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【リモートワークで便利なツール】
本当に活用すべきものはどれ?

日付のアイコン2020/11/20
効率化ツール
【リモートワークで便利なツール】本当に活用すべきものはどれ?

政府の進める「働き方改革」を目的とした動きにともない、直接オフィスに出勤せず遠隔地で業務にあたる「リモートワーク」と呼ばれる新しい勤務形態が注目を集めています。現代は、従業員の働き方のニーズが非常に多様化している時代です。IT技術が発達し、従来では不可能だった「インターネットを介して業務にあたる」という新しい形での就業が可能となったことによって、今後もリモートワークを実施していく企業は増加していくと予想されています。
この記事では、リモートワークの基本知識やリモートワーク中の業務で活用できる便利なツールについて解説していきます。

この記事の目次

    リモートワークの基本知識

    オフィスへ直接出社をせずに、自宅などの遠隔地から業務にあたることを「リモートワーク」と呼びます。ここでは、リモートワークに関する基本知識について解説していきます。

    リモートワークとは?

    「リモート」という言葉には「遠隔」という意味があり、「リモートワーク」は「オフィスから離れた遠隔地で業務にあたる」勤務形態を指します。最近ではテレワーク・在宅勤務と同一視されることも多く、それらの総称としてリモートワークという言葉が使われることが増えています。

    リモートワークが注目されている背景

    リモートワークが注目されている背景には大きく分けて2つの要素があります。「働き方改革の影響」と「不測の事態への備え」です。ここでは、この2点について解説していきます。

    働き方改革の影響

    生産年齢人口が減っていることから、各業界では人手不足が課題となっています。この課題を解消するための施策の1つとして、リモートワークの導入が進められているのです。

    育児・介護と仕事の両立など、従業員のワークライフバランスを保つ方法としてリモートワークが有効であることは今や周知の事実です。さまざまな事情を抱える従業員に働きやすい職場環境を提供することで、離職率低下や雇用促進を期待出できます。

    平成30年に内閣府男女共同参画局が実施した「第1子出産前後の女性の継続就業率」の調査結果を見ると、第1子出産を機に離職をする女性の割合は46.9%と、非常に高い割合です。出産・育児と仕事の両立にハードルの高さを如実に示している結果といえます。

    従来であれば離職を余儀なくされていた従業員に、リモートワークという新たな働き方を提供することで、企業も「従業員がプライベートを両立しながら長期間働くことができる環境」を整備できます。このように、リモートワークによって従業員それぞれの事情に合わせた「働き方の選択肢」を増やすことが可能となるのです。

    不測の事態に備えて

    災害時などの不測の事態に対するリスクへの備えは欠かせません。こうした不測の事態に備える施策の1つとしても、リモートワークが実施・検討されています。

    日本は「災害大国」と呼ばれるほど自然災害が多い国ですが、事態の終息に至るまでどの程度の期間が必要か読めないこともしばしばです。そんな災害時に、出社が困難な状況下でもリモートワーク環境が整っていれば、従業員は自宅などの安全な場所から業務にあたることが可能となります。

    また、災害以外の不測の事態に対しても、リモートワークの実施は有効です。それを表す顕著な例が「新型コロナウイルス感染症対策」です。実際に国から緊急事態宣言が発令された際、多くの企業が自宅でのリモートワークを実施する・休業を行うなどの措置を講じています。

    このように状況に左右されず通常通り業務にあたることが可能という点も、リモートワークが注目されている理由です。

    リモートワークで便利なツール

    リモートワークを実現する上で課題として挙げられやすいのが、「コミュニケーション」に関する懸念です。リモートワーク中は従業員同士が直接顔を合わせて仕事をする機会がないため、上手くコミュニケーションを取ることが難しいのではないか、と不安視されることも少なくありません。つまり、リモートワークで充分な成果を引き出すためには、従業員同士のコミュニケーションを取りやすくするツールの導入が重要なポイントになります。
    ここでは、「Web会議ツール」「メール管理ツール」「チャットツール」「営業支援ツール」などの便利ツールを解説していきます。

    Web会議ツール

    Web会議ツールを使うことで、リモートワーク中の従業員もインターネット上で打ち合わせ・顧客との商談・社内との情報共有などの密度の高いコミュニケーションに参加することができるようになります。

    Web会議ツールはインターネット環境・端末・ヘッドセットなどの機器を揃えるだけですぐに導入ができ、映像を交えた会話が可能で特に専用の機器を購入する必要もありません。手軽に始められ、会議のたびにかかる準備時間やコストを削減することも可能です。

    また、Web会議ツールの活用は、プロジェクトの進行速度を向上させることにも役立ちます。従来まで行われてきた対面会議では、会議の内容は通常「議事録」という文章の形で保管され、不参加だった従業員は後からその議事録を見て決定事項を把握するのが常でした。
    その点Web会議を導入することで、リモートワーク中の従業員は非対面ながら会議に参加することができるようになります。会議の様子を録画しておくことも可能なので、やむを得ない事情で会議に参加することができなかったとしても、録画を通して臨場感を持って内容を把握することが可能です。

    Web会議ツールの活用でチーム内にリモートワーク中の従業員がいても一体感を損なうことなく、プロジェクトの進行が可能な環境を整備することができるようになるのです。

    メール管理ツール

    顧客や取引先とメールでのやりとりがある企業では、クラウド上でメールを共有して管理する「メール管理ツール」が有効です。受信したメールをメール管理ツールで共有することで、問い合わせなどのスピード感が必要な対応をより迅速に行うことが可能になります。特にメール案件の対応では顧客を失望させてしまわないためにも、しっかりとした情報共有が必要です。

    メール管理ツールを活用すると、担当者が対応履歴にメモを残すだけで情報が共有され、その内容を属人化することなく対応を引き継ぐことが可能になります。対応案件ごとの管理も容易になるため、すぐに対応し問題解決へと進むことで、顧客に安心感を与えることも可能です。

    メール管理ツールには顧客の問い合わせに対するレスポンスを迅速に行えるという強みがあります。クラウド上でメールや進捗状況の共有がなされるため、リモートワークと親和性が高い点もメリットの1つです。

    メールディーラー

    メール管理ツールの導入を検討している方へぜひおすすめしたいのが、「メールディーラー」です。

    クラウド型のメール共有・管理ツールであるメールディーラーは、メールでの問い合わせを全て一括で管理し共有することができます。対応が遅れている案件の進捗状況も一目で把握が可能で、対応漏れ・二重対応などのリスク対策として有効です。承認機能・テンプレートなどの機能も充実しているため、従業員ごとの経験値に関わらず問い合わせ対応の均質化を図ることもできます。

    問い合わせ対応は顧客に信頼感を感じてもらい、サービス・商品の提供を継続していくための重要な業務です。しかし、すぐには数字にその効果は現れてこないため、後回しにされてしまうことも少なくありません。繁忙期にもしっかりとした問い合わせ対応ができるよう、そして販売機会の損失を防ぐためにも、メールディーラーのようなツールを活用し事前の準備を整えておくことが大切です。

    >>メールディーラーの詳細はコチラ

    チャットツール

    ビジネスシーンで文面のやり取りというと、メールで行われることが多い印象です。しかしインターネット環境が普及したことにより、最近ではビジネスシーンでも「チャットツール」を活用する企業が増えています。

    チャットツールは、リアルタイムでPCやスマートフォンを介したコミュニケーションを取ることができるツールです。実際に会話するのと同様の感覚で使える気軽さが特徴で、1対1だけではなく複数人でのコミュニケーションが可能になります。

    2017年2月に行われた伊藤忠テクノソリューションの調査によると、特にビジネスチャットの分野では「売上規模100億円以上・従業員数200名以上の企業の28.1%がチャットツールを導入、企業内での活用が年々拡大している」という結果が出ています。ファイルの送受信・音声やビデオの会話など、ビジネスの現場で活用しやすい機能が備えられているという点も導入を後押ししている理由でしょう。

    リモートワークでの勤務が普及しつつあることから、チャットツールの需要は今後もますます高まる見込みです。

    営業支援ツール

    営業が行う業務の中で商談に関わるプロセスだけでも、営業リストが古い・多忙で新規のアポイントメントを取得できない・提案に使う資料を1から作成するのに時間がかかるといった課題が浮かび上がります。こうした課題に対する支援を行い、営業担当者の業務効率化・生産性向上を図るのが「営業支援ツール」です。

    営業支援ツールは、営業プロセスの管理・社内の情報共有などで営業活動上の業務を自動化または効率化する機能を備えたものを指します。こうしたツールは顧客情報や案件情報を社内で可視化するため、Excelや紙媒体での管理と比較すると、圧倒的な効率化が可能となるのです。

    営業職は社外で活動する時間の多い職業です。そのため営業支援ツールの中には訪問先で社内のクラウド上に保管されている資料を見てもらう、といったシーンに対応できるように設計されているものも存在します。情報のクラウド化が進む現在、こうした機能を備えた営業支援ツールは、リモートワークの実施にも貢献することが可能です。

    勤怠管理ツール

    企業はリモートワークで業務にあたる従業員であっても、それぞれの始業時刻・終業時刻を正確に管理し、法定労働時間に則した勤怠管理をしなければなりません。こうした労働時間の管理を従来よりも簡単にするシステムが「勤怠管理ツール」です。

    労働生産性・QOLの向上といった点が強調されがちなリモートワークですが、一方で従来の管理方法では対応し辛い側面もあります。従来のままの形で、特に従業員の勤務状況を遠隔で管理を行うとなると負担がより大きくなってしまうため、新たなシステムや考え方が必要とされているのです。

    勤怠管理システムは打刻方法が多彩である点が大きな特徴となっており、例えばSuicaなどのICカード乗車券・LINEを通して打刻を行うものもリリースされています。勤怠管理システムの導入を検討する際には、このように多様な方法で打刻できるものや、給与の管理も併せて行える多機能なツールを選ぶのがおすすめです。

    ナレッジ共有ツール

    多くの経験値を持つベテラン社員が培ってきた「勘」「ノウハウ」といったナレッジは、属人化してしまいやすい傾向にありました。こうした業務に関する知識を分かりやすく説明できる形にし、企業内で共有する概念を「ナレッジマネジメント」と呼びます。
    そしてこのナレッジマネジメントを簡単に行えるようにしよう、という目的で作られたのが「ナレッジ共有ツール」です。

    以前は、ナレッジマネジメントにExcelを活用するケースもありましたが、近年ではナレッジ共有ツールを導入する企業が増えつつあります。その理由はなんといっても、機能の豊富さです。中でも特筆すべきは、システム連携によるデータ統合でしょう。各種システムに蓄積された情報をそのままの形で統合しようとすると、どうしても人の手で修正する必要が出てきます。
    ナレッジマネジメントツールには社内システム・サーバと連携可能なものがあり、それぞれと連携してデータを抽出することで、効率的なナレッジの収集・統合を実現しているのです。

    リモートワークに便利なツールを導入する前の準備

    数多く登場しているリモートワークに便利なツールですが、導入を検討する際にはツール選定に関わる準備が必要となります。ここでは、「課題の明確化」「実施規模」「運用体制」の3点に絞って解説していきます。

    現状の課題を明確にする

    従来のフローの中には、当然ながらリモートワークを実施するうえで、「現状の形のままでも維持できるもの」「新しい形への変革が必要なもの」が混ざり合っています。企業や業種によっては、変革が必要なものの方が多くなるということも充分に考えられるでしょう。そのため現行のフローを徹底的に洗い出し、不要なものをカットし、整理しておくことが大切です。

    フローの整理を行うと「どこに」「どのような」課題が発生し得るのかを事前に明確化できます。つまり、導入前の時点でリスク評価を行えるのです。次に、リスク評価に対応する形で必要となる機能の洗い出しを行います。

    新規ツールの導入にあたり多くの企業で実施されがちなのが、複数候補の「機能」「価格」を並べて比較選定するという方法です。こうした形の比較選定では、必要以上に多機能なものを選んでしまったり、ランニングコストが想定よりも掛かってしまったりといった事態が発生しやすくなります。

    徹底的なフローの整理とリスク評価で洗い出された「必要な機能」は、数ある候補の中から1つのツールを選定するうえで重要なデータとなります。各機能の優先順位・費用対効果の予想なども併せて検討することで、無駄がなく必要な機能を備えたツールを導入することができるでしょう。

    どのくらいの社員がリモートワークを行うか確認する

    リモートワークを実施するにあたっては、実施規模の確認も重要なデータのひとつです。社内手続き上でも、ある程度はリモートワークを希望するか否かのヒアリングが事前に行われるでしょう。リモートワークツールの選定に必要な情報として加味するならば、この時点で正確な人数を把握しておくのがおすすめです。

    各ツールにはさまざまな機能がありますが、これと同様に例えば「1ユーザー○○円」「30ユーザーまで○○円」など、月額利用のものだけでも料金形態はさまざまです。また、Web会議ツールなどであれば「同時に会話できるユーザー数」が制限されているケースもあります。

    導入したツールの料金プラン上限は100ユーザーのものであったのに、実際には20人しかリモートワークを実施しなかったといった状況になってしまえば、たとえ機能が優れているツールであっても、無駄なコストが掛かってしまっていると言わざるを得ません。

    リモートワークを行う際には、より高い費用対効果を発揮するツールを選定するためにも「運用する形式」「人数」をしっかりと確認しておきましょう。

    運用体制を整えておく

    リモートワークを実施するうえで懸念として挙げられやすいのが「セキュリティー対策」と「コミュニケーション」の2点です。

    企業にとって情報は最も重要な資産です。社外で業務に従事しながらこの資産を守るため、必要なセキュリティー対策を進めておきましょう。中でも特に情報漏洩に関しては格段の守りが必要となります。原因がどこにあるにせよ、企業から顧客情報が漏れてしまうという事案そのものが信頼性の低下や顧客離れを引き起こしかねない、重大事であるためです。

    また、日本は「リモートワーク後進国」とも揶揄されるほど、オフィスへ直接出社することを重視する傾向にありました。そのために多くの企業で「リモートワークに対する意識が根付いていない」という課題を抱えていると言われています。最近では「会議の際に笑顔・拍手を強要された」などの事例が新たなハラスメント行為としてニュースでも取り上げられ、リモートならではのコミュニケーションの取り方に対する不慣れさが浮き彫りとなりました。

    こうしたリスクを減らすためにも社内で「セキュリティー対策を加味した新たな就業ルールの策定・徹底」「ハラスメント行為に関する意識啓発」を行い、顧客や従業員が安心できる運用体制作りを進めて行くことが大切です。

    リモートワークに便利なツールを選ぶときのポイント

    リモートワークには従業員それぞれのニーズに合わせた働き方ができるというメリットと、離れた場所で働く従業員とのコミュニケーションが円滑に行うことが難しいというリスクの両面があります。ここでは、利便性を維持しつつリスクを回避するためにどのようなツールを選ぶべきか、2点ポイントを挙げて解説していきます。

    本当に必要なツールを導入する

    リモートワークを実施する際まず大切なのが、実施の目的を明確にすることです。「他社がやっているから」といった場当たり的な実施は事前の準備が整っていないケースが多く、失敗してしまうリスクが高くなります。そのため、リモートワーク実施の目的をしっかりと明確にしたうえで、勤務形態や就業ルール、そして「自社に合った本当に必要なツールを活用する」ことが重要です。

    特にコミュニケーションの面は、リモートワーク実施を検討している企業に不安視されやすい点です。リモートワーク中のコミュニケーションはメールと電話だけで完結できるものではないため、Web会議ツール・ビジネスチャットツール・クラウドストレージといったさまざまなコミュニケーションツールを導入し、あらかじめリモートワークが可能な環境を整えておく必要があります。

    ツールによって備えている機能や特徴は異なるため、事前の社内調査を行い自社にもっとも適切なツールを選びましょう。

    無料トライアルを試してみる

    実際にリモートワークで活用されているツールの多くが、無料トライアル期間を設けています。期間限定で有料版と同様の機能を試すことができて、実際にそのツールを使うとなった際の社内フローや業務上のプロセスがイメージしやすいというメリットがあるためです。

    多機能であっても、必ずしも自社に最適なツールであるとは限りません。類似案件検索などの営業担当者が必要とする機能や、データの分析方法・アウトプットといったPDCAサイクルを回す上で必要となる機能など、自社にとって必要な機能がきちんと搭載されているのかという点。そして現場で扱いやすく、少ないフローと労力でデータの入力が可能かどうかを、無料トライアル期間でしっかりと確認しておくことが大切です。

    費用対効果の高いツールを選ぶ

    ツールには多くの機能が備わって入れば良いというわけではありません。一般的に、多機能なツールはそれだけ価格も高くなる傾向があります。したがって、使わない機能ばかりのツールは費用に見合った十分な効果を発揮できているとは言えず、導入コストが無駄になってしまう恐れがあります。

    なお、導入後もツールを導入したことで費用対効果が得られているかどうかを数値でしっかり確認するようにしましょう。具体的には、導入前の業務や売上と導入後の状況を比較し、ツールのコストを上回る程の効果が出ていれば、適切なツールを選べていることになります。

    導入実績を確認する

    導入実績を確認することも重要なポイントです。多くの導入実績があるということは、それだけ選ばれている証拠でもあるので、ツールを導入する際のひとつの目安となります。

    しかし、実績の多さだけを確認するのではなく、実際の導入事例や継続率などさまざまな観点を踏まえたうえで選ぶようにしましょう。なぜならば、導入実績が豊富でも継続率が低い場合はサポート体制が整っていない、使いづらいツールの可能性があるためです。

    あくまで導入実績は判断材料のひとつに留め、総合的な情報をもとに導入を検討するようにしましょう。

    まとめ

    リモートワークの実施で重要なのは、いかに社内外とのコミュニケーションを上手く取れる環境を整備するかという点です。そのためには、「メールディーラー」のようなリモートワーク上のコミュニケーション課題を解決するためのツールの導入が不可欠となります。

    「メールディーラー」では機能の一部を紹介する資料や無料トライアル期間が用意されています。リモートワークの実施を検討中の方はこの機会にぜひ、お問い合わせください。

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    この記事を書いた人

    メールディーラー通信編集部

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