その他
街の不動産から大手管理会社までお客様の要望に沿った物件を紹介する株式会社エヌリンクス。運営している不動産賃貸仲介店舗「家AGENT」の問い合わせをメールディーラーで管理しており、管理側とスタッフ側どちらにも嬉しい業務効率化の秘訣を伺いました。
― 課題1 ―
担当スタッフが休みの時に、現状を把握できず、お客様を待たせてしまいます。
― 課題2 ―
物件紹介など返信不要なメールが多く、大事なメールが埋もれていました。
― 課題3 ―
管理者が全体のメールを見れないことで、返信モレに気づけないリスクがありました。個人の裁量に任せるのは問題だと考えていました。
step
1
今まで抱えていた「代理対応」や「返信モレ対策」などの課題が解決できるから導入を決めました。
step
2
「設定ウィザード」という初期設定に必要な5つのステップに沿って設定しただけです。
step
3
特にマニュアルを熟読することなく設定できました。
効果1：管理が楽に
メールディーラーを使い始めたこともあり、せっかくなので社員別アドレスから代表アドレスに切り替えました。
【切り替えのステップ】
1.名刺の切り替え
2.1ヶ月くらいの併用期間
3.新規問い合わせからアドレス変更
効果2：対応品質の均一化
以前はテンプレートを変える度に個別にチェックしていましたが、今ではチェックする必要がなくなりました。
統一したテンプレートを使うことで誰が返信してもほぼ同じ内容にして、クレームを事前に防いでいます。
効果3：大量のメールをスッキリ整理
フォルダを宛先や用途別に分けて見やすくしています。
さらに件名や本文内のキーワードで自動振り分けすることで手間もかけずに運用できています。
・宛先グループ別：
お客様、管理会社、光回線系
・用途別：
契約、物件紹介
効果4：過去履歴を見て特別対応
履歴検索が早くなりました。メールアドレスに紐づいて今までのやりとりが一覧で表示されます。
そこに「2年前はこういう条件で探していた」などの情報もメモしておくこともできます。
履歴を見て「以前はこうだったと思いますけど、今回はどういうお部屋ですか？」と言えるだけで信頼度が変わり、話も早くなります。
カスタマーサポートや営業との相性◎です。
顧客満足度やセキュリティー、営業効率、管理チェックの業務効率、
どれをとっても良いと思うので、一度使ってみると分かるのではと思います。
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