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おすすめ情報共有ツール6つを徹底比較!
円滑な情報共有を実現するためには?

2021/04/12
効率化ツール
おすすめ情報共有ツール6つを徹底比較!円滑な情報共有を実現するためには?

業務効率化や顧客満足度の向上は、多くの企業にとっての大きな課題です。

それには、社内の情報共有が円滑に行われていることが必須です。手間をかけることなく、セキュリティも配慮しなくてはなりません。

では、社内の情報共有をより効率的に行うためにはどうすれば良いでしょうか。この記事では情報共有の必要性やメリット、おすすめ情報共有ツールについてご紹介します。

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この記事のまとめ

    「社内の情報共有」の必要性とは?

    社内の情報共有は会社という組織に所属して働く以上、必要不可欠です。報・連・相は社会人の基本として教わりますが、社内の情報共が不足しているとどういったトラブルが起こるでしょうか。

    まず、情報共有がしっかりなされていないと、「言った・言ってない」の問題が発生します。

    重要な伝達事項に漏れが生じれば、業務に大きく影響しますので、社内メンバー同士の関係悪化につながる恐れもあります。また、「意図的に自分に情報を伝えなかったのでは」と、不信感を抱く方も出てくるでしょう。その他にも、顧客や取引先へ誤った連絡をしてしまう可能性も高まります。情報共有不足で誤った古い情報を社外に伝えてしまえば、良好な関係にもヒビが入りかねません。そして、それが原因でトラブルに発展する可能性もあります。こうした理由からも社内の情報共有は極めて重要です。

    情報共有ツールを導入する際のポイント

    情報共有ツールを導入するのはいくつか押さえておきたいポイントがありますが、今回はその中でも特に重要な3つの要素をご紹介します。

    目的の洗い出し

    まず押さえておきたいことが、あらかじめ目的を洗い出しておくことです。今ではさまざまな機能が搭載されたツールがリリースされていて、特定のシーンに長けた機能が搭載されたものも少なくありません。例えば、コミュニケーションの促進に向くツールや業務効率化に向くツール、ノウハウの蓄積に役立つツールなど様々です。自社の状態にマッチしたツールや機能が使えるように、まずは「課題」と「求めていること」を整理してみましょう。ちなみに、このときにはトップダウンで意見を出すだけでなく、現場レベルのスタッフからも求めていることを集めると良いでしょう。

    操作性の確認

    そして次に押さえておきたい点が操作性です。こうしたツールは日常業務に浸透して初めて効果を発揮します。そのため、使いやすく、活用シーンが根付くまでのスピードは早ければ早いほど効果が出るでしょう。使いやすいツールであれば導入も早く、教育コストもかかりません。一方で複雑なツールや専門的に知識が求められるものであれば、定着は難しいでしょう。ツールを導入する際には、あらかじめ使いやすさにも気を配っておくことが大切です。また、導入する前にはチームや運用体制をあらかじめ敷き、運用規則などを決めておくようにしましょう。

    費用対効果の検証

    情報共有ツールの導入には、当然ながら費用が発生します。高性能で機能が充実した情報共有ツールでも、利益よりも導入コストがかかっているようだと費用対効果は高いと言えません。また、多くの機能が搭載されていても、実際に現場で使いこなせていない場合も、コストに見合った成果が期待できないでしょう。

    費用対効果の高いツールを選ぶためのポイントとしては、情報共有ツールの導入で想定される業務の利益や削減できるコストをしっかりと事前に算出することです。算出された金額に見合う情報共有ツールを選べば、失敗も減らせます。

    一般的に、こうしたツールのほとんどは利用人数などによってプランが決まっています。ピックアップしたいくつかのツールと突き合わせて、コストパフォーマンスが良いのか悪いのか、慎重に吟味してみましょう。

    <カテゴリ別>情報共有ツールを徹底比較!

    ここからは、情報共有ツールを徹底比較して解説します。会社での利用シーンを想定して、カテゴリ別に情報共有ツールを紹介するので、ぜひ参考にしてください。

    チャットツール編

    まずは、会社の部門に関係なくおすすめのチャットツールから見ていきましょう。

    チャットツールを導入すれば、社内での円滑な情報共有が実現します。

    Chatwork

    Chatworkは、仕事で必要なコミュニケーションをより効率的にするビジネスチャットです。Chatworkを活用すれば、メールや電話、会議などの課題をまとめて解決できます。

    例えば、容量制限が無いため、メッセージのやり取りでのファイル送受信がスムーズになりますし、タスク管理機能もあるので利便性も抜群です。

    また、無料のビデオ・音声通話機能も搭載されているので、社員間のコミュニケーション不足も解消されます。さらに、ビデオ通話を使えば、遠方のお客様とも直接訪問せずにいつでも打ち合わせができるでしょう。導入実績も豊富で296,000社以上でChatworkが使われています。業務効率をアップさせて社内コミュニケーションをより活性化させたいならChatworkがおすすめです。

    LINE WORKS

    LINE WORKSは業務コミュニケーションのためのメッセージアプリです。LINEでお馴染みのチャットの使用感が踏襲されており、誰でも手軽に始められるのがLINE WORKSの大きな特徴です。例えばスタンプ機能は、多くの職場で楽しい雰囲気づくりをサポートしてくれます。また、グループで共有できるノート機能も備わっているので、業務の効率化も推進できます。

    ビジネスを支える便利な機能はまだまだあり、メール・アドレス帳・掲示板・カレンダー・ドライブなど実に豊富です。その他にも、セキュリティ対策が備わっており、メンバー追加や権限付与などの管理者操作だけでなく、メンバーによるサービスの利用もモニタリングが可能です。デバイスやアカウント情報の紛失など、情報漏洩につながる人的なミスにも迅速に対応できるでしょう。LINE WORKSはさまざまな業種や規模の会社で活用されています。

    顧客管理ツール編

    続いて、営業部門などで使われることの多い顧客管理ツールを紹介します。顧客管理ツールを活用すれば、顧客情報をより円滑に社内で共有できます。

    eセールスマネージャー

    営業のパフォーマンスを最大化させるツールがeセールスマネージャーです。営業のプロが作ったCRM/SFAということもあり、機能性は抜群です。

    例えばこのツールでは、現場の営業工数を最小限にするために、シンプルな入力とデータ反映を実現しています。一度活動報告を入力すれば、タイムラインやスケジュールなどへのマルチアウトプットが可能です。

    さらに、単に顧客情報や営業情報を管理するだけにとどまらず、eセールスマネージャーは営業活動を可視化できます。そして営業力・組織力向上や生産性向上させるだけでなく、ノウハウの蓄積・共有も可能です。高い定着率もeセールスマネージャーの大きなポイントで、導入から定着までにおけるサポートが徹底しているので、初めて導入される企業でも安心です。

    Zoho CRM

    Zoho CRMは企業の営業活動を一元的に管理して、お客様と良好な関係を構築するためのサービスです。世界15万社にZoho CRMは導入されており、多くの支持を獲得しています。高い性能を持つCRMを低価格で提供している特徴を持ち、世界水準の高度なセキュリティも魅力です。

    顧客情報の管理から、ルーティンワークの自動化・レポート作成など営業活動での必要な機能がすべて網羅されています。また、自社のプロセスにフィットするように柔軟に機能をカスタマイズできることもポイントです。さらに、導入支援サービスも充実しており、豊富な支援経験を持つ営業チームが、ビジネスの現状や課題をヒアリングしてもらえるので失敗も少ないでしょう。

    問い合わせ管理ツール編

    ECサイトの運営やカスタマーサポートを行っている企業を中心に使われることが多いのが、問い合わせ管理ツールです。問い合わせ内容や対応状況の共有をスムーズに行うことができるので、実際に多くの企業が導入しています。ここでは代表的なツールを紹介します。

    メールディーラー

    メールディーラーは、6,000社以上の導入実績があるメール共有管理システムです。ネットショップや大規模コールセンターなど、幅広い業種で導入されています。メールディーラーを使えばメールやチャット・LINEメッセージをクラウド上で一元管理することができ、履歴の確認や、社内での対応確認の時間を大幅に改善できます。顧客からのフィードバックを生かしたバージョンアップが多いのがメールディーラーの特徴です。ステータス管理やテンプレート・レポート・ユーザー権限・社内Q&Rなど、問い合わせ業務の効率化に必要な機能が揃っています。さらに、専任スタッフに導入フォローから、利用開始後のサポートも無料で受けられるので、スムーズ利用を開始できます。

    メールディーラーが気になる方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。

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    mi-Mail(エムアイ・メール)

    直感的な操作性が特徴で、ドラッグ&ドロップで自由に一覧画面の項目を並び替えてカスタマイズすることができます。メールのほか、電話・FAXの記録も可能です。担当者の自動振り分け、テンプレート、社内FAQなど、業務効率化する機能が豊富で、メール一斉配信も可能です。

    まとめ

    ツールの活用は円滑に情報共有を進めるために欠かせません。情報共有ツールを検討される際は、まずは自社の課題を明確にして、費用対効果の高いツールを選定してみることをおすすめします。情報共有ツールを武器にして、業務の効率化や顧客満足度の向上を目指しましょう。

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    メールディーラー通信編集部:J

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