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ECサイト運営者に人気のメールソフト・Webメールを
ランキング形式でご紹介!

2020/05/25
効率化ツール
ECサイト運営者に人気のメールソフト・Webメールをランキング形式でご紹介!

みなさん、普段何気なくメールをしていますが、その細かな機能や種類についてはあまり気にせずに使用していることでしょう。

またメールソフトやWebメールという2種類の名前を聞いたことがあると思いますが、2つの違いは一体何なのか知らない方も多いのではないでしょうか。

ここでは、メールソフトとWebメールの違いをわかりやすく解説し、おすすめをランキング形式でご紹介いたします。

メールソフトやWebメールについて理解しておくと、仕事の効率化につながりメールソフトをより使いこなすことができることでしょう。

メールソフトとWebメールの違いとは?

ランキングをご紹介する前に、それぞれの違いをご説明していきます。

メールソフトとWebメール、一見同じようなサービスに聞こえますが、メールが届いている場所、メールを見るために必要な条件など根本的に大きく異なる点があります。

メールといえば、携帯電話に内蔵されているEメールを思いつく方も多いのではないでしょうか。また、人によってはGmailなど、ブラウザ上で使用するメールを思い浮かべる方もいるでしょう。

まさしくこの違いが、メールソフトとWebメールの違いなのです。

次の項目でそれぞれの特徴を見ていきます。

メールソフト

メールソフトでは、利用者が使用する端末(パソコンやスマートフォン)にソフトをインストールすることで、メールが使えるようになります。

端末にソフトをインストールしたあと、必要な設定をすることで使えるようになります。少しわかりずらいかもしれませんが、携帯電話に最初から入っているEメールと同じシステムといえばわかりやすいでしょう。

受信したメールは、常に手元の端末でのみ確認することができます。メールがすべて端末に保存されるため、端末の容量次第では容量がいっぱいになった場合、メールの受信が出来なくなってしまうというデメリットがあります。

Webメール

Webメールとは、利用者が使用する端末(パソコンやスマートフォン)から、Webメールを運営する各社のサーバーにアクセスすることで、メールの送受信や確認が出来るシステムです。

ネットワーク上にメールのデータが保存されているため、インターネットが接続できる環境であれば、普段使用している端末とは異なる端末、家やオフィス以外の環境からでも、メールを確認できるのが大きなメリットです。

メールデータはサーバーに蓄積されるため、サービスによって容量制限があるものの、端末の容量に関係なくデータを保存することができます。

しかし、端末がインターネット接続出来ない状況では、メールの確認ができなくなってしまいます。

ECサイトの運営でメール管理が重要視される理由

ECサイトでは何故メール管理が重要なのでしょうか。ここでは、ECサイトを運営する上でメール管理が重要な理由についてご紹介します。

ミスにつながってしまう

ECサイトでは、ユーザーとの取引をWeb上で完了させます。したがって、注文はもちろん不備があった場合やお問い合わせ連絡など、メールは顧客との大切なコミュニケーションツールになっています。そのため、メールの送信先を誤ってしまうと顧客管理が行き届いていない企業という印象を与えて、お客様からの信頼を失ってしまいます。そうならないためにも、普段からメール管理をしておく必要があります。

顧客満足度に影響を与える

メールの管理ができていないと、顧客満足度に影響を与えます。顧客満足度が低下すると、リピーター数の減少や評判の悪い口コミにつながり、売上減少の可能性は否めません。

では、メールの管理ができていないとどんなミスや問題が起こり、顧客満足度に影響を与えてしまうのでしょうか。

まず、メールの管理ができていないと一つ一つの対応に時間がかかります。返信スピードが遅いと、ユーザーを不安にさせたり、苛立たせてしまったりします。

また、スタッフ同士で対応状況を確認できず、重複対応や返信漏れというミスが発生すると、ユーザーはECサイト・企業に対して不信感を抱きます。

こういったミスなどが積み重なることで、顧客満足度は低下していってしまうでしょう。

社員満足度に影響を与える

昨今ではCS(顧客満足度)も重視されますが、それに加えES(従業員満足度)も重視するようになってきました。CSとESは売上向上のためには切っても切れない関係があります。企業を成長させるためには顧客だけではなく従業員の満足も追求しなくてはなりません。

前述した通り、メール管理ができていないと一つ一つの対応に時間がかかります。スタッフが返信をしている間も、問い合わせメールは続々と届き、対応しきれなくなることが懸念されます。対応を少しでも進めようと、残業するスタッフも出てくるでしょう。こういった積み重ねが、従業員満足度の低下につながります。

従業員満足度が低下し、スタッフの不満が募ると、ユーザー対応にも悪影響を与えます。従業員満足度を保つためにも、丁寧で安定したユーザーへの対応をするためにも、メールは適切な管理をすべきです。

ECサイト運営者に人気のメールソフト・Webメールランキング

メールソフトとWebメールそれぞれの違いは、理解していただけましたでしょうか。

ここでは、ECサイトを運営される方々におすすめのメールソフトとWebメールをランキング形式で紹介していきたいと思います。

以下5位から1位までのランキングをご覧ください。

<ランキング5位>thunderbird

ランキング3位のThunderbird(サンダーバード)は、Firefoxで有名なMozillaが開発した無料のメールソフトです。

無料でありながらメールはもちろんのこと、それに付随する機能も充実しており、愛用しているという方も多いのではないでしょうか?

また、複数のメールアドレスを1つのアカウントで管理でき、自分が使いやすいように設定もできる、といったカスタマイズ性の高さがランキング上位の理由です。

<Thunderbirdの特徴>

  1. 1.設定を行うと複数のアカウントを一元管理できる
  2. 2.署名設定ができる
  3. 3.大事なメールを個別に保存ができるアーカイブ機能
  4. 4.機能追加や背景変更のカスタマイズ
  5. 5.迷惑メールフィルター

ランキング3位のThunderbirdは、個人が複数のアカウントを管理し使う場合にとても便利なメールソフトです。メールソフトであるため、もちろんネットに接続していなくてもメールを確認することができます。

また、ツールボタンの追加や配置変更ができたり、ウィンドウのデザインも変更できたりとカスタマイズ性が高いメールソフトです。

機能性は無料メールソフトの中ではトップクラスであり、ランキングされるのも納得です。

<ランキング4位>Outlook.com

始めにご説明したいのは、混同されがちな「Outlook.com」と「Outlook」の違いについてです。「Outlook」は、メールソフトです。一方「Outlook.com」は、いわゆるWebメールで、「OutlookのWebメール版」といったところでしょう。

大きな特徴として「大容量のデータが保存可能なこと」が挙げられます。広告表示もなく、Microsoft社が開発したソフトなので、Office製品との相性もいいことが利点でしょう。

<ランキング3位>Yahoo!メール

「Yahoo!メール」の特徴として「分かりやすい」、「早くて簡単」の2点が挙げられます。ITツールを得意としない人達にとっては、これ以上のメリットはないでしょう。それに加えて、1ユーザー最低10個のメールアドレスを簡単に取得できることもうれしいポイントです。

その他のメリットとして、自由に何回もメールアドレスを変更ができる、Yahoo!メールアドレスがIDの代わりになる、日本人のために作られているので「ヘルプ」が分かりやすいことが挙げられます。

<ランキング2位>Gmail

ランキング2位のGmail(ジーメール)は、いわずと知れたGoogle社が運営している無料で利用できるWebメールです。

Gmailアドレスを取得すれば、インターネット環境がある端末なら、どこからでもどの端末でもメールにアクセスすることができます。

サーバの容量が大きく、スマートフォンアプリとの連携も出来るため、初心者にも人気のあるメールサービスで、ランキング上位も納得できる充実度です。

<Gmailの特徴>

  1. 1.設定を行うと複数のアカウントを一元管理できる
  2. 2.メールが整理できるラベルや自動振り分け機能
  3. 3.定休日の受信メールに対応できる不在通知設定
  4. 4.同じタイトルでまとめられるスレッド機能
  5. 5.メール送信取り消し機能

ランキング2位のGmailはThunderbird同様、個人が複数のアカウントを管理し使う場合に便利です。署名設定やアーカイブ機能、迷惑メール防止機能はもちろん、大量のメールをわかりやすく設定できるラベル機能もあります。

また振り分け条件を指定すれば、自動でメールを振り分けることができ、メール送信取り消し機能は、取り消し可能時間を自分で設定することができます。

Google社が運営していることもあり認知度が高く、ビジネスで利用している方も多いのではないでしょうか。

<ランキング1位>メールディーラー

ランキング1位のメールディーラーは、株式会社ラクスで開発・販売している有料のクラウド型メール共有・管理システムです。Webメールに分類されます。

きっと個人の利用者にとっては、聞いたことが少ない名前かもしれません。

しかし法人向けのサービスとしては古くから認知されており、メール処理市場ベンダー別売上高シェアNo.1を11年連続で獲得した実績があります。

複数人での複雑なメール対応業務を大幅に効率化できるシステムで、ランキング1位であるのも納得のサービスです。

<メールディーラーの特徴>

  1. 1.代表アドレス宛てのお問い合わせメールを、複数のスタッフで共有・管理できる
  2. 2.スタッフ全員のメール対応状況・履歴を確認でき、メール対応の漏れや重複を防ぐ
  3. 3.対応中メールには、ロックがかかるので二重対応も防止できる
  4. 4.過去の対応履歴も整理され、すぐ呼び出すことができる
  5. 5.申請・承認権限を組み込むことができる

メールディーラーは、複数人でひとつのアカウントを管理し使う場合にとても便利です。

メールの対応状況を一目で把握できるステータス管理機能が搭載されており、どのメールに対応すべきか、対応中なのかをすぐに確認することができます。ミスを防ぐことができるほかにも、業務効率化につながります。

また、他社スタッフ対応中のメールにはロックがかかり、苦情につながりやすい二重返信を徹底的に防止することができます。

このほかにもさまざまな機能が搭載されていることが、ランキング1位の理由です。

ここでは、実際にメールディーラーを導入している企業の事例をひとつ、ご紹介いたします。

株式会社ベガコーポレーション様の事例

株式会社ベガコーポレーション様では、家具インテリアの販売を行う「LOWYA(ロウヤ)」を主軸に6つのECショップを運営しています。
メールディーラー導入前と導入後では、どんな変化があったのでしょうか。

<メールディーラー導入前の課題>

毎日膨大なメールを10人のスタッフで個別に対応していましたが、どんどんメールが受信されるため、対応が必要なメールが受信ボックスで埋もれてしまい返信漏れが発生していました。

また送信メールは個人のパソコンにしか残らないため、担当したスタッフにしかこれまでのやりとりがわかりませんでした。

<メールディーラー導入後の効果>

一目でそれぞれの担当するメールがわかり、フォルダの振り分け設定も細かくできるため、メールを見落とすことなく返信漏れがなくなりました。

送信メールもスタッフ全員が閲覧することができるため、担当者が不在でも代わりに別スタッフが対応できるようになりました。

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メールソフト・Webメールを選ぶときのポイント

ここまでは、ランキング形式でおすすめのメールソフト、Webメールを紹介してきました。

いざメールソフト、Webメールを選ぶといってもランキング通りに選べばいいのかと疑問に思う方も多いかと思います。ここでは、メールソフト、Webメールを選ぶときのポイントをご紹介します。

メールを共有して管理できるか

まず、メールを共有して管理できるかという点を確認しましょう。

メールの管理が属人化してしまっていると、スタッフ同士で対応状況を共有することができないので、さまざまな問題が発生します。

受信メール、送信メールをまとめて管理することができるか、ここがメールソフト・Webメール選びで一番重要だといっても過言ではないでしょう。

機能性に優れているか

メールソフト・Webメールと一言でいっても、搭載している機能や特徴に差があります。

その中でも、機能性の高さは重要です。しかし、機能がたくさん搭載されているものを導入すればいいというわけではありません。

自社の課題を明確にし、その課題を解決に導いてくれる機能を搭載しているメールソフト・Webメールを選ぶべきです。

操作が簡単か

操作がシンプルで簡単か、これも重要です。

メールソフトがせっかく素晴らしい機能を搭載していても、それを使いこなせなければ宝の持ち腐れになってしまいます。多くの方が使用し共有する場合は、操作性・ビジュアル面において誰もが簡単に操作できることが重要になってきます。

管理画面はシンプルで見やすいか、細かい操作は必要なく直感的に業務を行えるかという2点に注目してメールソフト・Webメールを選ぶようにしてみてください。

既存システムと連携できるか

ECサイトを運営されている方は、すでに受注・在庫管理システムを導入されているでしょう。

そのシステムとメールソフトやWebメールを連携することができると、ユーザーから注文キャンセルなどの連絡があった際、メールの対応履歴から、受注・在庫管理システムを呼び起こし、キャンセル処理ができるようになります。

このように既存のシステムとメールソフトやWebメールを連携することで、これまでの業務にプラスアルファの効果を生み出すことができます。この点をうまく活用できればECサイトで欠かせないメール対応業務の効率化や顧客満足度の向上ができ、売上アップにつなげることも可能です。

有料のものはまずはトライアル体験

有料のものをいきなり導入することは、中々一歩踏み出すことが難しいかもしれません。そこでおすすめなのは、まずは無料トライアルで体験してみるのがおすすめです。各ページで紹介されているサービスの使い心地はどうなのか、実際に使ってみて効果は得られそうなのか、やはり実際に使ってみないとわからない点が多いです。

興味を持った会社があれば、まずはトライアルで試しにサービスを利用し、それから導入を検討してもいいでしょう。ちなみに先ほどランキングで紹介したメールディーラーにも、無料トライアルがあります。どのサービスにしようか中々決められない場合は、ぜひトライアルで使い勝手を確認してみてはいかがでしょうか。

導入の費用対効果が高いか

せっかくメールソフトまたはWebメールを導入しても、業務で活用できなければ意味がありません。費用は安いに越したことはありませんが、きちんと機能や使い勝手を確認してから導入を検討しましょう。

無料のメールソフトまたはWebメールは導入コストが不要なため気軽に導入しやすいですが、機能や使い勝手が有料のものよりも劣っている場合があります。個人で使っている分には支障がないかもしれませんが、ビジネスシーンでは「メールが共有できない」などさまざまな問題が出てきます。その結果、仕事で社員間のコミュニケーションが円滑に行えず、非効率になってしまう可能性があります。

ビジネスシーンでは有料ではありますが、メールの共有やステータス管理することで「誰も対応してなかった」という対応の抜け漏れを防ぐ機能があるメールソフトまたはWebメールもあります。また、メルマガ送信に便利な「一斉送信」機能を搭載しているソフトも多く、送信先ごとに添付データや送信できなかったメールを知らせてくれるものもあります。さらに、送信時間やテスト送信できるなど、配信に便利な機能もついているソフトもあります。

業務をさらに効率化する機能として、別アカウントへ転送できる「自動転送」機能や、HTMLの知識がなくてもリッチテキストを編集する機能などがあります。その他にもメールを保存できる容量を増やせたり、独自のドメインを設定できたり、広告表示がなかったり、無料のメールソフト・Webメールにはない機能が多く搭載されています。

高いセキュリティ対策が施されているか

インターネット上で取引するECサイトでは特に、高いセキュリティ対策をしていることが重要です。これを怠ると大切なユーザーの情報が漏洩する危険性があります。有料のメールソフトはアンチウィルスに優れたものもあり、ファイルデータを暗号化してくれたり、添付データを開く前にスキャンを行ってくれたりします。

無料ソフトでもウイルススキャン機能が搭載されているものもありますが、有料版と比べると簡易的なチェック体制なため、十分な対策をだとはいえません。一方、有料版はサーバーを24時間365日監視しており、万一データが破損しても自動バックアップ体制が整っているなど、安心して利用することができます。

まとめ

メールソフトとWebメールの違いから、人気のシステムのランキング紹介、どのようなサービスを選ぶべきかという点について説明してきました。

複数のアカウントを共有・管理することに向いているメールソフトと、どこからでもアクセスできる手軽さに優れたWebメールそれぞれにメリットとデメリットがあります。

どちらが良くて悪いということは全くなく、使用する人が何を求めているかによって使い分けることが大切です。ぜひランキングを参考にしながら、自分にピッタリのメールソフトやWebメールを導入してみてください。サービスを使う人の課題が何なのか、それを解決するにはどのサービスを使うべきかをしっかり見極めることが大切です。

特にECサイトを運営している企業で、現在のメール対応業務に改善の余地があると考えている方は、記事内でご紹介したメールディーラーの導入を検討してみてはいかがでしょうか。大幅な業務効率の改善や顧客対応の品質改善が見込めるはずです。

問い合わせ対応業務に大革命

この記事を書いた人

メールディーラー通信編集部

顧客対応のお悩みを解決し、顧客満足度を上げるための情報を発信します。