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グループウェアとメールの違いは?
使い分け方法をご紹介!

2020/11/20
効率化ツール
グループウェアとメールの違いは?使い分け方法をご紹介!

グループウェアは、社内コミュニケーションを行う際に使われるツールですが、機能がメールと似ているため、メールとどのように使い分けを行ったらよいか分からない方もいるでしょう。

そこで、今回の記事ではグループウェアとメールの使い分けの手段について紹介するとともに、企業に合ったグループウェアの選び方について紹介します。

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グループウェアって何?

グループウェアは、インターネットを使用して組織内のコミュニケーションを図ったり、情報共有したりして業務の効率化を図るツールの総称です。

グループウェアは1960年代に登場したツールですが、1996年にIBMの「Lotas Notes4.0」が登場するまでは普及率は高くありませんでした。そして、2000年代に入るとパソコンが急速に普及したことからインターネット環境の改善が進み、グループウェアが広く認知されるようになります。

しかし、価格が高かったことに加えて、導入して一定の成果を上げている企業が少なかったこともあり、ブームは一過性のもので終わりを告げてしまいます。そして、近年になって安価で利用できるクラウドサービスが登場したことで、グループウェアは多くの企業で取り入れられるツールとなりました。

グループウェアの主な機能としては、以下の機能が挙げられます。

コミュニケーション関連機能

グループウェアでコミュニケーションに関連する代表的な機能は以下の通りです。

Webメール機能

グループウェア経由でメールの送受信をする機能で、1つのメールアドレスを複数人で共有できます。Webブラウザ上での利用ができるため、PCだけでなくスマートフォンからでもメールの閲覧や送信が可能です。

チャット機能

グループやプロジェクトの参加者に対し、リアルタイムにメッセージの送受信をする機能です。

社内SNS機能

社員のみでSNSを利用できる機能で、ツイッターやフェイスブックのような使い方ができます。

掲示板機能

社内で共有したい情報を掲示する機能です。多くのグループウェアではトップ画面上に表示される場合が多いため、全体に周知したい内容を一括周知することができます。

Web会議機能

オンライン上で会議を行う機能で、参加者が1ヶ所に集まる必要がなくなるため、在宅勤務中でも出社することなく会議に参加できます。

情報共有関連機能

グループウェアで情報共有に関連する代表的な機能は以下の通りです。

ファイル共有機能

組織やグループ、プロジェクトなどの細かい単位で資料や写真、ドキュメントなどのファイルを整理して共有する機能です。クラウド上に置くことができるため、商談前にスマートフォンで社外から資料を閲覧することもできます。

レポート機能

今まで印刷して提出していた報告書をグループウェア上で行える機能で、社外からでもスマートフォンやPCを使ってリアルタイムで報告が可能になります。

アドレス帳機能

組織やグループ、プロジェクトなどの所属する部門ごとに連絡先を共有する機能です。社員だけでなく取引相手の連絡先なども登録ができ、検索の利便性が向上する他、情報更新が一括で行えるというメリットがあります。

組織図共有機能

社内の組織図を共有する機能で、誰がどのプロジェクトに関わっているのか、ポジションなどを把握することができます。社員のデスク配置図を表示することも可能なので、コミュニケーションにも役立つ機能です。

プロジェクト管理機能

プロジェクトの管理を行う機能です。関わっているメンバーの登録、スケジュールやプロジェクト情報の共有ができ、プロジェクトの進捗率や現在の状況、今後の予定などの確認ができます。

アンケート機能

社員に対してさまざまなアンケートを作成し、集計まで行える機能です。

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グループウェアとメールの違い

グループウェアの特徴は、社内の情報共有に優れている点です。1つのメールアドレスを複数人で管理できるだけでなく、スケジュールや掲示板などで社内の情報を一元的に管理できるため、社員数の多い企業はグループウェアを利用することで業務全般を効率化させることが可能です。

一方、GmailやOutlookなどのメールシステムは、メールの管理に特化しているのが特徴です。基本的にメール以外の情報を共有する機能はないため、メールシステムを用いて社内で情報共有を行いたい場合は、その都度メールを関係者に送信する必要があります。

また、無料で利用できるメールシステムは、1つのメールアドレスを基本的には1人で管理することが前提に作られています。決まった担当者のみが取引先とやりとりする場合には問題ありませんが、複数人の担当者でメールを共有して管理したい場合は、複数人でのメール管理に特化したメール管理システムを導入する必要があります。

一見するとグループウェアだけを導入すればメール機能も網羅できるように思えますが、メール管理システムはメール機能に特化したシステムなので、細やかなフォルダ分けやユーザー権限の付与、高度なセキュリティ対策などが施されています。さらに、メール管理システムはさまざまなサービスが展開されていることから、豊富な選択肢から自社に合ったシステムを選べるという利点があります。

したがって、社内のコミュニケーションや情報共有はグループウェア、社外とのやりとりはメール管理システムといった使い分けがおすすめです。

グループウェアの導入メリット

ここでは、グループウェアを導入することで得られるメリットを4つご紹介します。

コミュニケーションの活性化

従来、社員間のコミュニケーションは電話やメールで行うのが主流でした。しかし、電話は相手の都合によっては出られないケースも多く、リアルタイムにやりとりを行うことができません、また、メールは送信先の選択から文面の作成までに時間がかかるうえに、複数人へ情報共有したい場合には適していません。

グループウェアにはメールやチャットだけでなく、社内SNSや掲示板などのさまざまなコミュニケーションツールが搭載されています。これらのコミュニケーションツールを使い分けて活用することで、情報共有や意見交換が簡単にできるようになり、コミュニケーションの活性化が期待されます。

情報・ナレッジの共有がしやすくなる

グループウェアに付属するコミュニケーションツールを活用していくことで、全社員に向けて情報を発信したり、業務資料の共有をしたりといったことがスムーズに行えます。また、送信対象とするユーザーを選択できるので、経営陣が知るべきこと・管理職が知るべきこと・全社員が知るべきことなどの階層別に情報共有を行ったり、プロジェクトごとにメンバーを変更したりできるなど、柔軟に情報共有が可能です。

さらに、マルチデバイスに対応しているグループウェアであれば、外出先や在宅勤務中でもスマートフォンなどから情報の閲覧ができるため、情報や知識などの共有がしやすくなります。

業務効率の改善

ビジネスでは、経費や勤怠の申請、決済書などで大量の紙媒体を取り扱います。しかし、紙媒体が多くなると保管スペースの確保や、情報をさかのぼるのにも手間がかかり効率的ではありません。また、承認者が複数必要になる書類の場合は、1人が承認するごとに次の承認者に渡すといった手間も発生します。

グループウェアでは、紙媒体の資料をデータ化し、ファイル共有機能を用いてメンバー全員に共有させることが可能です。ペーパーレス化により保存場所を確保する必要がなくなるとともに、サーバにアクセスすれば過去の資料も簡単に検索することができるので資料を探す手間が省けます。そして、複数人の承認が必要な書類に関しても、データ化することで、オンライン上で承認手続きを完了させることができます。

また、グループウェアでさまざまな情報を共有しておくことで、進捗確認や情報共有のための会議を開く必要がなくなります。会議時間の削減によってコア業務に集中できるようになるため、生産性の向上が期待できるでしょう。

コストの削減

グループウェアに備わっている「Web会議機能」を活用すれば、インターネットに繋がる環境下であれば出張先や在宅勤務中でも顔を合わせて会議を行うことができます。拠点間の会議もWeb上で完結させることができるため、会議場所へ行くための交通費や移動時間といったコストを大幅に削減できます。

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◯◯なグループウェアを選ぶべき!

ここでは、グループウェアを導入する際に、どのようなグループウェアを選ぶべきなのか解説していきます。

必要な機能を搭載している

グループウェア導入の際には、自社に必要な機能を過不足なく搭載しているものを選びましょう。そのためには、グループウェアの導入前に、自社がグループウェアに対して何を求めているのか、導入の目的などを明確にする必要があります。

導入の目的を明確にしたうえで必要な機能をリストアップし、その機能が搭載されているグループウェアをピックアップしていきます。また、グループウェアは、搭載されている機能の数とグループウェアを利用する社員の数で月額費用が決まることが多いです。そのため、必要な機能だけを持つグループウェアを選ぶ方が無駄なコストが発生しません。

社員が使いやすいもの

グループウェアの導入を決めるのは上層部であることが多いですが、実際に使うのは現場にいる社員です。そのため、現場の社員が使いやすいグループウェアを導入しましょう。グループウェアの中には豊富な機能を備えているものもありますが、操作が難しいと現場に浸透せず、導入の失敗になってしまいます。

しかし、実際に使ってみないことには操作性を判断することが難しいでしょう。そこで、本格的に導入する前に無料トライアルを活用することをおすすめします。無料トライアルでは、一定期間の間で操作感を確かめることができます。導入前に社員にグループウェアを使用してもらうことで、使いやすさや現場での運用方法、必要な機能など、グループウェアを導入するイメージが固まりやすくなり、導入をスムーズに進められます。

また、トライアル期間に生じた疑問は、サポート窓口に問い合わせてみることで、分かりやすく操作方法が教えてもらえるかどうか、対応のスピードなどを確認しておくようにしましょう。

他システムと連携できる

グループウェアは、単独で利用する他にも、既存のシステムと連携して使うこともできます。例えば、人事部門で使っているシステムと連携することで、グループウェアのシステム上で社員情報を更新する必要がなくなり、情報更新の手間と情報のずれが最小限になるといったメリットがあります。

システム間連携を考えているのであれば、自社ですでに使っているグループウェアが連携できるかどうかも必ず確認しておくようにしましょう。

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ここまで、グループウェアについてご紹介してきました。たしかに、グループウェアは便利なツールではありますが、企業によってはそこまで大掛かりなツールを必要としていない場合や、メールの情報共有機能に特化して運用させた場合もあるでしょう。

そこで、社内のメール管理を効率化したいのであれば、「メールディーラー」のご利用をご検討ください。

メールディーラーは、継続率が驚異の99%、6,000社以上の企業での導入実績があるメールシステムです。クラウドサービスなので、外出先や在宅勤務でもメールの返信が行えます。

1つのメールアドレスを複数人で管理する場合、通常のメールシステムではメールの対応状況が共有しづらく、対応漏れや重複対応などのミスが発生しがちでした。しかし、メールディーラーでは対応状況ごとにステータス管理を行い、メールを自動的に振り分けるため、複数人でメール対応を行う場合でもミスが発生しづらい体制を構築できます。また、返信内容を作成中のメールに関してはロックがかかるため、二重返信が起こることもありません。

また、メールの対応履歴がアドレスごとに確認できるうえに、電話応対のメモも残せるので、顧客対応に関する情報を一元管理できます。その他にもナレッジ共有機能やメールへのコメント付与機能、グループチャット機能など、メール業務全般を効率化する機能が多数備わっています。

さらに、メールディーラーはウィルス・迷惑メール対策や自動バックアップ機能など、あらゆるリスクに備えているため、安心して利用することができます。

無料トライアルも実施しておりますので、グループウェアとメールシステムのどちらを導入するか迷われている方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。

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この記事を書いた人

メールディーラー通信編集部

顧客対応のお悩みを解決し、顧客満足度を上げるための情報を発信します。