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情報共有ツール10選!
円滑な情報共有を実現するためには?

日付のアイコン2022/01/11
効率化ツール

多様な働き方が当たり前になりつつある今、社内の情報共有は生産性を落とさないために重要なポイントとなります。ただし、セキュリティも配慮しなくてはなりません。

この記事では、社内の情報共有をより効率的にするための「情報共有ツール」を10社ご紹介し、ツール選定の注意点を解説します。

情報共有ツール10選!円滑な情報共有を実現するためには?
この記事の目次

    「社内の情報共有」の必要性とは?

    情報共有が不足していると、社員間の関係悪化につながる恐れもあります。

    さらに、連携不足により顧客や取引先へ誤った連絡をしてしまえば、企業としての信頼損失にも繋がります。こうした理由からも社内の情報共有は極めて重要です。

    情報共有ツールとは?

    情報共有ツールには、コミュニケーションによる情報共有を促進するタイプや、顧客情報や問い合わせなどの情報を一元管理するタイプなど、さまざまな種類があります。

    情報共有ツールを導入する際の5つのポイント

    情報共有ツールを導入する際に押さえておきたい5つのポイントをご紹介します。

    目的の洗い出し

    まず始めに行うのが、目的を洗い出しです。コミュニケーションの欠如による情報共有不足を解決したいのか、散在している社内の情報を一元管理がしたいのか、まずは「課題」と「求めていること」を整理してみましょう。トップダウンで意見を出すだけでなく、現場担当者が求めていることを集めると良いでしょう。

    操作性の確認

    次に押さえておきたい点が操作性の確認です。情報共有ツールを日常業務に浸透させるためには、誰にとっても使いやすいツールである必要があります。操作が複雑で専門的な知識が求められるものであれば、定着は難しいでしょう。ツールを導入時には、無料トライアルなどを利用し、実際の画面を使ってみて操作性の確認を行いましょう。

    費用対効果の検証

    費用対効果の高いツールを選ぶためのポイントは、情報共有ツールの導入で想定される業務の利益や削減できるコストを算出することです。算出された金額に見合う情報共有ツールを選択しましょう。

    検索性の確認

    ツール選定の前に、自社で使用しているシステムとの連携性を確認することも重要です。基幹システムやほかの外部システムと連携できず、データを取り込めないようでは、ツールの利便性は大きく損なわれてしまいます。

    取り込みデータの形式や、取り込み方法等、細かい手順まで確認しましょう。

    導入担当者の用意

    ツールを導入後は、さまざまな質問が発生することが予想されます。その都度各社員がベンダーに問い合わせをしていると、ナレッジが蓄積されず、手間と時間もかかります。部門ごとやチームごとに導入担当者を用意して、ある程度ツールの操作に慣れたうえで、社員から寄せられる質問に回答できるようにしておきましょう。

    もし導入担当者を用意できない場合は、各種ツールのサポート体制を調べ、導入フォローまでしてもらえるのか確認することが大切です。

    <カテゴリ別>情報共有ツールを徹底比較!

    ここからは、会社での利用シーンを想定して、カテゴリ別に情報共有ツールを紹介するので、ぜひ参考にしてください。

    チャットツール編

    まずは、会社の部門に関係なくおすすめのチャットツールから見ていきましょう。社内のコミュニケーションを活性化させ、円滑な情報共有が実現します。

    Chatwork

    Chatworkは、仕事で必要なコミュニケーションをより効率的にするビジネスチャットです。

    容量制限が無いため、メッセージのやり取りでのファイル送受信がスムーズになります。タスク管理機能もあるので利便性も抜群です。

    また、無料のビデオ・音声通話機能も搭載されているので、遠方のお客様とも直接訪問せずに打ち合わせが可能です。業務効率をアップさせて社内コミュニケーションをより活性化させたいならChatworkがおすすめです。

    LINE WORKS

    LINE WORKSは業務コミュニケーションのためのメッセージアプリです。LINEで馴染みのある使用感が踏襲されており、誰でも手軽に操作できることが大きな特徴です。また、グループで共有できるノート機能も備わっているので、業務の効率化も推進できます。

    その他にも、アドレス帳・掲示板・カレンダー・ドライブなどビジネスに役立つ機能が豊富です。セキュリティ対策では、メンバー追加や権限付与などの管理者操作だけでなく、メンバーのサービス利用もモニタリングが可能です。デバイスやアカウント情報の紛失など、情報漏洩につながる人的なミスにも迅速に対応できるでしょう。

    Slack

    Slackは、業務の生産性を高めるためのビジネスチャットツールです。PCやスマートフォンなどマルチデバイスで利用でき、2020年春には同時接続ユーザー数が1,250万人を超えるほど、利用者が多いことが特徴です。

    Slackでは、社員同士の個人チャットはもちろん、プロジェクトごとにチャットグループを作り、必要な資料を共有しながら進行することが可能です。個別にメールを送ったり、別のツールを併用したりする必要がなくなるため効率的で、必要なデータを常に1箇所で確認できて便利です。

    さらにビデオ通話機能も備わっているので、チャットからオンライン会議に切り替えることもできます。デスクトップ版であれば、画面共有しながらビデオ会議をおこなうことも可能です。

    顧客管理ツール編

    続いて、営業部門などで使われることの多い顧客管理ツールを紹介します。

    eセールスマネージャー

    営業のパフォーマンスを最大化させるツールがeセールスマネージャーです。営業のプロが作ったCRM/SFAということもあり、機能性は抜群です。

    作業工数を最小限にするためのシンプルな入力画面で、一度を入力すれば、タイムラインやスケジュールなどへのマルチアウトプットが可能です。

    さらに、eセールスマネージャーは営業活動を可視化できます。営業力・組織力向上や生産性向上させるだけでなく、ノウハウの蓄積・共有も可能です。高い定着率もeセールスマネージャーの大きなポイントで、導入から定着までにおけるサポートが徹底しているので、初めて導入される企業でも安心です。

    Zoho CRM

    Zoho CRMは企業の営業活動を一元的に管理して、お客様と良好な関係を構築するためのサービスです。世界15万社で導入されており、多くの支持を獲得しています。高い性能を持つCRMを低価格で提供している特徴を持ち、世界水準の高度なセキュリティも魅力です。

    顧客情報の管理から、ルーティンワークの自動化、レポート作成など営業活動での必要な機能がすべて網羅されています。また、自社の運用に合わせて柔軟に機能をカスタマイズできることもポイントです。

    Senses

    Sensesは、現場ファーストでビジネスの成長を支援する、セールス・マーケティングプラットフォームです。顧客の基本情報はもちろん、他の社員が過去に対応した履歴や、顧客の購買行動などの行動をカード形式で感覚的に登録・管理して共有できます。

    アクションに関するフィードバックをコメントしておけば、案件単位で時系列に管理されます。経緯や背景を把握しやすくなるので、社内で引き継ぎやメンバーの入れ替えなどがあっても困りません。不明点が発生しても、Senses上にはお問い合わせ用のチャットが常駐しているので、すぐにサポートしてもらえるので安心です。

    問い合わせ管理ツール編

    営業窓口管理やヘルプデスクなどで利用されることが多いのが問い合わせ管理ツールです。問い合わせ内容や対応状況の共有をスムーズに行うことができます。

    メールディーラー

    メールディーラーは、7,000社以上の導入実績があるメール共有管理システムです。メールディーラーでは、メールやチャット・LINEメッセージを一元管理することができます。顧客からのフィードバックを生かしたバージョンアップが多いのがメールディーラーの特徴です。ステータス管理やテンプレート・レポート・ユーザー権限・社内Q&Aなど、問い合わせ業務の効率化に必要な機能が揃っています。さらに、専任のサポートスタッフに導入フォローから、利用開始後のサポートも無料で受けられるので、スムーズ利用を開始できます。

    メールディーラーが気になる方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。

    >>メールディーラーの詳細はこちら

    mi-Mail(エムアイ・メール)

    直感的な操作性が特徴で、ドラッグ&ドロップで自由に一覧画面の項目を並び替えてカスタマイズすることができます。メールのほか、電話・FAXの記録も可能です。担当者の自動振り分け、テンプレート、社内FAQなど、業務効率化する機能が豊富で、メール一斉配信も可能です。

    ナレッジ共有ツール編

    ナレッジ共有ツールとは、社員個々が業務を通じて獲得した知識やノウハウを、組織全体で共有するためのツールです。ここでは、代表的な2つのツールをご紹介します。

    NotePM

    NotePMは、個人のノウハウを引き出す「社内版ウィキペディア」として、全国で4,000社以上が利用しているナレッジ共有ツールです。社員がさまざまな情報を書き込んで蓄積し、編集・検索・閲覧することで、知りたいことを簡単に確認できるようになります。

    編集した場合には、変更履歴が自動で記録されてハイライト表示されるので、あとから参照したときにも変更箇所がすぐにわかります。ページを見た人の閲覧履歴も残るため、共有したドキュメントを見たかをいちいち確認する手間も不要です。

    Microsoft TeamsやSlack、Chatwork、LINE WORKなどのチャットツールと連携すれば、より便利に使えます。

    esa

    esaは、「情報を育てる」という新しい視点で作られたナレッジ共有ツールで、全国で3,000を超える会社や団体が利用しています。

    情報を共有するときに、「完璧なものにしてから」と考えていると、スピードが落ちてしまいます。esaでは書いている途中の状態がわかるようにしたうえで、早めに情報共有することを目指します。

    さらに同じ書類を複数人で同時編集して「育て」れば、よりよいものを作り出せることもポイントです。もちろんChatworkやSlack、Discordなどの外部チャットツールとの連携も可能です。

    まとめ

    ツールの活用は円滑に情報共有を進めるために欠かせません。情報共有ツールを検討される際は、まずは自社の課題を明確にして、費用対効果の高いツールを選定してみることをおすすめします。情報共有ツールを武器にして、業務の効率化や顧客満足度の向上を目指しましょう。

    複数名での「問い合わせ対応業務」がラクになる?

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    メールディーラー通信編集部:J

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    メールディーラー通信編集部:J

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