

    メール営業によって売上を伸ばすには、顧客からの問い合わせを受けた際に素早く返信を行うことが重要です。テンプレートを用いて反響メールへの返信を行う場合、顧客から得た情報に応じてタイトルや文面を一部変更、調整することが返信率を向上させるポイントです。

    テンプレートの管理をスムーズに行いたい方は、メール共有システム「メールディーラー」の導入をぜひご検討ください。

    ▼メールディーラーへのお問い合わせはコチラ
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    メールディーラー通信編集部:J

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