2021/06/15
昨今、求人広告や人材紹介など採用手法の多様化が進んでいます。
さらに、テレワークが一般化したことにより、オンラインでの説明会や面接などの新しい選考手法も増えました。
応募者だけでなく、人材紹介会社や求人広告代理店の営業担当者、社内の面接担当者など、様々な人と連絡を取りながら業務を進める人事部門では、「メールの管理」が課題となります。
今回は採用活動におけるメールの管理で発生する課題と採用活動に役立つ3つのメールソフトをご紹介します。
採用活動におけるメール対応の課題
採用活動においてメール対応は非常に重要な業務ですが、どういった課題が発生しやすいのでしょうか。
返信遅れ・漏れ
求人広告を掲載すれば、応募メールが大量に届くだけでなく、書類選考、適正テスト、数回の面接、内定と様々な工程でメールや電話によるやり取りを行う必要があります。応募者全員を平行して連絡を取り合うため、管理が煩雑になりますが、対応漏れや遅れが発生すると応募者は企業に対して不信感を募らせ、辞退に繋がることもあります。
採用担当者への負担過多
従来の求人広告の掲載、人材紹介、自社の採用サイトや、ハローワーク等に加えて、SNSを使ったソーシャルリクルーティングやスカウトなどのダイレクトリクルーティングなど、採用手法の多様化が進むことで、負担過多が課題となっています。
近年ではオンラインでの説明会や就活イベント、面接などが主流となっているため、さらに人事部門の抱える業務の幅が広がっています。
人事部門のメール対応効率化のポイント
人事部門で課題となっているメール対応は、どのように効率化できるのでしょうか。
ここでは、2つにポイントを絞ってご紹介します。
フォルダの整理
人事部門には毎日様々なメールが届きます。新卒や中途、説明会への申し込みや内定通知など、内容も多岐に渡ります。これらのメールを管理するには「振り分け機能」を活用し、受信フォルダを整理することが重要です。
まずは、「新卒採用」「中途採用」と大カテゴリ別で分けた後、「未対応」「対応中」「対応完了」など、メールの対応状況ごとで分けることで、未対応のメールを見落とすことなく返信することができます。
また、求人媒体別や人材紹介会社別、選考工程別など、自社の運用に最適なフォルダ分けを設定することで、業務効率は格段に改善されるでしょう。
テンプレートの整理
フォルダの整理が完了したら、テンプレートの整理に取り掛かりましょう。
応募者は同じ工程を進むため、説明会案内、面接日程調整など、各工程のテンプレートを作成しておくことで、返信作業が楽になります。
テンプレートの格納場所は人事部門内で共有し、内容に変更があった場合には、各自漏れなく更新作業を行うよう周知を徹底しましょう。
また、お祈りメールと言われる不採用通知は流用することもできますが、工程ごとに分けて作成することで、より丁寧な印象となります。不採用となった人は、今後顧客や取引先となる可能性もあります。疎かにせず、最後までしっかりと対応しましょう。
人事部門でよく使われているメールソフト3選
ここでは、人事部門でよく使われているメールソフト3つとそれぞれの便利な機能をご紹介します。
Gmail
Gmailは、Googleが提供するフリーメールです。
2004年のサービス開始以降、利用者は15億人を超え、世界最大規模のメールソフトとなっています。Webメールであるため、社内のパソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットなどさまざまなデバイスで利用可能です。
Gmailの主なメリットは、無料で利用できること、セキュリティ性能が高いこと、各種機能が優秀なことなどがあげられます。では、具体的な機能について見ていきましょう。
ラベル機能
Gmailにはフォルダは存在しませんが、代わりに「ラベル」を付けることで、メールを分類することができます。あらかじめ基準となるルールを設定し、 それに基づいてメールにラベルが付与する機能です。フォルダ機能と同じように扱うことができるので、メールを振り分けて整理することができます。
不在通知機能
不在通知機能は、すぐに返信ができないことを自動的に相手に通知できる機能です。早朝や深夜に受信したメールに対して自動返信することができます。通勤・通学時間帯や土日などに就職活動を行う応募者が多いため、営業時間外に大量のメールが届く人事部門にとって便利な機能です。
Outlook
Outlookは、Microsoftが提供しているメールソフトです。ここでは人事部門で使える機能をご紹介します。
定型文登録機能
Outlookの定型文登録機能では、本文だけでなく、件名や宛先、CC・BCCまで設定することが可能です。説明会や面接の案内メールなど、同じ内容を複数名に送信する時に役に立ちます。さらに、定型文や定型句をパーツとして登録できる「クイックパーツ」という機能を上手く使うと、採用メール作成の時間を短縮できます。
スケジュール登録機能
説明会や面接の日程調整、合否連絡の返信期限など、人事部門でのメール対応はスケジュール管理が重要です。Outlookのスケジュール登録機能では、メール画面に表示されるスケジュールボタンから日時を指定して登録することが出来ます。メール本文は、そのまま予定の内容としてスケジュール上に記録されるので、情報を確認する際に役立ちます。
メールディーラー
メールディーラーは、メールや電話、チャット、公式LINEなど企業の窓口を一元管理することができるメールソフトです。
個人対個人のやりとりを行うGmailやOutlookと異なり、info＠やrecruit＠などの代表メールアドレス宛に人事部門へ届くメールを、複数名で分担して対応進捗管理ができます。
ステータス管理機能
メールディーラーは、メール対応の進捗状況管理を自動化できます。
受信トレイ上で、各メールの「新着」「返信処理中」「対応完了」といった対応状況が表示されるので、一目でどのメールがどの状態にあるのか把握出来ます。
また、対応状況ごとにタブで分けて表示することができるため、「新着」タブを開けば、まだ誰も返信をしていないメールが漏れなく確認できます。
ステータスの名称は業務内容に合わせてアレンジできるので、「一次面接」「二次面接」「内定」など選考の段階で分けることも可能です。
対応履歴確認機能
メールディーラーでは、送信元アドレスをクリックすることで、受送信メール・電話応対メモ・チャットの履歴を時系列順に表示することができます。受信トレイと送信トレイを交互に検索をかけたり、別のデータベースを参照したりすることなく、応募者と過去にどんなやりとりのあったのか把握することができます。
また、パソコンとスマホなど複数のメールアドレスを使っている場合でも、1人の応募者として紐づけて管理することが可能です。
コメント機能
受信したメールに関する内容で電話をかけた時などに、付箋のような感覚でメールにコメントを残せる機能です。「○月○日留守電」「不足書類送付依頼済み」など、応募者の状況を共有するためのメモとして使うことができます。
▼メールディーラーへのお問い合わせはコチラ
https://www.maildealer.jp/
まとめ
今回は人事部門で使えるメールソフトのご紹介をしました。
採用活動は「確実にかつスピーディーに」対応できることが求められます。昨今はメールを使った採用活動が主流です。メールの返信漏れ・遅れや誤送信などのミスは、応募者の不信感に繋がり、内定辞退のリスクが高まります。これは企業にとっては優秀な人材確保の機会を失うため大きな損失です。
メールソフトの機能を十分に理解して使いこなすことが、漏れ・遅れのないメール対応への近道です。好印象な対応は優秀な人材を確保できるだけでなく企業の信用アップにもつながります。これを機会に今一度使用しているメールソフトを再検討してみてはいかがでしょうか。
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