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【リモートワークで便利なツール】
本当に活用すべきものはどれ?

2020/05/27
効率化ツール
【リモートワークで便利なツール】本当に活用すべきものはどれ?

政府の進める「働き方改革」を目的とした動きにともない、直接オフィスに出勤せず遠隔地で業務にあたる「リモートワーク」と呼ばれる新しい勤務形態が注目を集めています。現代は、従業員の働き方のニーズが非常に多様化している時代です。IT技術が発達し、従来では不可能だった「インターネットを介して業務にあたる」という新しい形での就業が可能となったことによって、今後もリモートワークを実施していく企業は増加していくと予想されています。
この記事では、リモートワークの基本知識やリモートワーク中の業務で活用できる便利なツールについて解説していきます。

リモートワークの基本知識

オフィスへ直接出社をせずに、自宅などの遠隔地から業務にあたることを「リモートワーク」と呼びます。ここでは、リモートワークに関する基本知識について解説していきます。

リモートワークとは?

「リモート」という言葉には「遠隔」という意味があり、「リモートワーク」は「オフィスから離れた遠隔地で業務にあたる」勤務形態を指します。最近ではテレワーク・在宅勤務と同一視されることも多く、それらの総称としてリモートワークという言葉が使われることが増えています。

リモートワークが注目されている背景

リモートワークが注目されている背景には大きく分けて2つの要素があります。「働き方改革の影響」と「不測の事態への備え」です。ここでは、この2点について解説していきます。

働き方改革の影響

生産年齢人口が減っていることから、各業界では人手不足が課題となっています。この課題を解消するための施策の1つとして、リモートワークの導入が進められているのです。

育児・介護と仕事の両立など、従業員のワークライフバランスを保つ方法としてリモートワークが有効であることは今や周知の事実です。さまざまな事情を抱える従業員に働きやすい職場環境を提供することで、離職率低下や雇用促進を期待出できます。

平成30年に内閣府男女共同参画局が実施した「第1子出産前後の女性の継続就業率」の調査結果を見ると、第1子出産を機に離職をする女性の割合は46.9%と、非常に高い割合です。出産・育児と仕事の両立にハードルの高さを如実に示している結果といえます。

従来であれば離職を余儀なくされていた従業員に、リモートワークという新たな働き方を提供することで、企業も「従業員がプライベートを両立しながら長期間働くことができる環境」を整備できます。このように、リモートワークによって従業員それぞれの事情に合わせた「働き方の選択肢」を増やすことが可能となるのです。

不測の事態に備えて

災害時などの不測の事態に対するリスクへの備えは欠かせません。こうした不測の事態に備える施策の1つとしても、リモートワークが実施・検討されています。

日本は「災害大国」と呼ばれるほど自然災害が多い国ですが、事態の終息に至るまでどの程度の期間が必要か読めないこともしばしばです。そんな災害時に、出社が困難な状況下でもリモートワーク環境が整っていれば、従業員は自宅などの安全な場所から業務にあたることが可能となります。

また、災害以外の不測の事態に対しても、リモートワークの実施は有効です。それを表す顕著な例が「新型コロナウイルス感染症対策」です。実際に国から緊急事態宣言が発令された際、多くの企業が自宅でのリモートワークを実施する・休業を行うなどの措置を講じています。

このように状況に左右されず通常通り業務にあたることが可能という点も、リモートワークが注目されている理由です。

リモートワークで便利なツール

リモートワークを実現する上で課題として挙げられやすいのが、「コミュニケーション」に関する懸念です。リモートワーク中は従業員同士が直接顔を合わせて仕事をする機会がないため、上手くコミュニケーションが取ることが難しいのではないか、と不安視されることも少なくありません。つまり、リモートワークで充分な成果を引き出すためには、従業員同士がコミュニケーションを取りやすくするツールの導入が重要なポイントになります。
ここでは、「Web会議ツール」「メール管理ツール」「チャットツール」「営業支援ツール」の4種類のツールについて解説していきます。

Web会議ツール

Web会議ツールを使うことで、リモートワーク中の従業員もインターネット上で打ち合わせ・顧客との商談・社内との情報共有などの密度の高いコミュニケーションに参加することができるようになります。

Web会議ツールはインターネット環境・端末・ヘッドセットなどの機器を揃えるだけですぐに導入ができ、映像を交えた会話が可能で特に専用の機器を購入する必要もありません。手軽に始められ、会議のたびにかかる準備時間やコストを削減することも可能です。

また、Web会議ツールの活用は、プロジェクトの進行速度を向上させることにも役立ちます。従来まで行われてきた対面会議では、会議の内容は通常「議事録」という文章の形で保管され、不参加だった従業員は後からその議事録を見て決定事項を把握するのが常でした。
その点Web会議を導入することで、リモートワーク中の従業員は非対面ながら会議に参加することができるようになります。会議の様子を録画しておくことも可能なので、やむを得ない事情で会議に参加することができなかったとしても、録画を通して臨場感を持って内容を把握することが可能です。

Web会議ツールの活用でチーム内にリモートワーク中の従業員がいても一体感を損なうことなく、プロジェクトの進行が可能な環境を整備することができるようになるのです。

メール管理ツール

カスタマーサポートでメール対応を行っている企業では、クラウド上でメールを共有して管理する「メール管理ツール」が有効です。受信したメールをメール管理ツールで共有することで、問い合わせなどのスピード感が必要な対応をより迅速に行うことが可能になります。特にメール案件の対応では顧客を失望させてしまわないためにも、しっかりとした情報共有が必要です。

メール管理ツールを活用すると、担当者が対応履歴にメモを残すだけで情報が共有され、その内容を属人化することなく対応を引き継ぐことが可能になります。対応案件ごとの管理も容易になるため、すぐに対応し問題解決へと進むことで、顧客に安心感を与えることも可能です。

メール管理ツールには顧客の問い合わせに対するレスポンスを迅速に行えるという強みがあります。クラウド上でメールや進捗状況の共有がなされるため、リモートワークと親和性が高い点もメリットの1つです。

メールディーラー

メール管理ツールの導入を検討している方へぜひおすすめしたいのが、「メールディーラー」です。メールディーラーは11年連続で「ITR Market View:メール/Webマーケティング市場2020」でメール処理市場ベンダー別売上金額シェアNo.1を記録しており、導入実績数は6,000社にも上ります。

クラウド型のメール共有・管理ツールであるメールディーラーは、メールでの問い合わせを全て一括で管理し共有することができます。対応が遅れている案件の進捗状況も一目で把握が可能で、対応漏れ・二重対応などのリスク対策として有効です。承認機能・テンプレートなどの機能も充実しているため、従業員ごとの経験値に関わらず問い合わせ対応の均質化を図ることもできます。

問い合わせ対応は顧客に信頼感を感じてもらい、サービス・商品の提供を継続していくための重要な業務です。しかし、すぐには数字にその効果は現れてこないため、後回しにされてしまうことも少なくありません。繁忙期にもしっかりとした問い合わせ対応ができるよう、そして販売機会の損失を防ぐためにも、メールディーラーのようなツールを活用し事前の準備を整えておくことが大切です。

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チャットツール

ビジネスシーンで文面のやり取りというと、メールで行われることが多い印象です。しかしインターネット環境が普及したことにより、最近ではビジネスシーンでも「チャットツール」を活用する企業が増えています。

チャットツールは、リアルタイムでPCやスマートフォンを介したコミュニケーションを取ることができるツールです。実際に会話するのと同様の感覚で使える気軽さが特徴で、1対1だけではなく複数人でのコミュニケーションが可能になります。

2017年2月に行われた伊藤忠テクノソリューションの調査によると、特にビジネスチャットの分野では「売上規模100億円以上・従業員数200名以上の企業の28.1%がチャットツールを導入、企業内での活用が年々拡大している」という結果が出ています。ファイルの送受信・音声やビデオの会話など、ビジネスの現場で活用しやすい機能が備えられているという点も導入を後押ししている理由でしょう。

リモートワークでの勤務が普及しつつあることから、チャットツールの需要は今後もますます高まる見込みです。

営業支援ツール

営業が行う業務の中で商談に関わるプロセスだけでも、営業リストが古い・多忙で新規のアポイントメントを取得できない・提案に使う資料を1から作成するのに時間がかかるといった課題が浮かび上がります。こうした課題に対する支援を行い、営業担当者の業務効率化・生産性向上を図るのが「営業支援ツール」です。

営業支援ツールは、営業プロセスの管理・社内の情報共有などで営業活動上の業務を自動化または効率化する機能を備えたものを指します。こうしたツールは顧客情報や案件情報を社内で可視化するため、Excelや紙媒体での管理と比較すると、圧倒的な効率化が可能となるのです。

営業職は社外で活動する時間の多い職業です。そのため営業支援ツールの中には訪問先で社内のクラウド上に保管されている資料を見てもらう、といったシーンに対応できるように設計されているものも存在します。情報のクラウド化が進む現在、こうした機能を備えた営業支援ツールは、リモートワークの実施にも貢献することが可能です。

リモートワークに便利なツールを選ぶときのポイント

リモートワークには従業員それぞれのニーズに合わせた働き方ができるというメリットと、離れた場所で働く従業員とのコミュニケーションが円滑に行うことが難しいというリスクの両面があります。ここでは、利便性を維持しつつリスクを回避するためにどのようなツールを選ぶべきか、2点ポイントを挙げて解説していきます。

本当に必要なツールを導入する

リモートワークを実施する際まず大切なのが、実施の目的を明確にすることです。「他社がやっているから」といった場当たり的な実施は事前の準備が整っていないケースが多く、失敗してしまうリスクが高くなります。そのため、リモートワーク実施の目的をしっかりと明確にしたうえで、勤務形態や就業ルール、そして「自社に合った本当に必要なツールを活用する」ことが重要です。

特にコミュニケーションの面は、リモートワーク実施を検討している企業に不安視されやすい点です。リモートワーク中のコミュニケーションはメールと電話だけで完結できるものではないため、Web会議ツール・ビジネスチャットツール・クラウドストレージといったさまざまなコミュニケーションツールを導入し、あらかじめリモートワークが可能な環境を整えておく必要があります。

ツールによって備えている機能や特徴は異なるため、事前の社内調査を行い自社にもっとも適切なツールを選びましょう。

無料トライアルを試してみる

実際にリモートワークで活用されているツールの多くが、無料トライアル期間を設けています。期間限定で有料版と同様の機能を試すことができて、実際にそのツールを使うとなった際の社内フローや業務上のプロセスがイメージしやすいというメリットがあるためです。

多機能であっても、必ずしも自社に最適なツールであるとは限りません。類似案件検索などの営業担当者が必要とする機能や、データの分析方法・アウトプットといったPDCAサイクルを回す上で必要となる機能など、自社にとって必要な機能がきちんと搭載されているのかという点。そして現場で扱いやすく、少ないフローと労力でデータの入力が可能かどうかを、無料トライアル期間でしっかりと確認しておくことが大切です。

まとめ

リモートワークの実施で重要なのは、いかに社内外とのコミュニケーションを上手く取れる環境を整備するかという点です。そのためには、「メールディーラー」のようなリモートワーク上のコミュニケーション課題を解決するためのツールの導入が不可欠となります。

「メールディーラー」では機能の一部を紹介する資料や無料トライアル期間が用意されています。リモートワークの実施を検討中の方はこの機会にぜひ、お問い合わせください。

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この記事を書いた人

メールディーラー通信編集部

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