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《メーラー選びに困ったら必読》
おすすめランキングベスト3をご紹介!

2020/11/18
効率化ツール
《メーラー選びに困ったら必読》おすすめランキングベスト3をご紹介!

皆さん、メーラーはどのようにして決めていますか。ビジネスシーンではメールでコミュニケーションを取ることが主流となっています。そのため、できるだけ効率的で便利な機能が搭載されたメーラーを選びたいところです。
メーラーは大きく分けてWebメールとメールソフトがあり、それぞれに特徴があります。したがって、業務に適したメーラーを選択する必要があります。今回はメーラーの基礎知識とおすすめのメーラーやその特徴、メーラーの導入事例などについてご紹介します。

メーラーの基礎知識

メーラーとは、そもそもどういう役割を果たすものなのでしょうか。ここではメーラーの概要を解説します。

メーラーとは?

メーラーを直訳すると「メールをする人」という意味になりますが、IT業界では「サーバーを介してメールの送受信を行う機能を持ったソフトウェア」のことです。メーラーの基本的な機能として、メールの送信と受信だけでなく、HTMLメールを受信・送信できたり、アドレス帳を管理したり、受信したメールを転送できるものがあります。

メーラーとは別名「メールソフト」や「Webメール」とも呼ばれ、それぞれ違った特徴を持っています。

メールソフトは端末にソフトウェアをインストールして、その端末に存在するサーバーにアクセスして送受信を行います。したがって異なる端末で利用することができないため、メールを確認するには常にその端末を持ち運んでいる必要があります。メリットは、インターネット環境がなくても受信したメールを確認できることです。

一方Webメールは、サーバーがクラウド上にあるため、インターネットが接続できる環境であれば、端末が異なる場合でもアクセスすることができます。ただし、インターネット接続ができない場合は、過去に受信したメールであっても確認することはできません。

そもそもメーラー選びは肝心なの?

一般社団法人日本ビジネスメール協会が、2018年にビジネスコミュニケーションとしてどのツールがどれだけ使われているか調査したところ、1位「メール」、2位「電話」、3位「対面する」という結果が出ています。割合的には1位のメールが96.50%を占め、ほとんどの人がビジネスシーンでコミュニケーションを取るツールとして選択していることが分かります。

また、主にメールの送受信に使っている端末は、1位「パソコン」で94.21%、2位「スマートフォン」で52.83%です。パソコンとスマートフォンを併用している人は47.65%で、約半数の人が両方使っていることになります。そのような背景から「効率的にメールのやり取りをしたい」というニーズが増えていることがわかります。したがって、どのメーラーが効率的に行えるか選定することが重要です。

メーラーのシェアランキング

ここでは、各メーラーのシェアがどれくらいあるかをご紹介します。

1位は「Gmail」で38.36%です。Gmailが普及している理由としては、Googleの他サービスとの連携可能な点が大きいでしょう。

2位は「Outlook」で35.07%です。OutlookはMicrosoftが提供しているメーラーで、Windowsユーザーの人に親しまれていることが、利用ユーザーが多い理由でしょう。

3位は「iphoneなどのアップル製品のメーラー」で、4位は「Yahoo!メール」が10.11%、最後に「Office 365」が7.64%という結果になりました。

メーラーのおすすめランキングベスト3!

ここでは、おすすめのメーラーをランキング形式で3つご紹介します。それぞれの特徴をまとめたので、メーラー選びの参考にしてください。

ランキング3位:outlook.com

ランキング第3位は、outlook.comです。

outlook.comは、Microsoftが提供するメールサービスで、Webメール版Outlookです。Hotmailの後継ソフトで2013年に提供が開始されました。利用者は旧Hotmailのユーザーが引き続き使っている他にも、Windowsのログインアカウントを取得するのに必要なため利用している方がいます。ビジネスシーンで一般的に使われているOutlookと良く似ているので、操作しやすいという特徴があります。

また、もう1つの特徴としてOffice製品との連携が可能です。さらに、メール保存容量も無料版で15GB、有料版は無制限となっているのも支持を受けている要因の1つです。

ランキング2位:Gmail

ランキング第3位は、Gmailです。

昨今、Webメールの代表格となっている「Gmail」は、アメリカのGoogle社が提供しているものです。Googleアカウントがあればすぐに利用可能で、Googleが提供している他サービスとも連携可能です。

メールアカウントも最大5つまで追加可能で、ビジネスからプライベートのメールを一括管理できます。

また、迷惑メールが送られてきた際には自動的に迷惑メールボックスに移動され、30日を過ぎると自動的に削除してくれる機能が搭載されています。比較的メールの管理がしやすいメーラーだといえるでしょう。

ランキング1位:メールディーラー

おすすめランキング1位は「メールディーラー」です。メールディーラーは圧倒的な市場シェア率を誇り、導入社数は5,000社を超えています。「Gmail」「outlook.com」は無料で利用することができますが、「メールディーラー」は有料です。しかし、Gmailやoutlook.comにはない便利な機能が搭載されています。

例えば、メールディーラーでは、ひとつのアドレスに届いたメールを複数人で一元管理することができます。メールを一元管理できることで、お互いの対応状況を把握しやすくなるというメリットがあります。対応状況が可視化されることで、ミスの防止、業務の効率化が期待できます。

また、メールディーラーには、メール送信前に上長の承認フローを組み込める申請・承認機能が搭載されています。この機能を活用することで、新入社員・新人スタッフの対応ミスを未然に防止することができます。さらに、承認フローを挟むことでしっかりと上長が内容を確認できるようになるため、的確にアドバイスができ、新入社員・新人スタッフの教育にもつながります。

メールディーラーの導入事例

ここでは、株式会社テック21様がメールディーラーを導入した事例をご紹介します。
株式会社テック21様では、トランシーバー・インカムの専門ECサイトを運営しています。導入前はどのような課題があり、メールディーラーを導入したことで、どのような変化があったのかみていきましょう。

メールディーラーを導入する前は、「届いたメールを誰が担当するか分からない」「誰がどこまでメールを読んでいるか分からない」という課題があり、その都度スタッフ間で口頭にて対応状況を確認し合っていました。また、うまく連携できておらず、必要なメールを他の人に削除されてしまうという問題も発生していました。

メールディーラーでメールを共有して管理することで、口頭での確認も必要なくなり、以前より格段スムーズにメール対応をできるようになりました。また、必要なメールを削除してしまうといったミスもなくなりました。

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ランクインしたメーラーの特徴

ここでは、おすすめメーラーの共通点をご紹介します。

メールを共有して管理できる

おすすめのメーラーでご紹介したGmail、outlook.com、メールディーラーの3つのメーラーは、メールの共有がしやすく、スタッフ間のコミュニケーションを円滑に行うことができるようになります。

例えばGmailではメールを共有するために3つのアプローチ方法があります。1つ目はメールを転送する方法、2つ目は他ユーザーにGmailへのアクセス権を付与する方法、最後はIMAPというサーバーでメールを管理する方法があります。IMAPをイメージで説明すると、サーバーにメールを保存しておき、確認するときはコピーをサーバーから取得するような仕組みのことです。ただし、この方法は1アカウントに対して自動接続できるのは10人までなので注意が必要です。

outlook.comでは、共有メールボックスというものを使います。共有メールボックスでは、受信したメールに誰かが返信すると、その返信メールは個別のユーザーからではなく共有メールボックスから送信したことになります。ただし、この方法を行うためには共有メールボックスは直接ログインできなくしておく必要があります。

メールディーラーは、特に複雑な設定しなくてもメール共有が実現できます。

メール自動振り分け機能がある

3つのメーラーには、受信したメールを自動的に振り分ける機能が搭載されています。そのため、仕分け作業に時間を取られることもなくなり、ミスも防ぐことができるようになります。

例えば、Gmailで自動振り分け機能を使うには、メールに「ラベル」を付ける必要があります。アドレスや件名、ファイルの大きさなどの条件で自動振り分けを行うことができます。

outlook.comでは、受信トレイのルールを使ってメールの受信時に受信トレイのメールを自動的に振り分けることができます。ルールとしてメールアドレスを指定しておくことで自動振り分け可能です。

メールディーラーは、特に難しい設定をすることなく指定した条件でメールの振り分けが可能です。

Webメールである

Webメールはブラウザ上で操作してサーバーにメールを保管していますので、端末にソフトをインストールする必要がありません。一般的なメールソフトの場合、異なる端末で使う場合ソフトをインストールしてデータをコピーする必要があります。

一方Webメールでは、インターネットが繋がる環境ならばどの端末からでもアクセス可能です。どこにいてもメールを確認できるのは大きな特徴です。これにより、対応が遅れてしまうことを防止することができます。お客様先での商談中もメールを確認することができ、すばやく対応できます。また、複数の端末での利用ができるところも大きな違いです。また、サーバーにメールが保存されているため、万一端末が壊れても影響はありません。

まとめ

この記事ではメーラーについてご紹介してきましたがいかがでしたか。ビジネスシーンにおいてメールは欠かすことのできないコミュニケーションツールです。メールを管理するメーラーをどのソフトにするか、選定するのは業務の効率化を図るうえで非常に重要なことです。

ビジネスシーンではWebメールを使うことを推奨します。理由としては、どの端末からでもアクセス可能なこと、もし端末が壊れてもサーバーにメールが保存されているので問題ないこと、メールの共有が簡単にできることが挙げられます。中でもおすすめのメーラーは、多くの企業に導入され、高い満足度を誇る「メールディーラー 」です。
有料メーラーですが、ビジネスシーンでは必要不可欠な機能が網羅されており、メール管理業務の効率化が期待できます。また、導入後すぐに運用または移行できる手軽さもあります。メーラーを導入することを検討している方は、メールディーラーの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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導入してよかった!メール対応の常識を変えるツールとは?

この記事を書いた人

メールディーラー通信編集部

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