流通・小売
業務用食品などの外食資材卸としてだけでなく、明太子・明太子関連製品のメーカーとしても有名な株式会社山口油屋福太郎。
福岡の食を支え続けて100年以上。長く愛される企業のメール対応業務について、メールディーラーの活用シーンをお伺いしました。
2つの代表アドレスを、「通常のメールソフト」と「webメール」からそれぞれ受信していました。最大5名のスタッフで1日あたり50通弱のメールに対応していましたが、どちらのメールソフトも1人ずつしか操作が出来ないため、非常に作業効率が悪い状態でした。
― 課題1 ―
「通常のメールソフト」は1台のパソコン、「webメール」は1つのアカウントを5人で共有していたため、メール対応業務の度、席の移動やシステムへのログイン・ログアウトが必須。
― 課題2 ―
テンプレートをテキストファイルで管理。その都度、別ブラウザを開き、コピー・ペーストしていたため、クリック数や画面の移動が多く、手間がかかっていた。
「システム」というと、どうしても初期投資が高くつくイメージでしたが、思っていたよりもかなり安く、導入へ踏み切ることが出来ました。
繁忙期の２カ月前に運用を開始したので、使いこなせるか不安もありましたが、結果的に例年よりも楽に乗り越えることが出来ました。
step
1
メールディーラーを知ってから2カ月後、想定よりも料金が安価だったこともあり、導入決定。
step
2
初期設定時は専属のサポート担当者に連絡。ゆっくり話を聞いてくれる丁寧な対応で安心。
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3
繁忙期2カ月前にシステム移行完了。不安要素もあったが、導入前よりも楽に繁忙期を乗り越えることができた。
2つの代表アドレスをまとめて管理しつつ、全員が同時に操作できるため、作業効率が格段に改善しました。過去履歴の検索についても、以前は2つのメールソフトでフォルダ毎に検索し、とても手間がかかっていましたが、導入後はワンクリックで簡単に検索ができるようになり、検索時間が大幅に短縮しました。
効果1
メールディーラー内でテンプレートの管理ができるため、呼び出しが簡単に。メール作成時間を削減したことで、一人ひとりに対して、より丁寧なメール接客を実現。
効果2
プライバシーマーク取得企業として、サーバーの迷惑メールフィルターだけでなく、「迷惑メール・ウイルス対策オプション」で、セキュリティも確保。
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