その他
テープ起こし、文字起こし、書き起こしの東京反訳株式会社様。営業時間内であれば、お見積のお問合せには1時間以内にお返事する、そんな対応の早さの秘訣についてお伺いしました。
スタッフの多くがメール対応に時間を掛けていました。
当時使っていたメールソフトが重く、ムダに時間がかかっていたことが根本的な課題でした。
また、送信履歴を残すために送ったメールも受信させていましたが、全て受信フォルダに入ると、お客様とのやりとりの流れがわかりにくくストレスでした。
― 課題1 ―
インストール型のメールソフトを使っていたが、メールの保存通数が多くなったことが原因で、メールソフトが重かった。メールを確認するだけで時間がかかり困っていた。
― 課題2 ―
全員が送信履歴を確認できるよう、送信時Bccに自社のメールアドレスを入れる運用をしていた。
その結果、送ったメールも受信フォルダに入るので、やりとりが把握しづらかった。
スタッフが増えてきたこともあり、「メールソフトの重さ」と「履歴の共有」を解決するためにメールソフトを変えた方がいいと思いました。
メール共有・管理システムを調べている中でメールディーラーを見て「使いやすそう」というのが第一印象でした。試しに使ってみてもシンプルで使いやすかったので導入を決めました。
メールソフトを変えることに少し抵抗はありましたが、難しいものではないので、馴染んでいきました。
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1
課題である「メールソフトの重さ」と「履歴の共有」を解決できる「メール共有・管理システム」を調べた。
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2
メールディーラーを見たところ、使いやすそうと思い導入決定。
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3
今使っているものを使い続けたいという方もいたが、今では難なく使いこなせている。
現在は1日100件のメールを主に業務部の約5、6名にて対応しています。
導入前の「メールソフトの重さ」と「履歴の共有」は全て解決されました。
さらに、「対応モレの防止」と「伝言のしやすさ」の面でも導入して良かったと思っています。
文字起こしの会社なので録音データをイヤホンで聞いているスタッフが多いこともあり、声をかけずに伝えられるチャットは頻繁に使っています。
また、他のスタッフが代わりに電話に出たときは内容をコメントとしてメールに残してもらえるなど、かゆいところに手が届く機能がついていると思います。
効果1
「対応継続中」というラベルをメールにつけて管理。
対応中のメールが埋もれてしまって、対応モレにならないように工夫して運用。
効果2
スタッフ間の伝言で「チャット」と「コメント」機能を活用。
気軽に使えるため、全員が常にメールディーラーを立ち上げているほど欠かせないものに。
機能詳細・特徴がわかる！
