TOP > お役立ちコラム > 派遣スタッフとのメールを管理するときのポイントとは?

派遣スタッフとのメールを管理するときのポイントとは?

2020/10/30
効率化ツール
派遣スタッフとのメールを管理するときのポイントとは?

人材派遣会社では、クライアントからのメールだけでなく、在籍する派遣スタッフからのメールが大量に届きます。そのため、効率的に処理していくには、メール管理の方法が重要です。

今回の記事では、派遣スタッフとのメールを管理する際のポイントについてご紹介します。

派遣スタッフとのメールを管理できていないと…?

人材派遣会社において、派遣スタッフとのメールがしっかりと管理できていないと、派遣スタッフからのメールに気付かず返信対応が遅れるといった事態が生じます。特に、派遣スタッフが増えていくにつれて管理も煩雑化し、対応の遅れが生じやすくなるのです。そして、対応が遅れることによって派遣スタッフの不満が高まると離職率の増加につながる懸念もあるでしょう。

しかし、人材派遣会社側は、派遣スタッフのメールのやりとりと並行してクライアントとのやりとりも行っているため、派遣スタッフへのバックアップやスケジュール調整に手を回すのが難しいという内情があります。また、複数のスタッフで派遣スタッフのメールを管理している場合は、情報共有の不足から契約やスケジュールなどにスタッフ間で認識のずれが生じてしまうケースもあり、一定の品質で対応することが難しいのです。

派遣スタッフとのメールを管理するときのポイント

派遣スタッフに不満を与えないようにするためには、しっかりとしたメール管理が重要です。ここでは、メール管理における重要なポイントについて4つご紹介します。

ポイント1:共有して管理する

メール管理において、特定の担当者だけが派遣スタッフを管理することはおすすめできません。その理由は、担当者個人がメール管理することで、他の担当者と情報を共有することができなくなってしまうためです。情報共有できないことで、担当者が不在の場合代わりに対応できる人材がいない事態が起こってしまいます。また、新人とベテランで派遣スタッフとの対応に差が生まれやすくなり、対応品質の均一化ができません。

そこで必要なのがメールの共有です。メールを共有することで、担当者が不在であっても代理の担当者がメール対応にあたることができます。

また、メールを共有することで、ベテラン担当者の過去の対応履歴を新人担当者が参考にして、対応のノウハウを身につけることができます。実際に業務をこなすと自然と対応方法や知識が身につくため、新人教育にかける時間の削減が可能です。

さらに、派遣スタッフからの問い合わせや質問に対する回答のQ&Aを事前に登録したり、コメントで返信すべき内容を残したりしておけばスムーズな対応が実現します。

メール共有において、有名なメールソフトGmailとOutlookの共有方法については、以下で説明します。

Gmailの共有方法

Gmailは、登録するユーザー数が多くスマホとも連携できるので初心者におすすめにメールソフトです。Gmailでメール共有させるには、3つの方法があります。

1つ目は、Gmailのアクセス権限を共有させたいユーザーに付与する方法です。共有したいユーザーにGmailアクセス権限を与える設定を行うことで、Gmailに限らずGoogleドライブやGoogleカレンダーも共有できます。アクセス権限の付与については、アカウント設定画面で対象のユーザーに権限を付与し、承認してもらうことで設定できます。

2つ目は、メールの転送設定をする方法です。Gmailの機能には自動転送機能が備わっており、メールの転送設定をすることで、転送先の相手はメールを閲覧することができます。ただし、自動転送機能でメールを共有できる人数は1人であるため、複数人にメールを共有させたい場合は向かない手段です。転送設定は、相手のアドレスを入力し、メールを送って相手側が承認することで完了します。

3つ目はIMAPを利用する方法です。IMAPとは、サーバー上でメールを保管し、メールの内容をコピーすることで確認する技術です。サーバーに接続すれば、複数人でのメール共有が可能になり、Gmail以外のメールソフトからでもGmail内のメールを確認することができます。IMAPの設定は、Gmailの設定画面からIMAPアクセスを有効にすること完了します。

Outlookの共有方法

Outlookは、Microsoft社が運営する有料メールソフトです。Webブラウザ・スマホアプリの双方からメールの利用が可能で、フォルダ管理が簡単なのと複数のアカウントで利用できることが特徴です。Outlookでのメール共有方法には2つの方法があります。

1つ目は、ナビゲーションウィンドウのメールボックス一覧に追加する方法です。ナビゲーションウィンドウとは、メールやショートカットなどのウィンドウのことです。まず、共有したいメールアドレスの所有者側は、共有したいユーザーにアクセス権限を付与します。ただし、フォルダではなくメールボックスにアクセス権限の付与をしないと、相手側とメールの共有ができないので注意しましょう。共有を受けてアクセスする側は、Outlookの詳細設定から所有者のフォルダをプロファイルに追加したら設定完了です。

2つ目は、共有したいときのみユーザーがフォルダを開く方法です。所有者側は、共有させたいフォルダのみアクセス権限を付与する設定をすれば、メールの共有ができます。アクセス側は、共有フォルダを開いて所有者の名前を入力することで設定が完了します。ただし、後者の方法は受信トレイや予定表、メモなどの決まった6つのフォルダしか共有することができない、毎回フォルダを開く必要があるといったデメリットがあります。

ポイント2:フォルダ分けをする

メール管理は、日々届く大量のメールをフォルダで分けることでスムーズな管理が可能です。一般的にフォルダ分けする際は派遣スタッフ別、問合せ内容別、ステータス別などで仕分けます。

派遣スタッフごとにフォルダ分けするメリットは、担当している派遣スタッフを瞬時に把握できる点です。派遣スタッフの今までの対応履歴や個人情報も把握しやすくなるため、素早い対応を実現します。

メール対応のステータスや内容ごとにフォルダ分けすることは、ビジネスシーンにおいてもっとも多い分け方です。派遣スタッフからの問合せ内容の中には、優先度の高いものや低いものまでさまざまです。優先度の高い順に要対応・後で対応・保留の3つに分けることで、最優先して対応しなければならないメールが把握できます。

また、メールの対応によって、対応済み・対応中・未対応と分けることで対応状況の可視化が可能です。対応別で分けることで、対応漏れや重複対応の防止につながるでしょう。

ポイント3:なるべく早く対応する

メール対応は、なるべくスピーディーに行う必要があります。これは、メール対応が遅れることで派遣スタッフから不満が生まれたり、派遣スタッフの離職につながったりする恐れがあるためです。そもそもメール対応が遅れる原因には、2つの要因があります。

1つ目は、メール担当者の外出機会が多く、リアルタイムでメールの確認ができない場合です。営業活動で外出している場合は、移動の合間にメールの確認や返信を行っているため対応が遅れてしまうことが多くなります。

2つ目は、複数のチャネル対応で確認作業が煩雑な場合です。クライアントや派遣スタッフとの連絡は、一般的にメールや電話を使用することが多いですが、チャットやLINEを用いているケースもあるでしょう。チャネルが豊富なことは連絡が取りやすいというメリットがありますが、チャネルが複数あると、その分管理が難しくなり、対応が遅れるという懸念もあります。

これらの対応の遅れを防止するには、メールを共有することが重要です。共有することで、他担当者からの代理返信が可能となり、バックオフィスとの連携も強化されます。チームで派遣スタッフの対応ができるようになれば、メール対応の遅れを原因とするトラブルを防ぐことができるでしょう。

ポイント4:メーラーを見直す

メール共有は対応漏れや重複対応の防止する効果がありますが、一方で課題点もあります。課題点とは、フリーメールソフトでメールの共有を行う場合、共有できる人数に限りがある点です。小規模の人材派遣会社であれば問題ありませんが、会社の規模が大きい場合や派遣スタッフの在籍数が多い場合は、フリーメールソフトでの管理は向いていません。

また、セキュリティ面でも不安な部分があります。一般的なメールの使用であれば、フリーメールソフトで十分でしょう。しかし、ビジネスシーンでは、機密情報を扱うことも多く、フリーメールソフトを活用することに少し不安な部分があります。

そこで、メール管理システムを導入することがおすすめです。日々のデータのバックアップやセキュリティの脆弱性診断を定期的に行うなど、高度なセキュリティ対策が整っています。また、メール共有に関してもフリーのメールソフトにはない便利な機能が備わっています。

メールディーラーがスピーディーに解決!

人材派遣会社向けメール管理システム「メールディーラー」

メールディーラー

メールディーラーは、株式会社ラクスが提供しているメール管理システムで、6,000社を超える企業への導入実績があります。以下では、メールディーラーを活用することで実現できることと、実際に導入した企業の事例を紹介します。

メールディーラーにできること

メールディーラーを活用することで実現できる3つのことをご紹介します。

1つ目は、返信漏れ・重複対応の防止です。人材派遣会社には、毎日派遣スタッフやクライアント、求職者から多くの連絡がきます。そのため、どの担当者がどこまで対応しているかが可視化できていないと、対応漏れや重複対応が発生してしまいます。メールディーラーを活用することで、1つの画面にまとめて表示されるので、メールの見落としを防ぐことができます。メールは対応状況ごとに自動的に振り分けられるため、対応の進捗状況が可視化でき、対応漏れなどを防ぐことができます。

2つ目は、引き継ぎミスの防止です。派遣スタッフとやりとりを担当している社員が、異動や退社する場合にちゃんとした引継ぎがなされないと、対応ミスや対応の遅れが発生しやすくなり、派遣スタッフの信頼を失ってしまいます。そこで、メールディーラーによって担当者全員が全てのやりとりを閲覧できるようにすれば、引継ぎ漏れの心配がなくなります。前任者からの引継ぎがなかったとしても、過去の履歴を参考にしてしっかりと対応することが可能です。

3つ目は、情報共有不足によるミスや機会損失を減らせることです。メールディーラーは、スマホ連携機能により、外出先からでもメールの確認ができるため、リアルタイムに返信、または社内スタッフへの指示ができます。また、メールにコメントを添えることができるため、代理の担当者が対応を行う場合でも適切な対応を行うことが可能です。

まとめ

今回は、派遣スタッフとのメール管理のポイントについてご紹介しました。日々大量に寄せられるメールを適切かつ効率的に管理できなければ、派遣スタッフからの信頼は失われてしまいます。

また、メール管理システムは、共有できる人数やセキュリティ対策が整っているものを選ぶことが重要です。メールディーラーでは、情報共有とともに自動暗号化やIP制限機能など、万全なセキュリティ対策が備わっています。メール管理システムの導入を検討している方は、メールディーラーの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

>>メールディーラーの詳細はこちら

導入してよかった!メール対応の常識を変えるツールとは?

この記事を書いた人

メールディーラー通信編集部

顧客対応のお悩みを解決し、顧客満足度を上げるための情報を発信します。