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人材株式会社 情報戦略テクノロジー様

テレワークになっても、生産性に影響が出ず大量のメールを
効率よく捌くことができています。

株式会社 情報戦略テクノロジー様

情報戦略テクノロジーは、ITに関する課題を解決するための大手優良企業特化型システム内製支援事業を2009年に開始。課題に合ったエンジニアをパートナー企業からクライアント企業に常駐しサービスを提供している。業界の慣習としては極めて珍しく、創業以来「大手クライアント企業との直取引100%」を一貫しており、クライアント企業と一体となってシステム開発の内製化等を支援している。

今回は、推進部の岩本様に部署の役割と、その中での具体的な『メールディーラー』のご活用方法についてお伺いしました。

SUMMARY

  • 「コメント機能」の活用で社内の他チームとの円滑な情報共有
  • 「テンプレート機能」によりメール返信時間を短縮
  • 「ステータス管理機能」により対応情報を部内で可視化することで、対応漏れを無くすことで、案件の機会損失を防止

岩本様の業務内容と所属部署について教えていただけますでしょうか?

岩本様はい、私は常時2,000社以上、アクティブで200社以上のビジネスパートナー様からくるメールを確認し、クライアント企業と一体となってプロジェクトを任せられる・協力してもらえる力があるエンジニア様たちの日程調整などを行っています。

また現在はパートナー推進部に所属しており、協力会社様の窓口をさせていただいております。
協力会社様のエンジニア様に対して最善の仕事(高単価、良質なキャリアに繋がる)を探す部署、また顧客と一体となってプロジェクトを任せられる、協力してもらえるような力のあるエンジニア様を調達する部署です。

岩本様の業務内容と所属部署について
部署・業務 概要図

もう少し詳しく、岩本様の部署(推進部)の役割についてお伺いしてもよろしいでしょうか?

岩本様推進部の中でも「マッチングチーム」「調整チーム」に分かれています。営業に近いところで案件の特性を理解し、提案があったエンジニア様が案件に合致しているのか判断をするのが「マッチングチーム」。その判断をもとに実際にエンジニア様の所属している企業様と連絡のやり取りを行うのが「調整チーム」です。私は「調整チーム」に所属しています。

ありがとうございます。早速ですが、貴社が抱えていたメール対応・管理に関する課題を教えていただけますでしょうか?

岩本様導入前のツールが自社内で作成したスプレッドシートなのでバグが頻繁に発生し運用コストがとてもかかっていました。

スプレッドシートでも受信メールの管理は可能だったのですが、作成した人にしかメンテナンス・バックアップなどができない状態だったので、バグが起こった際の管理上のリスクがありました。

また実際の手間も大きく、例えば、シートには件名しか転記されない仕様だったので、本文を確認する際は、件名を見てまたメーラーに戻って本文を確認する、といった手間が発生していましたことも課題の1つでした。

メール対応・管理に関する課題
- 実際に利用していたスプレッドシート -

メンテナンス上の課題と業務効率の課題の両方があったということですね。

岩本様そうですね。それ以外でも情報共有という点でも課題がありました。届いたメールに対して、エンジニア様が案件に合致しているのか「マッチングチーム」がコメントをシートに残していましたが、誰がいつ、記入をしたのか把握できない状態でした。コメントが漏れていれば適切な対応はできないので、不明点があれば都度チームをまたいで確認をする必要がありました。役割を分けている分、チーム同士の細かい連携が必要になってくるので課題感を感じていました。

導入のきっかけ

メンテナンス上の課題と業務効率の課題の両方があったということですね。

岩本様実はツール選定を行ったのは私ではないのですが、社内に『メールディーラー』を前から知っている者がいて、業務効率への期待と以前はメンテナンス上の課題もあったことから導入を決定したと聞いております。実際に導入をして運用に乗せるところからは私も参加していました。

運用を『メールディーラー』に切り替える際には問題はありませんでしたか?

岩本様問題なくできたと思います。機能を自分たちの業務に落とし込まないといけないので、最初のころはよくサポート窓口に機能や活用方法について相談の電話をしていました。口頭だけではイメージがつかない時に、サポート担当も画面に入ってくれて直接操作を伝えてくれたのが助かりました。

現在は推進部の6名が『メールディーラー』を利用して、1日に40通以上届くメールの対応をすべて行っています。届いたメールに対して「マッチングチーム」が案件にマッチするのかしないのかのコメントを残して、「調整チーム」がそのコメントを確認しながら、対応を進めるというのが基本的な流れになっています。「コメント機能」のお陰で、誰がどのメールにいつコメントを残したのか、一目で分かります。

他にもよく使うのが「テンプレート機能」です。1日に40回以上は使っています。エンジニア様に一次面談に進んでいただく際や、逆に案件にマッチせずお断りをさせていただく際にも利用しています。『メールディーラー』のテンプレート機能は直接本文に差し込めるので、返信時間の短縮につながっています。

運用を『メールディーラー』に切り替える際には問題はありませんでしたか?
- 利用中のメールディーラーの画面 -

メール対応時間の短縮以外で活用いただいているシーンはありますか?

岩本様対応状況の管理が非常に楽になりました。「ステータス管理機能」ですよね?対応状況に応じてメールが自動的に割り振られるのは?

はい。新着、対応継続中、対応完了など対応の進捗に応じてメールが割り振られる機能ですね。『メールディーラー』の特徴的な機能です。

導入後の効果

以前と比較して『メールディーラー』の導入効果はどのように評価されていますか?

岩本様いま、導入して1年近く経ちますが、仮に『メールディーラー』を無くします、と言われた場合、今の質を維持したまま業務をすることは難しいです。(導入時期:2020年1月)
導入前と後で対応時間を計っているわけではないので、何時間と明言できないのですが、確実に「コメント機能」や「テンプレート機能」を利用して返信対応が各段に速くなっています。

また私たちの部署は対応漏れを、必ず防がなければなりません。案件にマッチするエンジニア様を逃せばその案件への機会損失にもつながります。
逆に、エンジニア様に対しても案件を紹介する機会を失うかもしれない。そういったリスクを無くせる意味でも「ステータス管理機能」で対応状況が簡単に可視化できるのは助かっています。

そのように評価していただけて、こちらも嬉しいです。

岩本様まず『メールディーラー』を導入したことによって、対応漏れが本当に無くなります。利用する全員が対応状況を把握できるので、返信が被ることもありません。

また、さらに私の部署では、緊急事態宣言後、準備期間なく急遽テレワークに突入しましたがメールディーラーの「ステータス管理機能」などのおかげで、生産性に全く影響ありませんでした。

テレワークで対面のコミュニケーションがとれなくなった今でも漏れなく効率的に捌けているためテレワーク下においてシステム選定にお困りの方や大量のメールを複数人で分業する業務に課題感をお持ちの企業様であれば合致するのではないでしょうか?

私が普段連絡を取っているパートナー企業様は、人材を保有していてそこに案件の提案がたくさん来ていると思います。弊社と逆のメールがたくさん来るような状態ですよね。連絡の流れは違いますが、届く案件のメール対応業務に課題があるようでしたら、是非おすすめをしたいと思います。

エンジニア様が所属されているパートナー企業もメール対応に課題をお持ちでしょうか?

岩本様パートナー企業の営業様とやりとりをしていると、先ほどお伝えしたとおり、案件紹介の連絡も膨大にあるので、よく電話で「どのメールでしたっけ?」-「16時40分ごろ送信したメールです」といったやり取りが発生します。
『メールディーラー』を利用すれば、そういった抜け、漏れを防ぐ業務効率化は必ずできると思います。

また何より、「1件の対応漏れ」といってもエンジニア様にとってはキャリアに関わる可能性も十分にあるわけで。私たちも同じですが、抜け漏れは許されない仕事だと思うので、ツールの力で避けることができれば、導入するメリットがあるのではないでしょうか。

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