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クラウドメールとは?
仕組み・メリット・デメリット・選び方まで徹底解説

クラウドメールとは? - 仕組み・メリット・デメリット・選び方まで徹底解説

円滑な業務をおこなうため自社のメールシステムをクラウド化する企業も増えています。この記事では、そんなクラウドメール導入を検討している方向けにクラウドメールとは何か、導入するメリットやデメリットだけでなく、選び方や導入事例なども詳しく解説します。クラウドメールについて理解を深め、ぜひ導入する際に役立ててください。

クラウドメールとは?

クラウドメールとはインターネットが繋がる環境であればどこでも利用することができます。従来のメールは自社のサーバーやパソコン内で管理していましたが、インターネット環境の普及・進化により、外部のサーバーをスムーズに使えるようになりました。

特別な手順などは必要なく、ユーザー登録をしてID・パスワードでログインするだけで利用できます。

従来のメール(オンプレミス)との違い

従来のメールシステムはサーバーやネットワーク、OutlookやThunderbirdなどのソフトウェアといった設備を自社で導入し、運用する必要がありました。オンプレミスのメリットとして、カスタマイズが自由である点が挙げられます。

しかし初期費用が掛かる点や、設備を整えるまでの期間が数週間ほどあるといったデメリットがありました。オンプレミスは社内で1から構築する必要があるため、その分準備期間がかかってしまいます。

クラウドメールの仕組み

クラウドメールの仕組み

クラウドメールは、まずパソコンから送信者のサーバーへメールが送られます。そこから「DNSサーバー」で受信者のアドレスを確認・照合し、受信者のサーバーへメールを送信後、受信者のパソコンへと送信される仕組みです。「DNSサーバー」とは「Domain Name System」のことで、この中にはサーバーの住所ともいえる「IPアドレス」が管理されています。

メールアドレスには会社や個人、グループごとに「ドメイン」が設定されています。IPアドレスは数字で形成されていますが、それをわかりやすく文字列にしたものがドメインです。

クラウドメール導入状況(過去と未来予測)

従来のオンプレミスではコストやデータ容量の圧迫、老朽化に対するメンテナンスなど、多くの悩みを抱えていました。そこで登場したのがクラウドメールです。当初「フリーメール」という名で広まっていました。

面倒な設備の管理がいらず、インターネット上でメールの送受信ができるという手軽さから人気を博しています。総務省が公開している「企業におけるクラウドサービスの利用動向」では、2017年の「全社的・一部で利用している」率は56.9%であり、前年の46.9%から大きく増加しています。

現在クラウドサービスを利用していない企業においても、今後利用する予定があるとする回答が17.5~13.4%と一定を保っています。この結果からもクラウドサービスの利用増加が予想されます。

参考:総務省|平成30年版 情報通信白書|企業におけるクラウドサービスの利用動向

クラウドメール導入のメリット・デメリット

ここからは、実際にクラウドメールを導入した際、どのようなメリット・デメリットがあるのかを解説します。

メリット

クラウドメールを導入した際のメリットは以下の通りです。

サーバーの設置・管理が不要

自社内にサーバーを設置する必要がないためメンテナンスやトラブル時の管理が不要です。外部のサーバーを利用するので、自社のデータを圧迫せず、増え続けるサーバーに悩まずに済みます。

設備費用を抑えられる

従来のオンプレミスでは大きなサーバーを設置するなどの初期費用が必要でした。しかし、クラウドメールは初期費用が必要ないため、導入時にコストをかけることなく利用できるのがメリットです。

インターネットを接続できればどこでも使える

クラウドメールは、インターネットが接続できる環境であればどこでも使用することができます。確認するべきメールもその場で開くことができ、効率の良い業務が行えるのです。

デメリット

クラウドメール導入の際のデメリットは以下の通りです。

ランニングコストが高くなる場合がある

初期費用のかからないクラウドメールですが、長期的に見た場合利用する人数の多さや容量の大きさなどによってオンプレミスの方が低コストとなる可能性もあります。

クラウド導入時の作業が大変な場合がある

クラウドを導入するには、データの移行が必要となります。それまで利用していたオンプレミスとシステムの要件が合わない場合もあるので容量や内容の確認が必要です。

カスタマイズしにくい

クラウドサービスで提供されるサービス内容は固定となっているため、自社の業務に合わせたカスタマイズがしにくいクラウドメールサービスがあります。

クラウドメールの種類と特徴

ここからは、クラウドメールの種類について詳しく解説します。大きく二つに分かれ、それぞれの特徴があります。

個人向けクラウドメール

まず一つ目はGoogleのGmail、MicrosoftのHotmail、Yahoo! JAPANのYahoo!メールなど「フリーメール」とも呼ばれるものです。基本無料で利用でき、複数のアドレスを取得したいときに便利なサービスです。無料で使えるサービスはメールの送受信だけでなく、グループ全員と共有できるメーリングリスト、メールの転送、用途に応じたアドレスの使い分けなどがあります。

企業向けクラウドメール

二つ目の企業向けのクラウドメールは個人向けと違い、大きな容量や高いセキュリティなど、ビジネスに特化したポイントがあります。個人向けクラウドメールはあくまで個人が利用するため、あまり大きな容量は確保できません。しかし企業向けであれば、必要に応じて容量の変更をしたり、重要なメールを保護したりといったことが可能になります。

クラウド型メールシステム「メールディーラー」では、全メールの対応状況管理、承認フローの組込み、ユーザー権限の設定などビジネスで必要とされる機能を多数利用することができます。

クラウドメールの選び方?

ここからは、クラウドメールを導入する際に選ぶポイントを解説します。

基本的な機能を確認する

自社で運用しているサーバーからクラウドメールへ移行する際、要件が合っているかを確認します。容量や費用はもちろん、利用人数の上限、利用できるサービス内容など、現在だけでなく、先々増えるかもしれないという予測を含めて確認しましょう。

ユーザーインターフェースなどの操作性を確認する

ビジネスで活用するメールにおいて、インターフェースは重要な点です。オンプレミスでのメールは感覚的に操作できるものがほとんどですが、クラウドメールでは機能が増えるため、操作性などを事前によく確認しましょう。

セキュリティを確認する

ビジネスで利用するメールには、たくさんの機密事項も含まれています。メールシステムを利用する際には、セキュリティ対策をしっかり行っているかどうかがポイントです。企業で扱うデータは財産でもありますので、サーバーが設置されているデータセンターの場所にも気を配ります。大事なデータを守るためにも、できれば国内に設置されているデータセンターを選んだ方が良いでしょう。

容量・オプションなどの拡張性を確認する

メールなどのデータは人数や利用年月に応じて日々増え続けていくものです。必要に応じて容量が増やせる、求める機能をオプションとして利用できるかどうかなど、拡張性も確認しましょう。クラウドサービスは各社が差別化を図り、さまざまな機能を提供しています。

メールの機能以外にも、他サービスとの連携オプションといった機能のなかから、自社の運営に合ったものを検討するのがポイントです。

クラウド化する際の作業内容・期間を確認する

移行作業に関しても確認が必要です。データの移行方法は無理のないものか、どの程度の期間が必要かはもちろんのこと、その間の業務は問題なくおこなえるのかも重要な点です。

クラウドメール導入の事例

クラウドメールを導入した企業は、どのように活用したのでしょうか。企業向けクラウドメール「メールディーラー」から2つの事例を紹介します。

複数モールの管理ができるようになったECショップ「株式会社イトーキ」

導入前の課題

株式会社イトーキでは、スタッフ毎のパソコンにメールソフトを導入していたため以下の課題を抱えていました。

・更新作業や設定の把握がスムーズに行えず、個人情報の流出のリスクがあった。
・Bccでの共有により、3,4年分の溜まったメールがハードディスクを圧迫し、メールソフトの動作が重くなっていた。
・Gmailを利用していたスタッフは誰かがメールを開くと既読となってしまい、対応漏れがあった。

導入後の改善点

上記の課題点に対し、メールディーラー導入後は以下の改善を行えました。

セキュリティ対策として、送信前に宛先や添付ファイルを確認するフローを組み、クラウド上での個人情報の一括管理、アクセスログの簡単な確認が可能になった。
・「至急」「大至急」などのラベルによる重要なメールの見落とし防止が可能になった。
・コメント機能の活用で誰が見てもそのメールに対するアクションが把握可能となった。

海外拠点との共有を実現した語学学校「ベルリッツ・ジャパン株式会社」

導入前の課題

オンラインレッスンを提供しているベルリッツ・ジャパン株式会社への問い合わせは95%がメールで、送受信合わせて1日200件のメールを4~5人で対応していました。導入前の課題点は以下の通りです。

スタッフ間で対応状況を確認するのに手間がかかっていた。
・タイなどの海外にもオペレーションセンターの拠点があったが、海外拠点との情報共有もできなかった。

導入後の改善点

メールディーラーを導入した結果、以下の通りの改善が見られました。

・画面構成はシンプルで初めてでもすぐに使いこなすことができた。
・検索スピードも速く、状況に応じたタグ付け、対応漏れを防ぐ警告表示など業務の効率化を図れた。
・海外拠点との情報共有もスムーズにおこなえるようになり現地引き継ぎ業務も簡素化できた。

まとめ

クラウドメールの導入により、コスト削減だけでなく、データの一括管理や情報共有といった業務の効率化が期待できます。企業向けのクラウドメールシステムには、10年連続シェアNo.1の「メールディーラー」がおすすめです。ウィルス対策、情報漏えいなどのセキュリティシステムも万全で、時系列で対応履歴が簡単に確認できるので、引継ぎミスも防止できます。

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この記事を書いた人

メールディーラー通信編集部

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