教育機関
日本初の産学協同のクリエイター育成スクール「デジタルハリウッド」が母体となって運営しているeラーニング（通信講座）スクール「デジハリ・オンラインスクール」。Web・グラフィックデザインを扱えるクリエイターを育成するため、最新かつ実践的なカリキュラムを提供されています。担当チームの皆様に、メールディーラー導入前の課題と導入後の効果について伺いました。
入学前のお客様や受講生の方から、月10,000件以上のメールが届き、スタッフ6名で対応しています。以前は、OutlookやBeckyといったメールソフトを使用していましたが、お客様ごとの対応履歴を検索するのに時間がかかり、非常に大変でした。
― 課題1 ―
スタッフが各自のメールソフトで管理していたため、対応状況の共有が出来ず、誰がどのメールに対応したのか把握しにくく対応漏れが発生しないよう、やりとりの履歴を共有する作業が大変だった。
― 課題2 ―
スパムメールの処理を、スタッフが各自で行う必要があり、毎日処理作業に時間をとられていた。
システム導入にあたって、3～4社比較しましたが、「メール送信前の承認機能」や「対応履歴の紐付け機能」、「リアルタイムな対応状況の共有」が非常に便利だと感じました。他社さんの製品にも同じような機能はあるのかもしれませんが、特に使いやすそうなのはメールディーラーだと思いました。
step
1
問い合わせをしてか真っ先に電話がかかってきたのがラクスで対応が早かった。訪問デモで運用イメージが掴めたことと、機能の使いやすさ、画面の分かりやすさから導入を決定。
step
2
FAQを確認しつつ手順通りに設定を進め、1週間程度でメールディーラーへ移行完了。
step
3
画面デザインや使い勝手は通常のメールソフトと大きく変わらないため、担当スタッフは使いながら自然に操作を習得できた。
抱えていた問題点をまとめて解決することができました！以前は二重対応を防ぐために当番制でメール対応をしていましたが、メールディーラー導入後はスタッフ全員が一斉に対応できるようになったので、より迅速かつミスのないお問い合わせ対応ができています。
スパムメールの処理も、誰か1人のスタッフが処理すれば済むので、とても効率が良くなりました。
効果1
対応が難しい質問は、メール送信前の「承認機能」を使って、上司や担当者に確認してもらってから送信することで、対応品質が向上。
効果2
お客様ごとに対応履歴が自動で紐付けられており、いつ、誰が、どのような対応を、何回行ったかなどが一目瞭然で、引継ぎ業務が楽になった。
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