2023/01/24
ネットショップの運営では、商品受発注の通知や顧客からの問い合わせなど、様々な場面でメール対応業務が発生します。
1通にかかる時間はわずかでも、毎日何十通も対応している場合は、膨大な時間と労力をかけることになるでしょう。
メールの通数が増え、メール対応業務の負荷が重いと感じ始めたら、メールソフトを切り替えるタイミングです。
この記事では、ネットショップ運営に使いやすいメールソフト4選と選び方のポイントについてご紹介します。
メールソフトの種類
メールソフトには、インストール型とクラウド型の2種類があります。
インストール型
インストール型のメールソフトは、パソコンやスマートフォンなどの端末にソフトウェアをインストールして使用します。オンプレミス型とも呼ばれています。
ソフトウェアをインストールした端末でのみ利用できます。メールデータは端末に保管されるため、受信済みのメールはインターネット環境がなくても閲覧可能です。
既存システムとの連携や機能追加など、柔軟にカスタマイズが可能ですが、サーバー、ネットワークなど導入に必要なものを全て自社で揃えるため、初期費用が高額になる傾向があります。
クラウド型
クラウド型のメールソフトは、端末にインストールせず、インターネット経由でサーバーにアクセスして利用します。クラウドメール・Webメールとも呼ばれています。
自宅や外出先からでもインターネット環境があれば、端末を問わずにメールの受信・閲覧・返信ができます。
メールデータはサーバーに保管されるため、メールソフトによって容量制限があるものの、端末本体の容量を消費せずにデータを保存できます。
初期費用は比較的安価ですが、ランニングコストが発生します。メール通数や利用アカウント数などによって変動する料金形態が一般的です。
ネットショップ運営におすすめのメールソフト
ここからはネットショップ運営におすすめのメールソフトを4つ紹介します。
Outlook.com
Outlook.comは、Microsoftが提供する無料のクラウド型メールソフトです。スケジュール管理、タスク管理など汎用性の高い機能が搭載されています。
WordやExcel などMicrosoftのOfficeソフトと連携できるので、Excelで顧客情報や問い合わせなどを管理しているネットショップにおすすめです。
- WordやExcelなどのOfficeソフトと連携できる
- 予定、タスク管理がOutlook.comで完結できる
- エイリアス機能でメールアドレスを作成し、使い分けできる
- スパムフィルタ・ウイルススキャン等のセキュリティ機能を搭載している
Yahoo!メール
Yahoo!メールは、Yahoo!JAPANが提供している国内最大規模のクラウド型メールソフトです。
無料プランでも最大10個のサブメールアドレスを作成できます。用途によってメールアドレスを使い分ける必要があるネットショップにおすすめです。
- 管理画面が分かりやすく、誰でも直感的に操作できる
- 最大10個のサブメールアドレスを作成できる
- テキスト形式・HTML形式の両方に対応している
- 送受信したメールを端末にダウンロードできる
ただし、Yahoo!メールは、無料版の保存容量が2GBとやや少ないことがデメリットです。有料版にアップグレードすると、機能拡張と同時に保存容量も無制限となるため、ビジネス用途でも十分に活用することができます。
Gmail
Gmailは、Google社が運営している無料のクラウド型メールソフトです。
無料版でも15GBと容量が大きく、スマートフォンアプリもあるため、プライベート利用している人も多いのではないでしょうか。
- 複数のメールアドレスを一元管理できる
- フォルダの概念がなく、ラベルとフィルタで整理する
- スレッド機能で同じタイトルでまとめて表示できる
- メール送信後、指定の時間まで取り消しができる
認知度が高く、利用ユーザーも多いため、使い方に関する情報を収集しやすいこともメリットと言えるでしょう。
Thunderbird
Thunderbird(サンダーバード)は、Firefoxで有名なMozillaが開発したインストール型の無料のメールソフトです。
複数のメールアドレスを1つの画面で管理でき、自分が使いやすいように設定できるといったカスタマイズ性の高さが特徴です。
- 複数のメールアドレスを一元管理できる
- 拡張機能（アドオン）が豊富である
- 使いやすいようにUIがカスタマイズできる
- 迷惑メールフィルターなどセキュリティ体制が整っている
カスタマイズ性が高い分、初期設定や拡張機能設定のハードルが高く、OutlookやYahoo!メール、Gmailと比較すると上級者向けとなります。
ネットショップにおけるメールソフトの選び方
ネットショップで利用するメールソフトを選ぶ際には、下記ポイントは必ずチェックしましょう。
- 必要な機能を網羅しているか（振り分け条件設定、テンプレート数等）
- 誰でも簡単に操作できるか（管理画面のカスタマイズ性等）
- セキュリティ対策が施されているか（スパムフィルタ・ウイルススキャン等）
- 利用中のシステムと連携できるか（受注管理システム・顧客情報システム等）
検討中のメールソフトで上記4つのポイントを一覧化し、比較をすることがおすすめです。
どうしても必要な機能・できれば必要な機能など、優先順位を明確化しておくと判断に迷うことなく比較することができます。
ネットショップ運営におすすめのメールソフト「メールディーラー」
多店舗展開など、ネットショップ運営を本格的に行うのであれば、株式会社ラクスが提供しているクラウド型メール共有システム「メールディーラー」がおすすめです。
先程ご紹介したGmailやThunderbirdなどは、個人対個人のやりとりを想定したメールソフトです。対して「メールディーラー」は、チームで分担してメール対応を行うための法人向けメールソフトであり、情報共有や対応品質均一化のための機能が搭載されています。
- 複数のメールアドレスやモールのメッセージ機能などを一元管理可能
- メールに新着・返信処理中・対応完了などのステータスを振り、対応進捗状況を可視化
- 受信メールに対応担当者を割り当て、業務分担を明確に
- ネクストエンジンやCROSSMALLなどの一元管理システムと連携可能
楽天市場・Yahoo!ショッピングなど複数窓口を一元管理
メールディーラーは、ネットショップ運営に特化したメールソフトです。
メールの問い合わせだけではなく、楽天市場の「R-Messe」や Yahoo!ショッピングの「お問合せ管理ツール」でのやりとりをメールディーラー内で行うことが可能です。
各管理ツールへのログイン等の手間がなくなり、工数の削減ができます。
ネクストエンジン・CROSS MALLなどの一元管理システムと連携
ネクストエンジンやCROSS MALLなどのネットショップの一元管理システムと連携ができます。
連携して使うことで、注文情報や問い合わせ履歴の検索時間を短縮し、ネットショップのバックヤード業務を効率化が可能です。
メールディーラーが連携可能な受注・在庫管理システム一覧
ネットショップ運営はメールソフトで効率化できる
今回は、メールソフトの概要としてインストール型とクラウド型の違いから選ぶ際のポイント、ネットショップ運営におすすめメールソフトについて解説しました。
どのメールソフトにもメリットとデメリットがあるため、自社の運用方法と照らし合わせ、最適なメールソフトを見極めましょう。
特に多店舗展開しているネットショップは、今回ご紹介したメールディーラーを検討してみてはいかがでしょうか。
※本サイトに掲載されている情報は、株式会社ラクス（以下「当社」といいます）または協力会社が独自に調査したものであり、当社はその内容の正確性や完全性を保証するものではありません。
